1
Quản lý nhân sự trong thời buổi khó khăn và nền kinh tế toàn cầu xuống dốc đã khiến các công ty này lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính. Khi "nước đến chân mới nhảy" thì những biện pháp khắc phục khó khăn luôn được áp dụng đầu tiên là phải sa thải nhân viên cũng như xét lại chế độ tiền lương và thưởng.
Sa thải nhân viên, chiều hướng ngày một tăng
Theo một cuộc điều tra gần đây của Hiệp hội doanh nghiệp Mỹ (NABE) cho thấy tại đất nước được xem là đầu tàu kinh tế thế giới này có khoảng 5% công ty đã cắt giảm lương, 20% khác không hề tăng lương trong thời gian gần đây. Còn tổ chức Towers Perrin cũng phát hiện rằng vào tháng 12/2002, có đến 25% công ty Mỹ đã quyết định không tăng lương cho các giám đốc cấp cao và khoảng 14% công ty có quyết định tương tự đối với các nhân viên khác.
Năm ngoái, các công ty của Mỹ đã cắt giảm chi phí bằng cách sa thải bớt nhân viên. Theo Công ty tư vấn Challenger Gray & Christmas của Mỹ, trong năm 2003 các công ty Mỹ đã cắt giảm hai triệu việc làm so với con số 614.000 của năm 2002 Đến nay, tình hình có cải thiện hơn đôi chút nhưng số người bị sa thải vẫn còn khá cao, nhất là sau sự kiện các công ty Enron, Kmart, Global Crossing bị phá sản thời gian qua. Riêng trong tháng 12/2003, các công ty Mỹ công bố đã sa thải 161.600 nhân viên, so với đỉnh cao hồi tháng 9/2002 là 248.300 nhân viên.
Hậu quả khó lường và giải pháp khắc phục
Sa thải nhân viên thường kéo theo hậu quả là các công ty phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn để bồi thường mà không phải công ty nào cũng đủ khả năng để làm việc này. Thêm vào đó, việc sa thải nhân viên liên tục cũng ảnh hưởng đến tâm lý của các nhân viên ở lại và làm giảm hiệu quả công việc.
Trước tình hình trên, hầu hết các công ty đã chuyển sang biện pháp cắt giảm chi phí tiền lương nhằm khắc phục khó khăn. Một số công ty khác chọn biện pháp không tăng lương và thưởng (duy trì ở mức cũ). Airbus là một điển hình. Lúc đầu, hãng này dự định tăng lương cho nhân viên 4% vào tháng giêng năm nay nhưng sau đó đã đổi ý và kết cục nhân viên chấp nhận mức lương cũ, đồng thời đền bù tiền làm thêm ngoài giờ bằng số ngày nghỉ phép tăng thêm.
Trước đây, nhiều công ty đã từng cho rằng cắt giảm lương của nhân viên là một điều cấm kỵ, nhưng nay thì họ không còn sự lựa chọn nào khác. Tập đoàn báo chí lớn thứ hai của Mỹ là Tribune hồi tháng 11 năm ngoái đã công bố cắt giảm 5% lương của 140 giám đốc cấp cao trong năm nay và không tăng lương một số nhân viên khác do doanh thu từ quảng cáo sụt giảm. Trong khi đó, ở hãng hàng không LTU, Đức, các nhân viên đã đồng ý không nhận thưởng vào dịp lễ Giáng sinh, chấp nhận bị giảm lương 5-10% và không tăng lương trong vòng 2 năm tới với hy vọng sẽ giữ được việc làm.
Tuy nhiên, cũng có một số công ty không chọn sa thải nhân viên hay giảm lương như một biện pháp lâu dài nhằm cắt giảm chi phí. Công ty du lịch Thomas Cook của Anh là một điển hình. Alan Stewart, Tổng giám đốc điều hành của công ty, hiện đang xem xét lại các chính sách lương bổng của công ty trên cơ sở đánh giá toàn diện. Theo đó, các nhân viên có thể tự lựa chọn giữa mức lương hiện tại cao hay trợ cấp nghỉ hưu cao. Nếu muốn có một chế độ trợ cấp cao sau khi nghỉ hưu, nhân viên phải chấp nhận mức lương hiện tại thấp. Ngược lại, nếu muốn có mức lương hiện tại cao, các nhân viên sẽ không được bảo đảm việc làm. Tại công ty này, việc xét thưởng và thăng tiến còn được dựa trên thâm niên làm việc. Giám đốc công ty nói: "Chúng tôi không bận tâm đến chuyện những người tài giỏi chỉ đến công ty làm việc một vài năm rồi bỏ đi. Chúng tôi sẽ cất nhắc họ vào đúng vị trí của mình nếu họ ở lại công ty lâu hơn".
