Bí quyết có bài thuyết trình hay

Thuyết trình và tường thuật là hai phương pháp trực tiếp thông dụng nhất giúp bạn truyền đạt thông tin hay ý tưởng cho người khác. Nhưng không giống như tường thuật, thuyết trình cho phép có sự tương tác giữa tất cả các thành viên tham gia và đặc biệt thuyết trình mang dấu ấn của riêng bạn. Sau đây là một vài bí quyết giúp bạn có một bài thuyết trình đặc biệt ấn tượng.

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

a. Nội dung: Bạn nên dùng nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ về chủ đề, đề tài của bạn, và phát triển thành các ý tưởng.

b. Cách tổ chức bài diễn thuyết: Sắp xếp các ý tưởng của bạn vào các phần mở bài, thân bài, kết luận một cách logic.

c. Thẻ ghi chú: Làm các tấm cards ghi chú những ý chính sẽ nói trong bài diễn văn. Nhớ là chỉ ghi những ý chính một cách ngắn gọn thôi nhé. Chúng sẽ giúp bạn nhớ lại nhanh chóng các ý chính mà không cần phải đọc nhiều.

d. Thực hành: Muốn thuyết trình thành công và hiệu quả còn đòi hỏi bạn cần phải thực tập nhiều lần trước ngày thuyết trình.

GIAI ĐOẠN TRÌNH BÀY

a. Phong thái tự nhiên: Cố gắng thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn.

- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt.

- Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình.

- Sự rõ ràng: phát âm rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với khán giả của bạn.

b. Ngôn ngữ cử chỉ̉:

- Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.

- Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của bạn để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả.

c. Phương tiện trợ giúp (visual aid): Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các phương tiện nhìn nên:

- Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ.

- Được đặt tại vị trí dễ nhìn.

- Đơn giản và dễ hiểu.

Trình bày phần mở đầu

Vậy làm thế nào để chỉ với 4 phút ngắn ngủi đó, bạn đã có thể lôi cuốn được khách hàng tham gia vào bài thuyết trình của mình? Sau đây là 6 bí quyết giúp bạn một phần thực hiện mong muốn đó.

1. Mở bài bằng một tình huống gây sốc

Tôi đã từng tham dự một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một công ty kinh doanh theo mạng. Thay vì vào đề một cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó đã tặng cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn. Tất cả mọi người đều bất ngờ và không hiểu điều gì đang xảy ra. Người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn.

Mở đầu bài thuyết trình bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng trong những bài nói của mình. Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên gây ra những tình huống quá sốc và phản cảm cho người nghe.

2. Những con số thống kê

“Trăm nghe không bằng một thấy”, “Nói có sách, mách có chứng” là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay. Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể.

Ví dụ để thuyết phục khách hàng lựa chọn hình thức học trực tuyến trong đào tạo nhân sự, bạn hãy mở đầu bài thuyết trình của mình bằng các con số nghiên cứu: giảm 70% chi phí đào tạo cho doanh nghiệp, tiết kiệm 60% thời gian học tập, tăng năng suất làm việc cho nhân viên của bạn lên 25%.

3. Một câu chuyện hay một tình huống hài hước

Có một biểu hiện tâm lý mà bạn cần biết, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước. Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ. Nếu đó là một buổi thuyết trình kinh doanh hãy kể câu chuyện về một khách hàng đã sử dụng sản phẩm của bạn và họ cảm nhận tốt như thế nào.

Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước. Một lời khuyên cho bạn, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh xa cách thức này.

4. Chiếm lấy trái tim người nghe

Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng phương pháp này. Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tác phong trang trọng ông lại bắt đầu bằng cách nói lên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những sự chia sẻ chân tình của ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt.
Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng.

5. Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp của bạn

Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giầu sinh khí và một tác phong chuyên nghiệp cũng là một lợi thế tuyệt vời nếu bạn mong muốn trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp. Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong cách mở đầu bài nói của họ. Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh việc hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình.

6. Những câu hỏi bất ngờ

Khách hàng luôn mang trong mình tâm lý của một đứa trẻ bởi tính tò mò. Việc bạn mở đầu bài nói của mình bởi một câu hỏi sẽ có tác dụng kích thích tư duy và trí tưởng tượng của họ. Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của mình.
Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe. Ví dụ như chỉ là những câu hỏi đơn giản: Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào?, Trên thị trường có các sản phẩm nào tích hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết không ạ?...

