Cách trả lời email bằng tiếng anh tốt nhất cho bạn

Cách trả lời email bằng tiếng anh tốt nhất cho bạn. Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.

CÁCH TRẢ LỜI MAIL BẰNG TIẾNG ANH

Cách viết một bức thư giao dịch bằng tiếng Anh

Cách 1:

1. Thông tin cá nhân của người viết:

Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

2. Ngày tháng:

Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Tên và địa chỉ người nhận:

Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

4. Mã thư bạn hồi âm:

Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).

5. Cách xưng hô đầu thư:

Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

6. Tiêu đề:

Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Nội dung:

Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

8. Cuối thư:

Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly

9. Chữ ký:

Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Tên họ đầy đủ của người viết:

Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B

11. Chức danh của người viết:

Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.

12. Ghi chú tài liệu gửi kèm:

Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2

Cách 2:
Thư giao dịch bằng tiếng Anh - Thật không đơn giản!

1. Thông tin cá nhân của người viết:

2. Ngày tháng:

Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Tên và địa chỉ người nhận:

4. Mã thư bạn hồi âm:

Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).

5. Cách xưng hô đầu thư:

Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận.
Ví dụ: Dear Mr. Smith

Dear Mrs. Smith

Dear Miss Smith

Dear Ms. Smith

Dear Sir

Dear Madam

Dear Sirs

Dear Gentlemen

6. Tiêu đề:

Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Nội dung:

8. Cuối thư:

Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như:

Yours sincerely
Yours faithfully
Yours truly

9. Chữ ký: Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Tên họ đầy đủ của người viết: Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký.

Ví dụ: Nguyen Van A

Le Thuy B

11. Chức danh của người viết: Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.

12. Ghi chú tài liệu gửi kèm: Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm.

Ví dụ: Enc: 2

Bạn đã biết cách trả lời e-mail?

(Baochi.edu.vn) – E-mail hiện đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động thông tin liên lạc và giao tiếp của giới trẻ. Do đó, việc trả lời e-mail cũng là phương tiện để bạn trẻ thể hiện văn hóa ứng xử.

Chưa gọi là chuẩn mực nhưng phép lịch sự trong giao tiếp qua e-mail vẫn có những mẫu số chung nhất định. Dưới đây là một vài lời khuyên nho nhỏ về những việc bạn nên và không nên làm khi trả lời thư điện tử.

NÊN:

Luôn luôn trả lời e-mail, dù câu trả lời chỉ đơn giản là “cảm ơn” hay hẹn lúc khác sẽ trả lời kĩ hơn (do đang có việc bận). Đó là cách để người gửi biết chính xác rằng bạn đã đọc mail và nắm thông tin. Tất nhiên, loại trừ trường hợp thư gửi đến là thư rác.

Mở đầu mail bằng dòng chào hỏi, xưng hô. Điều này thường áp dụng cho những e-mail mang tính chất công việc, nghiêm túc. Dòng “Chào chị A”, “Anh B thân mến” sẽ giúp xác định rõ người bạn muốn trao đổi là ai và giúp bức thư trọn vẹn hơn.

Đi thẳng vào vấn đề, viết ngắn gọn. Những người bận rộn sẽ rất cảm ơn bạn vì điều này vì tiết kiệm thời gian cho cả hai.

Chia đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý rõ ràng. Nếu bạn phải trả lời bằng e-mail dài và nhiều thông tin thì việc này sẽ giúp người nhận thư dễ theo dõi và nắm bắt hơn.

Trả lời tất cả các câu hỏi được hỏi. Đừng lười biếng và tỏ ra thiếu tôn trọng người gửi thư khi bỏ lơ các câu hỏi của họ, hoặc chỉ chọn trả lời những câu hỏi mà bạn thích. Nếu được, bạn nên trích dẫn từng ý câu hỏi để trả lời cho thấu đáo.

Kết thư một cách lịch sự. Đó có thể là một lời chào, một câu chúc và bên dưới ghi tên của bạn, kèm thông tin liên lạc xem như chữ ký.

Đặt tiêu đề rõ ràng cho e-mail. Người nhận thư càng nắm bắt vấn đề bạn gửi gắm nhanh và súc tích chừng nào thì càng tốt chừng nấy.

Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy). Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo mà thôi.

Đọc và kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi gửi. Bạn nên lưu ý cả các lỗi chính tả, dùng từ, đặt câu. Cẩn tắc vô ưu mà!

Cẩn thận với nút “Reply to all”. Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn trả lời cho ai và muốn nhận phản hồi từ ai.

KHÔNG NÊN:

Viết toàn bộ câu bằng chữ in hoa. Điều đó sẽ gây cảm giác như bạn đang hét vào mặt người nhận thư. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng chữ in hoa để nhấn mạnh ở một vài điểm cụ thể.

Lạm dụng ký hiệu, biểu tượng cảm xúc. “Smileys” hay “emoticons” vẫn thường được bạn trẻ sử sụng khi giao tiếp online để biểu đạt sắc thái cảm xúc trong câu nói của mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều những biểu tượng này, e-mail của bạn sẽ trông kém chuyên nghiệp đi rất nhiều.

Quên đính kèm tài liệu hay quên đặt tiêu đề mail. Chắc chắn là bạn không muốn tỏ ra vụn về, bất cẩn trong mắt người khác đâu nhỉ?

Viết những lời bạn không muốn người thứ ba biết. E-mail không phải là chỗ riêng tư. Người nhận vẫn có thể chuyển tiếp e-mail của bạn cho người khác, mặc dù đấy là việc không đáng hoan nghênh chút nào.

Dùng từ ngữ thô lỗ. Việc trao đổi qua lại những bức mail có màu sắc căng thẳng, giận dữ rất dễ châm ngòi “chiến tranh”.

Hi vọng những “quy tắc” trên đây hữu ích cho các bạn trẻ trong quá trình “số hóa” giao tiếp.

Cách 3:

I.Đặc điểm của e-mail:

s 1.Cách trình bày đơn giản

-Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng.

2.Cách lưu trữ dữ liệu

-Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.

3.Chi phí

-Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít hay nhiều.

4.Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người

-Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC.

5.Hình thức văn bản

-Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …

II.Cách viết e-mail

Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật

Đối với hình thức e-mail trang trọng:

1.CC, BCC, Return Receipt

-To: địa chỉ của người nhận e-mail.

-CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.

-BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.

-Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận.

-Attachment: Tài liệu kèm theo.

-Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail.

2.Subject

-Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.

+Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung.

+Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn “Reply”.

+Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

3.Thể hiện sự tôn trọng

-Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.

-Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như Dear Pat Joners.

-Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.

-Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.

·Dear Sir / Madam

-Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:

·Dear Customer Service

·Dear Human Resources Manager

·Dear Marketing Director

-Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.

-Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng Dr. (Dr. Franklin)

4.Phần nội dung

-Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.

-Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.

-Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng.

-Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý.

-Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự.

·I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)

·I would like to … (tell/send/let …)

·I enjoy/ really like …(+V_ing)

·…

-Nếu có tài liệu đính kèm thì nên báo cho người nhận biết đó là tài liệu gì.

·I enclose … (daily report …)

·The attached file is …(list of students … )

·…

-Khi cần yêu cầu sự giúp đỡ, hỗ trợ từ người nhận thì phải nêu công việc cụ thể.

·Could you help me ...(inform the student of final exam…), please?

·I would like to ask your help …

·…

-Khi hối tiếc về một điều gì đó xảy ra không như mong đợi.

·I regret to … (tell/inform …)

·I am (very) sorry about/for …

·I would like to apologize for …

·…

-Nên tránh sự diễn đạt do dự.

Ví dụ:

·I can not attend the meeting.

à I wish I could attend the meeting.

·We can not finish the plan until April 20.

à We will finish the plan on April 20.

·…

-Nên tránh các hình thức viết tắt, ngắn gọn.

Ví dụ:

·I’m à I am

·I don’t à I do not

·I haven’t à I have not

·…

-Chỉ sử dụng hình thức viết tắt cho phép (được chấp nhận).

·ASAP: as soon as possible

·BTW: by the way

·BFN: bye for now

·BRB: be right back

·IOW: in other words

·…

-Yêu cầu, đề nghị lịch sự khi muốn người nhận hỏi lại nội dung hoặc bất cứ thông tin nào trong e-mail nếu chưa hiểu rõ.

