Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới

Đối xử với cấp dưới của mình như thế nào là một điều không hề đơn giản. Năng lực của một người dẫu sao vẫn có hạn, vì vậy, dù là ông bộ trưởng hay giám đốc công ty vẫn phải biết cách phát huy hết mức tính tích cực và tính sáng tạo của cấp dưới, để họ giúp mình hoàn thành nhiệm vụ mới là giá trị tồn tại thật sự của một người lãnh đạo.

Lòng nhân ái và sự quan tâm đối với mọi nguời

Đối với mỗi chúng ta, lòng nhân ái là một phẩm chất không thể thiếu được. Đối với người lãnh đạo, yếu tố này lại càng có ý nghĩa. Trong một tổ chức, khi người lãnh đạo có những mối quan hệ sâu sắc, nhân ái với mọi người thì sẽ tạo nên sự hợp tác rộng rãi của các thành viên đối với mình. Khi người lãnh đạo có tình thương đối với mọi người thì doanh nghiệp sẽ có sức mạnh – sức mạnh được tạo nên từ phía những người thừa hành.

Lòng nhân ái của người lãnh đạo thường dễ thể hiện trong các nhóm nhỏ, trong phạm vi hẹp. Đối với các tổ chức có quy mô càng lớn thì lòng nhân ái và tình yêu thương cấp dưới của người lãnh đạo càng khó thể hiện, khó có điều kiện bộc lộ.

Lòng nhân ái và tình yêu là một nhiệm vụ không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của người lao động. Sẽ là đúng khi chúng ta nói rằng, một người lãnh đạo tốt là người có tình yêu thương, có lòng nhân ái với mọi người trong tổ chức do người đó quản lý. Tình yêu thương của người lãnh đạo không chỉ là một cảm giác, không chỉ thể hiện trên lời nói, mà phải được thể hiện qua những việc làm, những hành động cụ thể.Trong ứng xử với cấp dưới, sự thể hiện lòng nhân ái, quan tâm của người lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về hoàn cảnh, nguyện vọng, chứ không phải mang tính tự phát. Người lãnh đạo nào hình thành được thói quen ứng xử mang tính nhân ái và chân thành đối với cấp dưới thì người đó sẽ có được tình cảm sâu sắc, rộng lớn trong quan hệ với các thành viên của tổ chức.

Có thể nói, người lãnh đạo cần sử dụng linh họat và có hiệu quả tình cảm của mình để tạo nên những mối quan hệ có hiệu quả nhất với các thành viên.

Đánh giá những người dưới quyền.

Đánh giá là một công việc cần thiết của hoạt động quản lý, nhất là đối với các doanh nghiệp. Bởi vì, những lợi ích vật chất của người lao động gắn trực tiếp với sự đánh giá về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của họ. Trên cơ sở đánh giá của người lãnh đạo sẽ hình thành nên những phương thức để xác định lương, tiền thưởng, đề bạt, cất nhắc vào các vị trí quản lý, cử đi học…

Khi người lãnh đạo đánh giá công minh thì những người được đánh giá phấn khởi, tập thể đoàn kết thống nhất. Khi con người phấn khởi thì làm việc không biết mệt mỏi, có năng suất và hiệu quả cao. Khi một tập thể đoàn kết, thống nhất thì những khó khăn sẽ dễ dàng được khắc phục và mọi người sẽ làm việc với nhiều sáng kiến hơn.

Khi người lãnh đạo đánh giá thiên vị, thiếu khách quan thì những cá nhân được đánh giá sẽ có tâm trạng buồn chán, bi quan và tập thể có thể xuất hiện các mâu thuẫn, xung đột. Khi con người có tâm trạng tiêu cực, thì làm việc chóng mệt mỏi, năng suất và chất lượng thấp, nhiều khi có những phản ứng tiêu cực gây khó khăn cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Khi tập thể mâu thuẫn, xung đột thì việc thực hiện các mục tiêu đề ra rất khó khăn và sự phát triển của tổ chức gặp nhiều trở ngại.

Có thể nói, việc đánh giá con người là một công việc phức tạp và khó khăn, là một nghệ thuật mà không phải người lãnh đạo nào cũng làm được.

