1
Rất nhiều người mong ước sẽ thành công trên con đường mình đã chọn nhưng họ thường để quên tố chất của một người thành công ở một nơi nào đó. Tố chất đó chính là lên kế hoạch cho từng công việc cụ thể. Ngày nay, khi công việc ngốn quá nhiều thời gian của chúng ta, không ai có thể nhớ hết những việc cần làm và làm hoàn hảo những công việc đó. Vì thế, nếu không biết lập kế hoạch cho từng công việc bạn sẽ chẳng thể nào đạt được thành công như mong đợi.
Lên kế hoạch cho từng công việc cụ thể không có nghĩa là bạn phải liệt kê ra những chi tiết mình phải làm cho từng công việc ấy mà bạn phải biết việc nào cần làm trước việc nào nên làm sau. Đó chính là cách phân bổ thời gian hợp lý cho những công việc cụ thể của bạn.
Thường than phiền về việc quá tải công việc trong một ngày nhưng có đến 2h/ngày bạn dành để lướt web và chơi điện tử trong giờ làm việc? Như thế bạn sẽ còn có rất nhiều công việc chất chồng đang chờ phía trước nếu không có kế hoạch hoàn hảo để xử lý chúng. Thông thường, chúng ta sẽ nhẩm trong đầu xem hôm nay chúng ta sẽ làm gì, có những việc quan trọng nào hay không, buổi tối mình sẽ ăn gì, đi đâu? Nhưng ít khi bạn ghi chúng ta giấy. Vậy thì từ mai thay vì lên kế hoạch trong trí nhớ bạn hãy dành 10 phút để lên kế hoạch cho một ngày thật cụ thể. Vào lúc 8h bạn sẽ làm gì? 6h chiều bạn sẽ làm gì? Như thế công việc của bạn sẽ tốt hơn rất nhiều.
Bạn có biết vì sao Thỏ hai lần thua Rùa trong cuộc chạy đua? Vì Thỏ chạy sai đường, đã vì cứ cắm cúi chạy theo quán tính nên khi ngẩng đầu lên Rùa đã cán đính còn Thỏ phải chay lại cả một đoạn đường dài. Bạn thấy chưa, nếu lên kế hoạch cụ thể một chút thì Thỏ đã chiến thắng Rùa rồi. Còn bạn, bạn có muốn thua chính bản thân mình không? Nếu không hãy học cách thiết lập bảng công việc hàng ngày thật cụ thể để không bao giờ chạy sai đường của mình nhé. Bên cạnh đó, bạn cũng hay lên cho mình một kế hoạch dài hơi ví như năm năm tới, 10 năm tới bạn sẽ làm gì…Chỉ là những điểm mốc lớn nhưng nó sẽ cho bạn một đường đi đúng nhất mà bạn cần theo đuổi.
Việc lên kế hoạch này sẽ giúp bạn định hình về tương lai của chính mình, đến một lúc nào đấy bạn sẽ nhậ ra con đường mình đang đi thật rõ ràng và sáng sủa. Bạn biết mình phải làm gì để đi đến những điểm mốc trên đường đời. Thế nên đừng chần chờ gì nữa mà không lên kế hoạch sẵn cho mình, bạn nhỉ?
Làm chủ thời gian
Có những ngày bạn không có gì để làm, mặc dù bạn đã nỗ lực rất nhiều, khi bạn cảm thấy dường như đuối dần, và bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác não nề, kiệt sức, thất bại? Hãy thực hiện các bước sau để tránh cảm giác trên, chúng cũng không quá xa lạ với cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Lập kế hoạch công việc của bạn
Kẻ ra một bảng kín mít công việc theo một dạng nhật ký tỉ mỉ nhất những gì bạn phải làm, và bạn mất bao lâu với chúng. Cố gắng xác định được ở điểm nào bạn mất nhiều thời gian với chúng nhất. Có một ví dụ trong một cuộc khảo sát về quản lý thời gian cá nhân trên một trang web mà đối tượng chính là những sinh viên nhưng chứa đựng rất nhiều thông tin, các bí quyết về quản lý thời gian đã cung cấp một luật rất hay.
Hãy xem lại nhiệm vụ, trách nhiệm công việc của bạn và liệt kê lại những nhiệm vụ bạn phải làm hàng ngày. Ví dụ luật 80/20. Luật này chỉ rằng những thứ bạn phải làm trong trong ngày chỉ 20% là vấn đề. Từ 20% đó sẽ "sản sinh" ra 80% kết quả của bạn. Sử dụng luật 80/20 để hoàn thành những gì thuộc về 20% công việc đứng đầu trong danh sách liệt kê, đừng có quan trọng kết quả tài chính quá, vì đôi khi một vài công việc nó mang lại những giá trị lợi nhuận gián tiếp như duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp, hay cải thiện kiến thức của bạn về các kỹ thuật công nghệ mới, hay các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết... Đây chính là chiếc chìa khóa tối ưu của việc quản lý thời gian.