·Please contact me if you have any … (question, complaint …)!

·Please feel free / do not hesitate … to contact me if … (there is any problem…)

·…

-Không gạch dưới, không dùng kiểu chữ to (chữ in hoa), in nghiêng cả câu và ký hiệu đặc biệt. Khi muốn nhấn mạnh từng phần thì ta dùng kiểu chữ to, dấu hoa thị (* *), hay dùng dấu phân cách ( _ )

Ví dụ:

·This is available to members ONLY.

·I meant *JST*, not PST.

·I will need the report by _ 10 a.m. Monday_

·…

-Trường hợp muốn có câu trả lời từ người nhận thì phải nêu chính xác yêu cầu và việc cần làm. Câu hỏi nên cung cấp đầy đủ thông tin và viết ở dạng nghi vấn và để người nhận có thể sắp xếp trả lời.

Ví dụ:

·I would like to know when you can send it out.

à When can you send it out?

·Let me know whether you can make the deadline or not.

à Can you make the deadline?

·…

-Cám ơn về e-mail hồi âm

Ví dụ:

·Thank you for your … (e-mail/reply/ prompt reply/ quick response…)

·It is good/nice/great to hear from you.

·I am glad/happy to hear from you.

·…

-Kết thúc e-mail

·Thank you for your … (interest/assistance/cooperation…)

·I am looking/look forward to … (hearing from you/...)

·…

5.Phần kết luận

-Phải thay đổi phần kết luận so với thư tín thông thường.

Ví dụ:

·Best Regards,

·Best Wishes,

·Regards,

·All the best!

·Continues success,

·Sincerely yours,

·Sincerely

-Nếu người nhận là người không quen biết thì có thể dùng các cách diễn đạt sau:

·Bye for now

·Talk to you later

·Talk to you soon

·Take care

·Have a nice/good/great/wonderful day!

·Have a nice/good/great/wonderful weekend!

6.Chữ ký

-Thường hiển thị địa chỉ e-mail, địa chỉ trang chủ, và họ tên của người gửi. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp mà có cách viết như chức vụ, nghề nghiệp, chỗ ở, số điện thoại. Nói chung, chữ ký trong e-mail được ghi nguyên văn, nhưng cũng không nên quá dài.

-Khi đọc số điện thoại trên chữ ký, tốt hơn ta nên bắt đầu từ mã quốc gia.

-Từ chữ ký, ta có thể hiểu thêm về phương châm kinh doanh hoạt động của người gửi thư.

-Hãy đặt quy ước về chữ ký, chẳng hạn như quy ước dùng trong kinh doanh, dùng cho cá nhân, dùng trong nước, dùng ở nước ngoài.

7.Đính kèm

-E-mail có thể đính kèm tài liệu như hình ảnh, biểu đồ …

+Có thể đính kèm địa chỉ của mình để người nhận hiểu ngay thông điệp là do ai gửi.

+Dung lượng đính kèm qua internet là 50KB. Nếu dung lượng đính kèm quá lớn, ta nên dùng phương pháp nén.

+Khi gửi e-mail lần đầu không nên đính kèm tài liệu vì sẽ mất thời gian, ngay cả người nhận cũng cảm thấy không cần thiết phải đọc tài liệu đính kèm. Chỉ thực hiện việc đính kèm tài liệu khi được yêu cầu.

Đối với hình thức e-mail thân mật:

Xét về nội dung cần trình bày trong e-mail thì cũng tương tự như e-mail trang trọng. Nhưng hình thức trình bày đơn giản hơn, ngắn gọn hơn. Cụ thể như sau:

-Đầu thư:

·Hi/ Hello/Dear + tên riêng,

·Dear Friends/Colleagues/Fellows/Members/Everyone,

-Nội dung thư:

·Không cần diễn đạt ý muốn nói thành một câu văn hoàn chỉnh.

·Có thể dùng hình thức viết tắt như I’m, I don’t ...