Sử dụng lời khen với cấp dưới

Lời khen ngợi chân thành của người lãnh đạo sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích những người dưới quyền phấn khởi, làm việc hăng hái hơn và giảm đi những khuyết điểm của họ. Trong ứng xử với cấp dưới, người lãnh đạo không chỉ cần sử dụng những lời khen mà còn cần có thái độ đúng mực. Người lãnh đạo không nên ra lệnh với cấp dưới. Một giám đốc không nên nói với cô văn thư: “Này, cô mang ra đánh máy cho tôi văn bản này, sau một tiếng nữa là phải xong”, mà nên nói “Cô có thể đánh máy giúp tôi văn bản này, sau một tiếng nữa là xong phải không?”. Cách ứng xử này làm cho cấp dưới cảm thấy mình được tôn trọng, vui vẻ, không tự ái, thấy mình quan trọng và như vậy, họ sẽ vui vẻ hợp tác với người lãnh đạo.

Phong cách làm việc của người lãnh đạo

Trong ứng xử của người lãnh đạo doanh nghiệp với những người dưới quyền thì phong cách làm việc của người lãnh đạo cũng là một vấn đè cần được quan tâm. Người lãnh đạo nên làm việc với phong cách nào thì có hiệu quả nhất?

Phong cách làm việc quyết đoán, thể hiện ở chỗ người lãnh đạo tự ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thông tin mà mình có được, không quan tâm đến những ý kiến của người khác trong tập thể. Phong cách này có thể giúp cho người lãnh đạo có những quyết định kịp thời trong những tình huống đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nhất là chớp lấy những thời cơ trên thị trường. Song về lâu dài, phong cách này tạo nên sự độc đoán, chuyên quyền của người lãnh đạo và sẽ dẫn tới những phản đối của những người dưới quyền, không tranh thủ được trí tuệ của tập thể.

Phong cách làm việc dân chủ thể hiện ở chỗ người lãnh đạo cố gắng tranh thủ các ý kiến, sự bàn bạc của những người dưới quyền trước khi ra những quyết định quản lý. Phong cách này có ưu điểm là tranh thủ được trí tuệ của tập thể, tạo ra sự đồng thuận, nhất trí trong tập thể. Nhưng, nhược điểm của phong cách này là không có được những quyết định quản lý kịp thời trong thời điểm khẩn cấp, khó chớp được các thời cơ kinh doanh.

Do mỗi phong cách làm việc đều có những mặt mạnh và mặt yếu, nên trong quản lý doanh nghiệp, người lãnh đạo không nên tuyệt đối hóa một phong cách nào, mà phải biết kết hợp hài hòa, hợp lý hai phong cách làm việc này.

Từ phân tích một số khía cạnh về ứng xử giữa người lãnh đạo doanh nghiệp và những người dưới quyền, ta thấy đây là một công việc phức tạp và khó khăn. Chúng ta hoàn toàn có cơ sở để nói rằng, ứng xử giữa người lãnh đạo và cấp dưới là một nghệ thuật – nghê thuật khơi gợi, tập hợp và lôi cuốn con người, hơn nữa còn là văn hóa trong lối sống của đời sống xã hội.

Hài hoà bắt nguồn từ sự tôn trọng

Một bà chủ nhà nói với nữ giúp việc mới vào làm ngày đầu tiên: "Nếu cô không ngại tôi sẽ gọi cô là Seu, đây là tên gọi của cô giúp việc trước, tôi không muốn thay đổi thói quen của mình". Nữ giúp việc đáp: "Vâng! Tôi rất thích thói quen này, như vậy nếu bà không ngại, tôi cũng xin gọi bà là bà Tám, vì đấy là người chủ trước của tôi".

Bất kỳ cấp trên nào cũng muốn có quan hệ làm việc hài hòa với cấp dưới của mình, mối quan hệ hòa hợp giữa cấp trên và nhân viên có thể nâng cao hiệu suất làm việc. Dùng sự tôn trọng của lãnh đạo đối với thuộc cấp để đổi lấy sự tôn trọng của cấp dưới đối với cấp trên, đây là bí quyết để điều tiết mối quan hệ trong đơn vị.

