Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian là tài sản bình đẳng dành cho tất cả mọi người. Ai cũng như ai, 24h - 1440 phút - 86400 giây mỗi ngày. Thời gian có một đặc điểm khác biệt rằng: nó là nguồn lực không thể tái tạo. giả sử khi bạn xây một ngôi nhà, bạn mua vôi, mua gạch, mua xi măng, mua sắt… Và những ngồn lực đó để xây cho ngôi nhà bạn không dùng hết, vẫn còn dư. Với những nguồn tài sản đó, bạn có thể đem bán có thể chuyển nhượng hoặc có thể cho một ai đấy. Nhưng thời gian thì không như vậy. Thời gian bạn có trong một ngày, nếu bạn không sử dụng hết thì một ngày vẫn cứ trôi qua. Bạn không thể nói rằng tôi để dành thời gian để hôm sau tôi làm được. Thời gian qua đi là qua đi, nó sẽ không còn ở lại nữa.

Quản trị thời gian là một phương pháp hữu ích cho tất cả mọi người trong cuộc sống, và đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý của một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị thời gian là phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian chứ không phải là tiêu tốn thời gian. Hay nói cách khác, thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi.

Vậy học cách quản trị thời gian như thế nào?

Câu trả lời là học Rèn luyện Trí óc của bạn biết tuân lệnh, học cách làm chủ trí óc; và vì vậy quản trị thời gian, chính là quản trị trí óc của bạn. Học cách tư duy một cách logic và rõ ràng, dứt khoát, với những tư tưởng và suy nghĩ đúng đắn, chính xác, và tích cực. Lưu ý rằng không nên suy nghĩ quá nhanh hoặc suy nghĩ quá nhiều dễ gây ra rối loạn, mệt mỏi, hoặc nhầm lẫn.

Phương pháp quản trị thời gian như thế nào?

Dưới đây là bảy bước cơ bản để quản trị thời gian một cách hiệu quả và sinh lợi:

Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn đang có trong tay.
Tại một thời điểm nhất định, khi đang làm một việc cụ thể, bạn chỉ nên tập trung hết sưcs vào làm việc đó. Làm một việc tại một thời điểm. Sau khi hoàn thành mới chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm.

Bước 2: Đầu tư chứ không tiêu tốn thời gian:
Người khôn ngoan và nhạy cảm thường biết cách sử dụng thời gian chính là đầu tư thời gian, chứ không tiêu dùng thời gian một cách lãng phí. Xin được nhắc lại, biết đầu tư sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian thì sẽ mất đi. Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, nhưng thực chất người khôn ngoan phải biết invest time. Chẳng hạn, bạn chia 24 giờ thành 3 phần: 8 giờ giành cho ngủ, 8 giờ cho việc nghiên cứu, và 8 giờ còn lại dành để đâù tư cho công việc.

Bước 3: Liệt kê các Công việc theo thứ tự ưu tiên:
Bạn phải xác định được tất cả các công việc và dự định làm trong năm, tháng, và ngày, giờ. Sau đó liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên.
Hãy nên làm việc quan trọng nhất vào buổi sáng khi bạn thông minh nhất. Nhiều người không làm việc, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít. (Do more, think less!). Khi bạn đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm.

Bước 4: Phải biết nói “Không”
Hàng ngày có rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến bạn, có những điều làm bạn không hài lòng. Chẳng hạn bạn mất 30 phút thời gian nói chuyện phiếm trên điện thoại, thật tốn tiền và lãng phí thời gian!. Vì vậy bạn phải cố gắng tránh những khoảng thời gian làm nhiễu bạn. Hãy dũng cảm nói “Không” với những điều phiền toái mà làm mất thời gian qúy baú của bạn.

Bước 5: Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người
Có một số công việc bạn làm rất tốt, ngược lại có nhiều việc bạn cần người khác giúp đỡ. Đừng ngần ngại hỏi mọi người những điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn những việc quá khả năng của bạn. Làm như vậy, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn đối với những việc khó.

Bước 6: Làm việc theo nhóm và vui vẻ trong nhóm:
Bạn đừng nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi thứ. Do vậy bạn nên kết hợp với mọi người trong nhóm, thực hiện tốt cơ chế giao quyền và phân quyền phù hợp với mỗi người. Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bước 7: Đừng lười biếng
Lười biếng là gì?
- Là luôn luôn trì hoãn công việc
- Là lười biếng để đưa ra quyết định
- Là không làm bây giờ, để lúc khác
- Là không phải việc của tôi, là việc của người khác
- Là giải thích rất nhiều, mất thời gian

Vâỵ bạn đừng lười biếng và hãy làm việc cẩn thận ( Don’t be lazy and do accurate)
Vạch ra một lịch công việc chi tiết. Làm việc đúng thời gian, đúng nơi, đúng việc. Đừng đẩy công việc cho người khác.

Treo việc là treo cổ.