Một số công ty khác lại chú trọng đến việc xác định xem ai là nhân viên "sáng giá" nhất của công ty và chỉ xét khen thưởng cho những người đó. Đó là trường hợp của Marriott, một tập đoàn kinh doanh khách sạn lớn trên thế giới. Marriott vừa xây dựng lại chế độ xét thưởng theo kiểu này. Kết quả là ngày càng có ít nhân viên được thưởng hơn, nhưng những người được thưởng sẽ nhận được số tiền nhiều hơn. Trong năm nay, Marriott sẽ chỉ tăng quỹ khen thưởng lên 3%, so với 4% của năm ngoái, nhưng những nhân viên giỏi nhất của công ty sẽ nhận được mức thưởng tăng đến 6%. Đây cũng là cách mà các công ty như General Electric, Intel và Microsoft đang làm.
Ngay cả ở châu Âu, nơi được xem là đi theo chủ nghĩa bình quân trong vấn đề lương bổng, hiện cũng đang có sự cách biệt về mức thưởng cho các nhân viên trong cùng một công ty.
Có thể nói, biện pháp cắt giảm nhân sự, giảm tiền lương thưởng thường được đặt lên hàng đầu khi công ty gặp khó khăn. Tuy nhiên, cách giải quyết này chỉ là tạm thời trước mắt, để phát triển ổn định lâu dài đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần có những kế hoạch kinh doanh hợp lý, chính sách duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Chỉ có vậy, các doanh nghiệp mới tránh khỏi những hậu quả xấu đến hoạt động kinh doanh khi phải điều chỉnh các kế hoạch quản lý nhân sự của mình.
|
Nghề Quản lý nhân sự |
|
|
Thu hút và giữ chân những nhân viên có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất với họ là một điều hết sức quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp quá lớn không thể cho phép sự liên hệ gần gũi giữa cấp lãnh đạo cao nhất của công ty với nhân viên được. Và khi đó, nhân viên quản lý nhân sự sẽ có nhiệm vụ làm cầu nối cho vấn đề này. Quản lý nhân sự là gì? Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức và doanh nghiệp. Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức. Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Nhiều vị trí dành cho bạn trong lĩnh vực mới này Trong một tổ chức, công ty nhỏ thì trưởng bộ phận quản lý nhân sự có thể phải giải quyết tất cả mọi khía cạnh về công việc nhân sự. Nó đòi hỏi người phụ trách công việc này phải có một vốn kiến thức khá rộng. Trách nhiệm của trưởng phòng quản lý nhân sự khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của công ty. Trong một tập đoàn lớn thì ban quản lý nhân sự hàng đầu thông thường phát triển và quản lý các chương trình, chính sách về nguồn nhân lực của công ty. Những chính sách này thường được thực thi bởi giám đốc hoặc người quản lý nhân sự, trong một vài trường hợp là giám đốc của các ngành có liên quan. Giám đốc nhân sự có thể giám sát một vài bộ phận. Mỗi người giám sát mỗi bộ phận như vậy phải là người có kinh nghiệm quản lý và có chuyên môn về một lĩnh vực hoạt động của quản lý nhân sự, ví dụ như mảng việc làm, mảng bồi thường, lợi ích, đào tạo và phát triển, hay các mối quan hệ trong nhân viên. Nhân viên tuyển dụng thực hiện các công việc như tuyển nhân viên và sắp xếp công việc, phân chia việc làm cho nhân viên. Người tuyển dụng duy trì mối liên hệ trong cộng đồng từ các trường cao đẳng cho đến đại học để tìm ra những ứng cử viên triển vọng cho công việc. Họ có thể phải di chuyển rất nhiều. Nhân viên tuyển dụng phải sàng lọc, phỏng vấn, và đôi khi phải kiểm tra các ứng cử viên. Những nhân viên này cũng giải quyết những vấn đề liên quan đến sự công bằng về quyền lợi giữa các nhân viên hoặc cơ hội thăng tiến của nhân viên trong những tổ chức lớn. Họ kiểm tra và giải quyết những phàn nàn, kiểm tra và kết hợp các nguyên tắc