Dân chủ không phải chỉ nói suông

Hai người đàn ông khoe với nhau về cách quản lý gia đình của mình. A nói: "Vợ chồng tôi đối xử với nhau rất dân chủ, nếu ý kiến của cô ấy giống tôi, tôi sẽ nghe theo cô ấy; nếu ý kiến khác nhau, cô ấy phải nghe tôi”. B nói: “Vợ chồng chúng tôi theo chế độ phân công phụ trách. Tôi tôn trọng cô ấy, giao trọn quyền quyết định việc lớn, việc nhỏ để tôi lo. Nhưng kết hôn hai năm nay, trong nhà vẫn chưa xảy ra việc gì lớn".

Hai ông chồng rõ ràng tôn thờ chế độ gia trưởng, nhưng miệng lại cứ hô khẩu hiệu “dân chủ”. Mong các “sếp” đừng giống hai ông chồng này.

Xây dựng hình tượng tốt

Đứa con nói với cha: “Bố, cho con xin ít rượu, con cần uống!” Người cha bảo: “Sao lại uống rượu?” Đứa con: “Đề bài này con giải không ra” Người cha: “Uống rượu rồi sẽ giải được ư?” Đứa con: “Chẳng phải bố từng bảo gặp vấn đề gì khó khăn bố chỉ cần uống chút rượu là sẽ giải quyết gọn thôi!”.

Chuyện cười là thế, kiểm soát lời nói và hành động của mình, xây dựng một hình tượng tốt đẹp là điều rất cần thiết đối với mỗi cấp trên. “Tiên trách kỷ hậu trách nhân”, thân là một lãnh đạo đơn vị phải chấn chỉnh mình trước thì mới có thể chỉnh người khác được, phải dựng chữ “tín” trước, sau mới có thể lập “uy”.

Nước trong quá thì cá khó sống

Một phụ nữ đứng tuổi tìm đến trung tâm môi giới hôn nhân và trình bày với nhân viên: "Tôi cảm thấy rất cô đơn tôi muốn kiếm một người chồng. Người đó phải dễ mến, là con nhà gia giáo, biết cách ăn nói, tính tình cởi mở, yêu thích văn nghệ thể thao, kiến thức sâu rộng... còn một điều nữa tôi hy vọng người đó có thể suốt ngày ở bên cạnh mình, tôi muốn anh ta nói, anh ta phải mở miệng, tôi cảm thấy phiền chán, anh ta phải im ngay!” Nhân viên trả lời: "Vâng, tôi hiểu rồi. Tôi khuyên cô nên mua một cái tivi”.

Câu chuyện này gợi ý cho chúng ta rằng yêu cầu quá khắt khe khó có thể lãnh đạo mọi người, khoan dung mới có thể chiêu mộ được nhân tài. “Nước trong quá, cá cũng không sống được”, làm lãnh đạo phải có lòng độ lượng mới có thể trở thành nhân vật nòng cốt của tập thể.

Không gom hết công lao về mình

Một cô tiểu thư giàu có thường khoe khoang với chồng mình rằng cái này là của cô ấy, cái nọ cũng của cô ấy, khiến người chồng cảm thấy phiền toái hết sức. Một đêm, cô tiểu thư nghe tiếng động lạ bên ngoài, liền đánh thức chồng bảo: “Anh mau đi xem thử, chắc có trộm đấy!” Anh chồng ngáy ngủ đáp: “Liên quan gì đến tôi chứ ? Tất cả mọi thứ ngoài phòng khách đều là của cô hết mà!”

Thông qua câu chuyện này, là cấp trên thì không nên gom hết công lao về mình, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Công danh đều thuộc về mình nhưng khi xảy ra vấn đề lại đùn đẩy lỗi cho thuộc cấp, như thế sẽ còn ai dám làm việc hết mình vì bạn?