Thông thường khi bắt đầu vào bất cứ một buổi thuyết trình nào dù đơn giản hay trang trọng, khách hàng vẫn chưa thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho bài nói của bạn. Một mở đầu bài thuyết trình ấn tượng của bạn sẽ giúp khách hàng gạt bỏ mọi yếu tố gây nhiễu bên ngoài và cuốn vào bài nói của người thuyết trình. Một khởi đầu thành công là bạn đã chiến thắng một nửa trong bài thuyết trình kinh doanh của mình. .

Trình bày nội dung

Mười "bí quyết"

1. Xác định nội dung chính hay mục đích của bài nói chuyện:

Người nghe cần biết những gì từ bài nói của mình và họ nên cảm nhận nội dung đó như thế nào?

Nội dung chính cần giới thiệu hay cần bàn luận/tranh luận là gì?

Cần phân biệt được "cái cần biết" và "nếu biết cũng tốt".

Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được; sau nửa ngày đã quên mất 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên! (Nguồn Yale University). Chính vì vậy xác định nội dung chính của bài thuyết trình rất quan trọng!

2. Tập trung thông tin: "Vì người nghe"

Nên lưu ý rằng người nghe không quan tâm đến bạn (người nói) mà quan tâm đến chính họ. Họ muốn biết, muốn cảm nhận và muốn thực hiện một việc gì đó sau khi nghe bạn thuyết trình. Tất cả những thông điệp nên tập trung cho người nghe.

3. Tạo sự tin tưởng.

Nên nói gì để người nghe tin vào bạn và các thông tin bạn nói?

Có nên đưa thông tin về bản thân bạn (quá trình học tập nghiên cứu, kinh nghiệm làm việc, kiến thức nền) để tạo niềm tin? Đưa thông tin về những chương trình, tổ chức bạn đang làm việc?

Nếu bạn nói quá nhiều về mình, người nghe sẽ có thể nghi ngờ rằng tại sao bạn lại phải cố gắng tạo niềm tin như vậy hay mục đích chính của bạn là tự quảng cáo!

4. Dẫn dắt hay đi thẳng vào vấn đề?

Nếu dùng những câu dẫn dắt để tạo thêm sự quan tâm của người nghe thì bạn cũng nên nói ngắn gọn và dùng từ ngữ dể hiểu và phải giải thích những gì chưa rõ ràng.

5. Phải để người nghe theo dõi nội dung dễ dàng nhất. Muốn vậy, bài thuyết trình của bạn phải dễ hiểu.

Ví dụ bố cục của bài thuyết trình:

a) Theo trật tự thời gian:

"Chương trình được UNDP tiến hành từ năm 2000..... Hai năm sau đó... Và đến năm 2007..."

b) Theo các vấn đề trái ngược:

"Các nhà sản xuất cho rằng họ có thể tự tiến hành và đảm bảo việc kiểm tra hóa chất tồn dư trong sản phẩm nhưng chúng tôi cho rằng việc đó phải được tiến hành bởi các tổ chức nghiên cứu độc lập ..."

c) Vấn đề - giải pháp:

"Chúng ta chưa có thông tin đầy đủ về ưu, nhược điểm của hình thức thi trắc nghiệm đối với học sinh của trường nhưng chúng ta có thể cho các em làm các bài kiểm tra và thi thử nghiệm ..."

d) Gợi ý - tranh luận: Lập luận và đưa dẫn chứng thuyết phục:

Lập luận:

"Bởi vì ta đã ký kết công ước vì quyền trẻ em"

"Bởi trẻ em là tương lai của đất nước"

Dẫn chứng dễ thuyết phục:

"Bởi vì không ai muốn chứng kiến bạo lực học đường"

"Bởi không ai muốn con, cháu mình bị đau ốm do thiếu vacxin"

6. Các số liệu phải rõ ràng và dễ hiểu.

Nên so sánh thông tin cần truyền đạt với những gì đã được biết rõ và nhiều người biết. Đôi khi bạn phải linh hoạt trong tính toán một chút!