để đưa ra sự can thiệp cần thiết, đồng thời họ cũng biên soạn và trình những bản báo cáo thống kê về vấn đề này. Tương tự như vậy, phỏng vấn viên là người giúp kết nối các yêu cầu của công ty với những người tìm việc đủ tiêu chuẩn. Nhân viên lương thưởng và phúc lợi quản lý hệ thống tiền lương, các khoản tiền liên quan đến thu nhập của người lao động. Họ lập kế hoạch chăm lo phúc lợi và đời sống nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên. họ thường quản lý hệ thống đánh giá hoạt động của công ty, thiết kế chế độ khen thưởng như tiền thưởng cho các kế hoạch hoạt động thành công, hoàn thành công việc xuất sắc, … Tất cả những công việc của họ đều nhằm đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của người lao động trong công ty với nhau, ngữa công ty họ với công ty khác, và phù hợp với quy định lương thưởng và phúc lợi của Nhà nước. Nhân viên quản lý về lương bổng của nhân viên là những người quản lý các chương trình về lương bổng của nhân viên công ty, đặc biệt là về bảo hiểm sức khỏe và trợ cấp lương hưu. Chuyên gia phân tích công việc phân tích công việc, thực hiện chỉ đạo các chương trình cho các công ty và có thể chuyên về những lĩnh vực chuyên môn như phân loại vị trí công việc. Họ thu thập và kiểm tra những thông tin chi tiết về yêu cầu công việc để chuẩn bị cho bản miêu tả công việc. Bản miêu tả công việc sẽ giải thích về những nhiệm vụ, đào tạo và kỹ năng mà từng công việc yêu cầu. Mỗi khi công ty lớn đưa ra một công việc mới và xem xét lại những công việc đang có thì công ty sẽ phải nhờ đến kiến thức chuyên môn của các nhà phân tích công việc. Chuyên gia phân tích ngành nghề thường là ở các công ty lớn. Họ thường quan tâm đến các hệ thống phân loại ngành nghề và nghiên cứu những ảnh hưởng của ngành và các xu hướng ngành nghề đến mối quan hệ giữa nhân viên và công ty (việc ở lại hay ra đi của nhân viên trong công ty). Họ cũng có thể làm các việc liên lạc thuộc kỹ thuật giữa công ty của họ với các công ty khác, với chính phủ và liên đoàn lao động. Nhân viên quản lý dự án, hỗ trợ nhân viên, còn được gọi là quản lý phúc lợi nhân viên là những người chịu trách nhiệm về rất nhiều chương trình bao gồm từ an toàn nghề nghiệp, tiêu chuẩn và thực tiễn về sức khỏe, kiểm tra y tế và chữa bệnh, các hoạt động trợ giúp, an toàn máy móc, xuất bản, dịch vụ lương thực thực phẩm, và nghỉ ngơi giải trí. Ghi nhận những đề xuất của nhân viên, chăm sóc cho trẻ em và người già, các dịch vụ hướng dẫn… Nhân viên quản lý về đào tạo huấn luyện và phát triển: chỉ đạo và giám sát các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên. Chuyên gia đào tạo huấn luyện nhân viên: đặt ra kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo rất nhiều hoạt động đào tạo. Những người huấn luyện tư vấn cho các giám sát viên ở nơi làm việc về tăng hiệu quả làm việc và chỉ đạo các buổi giới thiệu định hướng, sắp xếp các đợt huấn luyện về công việc cho nhân viên mới. Họ cũng giúp nhân viên duy trì và nâng cao những kỹ năng trong công việc, chuẩn bị cho những công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn. Họ giúp cho các giám sát viên nâng cao kỹ năng giao tiếp giữa người và người để làm việc hiệu quả với nhân viên. Họ có thể thiết lập các kế hoạch đào tạo cá nhân để củng cố thêm những kỹ năng đã có của nhân viên hoặc dạy cho người mới… Trên đây là những vị trí phổ biến trong lĩnh vực quản lý nhân sự - 1 ngành nghề đang lên hiện nay và có nhu cầu tuyển dụng không thấp. Có rất nhiều vị trí tiềm năm phù hợp với khả năng, tố chất của từng bạn. Những điều kiện để thành công