Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn... Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)

- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.

Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

Công việc hành chính văn phòng không nhàm chán như chúng ta vẫn tưởng

Cả ngày ngồi văn phòng, "vật lộn" giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn.

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có khối việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một căn phòng.

Dân hành chính văn phòng ngày nay chạy đi chạy lại như con thoi với vô số nhiệm vụ. Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty… các nhân viên hành chính văn phòng còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình…

Do đó, trong mắt ban lãnh đạo, nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát     sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty…

Với “núi” công việc ấy, dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ; dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty. Vì vậy, ngoài năng lực, họ còn cần có tố chất nhiệt tình, năng động, biết cảm thông và vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần.

Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước. Họ đòi hỏi các ứng viên văn phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…

Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc.


Nhân viên văn phòng không phải là chân… sai vặt!

Đa số các nhân viên văn phòng hiện nay chỉ biết đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm... mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng. Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, thụ động và không làm được.

Từng phối hợp với Thời báo Kinh tế Sài Gòn nghiên cứu về hệ thống nhân sự ở 100 doanh nghiệp ở VN, từng tư vấn tái cấu trúc nhân sự cho nhiều công ty có tiếng như Vinausteel, bút bi Thiên Long, dệt Thành Công... ông Nguyễn Ngọc Chiến - Giám đốc Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BBC, rất bức xúc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân sự trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ nhân viên văn phòng (NVVP).

Ông Chiến dẫn ví dụ cụ thể để so sánh: đối với NVVP không chuyên nghiệp, khi sếp yêu cầu đánh máy một văn bản để gửi đi, cô ta (hoặc anh ta) thường chờ sếp viết nháp rồi gõ lại nguyên xi, rồi đưa lại cho sếp sửa, sửa đến khi nào sếp thấy ưng ý thì thôi. Trong trường hợp sếp bận, không viết nháp được, cô ta thụ động chờ, sếp hỏi thì nói “em không hiểu, nên không dám làm”, hoặc “tại máy hư, em chưa làm được”.

Ngược lại, nếu là NVVP chuyên nghiệp thì chỉ cần sếp nói nội dung sự việc là đã có thể tổng hợp viết được một văn bản hoàn chỉnh, phải bôi đỏ, bôi vàng vào những điểm cần lưu ý để trao đổi với sếp hoàn chỉnh văn bản.

Một ví dụ khác: khi sếp đi vắng, có người gọi đến, NVVP không chuyên nghiệp sẽ báo “sếp đi vắng” rồi cúp máy, hoặc thêm câu “ông có để lại lời nhắn gì không?”. Một NVVP chuyên nghiệp thì khác, sẽ đề nghị khách cho biết có yêu cầu gì để có thể “áng chừng” một thời điểm thích hợp cho một cuộc gặp gỡ với sếp, chuẩn bị được các tài liệu cần thiết để trình với sếp về vấn đề khách sẽ đề cập...

Như vậy, NVVP chuyên nghiệp là người hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc, không đổ lỗi cho hoàn cảnh, hiểu, chia sẻ được công việc với sếp. Họ biết phạm vi quyền hạn của mình đến đâu và làm tốt trong phạm vi đó.

Xin ông cho biết xu hướng tuyển dụng NVVP hiện nay?

Xu hướng hiện nay là “lợi người, tiện việc”, tức là NVVP phải đa năng. Không ai thích tuyển 2-3 người vào làm 2-3 phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả 2-3 suất lương. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển NVVP làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị...

Nói đơn giản, NVVP phải là trợ thủ của nhà quản lý, phải giúp việc được cho nhà quản lý.

Một yêu cầu khác đối với NVVP là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả.

Hiện nay, tốc bộ phát triển mọi mặt được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của NVVP cũng là một đòi hỏi bức thiết. NVVP không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc.

Như vậy, một NVVP "chuẩn" hiện nay là người như thế nào, theo ông?

Họ là người “đa năng” như tôi đã nói trên. Ngoài những kỹ năng không thể thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị - hội thảo... họ còn cần thêm các kỹ năng, phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ - giao tiếp, đối nội - đối ngoại...) và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung.

6 kỹ năng mềm cần thiết cho “dân” công sở

Ngoài năng lực, các kỹ năng mềm cũng đóng vai trò then chốt quyết định công việc của bạn có thành công hay không. Chính vì vậy rèn luyện và nâng cao các kỹ năng mềm cũng chính là cách bạn nâng cao bậc thang thành công của chính mình.