"Nếu bị một chiếc xe đang chạy với tốc độ 70km /giờ đâm phải, nạn nhân sẽ trong tình trạng tương tự một người bị rơi từ tầng 6 của tòa nhà chúng ta đang ngồi xuống đất!"

7. Phải "lựa" từ và câu dễ hiểu cho người nghe:

Phải giải thích những thuật ngữ. Lưu ý rằng nó có thể rất rõ ràng với bạn nhưng chưa hẳn đã rõ ràng với người khác!

8. Thể hiện trạng thái tình cảm phù hợp với nội dung truyền tải:

Một tin/một nội dung gây hứng thú: Hãy thể hiện sự nhiệt tình!

Một tin buồn? Thể hiện sự nghiêm trang, nghiêm túc.

Vấn đề này cần được lưu tâm không những khi bạn nói/trình bày mà cả khi chuẩn bị cho xuất hiện công chúng. Hiện tượng một nữ cán bộ cười trước ống kính trong khi nâng bảng ghi số tiền ủng hộ của công ty cho nạn nhân sập cầu là rất không nên.

9. Trả lời cho những điều ý kiến trái ngược mà bạn biết rõ ràng:

"Bạn có thể tự hỏi rằng: Mắm tôm có phải là nguyên nhân gây bệnh tả hay không? Câu trả lời của chúng tôi là...."

10. Tóm tắt:

"Như vậy, trong gần một giờ đồng hồ chúng ta đã tập trung vào vấn đề chính ...

Thêm một vài 'bí kíp' để bạn có bài thyết trình hoàn hảo

Khi học Đại học chăc chắn không ít lần thầy cô yêu cầu chúng ta làm thảo luận nhóm, và khi đó thì nhóm của chúng ta sẽ phải lên thuyết trình. Vậy, để có một bài thuyết trình tốt thì phải làm thế nào? Phải chuẩn bị những gì? .Đây có lẽ là những câu hỏi của không ít người trong chúng ta:

Tạo ấn tượng

Điều đầu tiên để người nghe chú ý đến một bài thuyết trình là người thuyết trình. Bởi vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng và kỹ lưỡng trước khi xuất hiện trước đám đông. Đừng đến muộn bởi nếu đến muộn, bạn sẽ gây ấn tượng xấu ngay từ đầu đối với người nghe. Ấn tượng xấu ban đầu này có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ buổi thuyết trình. Về trang phục, bạn cũng nên ăn mặc nghiêm chỉnh và phù hợp. Tuy nhiên, không nhất thiết phải "quần tây, áo sơ mi, cà-vạt" mới được gọi là nghiêm chỉnh. Chẳng hạn khi thuyết trình về một nền văn hóa nào đó, bạn có thể mặc trang phục, đội hay đeo một vật đặc trưng cho văn hóa đó để làm cho bài thuyết trình thêm sống động. Điều này cũng để cho người nghe thấy rằng bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình cẩn thận và chu đáo như thế nào.

Tạo phong cách

Cần xác định rằng người nghe muốn nghe bạn trình bày vấn đề, chứ không phải đến để đọc xem bạn ghi gì trên màn hình PowerPoint. Vì vậy trên màn hình thuyết trình đừng ghi hết tất cả nội dung bạn muốn trình bày lên đó. Hãy gạch đầu dòng các ý ngắn gọn để người xem có thể nắm nội dung bạn đang trình bày. Còn bạn thì bám trên các gạch đầu dòng đó để giải thích vấn đề. Thử nghĩ xem nếu người ta cứ nhìn chằm chằm vào một đống chữ dày đặc trên màn hình, họ sẽ chẳng thèm quan tâm bạn đang nói gì và bản thân họ cũng cảm thấy mệt mỏi với việc đọc.

Khi trình bày, bạn nên cố gắng nói năng lưu loát. Và nếu không thể nói năng lưu loát được thì hãy cố tránh phát ra các từ "à, ờ, ừm". Người nghe có thể nghĩ bạn chưa thật sự hiểu vấn đề hay chưa chuẩn bị kỹ và sau đó sẽ không tin tưởng những gì bạn nói. Cái tay cũng đóng một phần quan trọng trong khi thuyết trình. Đừng đút tay vào túi quần khi nói. Như vậy sẽ cực kỳ mất lịch sự, nhất là vừa cho tay vào túi quần vừa... nghịch chìa khóa hay khăn tay. Việc vân vê mép áo hay xoay nhẫn khi thuyết trình cũng nên tránh. Cuối cùng, tắt chuông hoặc tắt hẳn điện thoại di động. Đừng để nó phá vỡ không khí nghiêm túc của buổi thuyết trình.