Không nên lừa mị cấp dưới

Một năm hạn hán kéo dài, trời không mưa. Có người bèn đến hỏi thầy bói xem chừng nào sẽ có mưa. Thầy bói lập tức viết một tờ giấy xếp lại đưa cho người đó và nói với vẻ thần bí: “Chưa đến lúc trời mưa thì không được mở ra xem, nếu không là tiết lộ thiên cơ, coi chừng bị trời đánh”. Người đó nghe vậy liền làm theo. Một thời gian sau, cuối cùng trời đã mưa, người đó bèn mở tờ giấy ra xem trên đó ghi rằng: “Hôm nay sẽ có mưa. Người đó kinh ngạc thốt lên: “Đúng là tiên đoán như thần!”

Từ mặt trái câu chuyện truyền đạt cho chúng ta một đạo lý, không biết thì đừng làm ra vẻ hiểu, không nên lừa mị cấp dưới mình. Phải loại bỏ quan niệm là cấp trên thì phải cao siêu và thần bí, nên gác sự kiêu ngạo sang một bên. Không nên “giữ miếng” với cấp dưới, nên mạnh dạn nói cho họ biết rõ ngọn nguồn của sự việc trong đơn vị.

Linh hoạt trong công việc

Một giáo viên đang cầm nhiều thứ trên tay, cô liền gọi một học sinh đi qua và hỏi: “Nếu em thấy trên tay cô xách mấy túi đồ, rất nhiều thứ phải gồng gánh, em sẽ giúp cô như thế nào?” Học sinh trả lời một cách chẳng cần suy nghĩ: “Em sẽ đưa cô một đòn gánh”.

Lãnh đạo nên biết trao quyền một cách hợp lý cho cấp dưới, không nên chỉ biết vùi đầu vào công việc, làm việc một cách máy móc không chịu thay đổi. Phải linh hoạt hơn, như giao quyền cho thuộc cấp trong từng vụ việc thích hợp, vì nếu cấp dưới mình làm nên thành tích. mình cũng được thơm lây.

Dùng người phải thỏa đáng

Một ngân hàng có điều tiếng không tốt thông báo tuyên dụng nhân viên kế toán. Hôm phỏng vấn, giám đốc của ngân hàng đó chỉ đưa ra một đề: 1 +1 =? Tất cả những ai giành nhau đưa ra đáp số đều không được chọn, chỉ có một người không lên tiếng được tuyển mà thôi. Hóa ra anh ta đợi mọi người ra về hết mới hỏi nhỏ bên tai ông giám đốc: “Xin hỏi đáp án nên là bao nhiêu?”

Ông giám đốc này chỉ biết dùng người tầm thường, chịu vâng lời chứ không phải người có tài, mặc dù đối phương có thể sẽ làm hỏng việc cũng không bận tâm, quan niệm dùng người như vậy làm sao có được thành quả tốt.

Không giúp cũng đứng quấy nhiễu

Quan tri huyện muốn đến du ngoạn tại một ngôi chùa, bèn sai người thông báo trước cho hòa thượng chủ trì của ngôi chùa đó. Hòa thượng dàn xếp suốt mấy hôm và chuẩn bị một bàn tiệc để tiếp đãi. Quan huyện cảm thấy rất hài lòng, ngâm nga câu thơ: “Đắc ý rong chơi được nửa ngày”.Hòa thượng nghe chỉ cười gượng, Tri huyện hỏi: “Tại sao đại sư lại cười, chẳng lẽ câu thơ của hạ quan không hay?”. Hòa thượng đáp: “Hay thì có hay, bần tăng cười là vì quan trên vui mừng vì mình được nhàn rỗi nửa buổi, nhưng lão tăng phải vì thế mà bận rộn suốt ba ngày!”

Việc nhỏ đối với cấp trên, nhưng khi đến tay cấp dưới thường sẽ trở thành chuyện lớnĐiều này cũng không thể trách thuộc cấp, điều quan trọng là lãnh đạo phải biết quan tâm thông cảm với cấp dưới mình, nên giúp cấp dưới giải quyết vấn đề chứ không phải quấy nhiễu họ thêm. Nếu cứ khăng khăng đòi cấp dưới giúp mình làm những việc bất khả thi, lúc bấy giờ sẽ không đơn giản chỉ là vấn đề quấy nhiễu thôi!