·Được dùng các ký hiệu đặc biệt để diễn tả cảm xúc như L, :-( …

·…

-Cuối thư:

·Bye/ See you/ Take care

·Thanks,

·Cheer,

·Good luck

Cách viết mail tiếng Anh

Đây là một trong 4 kỹ năng của tiếng Anh. Bản chất của việc viết email cũng là viết thư. Viết thư có 2 loại văn phong: Trang trọng và Thân mật. Trong giao tiếp thương mại, các bạn nên dùng văn phong trang trọng. Hình thức trình bày thư cũng có nhiều cách phụ thuộc vào mục đích công việc. Ví dụ: Thư chúc mừng, Thư cảm ơn, Thư phàn nàn, Thư chào hàng… Mỗi loại thư có mẫu câu riêng. Tuy nhiên, điểm chung cho các loại thư này là từ đầu đến cuối tuyệt đối không viết tắt, trình bày ngắn gọn trực tiếp vào vấn đề và thể hiện sự tôn trọng người đọc.

1. Khi bạn viết phần lời chào của thư, bạn cần phải dùng từ Dear Sir/Madam/Mr. A/Ms. B/Sir or Madam. Có một số trường hợp bạn sẽ phải viết Dr. X hay Prof. D...

2. Mở đầu thư, bạn nên viết lời cảm ơn và tham chiếu cho bức thư mình đang viết. Ví dụ: “Thank you very much for your call this morning”, hay “With reference to your advertisement on ....

3. Trong nội dung thư, bạn không nên viết tắt. Ví dụ: bạn nên viết “I do not”, không nên viết “I don’t”.

4. Viết lý do bạn viết bức thư này. Ví dụ: I am writing to you to confirm our order...". Hay viết lời đề nghị mà bạn mong muốn. Ví dụ: "I would be grateful if you could include a brochure...”. Còn rất nhiều lý do khác nữa để mở đầu một bức thư, bạn có thể tìm hiểu thêm ở một số sách hoặc tham gia khoá học tại MEC Vietnam để biết thêm các cách viết thư chuẩn đa dạng khác nhau.

5. Văn phong trịnh trọng (formal style) hay dùng câu “I would like..., I would be...” thay cho từ “I want..., I will be...

6. Cuối thư bạn nên viết thêm thông tin nếu cần liên hệ thêm. Ví dụ: “Should you need further information, please feel free to contact...”, “I look forward to meeting you at...”, Thank you for your prompt help...”

7. Kết thúc bức thư bạn nên sử dụng những lời chào như: “Yours sincerely”, “Your faithfully”

8. Cuối cùng, bạn sẽ viết tên của bạn, chức danh, liên hệ...

9. Một điều không thể quên đó là bạn cần phải lưu lại bức thư mà mình đã gửi đi để tham khảo lại sau này.

Trước hết, phải tuân thủ nguyên tắc trình bày thư đã quen thuộc với hầu hết người nước ngoài, đó là thứ tự và căn chỉnh các đoạn. Để tránh rườm rà, hãy thực hiện căn trái toàn bộ nội dung, dùng font chữ chân phương, chẳng hạn Times New Roman (13 points). Bên trên cùng, ghi địa chỉ liên lạc và số điện thoại của bạn, sau đó đến ngày viết thư, rồi tên người nhận.

Nội dung thư được trình bày trong diện tích còn lại của trang A4, nên ngắn gọn, rõ ràng.

Văn phong tiếng Anh có đặc thù là đi vào mục đích chính ngay khi mở đầu nội dung. Vì vậy, bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.

Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa...).

Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi intervew (I am looking forward to an intervew at your office).

Dưới đây là một mẫu khá thông dụng để bạn tham khảo:

Nguyen Van Nam

6 Lang Trung, Dong Da, Ha Noi
Tel: 090-260448
May 10, 2001

ABCD Enterprise
Attn: Human Resources Manager
Re: Salesman post

Dear Sir,

In reply to your advertisement in the Newspaper, I am pleased to enclose my C.V to apply for the Salesman position of your office in HCMC.
From my C.V, you will see that, I graduated from Foreign Trade University with a good bachelor degree. I have a good command of Vietnam economic and social situation, and I am confident in doing business.
At present, I am working for....
In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on far mission.

I am looking forward to an interview at your office.

