Cách sắp xếp dữ liệu trong excel chuyên nghiệp nhất

Cách sắp xếp dữ liệu trong excel chuyên nghiệp nhất. Tiếp theo trong bài viết Định dạng dữ liệu trong excel 2010, bạn tìm hiểu về các công cụ Tìm kiếm, sắp xếp, và lọc dữ liệu trong excel 2010

CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG EXCEL CHUYÊN NGHIỆP

Tìm kiếm, sắp xếp, và lọc dữ liệu trong excel 2010

Tìm và thay thế dữ liệu
Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
• Chọn Find hoặc Replace

tìm kiếm và thay thế

• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).
• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

hộp thoại tìm kiếm trong excel

Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.

Sắp xếp
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
• Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

sắp xếp trong excel

Tùy chỉnh sắp xếp
Để sắp xếp nhiều hơn một cột:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên
• Kích Add Level
• Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp
• Kích OK

tùy chỉnh sắp xếp

Lọc dữ liệu
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc:
• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc
• Trên tab Home, kích Sort & Filter
• Kích nút Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• Kích Text Filter
• Kích Words bạn muốn lọc

lọc dữ liệu

• Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter

• Kích Clear
Xóa lọc dữ liệu trong excel

Sắp xếp dữ liệu trong một trang tính

Khi bạn sắp xếp thông tin trong một trang tính, bạn có thể xem được dữ liệu theo cách mà bạn muốn và nhanh chóng tìm được các giá trị. Bạn có thể sắp xếp một phạm vi hoặc một bảng dữ liệu theo một hoặc nhiều cột dữ liệu; ví dụ, bạn có thể sắp xếp nhân viên theo phòng ban trước tiên, sau đó sắp xếp theo họ tên.

Cách thực hiện?

Ảnh của biểu tượng

Chọn dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp

Chọn một phạm vi dữ liệu, chẳng hạn như A1:L5 (nhiều hàng và cột) hoặc C1:C80 (một cột duy nhất). Phạm vi này có thể chứa các tiêu đề (đề mục) mà bạn tạo ra để xác định các hàng hoặc cột.

Dữ liệu được chọn

Ảnh của biểu tượng

Sắp xếp nhanh chóng

Chọn một ô trong cột mà bạn muốn sắp xếp.
Bấm để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (từ A đến Z hoặc từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất).

Các nút sắp xếp nhanh trong nhóm Sắp xếp và Lọc trên tab Dữ liệu

Bấm để sắp xếp theo thứ tự giảm dần (từ Z đến A hoặc từ số lớn nhất đến số nhỏ nhất).

Ảnh của biểu tượng

Sắp xếp theo các tiêu chí cụ thể

Hãy dùng kỹ thuật này để chọn cột mà bạn muốn sắp xếp, cùng với các tiêu chí khác như phông hoặc màu ô.

Chọn một ô bất kỳ trong phạm vi ô mà bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Sắp xếp.

Các nút sắp xếp trong nhóm Sắp xếp và Lọc trên tab Dữ liệu

Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

Trong danh sách Sắp xếp theo, hãy chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp.
Trong danh sách Sắp xếp dựa trên, chọn Giá trị, Màu ô, Màu phông hoặc Biểu tượng ô.
Trong danh sách Thứ tự, hãy chọn thứ tự mà bạn muốn áp dụng cho thao tác sắp xếp — tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái hoặc số (nghĩa là từ A đến Z hay từ Z đến A đối với văn bản hoặc từ thấp đến cao hay từ cao đến thấp đối với chữ số).

Sắp xếp dữ liệu bằng cách dùng danh sách tùy chỉnh

Với các danh sách tùy chỉnh dựng sẵn, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần hoặc tháng trong năm. Hoặc tạo các danh sách tùy chỉnh của riêng bạn để sắp xếp theo bất kỳ đặc tính nào vốn không sắp xếp được theo thứ tự bảng chữ cái, chẳng hạn như cao, trung bình và thấp hoặc S, M, L, XL.