Với cấp dưới khó bảo:

1. Hãy làm trái với thông lệ

Đừng phàn nàn khi nhân viên rời công sở vào thời điểm chính xác mỗi ngày mà lẽ ra công việc đã được hoàn thành. Hãy khuyến khích họ về nhà và không làm việc quá giờ. Việc hứa hẹn với nhân viên sẽ cho họ nghỉ vào đúng giờ tan sở sẽ là một phần thưởng cho những người mà chưa làm xong những việc mà họ đã có thể làm.

2. Đừng là người hay dọa nạt

Một đặc điểm tiêu biểu của những ông chủ kém cỏi là yêu cầu mọi người làm những điều không thể. Những ông chủ kiểu này là người cuối cùng mà nhân viên muốn làm việc cùng và cũng chính là người làm tổn hại đến năng suất lao động bằng cách ca thán và phản đối liên miên. Hãy điều chỉnh mục tiêu theo hướng thực tế.

3. Hãy “giương vây”

Đừng bao giờ để nhân viên gây khó cho bạn bằng cách không làm đúng công việc của mình. Chính nhân viên phải học hỏi từ những lỗi lầm của họ.

4. Đừng cố cạnh tranh với nhân viên

Hãy nhớ rằng thời đại này là xã hội chuộng nhân tài. Chính bạn, chứ không phải nhân viên của bạn, sẽ bị thiệt hại nếu bạn thua trong cuộc cạnh tranh với nhân viên. Nhân viên chỉ phải cạnh tranh với đồng nghiệp của họ thôi.

5. Lên kế hoạch cho những cuộc tụ tập sau giờ làm việc

Những ông chủ ngẫu hứng ra quyết định về một cuộc tụ tập sau khi tan sở thường bị một số nhân viên coi là “kẻ lạm dụng”. Hãy hỏi xem các nhân viên nghĩ gì, hãy lên kế hoạch trước thật kỹ cho cuộc gặp mặt này. Điều đó sẽ giúp bạn không phải cảm thấy “bị bẽ mặt” vì những nhân viên thẳng thừng từ chối tụ tập vì đã bận việc khác, hoặc sẽ tránh cho bạn khỏi bị “nói sau lưng”.

6. Hãy lôi kéo những nhân viên tự tin về mình

Một số nhân viên rất thẳng thắn về những điều họ nghĩ và họ tự hào về bản thân khi làm tốt việc gì. Họ không bao giờ quên hỏi tại sao họ phải làm những gì được bạn yêu cầu. Họ có thể là một “của nợ” làm ảnh hưởng đến việc làm chung theo nhóm, nhưng một khi bạn nắm được họ rồi, bạn sẽ có thế trông cậy vào họ đấy.

7. Hãy chấp nhận tính cách riêng của nhân viên

Bạn nghĩ mà xem, thật khó thay đổi tính cách của bạn. Và lại càng khó hơn để thay đổi tính cách nhân viên của bạn! Vì vậy, đừng bao giờ thử thay đổi họ nhé, hãy cứ chấp nhận con người họ như là họ vẫn thế. Nhưng đừng dung tha cho những kẻ xu nịnh, nếu không họ sẽ cố “bồi thường” những lỗi lầm của mình bằng cách tâng bốc bạn lên mây xanh đó.

8. Hãy thẳng thắn

Đừng tha thứ cho thói chậm trễ, những lời bào chữa và việc làm quá giờ không cần thiết. Hãy nói thẳng với nhân viên rằng họ được tự do làm những gì họ thích, nhưng đừng tin cậy những người không thể quản lý chính mình. Hãy nói mặt đối mặt với nhân viên khi họ cư xử sai thay vì việc phàn nàn sau lưng họ.

9. Hãy giữ bình tĩnh dù có bất cứ chuyện gì xảy ra

Nổi nóng không phải là cách để đối mặt với những nhân viên "hỗn láo" bởi vì họ không sợ “gân cổ lại”. Đừng cố bị cuốn vào cuộc chiến tranh cảm xúc với họ. Thay vì đó, hãy tạo một cuộc họp giữa bạn và nhân viên đó để nói chuyện nghiêm túc về vấn đề cần tranh luận.