Yours faithfully,

Nguyen Van Nam

E-MAIL

Many people enjoy sending an receiving e-mail, especially if they share a common interest. Writing e-mails to a friend in English allows you as much time as you need to write the message and look up any words or grammar that you don't know. If you are paying for each minute that you are connected to the internet, you may want to write e-mails while you are not connected and then connect just to type the message and send it.

E-mails are usually written in a less formal style than letters. It is common to start an e-mail with the name of the person you are writing to, without starting with the word "Dear". The following are examples of some appropriate ways to start and end an e-mail:

(1) Writing to your partner
Start: Use the person's first name or nickname
Ending: "Take care", or "Love", or "Thinking of you"
Signature: Your first name, or nickname

(2) Writing to a friend
Start: Use the person's first name
Ending: "Best wishes", or "Yours", or "Take care"
Signature: Your first name

(3) Writing to someone in your own company
Start: Use the person's first name (in a few companies you might need to be more formal, but this is rare in the UK)
Ending: "Regards", or "Best wishes"
Signature: Your first name and last name, and below this your job title and department, and phone number (or extension)

(4) Writing to someone in another organisation or someone in a formal position of responsibility
Start: Use the person's title (eg: Mr, Mrs, Ms, Dr) and surname (eg: Smith), or just "Sir/Madam" if you don't know the name
Ending: "Regards"
Signature: Your first name and last name (you might add your title after this in brackets if you want to make it clear if you are a man or woman). Below this your job title (if appropriate) and contact details (you may want to include your telephone number or address)

Lưu ý:

Đối với những lá thư gửi đến người cùng trang lứa ví dụ như bạn thân, bạn không cần phải quá khách sáo, có thể lược bỏ Dear. Có thể dùng những từ sau đây, đặc biệt cho e-mail thăm hỏi hơn là thư tín.

Hello, Chào,

Hello John, Chào John,

Hi! /Hi, (Chào! /Chào,)

Hi John! Chào John!

John, John,

Những lỗi thường gặp khi viết lời chào đầu thư:

Dear Sir, Thưa ông,
Lời chào này tạo ấn tượng rằng người nhận thư là đàn ông, nghe có vẻ phân biệt nam nữ. Vì vậy, thay vào đó bạn nên dùng Dear Sir or Madam, hoặc To whom it may concern,.

Dear Ms. Mary White, Hay Dear Mary White, (Mary White thân mến,)
Ta chỉ cần viết Dear Ms. White, hoặc Dear Mary, chứ không cần viết đầy đủ cả họ và tên.

2. Lời chào cuồi thư (Complimentary closings)

Một số lời chào cuối thư thường được viết như sau :

Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, /Sincerely, /Very truly yours, (Kính thư,)

Best wishes, (Chúc mọi sự tốt lành,)

Love, (Thân mến,)

See you! /See ya! (Hẹn gặp lại!)

All for now, (Bây giờ xin dừng bút,)

Write soon! (Hãy sớm trả lời thư nhé!)

Good-bye for now, (Bây giờ xin chào tạm biệt nhé,)

Bye for now! (Bây giờ tạm biệt nhé!)

Later, (Hẹn lần sau,)

Bye-bye, (Tạm biệt,)

Talk to you later, (Lần sau nói tiếp,)
Lưu ý:

Lời chào đầu thư và lời chào cuối thư phải phù hợp và thống nhất với nhau và với nội dung bức thư về văn phong, mức độ trang trọng hay thân mật.

Ngoài những bức thư tình ra, nam giới sẽ không viết Love, cho lời chào cuối thư. Nhưng nữ giới có thể dùng lời chào này cho người mà mình có thiện cảm hoặc người thân thiết. Đối với các thư tín thương mại thường dùng lời chào cuối thư rất lịch sự như : Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, / Sincerely, (Kính thư,)

Trong những bức thư gửi bạn bè, lời chào cuối thư như trên nhiều khi không cần thiết. Nếu là e-mail thì có nhiều điều được bỏ bớt. Những ví dụ sau đây được viết khi muốn lá thư có vẻ thân thiện hơn, mang tính chất riêng tư, cụ thể hơn. Tuy nhiên bên dưới vẫn phải ký tên (nếu là e-mail thì phải đánh máy tên.)

