Kỹ năng trả lời phỏng vấn qua điện thoại

Nhà tuyển dụng sử dụng các cuộc phỏng vấn qua điện thoại như một cách kiểm định ứng cử viên cho vị trí họ đang tìm kiếm. Đây cũng là một cách các doanh nghiệp sử dụng để tối ưu chi phí tuyển dụng.

Khi bạn đang trong quá trình tích cực tìm kiếm việc làm, điều quan trọng là cần có một sự chuẩn bị trước. Bạn không biết lúc nào nhà tuyển dụng sẽ liên hệ, dành vài phút để nói chuyện và có một vài câu hỏi bất ngờ dành cho bạn, vì vậy, hãy chuẩn bị để sẵn sàng:

- Chuẩn bị phỏng vấn

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại cũng giống như một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Bạn phải liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu của mình, tìm kiếm và đưa ra trước các câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn qua điện thoại. Ngoài ra, hãy lên kế hoạch chuẩn bị cả kiến thức chuyên môn,  kỹ năng và một số các lưu ý sau:

Lấy hồ sơ để trong tầm nhìn giúp bạn có thể sẵn sàng trả lời khi có điện thoại.

Liệt kê một danh sách ngắn các thành tựu của bạn để xem xét trước.

Chuẩn bị bút và giấy nhớ.

Kiểm tra điện thoại để tránh không bị gián đoạn.

Nếu thời gian nói chuyện không thuận tiện, có thể yêu cầu một cuộc nói chuyện ở thời điểm khác.

Đảm bảo không gian yên tĩnh để có thể lắng nghe ( đóng cửa, tắt các thiết bị tivi, đài…).

- Thực hành phỏng vấn

Nói chuyện qua điện thoại không hẳn là dễ dàng như chúng ta vẫn tưởng. Sẽ không thừa nếu bạn tự thực hành trước. Nhờ người thân hoặc bạn bè rồi ghi âm lại và tìm ra những lỗi sai để chỉnh sửa và trả lời tốt hơn cho lần chính thức.

- Trong thời gian phỏng vấn

Hãy tránh các yếu tố sau đây để cuộc phỏng vấn qua điện thoại trở nên hoàn hảo hơn:

Không hút thuốc, nhai kẹo cao su, ăn, uống.

Lấy một ly nước để chuẩn bị.

Mỉm cười. Mỉm cười sẽ thể hiện một hình ảnh tích cực cho người nghe và cũng sẽ làm thay đổi giọng điệu của giọng nói của bạn.

Nói chậm, phát âm rõ.

Đừng ngắt lời người phỏng vấn.

Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời, điều này hoàn toàn chấp nhận được..

Đưa ra câu trả lời ngắn gọn, súc tích.

- Sau cuộc phỏng vấn

Ghi lại những lưu ý mà bạn đã hỏi và trả lời.

Hãy nhớ mục tiêu của bạn là có được một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Vì vậy, sau cuộc nói chuyện qua điện thoại, hãy nhớ cảm ơn Nhà tuyển dụng và không quên nhắc nhở mong muốn được trao đổi trực tiếp.

Phỏng vấn qua điện thoại không còn là một điều quá mới mẻ, đây là một bước đang được nhiều chủ sử dụng lao động áp dụng để sàng lọc và tìm kiếm ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí đang tuyển dụng.

Bạn cảm thấy hơi lạ lẫm so với các cuộc phỏng vấn mặt đối mặt thông thường, nhưng đừng vì thế mà tìm cớ lãng tránh hay bác bỏ cơ hội tạo ấn tượng tốt đẹp đầu tiên này.

Có thể, công ty đó đang muốn biết thêm một ít thông tin cá nhân về bạn ngoài những điều có trong resume hoặc còn thắc mắc về kinh nghiệm, kỹ năng, nền tảng học vấn hoặc tại sao bạn muốn ứng cử vào vị trí này… Đấy là những câu hỏi không quá khó khăn. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải có một thái độ nghiêm túc khi trả lời như thể bạn đang ngồi trước mặt nhà tuyển dụng. Họ sẽ dựa vào đó để quyết định có nên mời bạn đến thảo luận trực tiếp hay không. Nhờ thế, bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian đi lại.