Có thể đó là một công việc nhỏ nhưng khi bạn không tập trung vào giải quyết ngay mà cứ lừng chừng lừng chừng việc giải quyết và tự hứa với mình rằng đến một lúc nào đó mình sẽ giải quyết thì mãi việc đó cứ được treo lơ lửng trong đầu óc, trong tâm trí của bạn. Việc bạn treo chiếm lĩnh tâm trí của bạn không nguy hiểm mà nguy hiểm là bạn treo việc đó trong tâm trí, đồng nghĩa với việc tâm trí của bạn sẽ không còn thời gian để hoàn thành công việc khác nữa. Hơn nữa, nếu cứ liên tục để lừng chừng các công việc sẽ tạo thành thói quen lừng chừng cho bạn, lừng chừng nguy hiểm nhưng thói quen lừng chừng còn nguy hiểm hơn. Công việc luôn để lừng chừng, gia đình lừng chừng, những mốiq quan hệ lừng chừng bạn biến cuộc sống của bạn thành một cuộc sống lừng chừng, mọi thứ dường như dừng nguyên tại chỗ và bạn không còn khả năng để kiểm soát cuộc sống của chính mình nữa. Câu thần chú cho điều này là “Không làm cũng được không làm – Không làm không được làm ngay tức thì”. Hãy giải quyết ngay để công việc bay cao và cuộc sống của bạn thăng hoa với những trải nghiệm thú vị

1. Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như "Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.

2. Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái "A," "B," hoặc "C" bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.

3. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng.Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.

4. Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Bởi vào thời điểm đó, cả trí và lực của con người đều ở trạng thái tốt nhất, vì vậy họ có thể dự tính được đầy đủ các tình huống khi lập kế hoạch.

5. Học cách ủy thác công việc. Một người biết cách ủy thác công việc sẽ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng căng thẳng, quá tải và khó có thể đạt được hiệu suất cao nhất. Điều này được minh chứng bằng trường hợp của một giám đốc kinh doanh khu vực Bắc Mỹ. Anh ấy là một giám đốc rất thành công, một phần trong thành công đó chính là sự ủy thác một phần việc không quan trọng cho người trợ lý giải quyết. Việc này cho phép anh ấy tập trung vào các công việc khác quan trọng hơn hoặc tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh khác bên ngoài công ty.

6. Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết. Điều này áp dụng cho các văn bản mà bạn chỉ sờ đến một lần. Cần xác định được tài liệu nào là quan trọng và loại bỏ các văn bản mà bạn không cần sử dụng trong tương lại. Nếu bạn vẫn muốn giữ các tài liệu đó, hãy dành ra 10 giây để sắp xếp chúng cho gọn ghẽ, thay vì phải mất tới 30 phút để tìm kiếm khi cần thiết.

7. Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính; hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ, thư mục có màu đỏ biểu thị các tệp tin hoặc dự án cần quan tâm nhất. Thư mục có màu vàng biểu thị các dự án hoặc ý tưởng mới; thư mục màu xanh cho biết đó là các vấn đề đang nghiên cứu. Dĩ nhiên việc này tùy thuộc theo sở thích của từng người chứ không bắt buộc.

8. Cần linh hoạt và thực tế. Một trong những cách để chiến thắng nỗi sợ hãi của bản thân là lên kế hoạch làm việc theo ngày hoặc tuần cho một khối lượng công việc hơi vượt quá. Tuy nhiên, cần phải xác định được là khi nào bạn có thể thực hiện các công việc quá sức của mình. Không nên lập các kế hoạch mà bạn không thể thực hiện được.

9. Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng. Bạn cần lên lịch hẹn “làm việc cá nhân” mỗi ngày. Nếu một người nào đó muốn gặp gỡ bạn vào thời điểm đó, bạn có thể từ chối lịch hẹn đó : “ Xin lỗi, tôi đã có lịch hẹn rồi”. Cho dù bạn sử dụng thời gian đó để xem suy nghĩ hoặc thư giãn, đó vẫn được coi là một cách sử dụng thời gian hợp lý.

10. Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Nhiều người quen sử dụng hệ thống lập kế hoạch điện tử bởi sự thuận tiện của nó, tuy nhiên, đôi khi họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập các thông tin vụn vặt vào chương trình thay vì chỉ cần viết chúng ra giấy.

11. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. Đọc email và giải quyết ngay các vấn đề được đề cập tới trong các email đó. Nên loại bỏ thói quen đọc email rồi để chúng xếp đống trong thư mục Inbox. Bạn có thể tạo các thư mục để chứa các email phục vụ cho các mục đích khác nhau, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm các email cần xem lại về sau này Xóa bỏ tất cả thư rác nếu bạn không đọc đến chúng.

Thời gian là một thứ vô giá và không chờ đợi một ai cả. Vì thế, quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đồng thời giảm thiểu được các tác động do các kế hoạch làm việc dầy đặc trong ngày.