trong nghề quản lý nhân sự Khi đất nước bước vào giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế như ngày nay, quản lý nhân sự đang trở thành một trong những ngành hấp dẫn thu hút được nhiều nhân tài. Vậy những yếu tố nào là cần thiết để gia nhập lĩnh vực này? Chìa khoá dẫn đến thành công trong ngành quản lý nhân sự là khả năng đánh giá và sự suy xét thận trọng. Bạn phải là người đáng tin cậy vì bộ phận quản lý nhân sự là nơi nắm rõ thông tin về nhân viên hơn bất kì bộ phận nào khác. Ở đây, nguyên tắc bảo mật được đặt lên hàng đầu. Những thông tin mật như nhân viên nào sẽ được thăng chức hay bị sa thải, lương tháng hay bản đánh giá công việc của các nhân viên đều được giữ kín. Để làm việc được trong lĩnh vực quản lý nhân sự, bạn phải là người của mọi người - cư xử đúng mực và luôn biết lắng nghe. Hàng ngày bạn tiếp xúc với bao con người với từng ấy tính cách khác nhau, nếu không tỏ ra khôn khéo và quảng giao thì có lẽ quản lý nhân sự không phải là mảnh đất thăng hoa của bạn. Ngoài ra, thấm nhuần văn hoá công ty, thiết lập và duy trì tốt các mối quan hệ, sử dụng và điều phối nhân lực hiệu quả cũng là những yếu tố kết tinh cho con đường phát triển của các nhà quản lý nhân sự. Kĩ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập cũng là những kĩ năng cần thiết cho nghề quản lý nhân sự. Không chỉ quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự nói riêng, các kĩ năng trên cũng là kim chỉ nam dẫn đến thành công trong nhiều ngành nghề khác. Cánh cửa quản lý nhân sự đang rộng mở chờ đón những tài năng không ngại khó và biết đón đầu thách thức. Học Quản lý nhân sự ở đâu? Ở các trường đại học, cao đẳng hiện chỉ có một số môn học liên quan đến lĩnh vực quản lý nhân sự, còn ngành học mới chuyên về quản lý nguồn lực con người (nhân sự) chưa có mã số đào tạo. Do không được đào tạo bài bản nên nguồn lao động quản trị nhân sự trên thị trường chủ yếu hình thành và phát triển tự phát. Họ tự học nghề và tích lũy kinh nghiệm là chính nên chưa đáp ứng nhu cầu của các nhà tuyển dụng. |
Nghệ Thuật Quản Lý Nhân Sự Của Các Công Ty Nhật Bản
Một trong những yếu tố thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào chính là nghệ thuật quản lý nhân sự. Yếu tố nàytuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng nó có vai trò rất lớn đối với việc nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm. Và các doanh nghiệp Nhật Bản dường như hiểu rõ nhất tầm quan trọng của yếu tố quản lý nhân sự.
Trong thế kỷ 20, rất nhiều cuộc cách mạng về quản lý nhân sự đã diễn ra tại Nhật Bản, góp phần đáng kể vào vị thế của các doanh nghiệp Nhật Bản trên thương trường quốc tế ngày nay.
Công việc làm trọn đời
Tại Nhật Bản, "công việc làm trọn đời" luôn là phương pháp nâng cao năng suất thường được các doanh nghiệp ứng dụng, giúp tạo ra hiệu quả trong công việc. Các công nhân viên Nhật Bản, nhất là những nam công nhân viên có tay nghề, thường thích làm một công việc suốt đời. Những công nhân viên này ít tình nguyện đổi công ty hơn so với các nhân viên ở các nước khác. Những công nhân viên khác gọi là những công nhân viên tạm thời, thường chiếm khoảng 6% lực lượng lao động, ngay cả ở những công ty lớn như TOYOTA. Ngoài ra còn có nhiều công nhân làm việc không trọn ngày. Khi hoạt động kinh doanh sa sút, hay khi sử dụng các kỹ thuật tiết kiệm lao động, các công ty giữ lại số công nhân viên làm việc suốt đời này trên bảng lương của họ, sa thải số công nhân tạm thời, giảm tiền thưởng thất thường cho số công nhân làm việc suốt đời và thuyên chuyển công nhân viên sang các bộ phận sản xuất khác.