Xem lại bản liệt kê một tuần một lần
Chuẩn bị một danh sách những mục tiêu bạn hy vọng sẽ đạt được trong quá trình làm việc (không chỉ là công việc hàng ngày được liệt kê trong những điểm 1 và 2), biết ưu tiên chúng. Những "bàn thắng"mang tính chất quyết định này nên thực tế, khả thi như việc học cách sử dụng một phần mềm mới hay phát triển một ý tưởng cho tờ bản tin của công ty. Những thành công trong sự nghiệp sẽ thúc đẩy niềm đam mê công việc rất nhiều.
Bắt đầu một ngày mới
Hãy bắt đầu mỗi ngày với việc lên kế hoạch "những điều cần làm", những công việc phải làm trong ngày đó đơn giản chỉ để có được kết quả khả quan nhất như bạn mong muốn. Trong bản liệt kê danh sách những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu bạn phải chia ra thật rõ ràng, chẳng hạn như với những dự án, nhiệm vụ hay những nguồn dữ liệu cần cho nhiệm vụ được giao bạn, chúng phải được đánh nổi bằng các bút màu, kẻ khung sao cho nổi bật nhất.Ví dụ: nếu bạn cần gặp một đối tác để ký hợp đồng và đối tác đó chỉ làm việc vào buổi sáng, thật chẳng khôn ngoan khi để bản kế hoạch mãi tận sau bữa trưa.
Trong trường hợp này, bạn nên kẻ một đường đánh dấu đỏ thật nổi lên bảng kế hoạch trong ngày của mình và tránh được việc mất thời gian cho những sáo trộn. Sau đó hãy hãy xóa những gì đã thực hiện được, bắt đầu một ngày mới với một ít xáo trộn sẽ làm cho bạn tập trung đến công việc hơn.
Thực hiện kế hoạch
Lập ra những nhiệm vụ theo cách phù với bạn. Ví dụ hàng ngày bạn có thể lập ra những nhiệm vụ ưu tiên của mình trong mỗi mẫu giấy sau đó xếp chúng trên bàn, mỗi khi hoàn hành một công việc nào đó, bạn có thể cất chúng đi. Như vậy phòng làm việc của bạn sau một thời gian ngắn bừa bộn sẽ trở lại gọn gàng như cũ.
Tuyệt đối tránh việc chần chừ. Mỗi khi bạn đã xác định được công việc cần ưu tiên, đừng làm mất nhiều thời gian mà hãy hàng động. Những nhiệm vụ quá dễ, hay nực cười vẫn phải thực hiện trừ khi nó không cần phải làm. Nếu bạn cảm thấy bản thân mình dễ bị phân tán bởi người khác, hãy gác lại những cuộc điện thoại đầy" cạm bẫy", hay lập một "hàng rào"xung quanh không gian bàn làm việc. Hạn chế tối đa thời gian phát sinh trong kế hoạch của bạn.
Biết tự thưởng cho bản thân. Một khi hoàn thành một công việc nào đó một cách xuất sắc hãy tự biết thưởng tặng bản thân một một quà nhỏ. Đó có thể là một chiếc bánh ngọt thật ngon, hãy dành thời gian cho một công việc bạn yêu thích, một buổi đi xem phim cùng bạn bè... hay bất kỳ một công việc nào bạn chưa thể làm trong thời gian qua.
Khi hoàn thành công việc, hãy xóa bỏ tất cả mọi thứ liên quan đến nó ra khỏi tâm trí của bạn. Trước khi lập ra một bản kế hoạch khác, bạn phải thư giãn, làm mới mình lại.
Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả
Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau. Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu.
Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:
- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.
- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.
Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.
- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".
- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh
-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.
Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.
Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:
+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.
+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!
+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.
+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)
Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.
* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:
- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra
18 phút lên kế hoạch một ngày làm việc
Hôm qua tôi đã nảy ra trong đầu những ý định tuyệt vời. Nhưng khi bước vào văn phòng, tôi có cảm giác mơ hồ về những công việc cần hoàn thành. Hai tiếng, sau khi phải chiến đầu liên tục để giải quyết các vấn đề của khách hàng, và xử lý hàng tá công việc được giao từ máy tính và điện thoại, tôi gần như không thể nhớ ra mình muốn làm gì lúc đầu. Cảm giác như đang bị vây hãm. Tôi hiểu rất rõ trạng thái này.
Khi dạy mọi người về cách quản lý thời gian, tôi luôn bắt đầu bài giảng với một câu hỏi: "Trong số các bạn có bao nhiêu người có quá nhiều thời gian rảnh rỗi và không biết làm gì với nó?". Trong mười năm, đã không có một cánh tay nào giơ lên.