10. Hãy chuẩn bị cho những điều tồi tệ nhất

Hãy ghi chép lại những gì bạn nói với nhân viên, và hãy lưu giữ những bức e-mail trong trường hợp bạn bị liên đới vào một cuộc tranh chấp.

Khi cấp dưới khó bảo, bạn hãy tự trả lời các câu hỏi:

1. Bạn có đòi hỏi quá cao ở nhân viên?
Dĩ nhiên bạn có lý do để giao việc cho nhân viên, nhưng với một khối lượng công việc đồ sộ, thời gian lại khít khao, thì phải đến “3 đầu 6 tay” họa chăng nhân viên mới có thể đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.

Ngoài ra, cách ứng xử của bạn mỗi khi nhân viên không theo kịp lịch làm việc cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tinh thần của nhân viên. Khi bạn càng tỏ ra thất vọng, cấp dưới sẽ càng cảm thấy bức xúc vì thấy nỗ lực của mình không được nhìn nhận.

2. Bạn có cho rằng ý kiến của mình luôn luôn đúng?
Bạn hoàn toàn hợp lý khi muốn mọi việc phải mang lại kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, đôi lúc dừng lại lắng nghe ý kiến của nhân viên không bao giờ là thừa. Đừng nghĩ rằng nhân viên mình không biết gì hoặc chỉ là những người răm rắp nghe theo lệnh sếp. Cách suy nghĩ này sẽ khiến bạn mất đi không ít nhân viên giỏi.

Một vị sếp dù có tài giỏi thế nào cũng không thể làm hết phần việc của một tập thể. Hãy lắng nghe đóng góp của nhân viên và đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân.Từ đó, tận dụng thế mạnh của từng nhân viên để giao việc phù hợp. Như thế bạn sẽ khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có thêm động lực làm việc.

3. Bạn có hòa đồng với nhân viên không?
Trở thành sếp không đồng nghĩa với việc bạn tách mình ra khỏi tập thể. Những giây phút chia sẻ và thư giãn với mọi người sẽ giúp xóa nhòa khoảng cách giữa sếp và nhân viên, ngoài ra, đây cũng là lúc bạn hiểu rõ thêm về những người “kề vai sát cánh” với mình bấy lâu nay. Tuy nhiên, cũng không nên quá thân thiết với một cá nhân dưới quyền nào đó để tránh mang tiếng “thiên vị”.

4. Bạn có tôn trọng và công bằng với mọi nhân viên?
Tôn trọng mọi nhân viên từ vị trí thấp đến cao và đối xử với họ thật công bằng. Phê bình nghiêm khắc nhân viên một cách kín đáo và khen ngợi họ ở nơi đông người. Bản thân cách cư xử thiếu công bằng, các cử chỉ thiếu tôn trọng dường như rất nhỏ nhặt, song tác động tiêu cực lại rất lớn, bởi không ai muốn bị xem thường hay phân biệt đối xử, cả sếp cũng vậy!

5. Và cuối cùng, nếu là nhân viên, bạn có thích có một người sếp giống bạn hiện tại không?
Đây là điều quan trọng nhất. Hãy đặt mình vào vị trí của cấp dưới và tự hỏi, nếu sếp bạn cũng có tính cách và lối ứng xử y hệt bạn; nếu sếp bạn cũng đòi hỏi cao, cứ buộc bạn phải nghe theo lời sếp; hoặc giả sử sếp bạn cứ hay công khai phê bình bạn ở giữ tập thể; liệu bạn có còn động lực làm việc? Liệu bạn có nuôi tư tưởng “chống đối” trong đầu?

Khi bạn đã thật sự hiểu được những điều nhân viên bạn đang cảm nhận, bạn sẽ có cách thay đổi hành vi thích hợp. Hãy đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử.

Nhân viên khó bảo không hiếm, nhưng “minh quân” không phải thời nào cũng có. “Cai trị” một “vương quốc” tuy khó mà dễ, chỉ cần sếp lưu ý trong đường lối quản lý và cách cư xử sao cho hợp lý hợp tình, việc “thu phục lòng dân” hẳn không còn là chuyện khó.

(St)