Hoping to hear from you soon. (Hy vọng sớm nhận được tin của bạn.)

Look forward to seeing you next week. (Mong gặp bạn vào tuần sau.)

I have to go to work now. I will write again. (Tôi phải đi làm bây giờ. Tôi sẽ viết lần nữa.)

That’s all I have time to write now. (Bây giờ tôi viết như thế là đủ rồi.)

I’m too sleepy to write any more. (Tôi buồn ngủ quá không thể viết thêm nữa.)

I’d better sign off now. (Tốt hơn tôi nên dừng bút bây giờ. )

THAM KHẢO THÊM:

Cách xưng hô trong tiếng Anh

học tiếng Anh giao tiếp thường cảm thấy khó khăn trong cách xưng hô với người khác. Rất nhiều người cảm thấy không thoải mái khi hỏi câu “What should I call you?”. Thậm chí cả người bản ngữ cũng thấy rắc rối. Rất nhiều cô gái không biết nên gọi mẹ của bạn trai như thế nào hay một số bậc cha mẹ cũng không biết xưng hô thế nào với thầy cô giáo của con mình.

First name | Surname/ Family name/ Last name
William | Shakespeare
Hilary | Clinton

Lưu ý rằng:

Mr là viết tắt của “Mister”
Mrs – – – “Misses”
Miss – – – “Miss”
Ms – – – “Mizz”

Tại sao câu hỏi “What should I call you?” lại khó trả lời đến vậy? Có thể bởi vì bạn đang mong muốn người khác cung cấp thêm thông tin về mối quan hệ, vị trí hoặc địa vị của họ với mình. Đó có thể bao gồm tuổi tác, nghề nghiệp, học vấn, tôn giáo và thậm chí cả tình trạng hôn nhân.

Một số người đòi hỏi sự trang trọng hơn những người khác. Cách xưng hô trong văn viết cũng có nhiều quy tắc và trang trọng hơn trong văn nói.

Đặt câu hỏi

Nếu bạn không chắc chắn, cách tốt nhất là dùng kiểu xưng hô trang trọng hoặc, đơn giản hơn, là hỏi một trong những câu hỏi sau:

* What should I call you?
* What should I call your mum / the teacher / the manager?
* Can I call you [tên] ?
* Is it okay if I call you [tên mà bạn thấy những người khác đã dùng để gọi người đó] ?
* What’s your name? (sử dụng trong các tình huống thông thường như trong một bữa tiệc hoặc trong lớp học)

Trả lời câu hỏi

Bạn có thể không phải là người duy nhất còn băn khoăn về cách xưng hô. Sinh viên, đồng nghiệp hoặc người quen có thể cũng không biết cách xưng hô với bạn như thế nào. Nếu họ không chắc chắn, hoặc bạn muốn họ gọi mình như thế nào, thì có thể nói những câu như sau:

* Please, call me [tên của bạn]
* You can call me [biệt danh hoặc dạng viết tắt]

Cách xưng hô trang trọng

Trong môi trường kinh doanh, nếu như không được nói trước thì bạn hãy sử dụng những chức danh mang tính trang trọng. Để thu hút sự chú ý, bạn có thể nói “Excuse me, Sir” hoặc “Pardon me, Madam/Ma’am.”. Khi chào ai đó, bạn cũng có thể chào như: “Hello Sir” hoặc “Good morning, Madam/Ma’am.”

Các từ như “Yes, Sir!” hoặc “Yes, Madam/Ma’am!” đôi khi cũng được sử dụng với hàm ý châm biếm. Ví dụ: khi đứa trẻ nói với cha mình rằng hãy gấp tờ báo lại, người cha có thể trả lời là “Yes, sir!” và cười. Bạn cũng có thể nghe thấy một bà mẹ nói với con gái của mình là “No Madam/Ma’am” đối với yêu cầu vô lý của cô bé.