Điều đó có nghĩa hàng ngày chúng ta bắt đầu công việc và biết rằng mình sẽ không thể hoàn thành hết được mọi thứ. Vì thế, cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình chính là chìa khóa quyết định. Đó cũng là lý do vì sao chúng ta nên lập cho mình một danh sách những việc cần làm và những việc có thể bỏ qua. Từ đó tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Nhưng kể cả khi đã lập ra những danh sách này, thì khó khăn nhất vẫn luôn là thực hiện nó như thế nào. Làm thế nào để bạn có thể thực hiện đúng theo một kế hoạch mà quá nhiều yếu tố đe dọa không cho nó đi đúng đường? Làm sao bạn có thể chỉ tập trung vào một vài việc quan trọng nhất khi mà có quá nhiều việc đòi hỏi sự tập trung nơi bạn?
Chúng ta cần bí quyết.
Jack LaLanne, chuyên gia về vấn đề sức khỏe, biết rất nhiều về những bí quyết. Ông ta nổi tiếng khi tự trói tay mình cùng với một chiếc thuyền chở đầy người rồi bơi hơn một dặm. Nhưng ông không chỉ đơn thuần là một người biểu diễn. Ông còn phát minh ra rất nhiều loại máy tập thể dục, bao gồm cả những máy dùng ròng rọc và những quả tạ được sử dụng rộng rãi ở các phòng tập trên toàn thế giới. Và chương trình của ông, The Jack Lalane Show, là chương trình truyền hình dạy tập thể dục dài nhất được phát trên TV. Nó đã được phát trong 34 năm.
Nhưng những điều đó không gây ấn tượng cho tôi. Ông ta có một bí quyết mà theo tôi, đó mới chính là sức mạnh thật sự.
Đó là làm việc theo trình tự.
Ở tuổi 94, ông vẫn dành hai giờ đầu trong ngày để thực hiện các bài tập thể dục, bỏ ra 90 phút nâng tạ và 30 phút dành cho đi bộ và bơi. Ông ta làm vậy mỗi buổi sáng. Ông làm thế để hướng tới mục tiêu: trong ngày sinh nhật thứ 95 của mình, ông sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm. Ông cũng tỏ ra thích thú khi nói rằng: "Tôi chưa thể chết được. Điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi".
Vì vậy ông luyện tập, một cách kiên định và cẩn trọng, để hướng tới mục tiêu của mình. Ông ta lập đi lập lại những bài luyện tập hàng ngày. Ông theo dõi sức khỏe của mình và hướng nó đi theo đúng lịch trình.
Quản lý thời gian cũng cần có trình tự như vậy. Đó không đơn giản chỉ là những bản danh sách hoặc những ưu tiên mơ hồ. Làm như thể là thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Nó phải là một quá trình diễn ra liên tục; chúng ta phải làm theo và không được để bất cứ vấn đề gì làm bản thân mất tập trung vào những công việc ưu tiên này.
Theo tôi chúng ta chỉ cần làm theo ba bước và mất không đến 18 phút để kiểm soát công việc trong 8 giờ làm việc của một ngày.
Bước 1 (5 phút). Lập kế hoạch trong ngày. Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì. Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công? Hãy viết những công việc đó vào giấy.
Tiếp theo và quan trọng nhất, là hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Hãy xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc. Và theo tôi, khoảng thời gian đầu giờ này, nếu có thể, nên diễn trước cả khi bạn kiểm tra hòm thư của mình. Và nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.
Trong cuốn sách The Power of Full Engagement, Jim Loehr and Tony Schwartz đã mô tả lại cuộc nghiên cứu với một nhóm phụ nữ đồng ý tự thực hiện các bài tập luyện ngực trong 30 ngày. 100% những người phụ nữ trả lời việc họ sẽ thực hiện bài tập ở đâu và khi nào đã hoàn thành bài tập. Chỉ có 53% những người không trả lời được câu hỏi trên hoàn thành bài tập này.
Trong một cuộc nghiên cứu khác, những người đang cai nghiện đã đồng ý viết một bài luận và hoàn thành nó trước 5 giờ chiều trong ngày. 80% số người trả lời câu hỏi họ sẽ viết bài luận ở đâu và khi nào đã hoàn thành nó. Không một ai bỏ qua câu hỏi này hoàn thành.
Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.
Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Tìm lại sự tập trung. Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa. Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ. Đừng để thời gian chi phối bạn.
Bước 3 (5 phút). Đánh giá lại. Hãy tắt máy tính và đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày. Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì, tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?
Thế mạnh của việc thực hiện theo một trình tự chính là khả năng dự báo. Bạn thường làm lặp đi lặp lại những công việc giống nhau với những cách thức giống nhau. Và tác động của việc thực hiện công việc theo trình tự - cũng đến từ khả năng dự báo của nó. Nếu bạn dồn toàn bộ sự tập trung của mình một cách khéo léo và luôn tự nhắc nhở bản thân chỉ tập trung vào vấn đề đó, bạn sẽ luôn giữ được sự tập trung cần thiết. Rất đơn giản.