Phỏng vấn qua điện thoại không quá khó khăn chỉ cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản. Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần thực hiện theo những bước sau đây như:

Chọn thời điểm thích hợp:
Nếu được quyết định thời điểm, bạn nên chọn thời gian thích hợp cho mình, những lúc không bị chi phối bởi các công việc khác như: giữa hai cuộc họp, đang trông trẻ, đang làm một công việc chân tay nào đấy…Hãy sắp xếp thời gian mà bạn hoàn toàn rảnh rỗi. Mặc dù cuộc trò chuyện với nhà tuyển dụng có thể tốn chỉ vài mươi phút nhưng bạn nên dành một quỹ thời gian nhiều hơn cho công việc này.

Không trả lời phỏng vấn tại chổ làm hiện tại:
Tốt nhất, bạn tránh nhận điện thoại của nhà tuyển dụng tại nơi làm việc hiện tại, cho dù bạn có phòng làm việc hay tìm được một không gian riêng thích hợp. Trả lời phỏng vấn ở công ty hiện tại sẽ mang đến cho bạn cảm giác căng thẳng hồi hợp hơn và luôn lo sợ bị một ai đó vô tình bắt gặp

Chuẩn bị tinh thần như bạn tham gia cuộc phỏng vấn trực tiếp:
Ngồi thẳng lưng trên ghế, tư thế nghe và cách trả lời điện thoại như thể bạn đang ngồi trong phòng phỏng vấn kể cả khi bạn có đang ngồi ở nhà. Điều này sẽ giúp bạn tạo và cảm nhận được phong thái chuyên nghiệp trong cách giao tiếp. Nằm dài ra ghế sofa mà nhận điện thoại sẽ làm bạn dễ bị phân tán tư tưởng và không thể hiện được sự nghiêm túc cần thiết.

Lắng nghe cẩn thận:
Bạn cần tập trung nghe và nắm rõ nội dung thông tin, câu hỏi mà họ nhà tuyển dụng đặt ra .Bạn không thể thấy được thái độ phản ứng của họ khi nghe bạn trả lời vì thế bạn nên lắng nghe thận trọng và trả lời đúng và đầy đủ ý.

Ngôn ngữ cơ thể:
Hãy thể hiện ngôn ngữ cơ thể như một cuộc giao tiếp đối mặt thông thường, Nếu bạn thường nở một nụ cười xã giao khi bắt đầu thì hãy thực hiện như thế khi bạn trả lời phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng không thấy nhưng chắc chắn họ sẽ cảm nhận được điều đó, bạn nên tránh tuôn là những từ cảm xúc thông thường như "wow"… khi kết thúc cuộc điện thoại.

Càng nghiêm túc bạn càng làm tăng thêm hiệu quả và khả năng loạt vào "mắt xanh" của nhà tuyển dụng giữa nhiều ứng viên khác.

Ngày nay rất nhiều nhà tuyển dụng lựa chọn việc phỏng vấn ứng viên qua điện thoại. Cuộc phỏng vấn tưởng chừng khó khăn ấy sẽ trở nên đơn giản nếu bạn tìm hiểu những lời khuyên dưới đây.

Nhà tuyển dụng muốn phỏng vấn bạn qua điện thoại vì:

- Nơi bạn sống xa công ty
- Cách nói chuyện qua điện thoại cũng là một kỹ năng quan trọng của công việc
- Bạn có thể làm việc tại nhà 

Phỏng vấn qua điện thoại quả là một thử thách bởi vì bạn không thể nhìn thấy người phỏng vấn mình cũng như họ không thể nhìn thấy bạn. Điều bất lợi đó là bạn phải “lăng xê” mình bằng ngôn từ và giọng nói. Tuy nhiên, bạn lại có sẵn những ghi chép ngắn gọn để “quảng bá” kỹ năng và kinh nghiệm của mình.