Với danh sách tùy chỉnh, bạn có thể sắp xếp trang tính này theo tháng chuyển phát hoặc theo mức độ ưu tiên.

Bảng mẫu

Ví dụ, để sắp xếp theo ngày trong tuần hoặc tháng trong năm với một danh sách tùy chỉnh dựng sẵn, bạn hãy làm như sau:

Chọn những cột bạn muốn sắp xếp. Để có kết quả tốt nhất, các cột cần có tiêu đề.
Bấm Dữ liệu > Sắp xếp.

Nút Sắp xếp

Dưới Cột, trong hộp Sắp xếp theo, hãy chọn cột mà bạn muốn sắp xếp. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp lại ví dụ trên đây theo ngày chuyển phát, dưới Sắp xếp theo, hãy chọn chuyển phát.

Sắp xếp theo cột chuyển phát

Dưới Thứ tự, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.

Hộp thoại sắp xếp

Trong hộp Danh sách Tùy chỉnh, hãy chọn danh sách bạn muốn, rồi bấm OK để sắp xếp trang tính.

Hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh

Tạo danh sách tùy chỉnh của riêng bạn

Trong một cột của trang tính, hãy nhập những giá trị bạn muốn dùng để sắp xếp, theo thứ tự bạn muốn, từ trên xuống dưới. Ví dụ:

Ví dụ về danh sách tùy chỉnh

Chọn các ô trong cột danh sách đó, rồi bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao.
Dưới Chung, bấm Sửa Danh sách Tùy chỉnh.
Trong hộp Danh sách Tùy chỉnh, bấm Nhập.

Nhập danh sách tùy chỉnh

Mẹo Đối với một danh sách ngắn, chẳng hạn như cao, trung bình và thấp, có thể sẽ nhanh hơn nếu bạn nhập trực tiếp vào hộp Danh sách đầu vào trong hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh.

Sắp xếp theo ngày tháng

Khi ngày tháng trong bảng tính không theo thứ tự bạn có thể sắp xếp chúng như ví dụ dưới đây. Dùng các bước tương tự để thay đổi thứ tự sắp xếp ví dụ từ cũ nhất trên đầu thành mới nhất trên đầu.

Ngày tháng không được sắp xếp trong bảng tính

Ngày tháng không được sắp xếp

Để sắp xếp ngày tháng, kéo dọc cột để chọn ngày tháng mà bạn muốn sắp xếp.

Tiếp theo, trên tab Trang đầu, bấm mũi tên dưới Sắp xếp & Lọc và bấm Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất, hoặc Sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất.

Nút Sắp xếp & Lọc trên tab Trang đầu

tùy chọn sắp xếp Sắp xếp & Lọc

Ngày tháng được sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất

Ngày tháng được sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất (thứ tự tăng dần)

Ngày tháng được sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất

Ngày tháng được sắp xếp từ Mới nhất đến Cũ nhất (thứ tự giảm dần)

Ghi chú Nếu kết quả không phải như bạn mong đợi, thì cột có thể bao gồm ngày tháng được lưu dưới dạng văn bản thay vì dạng ngày tháng. Chuyển đổi ngày tháng dạng văn bản sang dạng ngày tháng chỉ cho bạn cần phải làm gì nếu điều này xảy ra trong bảng tính của bạn.

Hướng dẫn làm giảm dung lượng file Excel
Cách khắc phục File Excel bị lỗi bằng các bước đơn giản
Cách chọn in 2 mặt trong Excel nhanh chóng và đơn giản nhất
Cách chọn vùng in trong Excel 2007 chuẩn nhất
Những câu hỏi phỏng vấn kế toán thường gặp
Cách chọn in 2 mặt trong Word 2007 thuận tiện và tiết kiệm nhất
Cách khắc phục file word bị hỏng đơn giản nhất

(ST)