Làm việc theo trình tự như thế có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển của nước Anh, kéo theo một con tàu và hai tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn có thể rời nơi làm việc với cảm giác mình đã thực hiện được rất nhiều việc hữu ích và thành công.
Và, có phải đó chính là một ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?
Quản lý thời gian - lập kế hoạch
Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.
Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.
Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.
Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.
Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:
1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.
2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.
3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác
4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này
Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.
Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.
Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.
Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.
Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”
Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc luôn ùn tắc mặc dù bạn đã rất chăm chỉ và nỗ lực. Song, hiệu quả công việc luôn làm cho bạn thất vọng, chán nản. Để giúp bạn vượt qua được "lực cản vô hình" đó, bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
1. Lên danh sách những việc cần làm trong: ngày, tuần, tháng, năm.
Danh sách những công việc cần làm này cần ghi cụ thể ra giấy cho từng khoảng thời gian : ngày, tuần, tháng, năm. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và xoá đi những công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, các kế hoạch này cũng có thể thay đổi linh hoạt: bổ sung hoặc lược bỏ một số việc. Ví dụ: hôm nay bạn không phải đi chợ, nấu ăn vì bạn phải tới thăm một người bạn ốm. Bạn cần thích nghi với sự thay đổi này.
2. Việc cấp bách, quan trọng làm trước.
Sau khi liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng thì làm trước. Và nếu có thể, bạn nên gộp vài việc lại với nhau để cùng giải quyết. Ví dụ: bạn dự định trong tuần sẽ sửa lại nhà bếp, nhổ chiếc răng đau và có một bữa ăn cho cả nhà. Tất nhiên, đến bác sĩ nhổ chiếc răng đau là việc cần làm trước tiên. Việc sửa sang lại nhà bếp, bạn nên tiến hành vào những ngày nghỉ cuối tuần. Và chiều chủ nhật, cả nhà bạn có một bữa ăn chung la hợp lý.
3. Tập trung làm việc
Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để mắt tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Ví dụ: nếu như đang soạn thảo một công văn, mà trong đầu bạn lại đang lởn vởn nghĩ về cuộc cãi nhau với bạn gái tối hôm qua, thì bạn phải mất đến gần cả buổi mới hoàn thành nó thay vì chỉ mất nửa giờ nếu như bạn tập trung.
4. Việc hôm nay chớ để ngày mai
Bạn nên cố gắng làm xong việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, hứng khởi để bước sang ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết thì sẽ gây ùn tắc. Những việc đó nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệ để.
5. Tạo tâm trạng hứng khởi khi làm việc
Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng của bạn khi làm việc. Vì vậy phải tạo cho bạn một tâm trạng thoải mái, hứng khởi khi làm việc, nó sẽ làm cho bạn say mê làm việc và quên hết mệt mỏi. Nếu bạn coi công việc là một thứ nghĩa vụ và chỉ thực hiện bằng trách nhiệm, nó sẽ tạo cho bạn tâm lý nặng nề khi làm việc. Và như thế, công việc dù dễ cũng trở thành khó, còn việc khó sẽ là một việc không thể làm được.
6. Mỗi ngày lợi được một giờ
Bạn cần tạo cho mình thói quen sống ngăn nắp. Điều này sẽ làm cho bạn tiết kiệm được thời gian, sức lực khi làm việc. Bạn đừng cho việc này là nhỏ, vì chỉ cần tìm một tài liệu mà bạn đã bỏ ở đâu đó trong một đống tài liệu mà bạn đang có, bạn đã mất khoảng 10 phút. Nó không chỉ tốn thời gian, sức lực mà còn gây cho bạn sự bực bội, phân tán tư tưởng, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nếu sống ngăn nắp, gọn gàng, mỗi ngày bạn có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc. Thời gian tiết kiệm đó bạn có thể dành để làm những việc mình yêu thích như: đọc sách, chơi thể thao, đi dạo… bạn sẽ thấy thoải mái, khoẻ khoắn hơn và có một thể trạng tốt để làm việc ngày hôm nay.
7. Có thể lực tốt
Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thể dục, ăn ngủ điều độ, bền bỉ, tránh làm việc quá sức. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.
Nếu bạn thực hiện theo 7 nguyên tắc, bạn sẽ là người thành công!
Kế hoạch kinh doanh cá nhân
Kế hoạch làm việc trong tuần
Kế hoạch kinh doanh -
Kế hoạch làm việc trong năm
Lên kế hoạch cho năm mới thật hoàn hảo để thành công
Kế hoạch kinh doanh Fast food
(st)