Kết cấu bài thuyết trình

Phần trình bày của một bài thuyết trình thường được thiết kế bằng phần mềm Microsoft PowerPoint. Phần mềm này giúp bạn có thể tạo ra một bài trình bày nhiều màu sắc và hiệu ứng chữ. Tuy nhiên, để người nghe thật sự tập trung vào nội dung mà bạn trình bày và cảm thấy không quá phản cảm, lời khuyên cho bạn là hãy dùng các font chữ chân phương, rõ ràng, đừng biến bài trình bày của mình thành một bức họa lòe loẹt với các hiệu ứng chữ nhấp nháy, bay lượn. Người nghe thật sự muốn hiểu vấn đề chứ không phải muốn thử trình độ thiết kế của bạn. Chưa hết, trước lúc bắt đầu trình bày, đừng quên phát cho "khán giả" của bạn nội dung tóm tắt bài thuyết trình cùng nội dung chi tiết của phần trình bày để họ tiện theo dõi, ghi chép hoặc nghiên cứu về sau. Một bài thuyết trình đầy đủ nên có:

Phần giới thiệu: chủ đề, thành viên, thời lượng (ước lượng)
Danh sách các nội dung sẽ nói (tiếng anh gọi là “Agenda”): để ngưởi nghe....chuẩn bị tinh thần lắng nghe hết nội dung sắp được trình bày
Phần nội dung: nếu có thể, hãy cố gắng biến số liệu thành các biểu đồ hay bảng tổng kết để người nghe mường tượng vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn
Kết luận / Tổng kết phần nội dung: để người nghe tổng hợp lại những gì vừa tiếp nhận
Cho dù bài thuyết trình của nhóm có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài. Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài. Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài.
Cuối cùng, sau khi kết thúc phần thuyết trình, đừng quên hỏi người nghe: "Có ai muốn hỏi gì về vấn đề tôi vừa trình bày không?". Đây là cách để người nghe hiểu vấn đề mà bạn trình bày rõ hơn, sâu hơn, đa chiều hơn. Một khi họ giải tỏa được các thắc mắc, bài thuyết trình của bạn đã thuyết phục được người nghe rồi đấy.

Phân công rõ trách nhiệm từng thành viên:

Nhóm của bạn cần có một trưởng nhóm để chịu trách nhiệm phân chia công việc, chuẩn bị, chỉ huy diễn tập, liên lạc chính, tập hợp viết báo cáo. Từng thành viên phải được chia nhiệm vụ rõ ràng và đảm bảo họ nắm vững những nội dung mà họ phải thuyết trình.

Việc xắp xếp thứ tự người sẽ trình bày trong một nhóm không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn vào những đặc điểm khác như: âm lượng, tốc độ nói, khả năng nói lưu loát. Bạn có thể xắp xếp theo thứ tự nào cũng được, nhưng nên theo một “chiều”. Cá nhân tôi cho rằng những người nói chậm nên là người nói đầu (phần giới thiệu / Tóm tắt), còn thành viên nói không lưu loát lắm nên là người tóm tắt. Những thành viên nói lưu loát nên để nói những phần trọng tâm nhất của bài thuyết trình. Lý do về những điều này là:

Người nói ban đầu chậm và nhanh dần sẽ tạo một “cái đà” rất tốt đối với người nghe. Ngoài ra, nếu chẳng may người này nói hơi quá thời gian cho phép, những người sau đó (nói nhanh hơn) sẽ có thể tìm cách rút ngắn thời gian của bản thân họ để thời gian tổng cộng của bài thuyết trình không bị quá lố.
Những người không có khả năng nói thật sự lưu loát nên nói cuối. Tất nhiên, không có cách nào mà một bài thuyết trình sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có bất kì một thành viên nào nói không được lưu loát (vì vậy, hãy tập nói ), nhưng việc để những người này nói cuối sẽ giảm thiểu hiệu ứng. Thư nhất, những điều những người này nói chỉ là tóm tắt lại nội dung (vốn những người nói tốt đã làm mọi người hiểu). Thứ hai, thông thường, người nghe sẽ dễ bỏ qua việc người cuối cùng nói kém hơn là việc những người nói đầu nói không rõ ràng (sẽ tạo ấn tượng ban đầu không tốt).