Nếu nhà tuyển dụng gọi điện và muốn phỏng vấn bạn ngay lập tức, bạn luôn có hai lựa chọn:

- Nhận cuộc điện thoại
- Lịch sự đề nghị một thời gian khác (có thể để sau một vài phút)

Nếu bạn đang ở trong một môi trường thích hợp với bản lý lịch trích ngang trên tay, đây chính là thời điểm tốt nhất để bạn thực hiện cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, nếu bạn đang ở một địa điểm ồn ào, bạn nên giải thích khéo léo tình huống hiện tại của mình bây giờ và nếu có thể xin được phỏng vấn ở một thời điểm khác.

Khi bạn “quảng cáo” trình độ và kỹ năng của mình cho nhà tuyển dụng, hãy để ý tới những bước sau đây:

Lập kế hoạch từ trước: Nếu bạn dễ “nằm trong” những ứng viên được phỏng vấn qua điện thoại, hãy thực hành trước đó với những lời quảng bá kỹ năng ngắn gọn cùng những khẳng định thú vị của mình liên quan đến công việc.

Chuẩn bị: Bỏ tờ lý lịch tóm tắt của bạn sang một bên, chuẩn bị những câu hỏi có thể xảy ra. Thêm vào đó, bạn nên có một cây bút và một vài tờ giấy cạnh bên để có thể ghi lại những thông tin của cuộc trò chuyện nếu bạn muốn gọi lại lần sau.

Không ăn uống hoặc hút thuốc khi phỏng vấn: Điều đó chỉ đem đến nhà tuyển dụng những sự chú ý không cần thiết.

Ăn mặc thích hợp và ngồi ngay ngắn: Điều này nghe có vẻ buồn cười vì nhà tuyển dụng đâu có thấy được bạn. Thế nhưng tạo ra một môi trường làm việc tinh thần chuyên nghiệp cho chính bạn là điều rất cần thiết.

Đưa ra những câu trả lời ngắn gọn: Thứ duy nhất nhà tuyển dụng có thể dựa vào đó là giọng nói của bạn. Những câu trả lời ngắn gọn luôn dễ hiểu hơn những lời đáp dài lê thê, những câu giải thích lan man. Trả lời ngắn gọn cho phép bạn và nhà tuyển dụng có thời gian trò chuyện và khiến cuộc phỏng vấn thoải mái và thú vị hơn.

Thực hành cùng băng ghi âm: Nhờ có vậy bạn có thể luyện tập cho giọng nói của mình - nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn sự nhiệt tình và quan điểm tích cực từ ứng viên.

Hỏi lại câu hỏi: Bạn nên hỏi lại nếu bạn chưa chắc mình phải trả lời thế nào. Việc hỏi lại câu hỏi sẽ cho bạn thêm thời gian để suy nghĩ câu trả lời. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ câu hỏi và tránh để nhiều thời gian chết. Vì sự im lặng quá 10 giây khiến cuộc phỏng vấn trở nên kéo dài, chán ngắt cũng như gây mệt mỏi cho nhà tuyển dụng.

Hỏi liệu bạn có đưa ra một câu trả lời phức tạp: Đây là cơ hội để nhà tuyển dụng hỏi thêm bạn và tránh được hiểu lầm không đáng có.

Trả lời một cách lịch sự: Biểu hiện khó chịu nào đó trong giọng nói của bạn sẽ “lộ” hơn nhiều so với phỏng vấn trực tiếp. Hãy nói một cách thoải mái và tự tin. Cười khi trò chuyện cũng là một cách thể hiện phản ứng tích cực với câu hỏi của nhà tuyển dụng.