Sau đây là một số chức danh người Anh thường dùng khi giao tiếp:

1. Sir ( dùng cho nam giới, đã trưởng thành, ở mọi lứa tuổi)
2. Ma’am (nữ giới đã trưởng thành – ở Bắc Mỹ)
3. Madam (nữ giới, đã trưởng thành)
4. Mr + họ (bất cứ nam giới nào)
5. Mrs + họ (người phụ nữ đã kết hôn, sử dụng tên nhà chồng)
6. Ms + họ (người phụ nữ đã hoặc chưa kết hôn; thường sử dụng trong kinh doanh)
7. Miss + họ (người phụ nữ chưa kết hôn)
8. Dr + họ (dùng với bác sĩ: Dr + tên)
9. Professor + họ (trong các trường học)

Khi bạn lần đầu tiên viết thư cho người khác, hãy sử dụng cách xưng hô trang trọng: Mr hoặc Ms + tên. Nếu bạn không biết tên của người nhận, hãy sử dụng các chức danh mang tính chung chung như Sirhoặc Madam. Người nhận có thể đề tên và ký bằng tên đó. Từ những bức thư sau, bạn có thể sử dụng theo cách mà người nhận viết. Nếu họ xưng hô với bạn bằng tên và kí tên bằng tên, bạn cũng có thể làm tương tự vậy.

Đôi khi bạn có những mối quan hệ thân thiết với những người đã quen được gọi là Sir, Madam, Mr hoặc Mrs (như giám đốc, người nổi tiếng, giáo sư hay người nào đó hơn tuổi bạn). Người này có thể sẽ cho phép bạn xưng hô theo tên, chứ không cần gọi theo cách trang trọng. Trong tiếng Anh giao tiếp ta sử dụng thuật cụm từ “on the first name basis” hoặc “on the first name terms” để miêu tả những mối quan hệ không trang trọng như mặc định. Bạn có thể nói: “Pete’s mom and I are on a first name basis” hoặc “My teacher and I are on first name terms.”

Cách xưng hô thân mật

Cách xưng hô này thích hợp với các mối quan hệ thông thường và gần gũi

* Tên (bạn bè, học sinh, sinh viên, trẻ em)
* Miss/Mr + tên (sometimes used by dance or music teachers or childcare workers)

Cách xưng hô hàm chứa tình cảm

Khi gọi người yêu, bạn thân, thành viên trong gia đình hoặc trẻ em (thường là những người nhỏ tuổi hơn), người ta thường dùng các thuật ngữ biểu lộ tình cảm, tên con vật cưng ….như:

* Honey (gọi đứa trẻ, người yêu, hoặc người ít tuổi hơn)
* Dear
* Sweetie
* Love
* Darling
* Babe or Baby (với người yêu)
* Pal (đây là từ mà ông thường dùng để gọi cháu, cha thường dùng để gọi con)
* Buddy or Bud (mang t ính thân mật, suồng sã, dùng giữa bạn bè với nhau, người lớn với trẻ em; đôi khi mang nghĩa tiêu cực)

Một số câu hỏi thường gặp:

Tôi nên gọi cô giáo, phụ huynh của bạn hoặc mẹ của bạn trai như thế nào?

Cách xưng hô có thể thay đổi tùy thuộc vào tuổi tác và địa vị. Nếu không chắc chắn thì bạn hãy dùng cách trang trọng. Nếu như cách xưng hô của bạn là quá trang trọng thì người đó sẽ bảo bạn cách xưng hô khác, như gọi bằng tên chẳng hạn

Tôi nên gọi thầy/cô giáo của mình như thế nào?

Lúc đầu, hãy xưng hô một cách trang trọng. Thầy/ cô giáo của bạn, qua phần giới thiệu, có thể sẽ nói cho bạn cách xưng hô thích hợp nhất. Nếu không, hãy cứ gọi một cách trang trọng cho tới khi họ bảo. Không nên sử dụng những từ chung chung như “teacher”, bởi cách gọi này nghe có vẻ như là bạn không biết tên thầy cô mình. ( bạn cũng không muốn bị gọi là “Student” đúng không?). Thậm chí nếu bạn có giáo viên dạy thay, hãy gọi bằng tên cụ thể.

Tôi nên gọi bạn học của mình như thế nào?

Phụ thuộc vào tuổi tác. Trong hầu hết các lớp học, học sinh, sinh viên thường gọi nhau bằng tên. Trong lớp có thể có một số người hơn tuổi. Để bày tỏ sự tôn trọng, hãy gọi những người này bằng họ ( trừ phi họ đề nghị bạn gọi họ bằng tên)

Tôi nên gọi giáo viên của con như thế nào?