Những kỹ thuật thuyết trình:

a. Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Nếu có thêm phần biểu đồ minh họa hay vật dụng minh họa cụ thể sẽ tốt hơn.

b. Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý.

c. Kiểm soát tốt thời lượng và nội dung thuyết trình, tránh lan man, làm mất thời gian của người trình bày kế tiếp cũng như người nghe.

d. Giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng một vấn đề. Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe. Những câu nói dí dỏm, thông minh có liên quan đến nội dung thuyết trình rất sẽ cần thiết.

e. Đừng quên giới thiệu đề tài của bài thuyết trình cũng như phần tóm tắt hay kết luận. Giới thiệu rõ ràng tên và nội dung sẽ trình bày của từng thành viên.

f. Kết thúc bài thuyết trình đừng quên lời cảm ơn đến với người nghe, đồng thời bày tỏ nguyện vọng nhận được những câu hỏi từ người nghe về những vấn đề họ chưa thông suốt hoặc góp ý mở rộng thêm cho vấn đề.

g. Cần tập trung nghe kỹ câu hỏi được đặt ra và phân công trả lời dựa trên nội dung của từng thành viên phụ trách. Trả lời câu hỏi theo ý ngắn gọn, rõ ràng và sẵn sàng đón nhận những vấn đề có liên quan mà mình chưa nghiên cứu đến từ người nghe. Phối hợp, hỗ trợ cùng nhau trả lời câu hỏi theo hướng hợp tác, tránh việc đánh đố hay "đấu khẩu" nhau trên lớp. Luôn nhớ kèm theo câu cảm ơn đối với người đặt câu hỏi và đánh giá mức độ thỏa mãn của họ đối với bài thuyết trình cũng như câu trả lời của nhóm.

Khi học Đại học chăc chắn không ít lần thầy cô yêu cầu chúng ta làm thảo luận nhóm, và khi đó thì nhóm của chúng ta sẽ phải lên thuyết trình. Vậy, để có một bài thuyết trình tốt thì phải làm thế nào? Phải chuẩn bị những gì? ....Đây có lẽ là những câu hỏi của không ít người trong chúng ta:

Tạo ấn tượng

Điều đầu tiên để người nghe chú ý đến một bài thuyết trình là người thuyết trình. Bởi vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng và kỹ lưỡng trước khi xuất hiện trước đám đông. Đừng đến muộn bởi nếu đến muộn, bạn sẽ gây ấn tượng xấu ngay từ đầu đối với người nghe. Ấn tượng xấu ban đầu này có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ buổi thuyết trình. Về trang phục, bạn cũng nên ăn mặc nghiêm chỉnh và phù hợp. Tuy nhiên, không nhất thiết phải "quần tây, áo sơ mi, cà-vạt" mới được gọi là nghiêm chỉnh. Chẳng hạn khi thuyết trình về một nền văn hóa nào đó, bạn có thể mặc trang phục, đội hay đeo một vật đặc trưng cho văn hóa đó để làm cho bài thuyết trình thêm sống động. Điều này cũng để cho người nghe thấy rằng bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình cẩn thận và chu đáo như thế nào.

Tạo phong cách

Cần xác định rằng người nghe muốn nghe bạn trình bày vấn đề, chứ không phải đến để đọc xem bạn ghi gì trên màn hình PowerPoint. Vì vậy trên màn hình thuyết trình đừng ghi hết tất cả nội dung bạn muốn trình bày lên đó. Hãy gạch đầu dòng các ý ngắn gọn để người xem có thể nắm nội dung bạn đang trình bày. Còn bạn thì bám trên các gạch đầu dòng đó để giải thích vấn đề. Thử nghĩ xem nếu người ta cứ nhìn chằm chằm vào một đống chữ dày đặc trên màn hình, họ sẽ chẳng thèm quan tâm bạn đang nói gì và bản thân họ cũng cảm thấy mệt mỏi với việc đọc.