Trong một cuộc khảo sát năm 2008 tại hơn 2.000 doanh nghiệp thuộc tiểu bang Washington cho thấy các kỹ năng mềm chính là cách bạn mô tả rõ nhất năng lực và kỹ thuật làm việc của mình. Các chuyên gia nhất trí cho rằng các kỹ năng mềm chiếm 60% quyết định đến sự thành công của bạn trong công việc. Dưới đây là 6 kỹ năng chính cần thiết cho tất cả moi người đặc biệt là “dân” công sở.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp giỏi không có nghĩa là bạn phải là một nhà hùng biện xuất sắc hoặc nhà văn tuyệt vời. Nó cũng không có nghĩa là bạn buộc phải thể hiện bản thân mình thật tốt trước mặt người khác. Kỹ năng giao tiếp được thể hiện ở việc bạn thuyết phục người khác như thế nào và kết quả ra sao? Hãy nhớ, giao tiếp cũng giống như việc bạn viết một bản báo cáo cũng cần có sự thống nhất, yếu tố thuyết phục về nội dung và một phong thái bình tĩnh, tự tin khi thể hiện (từ trang phục, đầu tóc đến bước đi và cách bạn chuyện trò với những người xung quanh). Thêm nữa luôn kiên nhẫn giải thích cho các thành viên khác trong nhóm làm việc cũng là cách bạn đang rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân.

Hợp tác và làm việc nhóm

Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.

Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với những người muốn đạt đến trình độ chuyên nghiệp. Khi bạn làm việc chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng thích ứng với mọi điều kiện môi trường cũng như mọi sự thay đổi của công việc: “Để thành công trong bất kì tổ chức nào, bạn cũng cần phải có niềm đam mê, chí cầu tiến và không ngừng phát triển các kỹ năng để có thể thích ứng được với các nhu cầu khác nhau của tổ chức”, ngài Sakiras chia sẻ thêm.

 Kỹ năng giải quyết vấn đề

“Hãy luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàng cho mọi sự cố có thể xảy ra trong quá trình lao động. Hãy suy nghĩ đến thời gian bạn giải quyết vấn đề, cách bạn tiếp cận vấn đề, làm thế bạn giải quyết vấn đề và kết quả..Trong thực tế, kỹ năng giải quyết của bạn có tốt hay không được đo lường bằng kết quả bạn thu được,...”, Ann Spoor, giám đốc quản lý của trung tâm Cave Creek tâm sự.

Kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát không chỉ bao gồm khả năng quan sát mà còn khả năng phân tích và giải thích. Khi bạn nhận bất kì thông tin hay dữ liệu gì, bạn cần đặt ra cho mình những câu hỏi như: “Vấn đề ở đây là gì? thông tin này nói lên điều gì? Và cố gắng giải thích hoặc tìm ra những câu trả lời phù hợp nhất có thể.

Giải quyết mâu thuẫn

Khả năng thuyết phục, thương lượng và giải quyết mâu thuẫn là điều quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình. Cũng theo ông Sarikas: “Bạn cần phải có những kỹ năng để phát triển các mối quan hệ có lợi cho công ty của bạn, thuyết phục khách hàng, thương lượng các phương án hợp lý và giải quyết các mâu thuẫn cá nhân,... Khi bạn có thể giải quyết các mâu thuẫn đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp dung hòa các mối quan hệ. Điều này góp phần không nhỏ vào thành công sau này của bạn...”.


Để rèn luyện các kỹ năng mềm bạn có thể tham gia các khóa học đào tạo kỹ năng ở một số trường cao đẳng, đại học hoặc học viện trong nước. Những khóa học đó sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm,hiểu biết thêm về văn hóa, về tâm lý học khách hàng, học cách giải quyết mâu thuẫn và kỹ năng lãnh đạo,… Thêm vào đó bạn cũng có thể tìm cố vấn để tham khảo hoặc tham gia tình nguyện viên làm việc cho các tổ chức phi lợi nhuận, đó là điều kiện tốt giúp bạn rèn luyện và nâng cao các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc của bạn sau này.

Đối xử với nhân viên cấp dưới thế nào cho đúng mực
Tiếp cận khách hàng mới như thế nào
Nên chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn
Phong thái khi đi phỏng vấn
Xây dựng mối quan hệ với cấp trên
Cách tạo dựng mối quan hệ hiệu quả


(st)