Hãy gọi họ bằng Mr hoặc Mrs: hãy gọi theo cách xưng hô của con bạn với giáo viên. Họ có thể sẽ yêu cầu bạn gọi họ bằng tên khi không có sự hiện diện của con bạn ở đó

Tôi nên xưng hô như thế nào với những người trên mạng?

Phụ thuộc vào từng tình huống. Trên các mạng xã hội, bạn có thể gọi tên với giáo viên hoặc quản trị viên. Trong email, hãy xưng hô một cách trang trọng trong lần đầu tiên liên lạc. Nếu trong thư trả lời, họ ký bằng tên thì khi viết email lần sau bạn có thể xưng hô bằng tên với họ được.

Tôi nên gọi người quản lý ở trường học ra sao?

Xưng hô trang trọng cho tới khi người đó yêu cầu bạn điều khác.

Tôi nên xưng hô với người hàng xóm như thế nào?

Phụ thuộc vào tuổi tác. Những người hàng xóm thường gọi nhau bằng tên, mặc dù nó còn phụ thuộc vào từng người và tuổi tác của họ. Hãy tự giới thiệu bản thân, dùng tên của mình và xem cách người khác tự giới thiệu như thế nào. Nếu người hàng xóm lớn tuổi hơn bạn, trong lần gặp thứ hai, bạn cũng có thể hỏi câu: “Is it okay if I call you [ tên của người đó]?”

Tôi nên gọi đồng nghiệp như thế nào?

Phụ thuộc vào từng lĩnh vực. Trong nhiều ngành, người ta sử dụng tên. Nếu bạn là nhân viên mới thì những người khác sẽ tự giới thiệu bản thân họ với bạn

Với cấp trên, tôi nên xưng hô ra sao?

Ngôn ngữ trang trọng. Thậm chí nếu họ gọi bạn bằng tên thì bạn cũng nên gọi họ là Mr hoặc Mrs/Ms + họ cho đến khi họ yêu cầu bạn gọi khác đi.

Gọi người lái xe buýt như thế nào?

Hãy gọi một cách trang trọng. Bạn hãy bắt đầu bằng Sir hoặc Madam/Ma’am. Lưu ý không nói: “Excuse me “bus driver” vì đó là nghề nghiệp của họ chứ không phải chức danh.

Tôi nên gọi bố/mẹ của bạn như thế nào?

Trang trọng. Những người ít tuổi hơn nên gọi Mr hoặc Mrs/Ms + họ. Nếu bạn của bạn nói bạn có thể gọi cha mẹ họ bằng tên, thì bạn vẫn cứ nên hỏi người lớn câu “Is it okay if I call you [tên]?”. Nếu hai bạn đều trưởng thành rồi thì vẫn có thể gọi bằng tên được (first name)

Tôi nên xưng hô như thê nào với những người bồi bàn, hoặc chiêu đãi viên hàng không?

Trang trọng, hoặc dùng tên. Hãy gọi Sir hoặc Madam/Ma’am nếu bạn không biết tên của họ. Tuyệt đối không dùng “Hey waiter!” or “Hey waitress!” vì cách này bị coi là thiếu lịch sự và có thể bạn sẽ không nhận được sự phục vụ thân thiện. Nếu là khách hàng thường xuyên, hãy xây dựng mối quan hệ với nhân viên, và bạn có thể gọi tên của họ.

Tôi có thể gọi những nhân viên chăm sóc khách hàng như thế nào?

Hãy xem biển tên của họ. Một số người thường đeo biển tên. Nếu trên đó ghi: “Hi, my name is Danny.””Thank you, Danny” Thì bạn hoàn toàn có thể gọi người đó bằng tên: hoặc “Danny, could you help me find the hamburgers?”. Nếu không có biển tên hãy gọi họ là Sir hoặc Ma’am.

Cách viết Email xin việc ấn tượng
Hướng dẫn viết Cv xin việc bằng tiếng Anh
Kỹ năng làm việc độc lập
Bí quyết viết email chuyên nghiệp, hiệu quả