Khi trình bày, bạn nên cố gắng nói năng lưu loát. Và nếu không thể nói năng lưu loát được thì hãy cố tránh phát ra các từ "à, ờ, ừm". Người nghe có thể nghĩ bạn chưa thật sự hiểu vấn đề hay chưa chuẩn bị kỹ và sau đó sẽ không tin tưởng những gì bạn nói. Cái tay cũng đóng một phần quan trọng trong khi thuyết trình. Đừng đút tay vào túi quần khi nói. Như vậy sẽ cực kỳ mất lịch sự, nhất là vừa cho tay vào túi quần vừa... nghịch chìa khóa hay khăn tay. Việc vân vê mép áo hay xoay nhẫn khi thuyết trình cũng nên tránh. Cuối cùng, tắt chuông hoặc tắt hẳn điện thoại di động. Đừng để nó phá vỡ không khí nghiêm túc của buổi thuyết trình.

Kết cấu bài thuyết trình

Phần trình bày của một bài thuyết trình thường được thiết kế bằng phần mềm Microsoft PowerPoint. Phần mềm này giúp bạn có thể tạo ra một bài trình bày nhiều màu sắc và hiệu ứng chữ. Tuy nhiên, để người nghe thật sự tập trung vào nội dung mà bạn trình bày và cảm thấy không quá phản cảm, lời khuyên cho bạn là hãy dùng các font chữ chân phương, rõ ràng, đừng biến bài trình bày của mình thành một bức họa lòe loẹt với các hiệu ứng chữ nhấp nháy, bay lượn. Người nghe thật sự muốn hiểu vấn đề chứ không phải muốn thử trình độ thiết kế của bạn. Chưa hết, trước lúc bắt đầu trình bày, đừng quên phát cho "khán giả" của bạn nội dung tóm tắt bài thuyết trình cùng nội dung chi tiết của phần trình bày để họ tiện theo dõi, ghi chép hoặc nghiên cứu về sau. Một bài thuyết trình đầy đủ nên có:

Phần giới thiệu: chủ đề, thành viên, thời lượng (ước lượng)
Danh sách các nội dung sẽ nói (tiếng anh gọi là “Agenda”): để ngưởi nghe....chuẩn bị tinh thần lắng nghe hết nội dung sắp được trình bày
Phần nội dung: nếu có thể, hãy cố gắng biến số liệu thành các biểu đồ hay bảng tổng kết để người nghe mường tượng vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn
Kết luận / Tổng kết phần nội dung: để người nghe tổng hợp lại những gì vừa tiếp nhận
Cho dù bài thuyết trình của nhóm có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài. Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài. Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài.
Cuối cùng, sau khi kết thúc phần thuyết trình, đừng quên hỏi người nghe: "Có ai muốn hỏi gì về vấn đề tôi vừa trình bày không?". Đây là cách để người nghe hiểu vấn đề mà bạn trình bày rõ hơn, sâu hơn, đa chiều hơn. Một khi họ giải tỏa được các thắc mắc, bài thuyết trình của bạn đã thuyết phục được người nghe rồi đấy.

Người nói ban đầu chậm và nhanh dần sẽ tạo một “cái đà” rất tốt đối với người nghe. Ngoài ra, nếu chẳng may người này nói hơi quá thời gian cho phép, những người sau đó (nói nhanh hơn) sẽ có thể tìm cách rút ngắn thời gian của bản thân họ để thời gian tổng cộng của bài thuyết trình không bị quá lố.
Những người không có khả năng nói thật sự lưu loát nên nói cuối. Tất nhiên, không có cách nào mà một bài thuyết trình sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có bất kì một thành viên nào nói không được lưu loát (vì vậy, hãy tập nói ), nhưng việc để những người này nói cuối sẽ giảm thiểu hiệu ứng. Thư nhất, những điều những người này nói chỉ là tóm tắt lại nội dung (vốn những người nói tốt đã làm mọi người hiểu). Thứ hai, thông thường, người nghe sẽ dễ bỏ qua việc người cuối cùng nói kém hơn là việc những người nói đầu nói không rõ ràng (sẽ tạo ấn tượng ban đầu không tốt).