Cách trả lời phỏng vấn qua điện thoại

Ngày nay, để tiết kiệm thời gian và chi phí, nhiều nhà tuyển dụng có xu hướng phỏng vấn ứng viên qua điện thoại. Tuy nhiên, nhiều người đã thất bại ở hình thức phỏng vấn này do mắc phải những sai lầm đáng tiếc.

Các ứng viên thường lơ là với hình thức phỏng vấn qua điện thoại.Theo Vicky Salemi, tác giả cuốn sách Sự nghiệp lớn trong thành phố lớn, nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sai lầm của ứng viên là không nhìn nhận cuộc phỏng vấn một cách nghiêm túc như cuộc phỏng vấn gặp mặt trực tiếp với nhà tuyển dụng.

Trong cuốn sách của mình, Salemi đã chỉ ra một số điều cần tránh, giúp ứng viên nhanh chóng vượt qua vòng phỏng vấn qua điện thoại:

Phỏng vấn trong trang phục luộm thuộm

Mặc dù không gặp mặt trực tiếp, bạn vẫn nên mặc quần áo khiến mình cảm thấy tự tin, Salemi khuyên. Bà cũng đề nghị ứng viên nên dậy sớm trước ít nhất 30 phút (nếu nhà tuyển dụng hẹn phỏng vấn vào buổi sáng sớm), chải đầu, ăn mặc chỉnh tề.
“Tôi đã từng phỏng vấn qua điện thoại với nhiều người vừa mới ngủ dậy. Người đó tạo ấn tượng cho tôi về vẻ ngoài lếch thếch với hàm răng chưa đánh, tóc rối bời và không có khả năng tập trung”, bà giải thích. Và chắc chắn, những nhà tuyển dụng khác cũng sẽ có cùng quan điểm như vậy.

Chọn sai địa điểm phỏng vấn

Bất cứ khi nào bạn nói chuyện với nhà tuyển dụng qua điện thoại, tốt nhất hãy thực hiện nó ở nơi yên tĩnh. Tiếng ồn và sự ngắt quãng xung quanh sẽ khiến bạn khó tập trung vào cuộc phỏng vấn. Do đó, hãy tránh nơi đông đúc, có trẻ con.
Salemi khuyên bạn nên ở nhà và nói chuyện qua điện thoại bàn chứ không phải di động, vì sóng điện thoại sẽ ổn định hơn và không có chuyện điện thoại di động hết pin khi ở giữa chừng cuộc nói chuyện.

Không biết tận dụng cách tiếp cận thông tin ngay bên cạnh

Theo Salemi, thuận lợi của phỏng vấn qua điện thoại là bạn có thể tận dụng những nguồn thông tin hữu ích ngay bên mình. Ví dụ, bạn có thể liếc qua danh sách những điểm quan trọng hoặc có thể vào website của công ty bằng máy tính ngay trước mặt để trả lời phỏng vấn. Tuy nhiên, nhiều ứng viên lại chưa biết tận dụng cơ hội này.

Quên nở nụ cười “tỏa nắng”

Có lẽ bạn sẽ nghĩ việc gì phải cười vì có ai nhìn thấy đâu, nhưng chắc chắn người phỏng vấn sẽ chú ý đấy! Họ sẽ để ý giọng nói thoải mái và lạc quan của bạn.
Salemi cũng đề nghị ứng viên nên đứng khi phỏng vấn: “Bạn sẽ thấy hào hứng hơn và nói tự tin hơn là ngồi phỏng vấn”.

Quên cảm ơn

Bước kết thúc rất quan trọng, cũng như trong cuộc phỏng vấn chính thức. Đây là cơ hội cuối cùng để bạn khiến nhà tuyển dụng nhớ tới mình như một ứng viên chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy kết thúc bằng cách đặt ra câu hỏi về việc bạn cần làm gì tiếp theo… Sau đó, không quên nói lời cảm ơn, chào tạm biệt, cúp máy và ngay lập tức viết thư cảm ơn gửi tới người đã phỏng vấn bạn.