Sự tham gia của nhân viên trong quá trình ra quyết định
Một số công ty Nhật Bản khuyến khích sự hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị bằng cách phân chia quyền lãnh đạo. Nhân viên được tham gia vào hoạt động quản trị của công ty, đây là quá trình hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị trong việc ra quyết định và các chính sách kinh doanh.
Ví dụ như ở Isuzu, công nhân viên bầu ra những người có quyền đại diện cho mình vào hội đồng lao động của công ty. Về những vấn đề tài chính và kinh tế, Hội đồng lao động của Isuzu được cung cấp thông tin và được tham khảo ý kiến vào việc ra quyết định, nhưng Hội đồng không có quyền như các cổ đông vì mặc dù các cổ đông và nhân viên có số người đại diện như nhau nhưng vị chủ tịch đại diện cổ đông là người có lá phiếu quyết định.
Nhóm kiểm tra chất lượng
Để nâng cao năng suất của công nhân viên, các công ty Nhật Bản đã thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau để đề nghị công nhân viên đưa ra các sáng kiến để nâng cao sản lượng. Những nỗ lực hợp tác được thúc đẩy một phần nhờ mục tiêu này. Nhóm kiểm tra chất lượng là một trong những hoạt động đó, nhóm này bao gồm nhiều nhóm công nhân nhỏ, gặp nhau thường xuyên để phát hiện và để giải quyết các khó khăn của họ. Đây là một hoạt động có sự tham gia của nhiều cá nhân để họ tham khảo ý kiến giữa các đồng nghiệp với nhau vì mỗi một cá nhân thường không muốn quan hệ trực tiếp với nhà quản trị.
Làm việc theo nhóm
Tại Nhật Bản và các hoạt động đầu tư của Nhật Bản, người ta thường sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm để thúc đẩy sự liên kết chặt chẽ trong nhóm và các công nhân quan tâm nhiều nhiệm vụ hơn là chỉ quan tâm đến một số nhiệm vụ nào đó mà thôi. Xét về mặt liên kết nhóm thì một phần của mức lương thường không dựa trên sản lượng, vì nếu vậy nhóm sẽ gây áp lực đòi hỏi không được vắng mặt thường xuyên và luôn cố gắng nhiều. Xét về mặt nhiều loại nhiệm vụ khác nhau, các công nhân viên có thể luân phiên làm các công việc trong nhóm để giảm sự nhàm chán và phát triển khả năng thay thế phòng khi người nào đó trong nhóm vắng mặt. Ngoài ra, các nhóm công nhân viên còn kiểm soát chất lượng và tự sửa chữa máy móc của mình.
Huấn luyện, đào tạo các nhà quản lý tại chi nhánh ngoài nước
Nhiều doanh nghiệp Nhật bản cho rằng sự khác biệt giữa những nhà quản trị quốc tế và nhà quản trị trong nước là nhà quản trị quốc tế phải biết tìm cách làm cho các hoạt động tại nước nhà phù hợp với các địa phương ở nước ngoài và quan hệ tốt với chính phủ nước đó. Nhiệm vụ của các nhà quản trị chi nhánh ở nước ngoài thường rộng hơn so với các nhà quản trị trong nước, họ phải đương đầu với khó khăn về thông tin liên lạc giữa các cơ quan đầu não của công ty và chi nhánh. Các công ty đa quốc gia Nhật Bản thường thích bổ nhiệm các nhà quản trị địa phương hơn là những người xa xứ vì các nhà quản trị địa phương thông hiểu các điều kiện hoạt động ở địa phương, ít tốn kém, người địa phương có thể tập trung vào hoạt động nhằm phục vụ cho mục tiêu dài hạn. Các công ty này thuyên chuyển nhân viên ra nước ngoài để truyền đạt những kỹ năng chuyên môn và các hoạt động kinh doanh ở nước nhà, để kiểm soát các hoạt động ở nước ngoài và để phát triển các nhà quản trị.
Và tại Nhật, hai chức năng huấn luyện, đào tạo nhân viên ở nước ngoài là xây dựng những kiến thức tổng quát cho các nhà quản trị và trang bị cho các nhà quản trị phương pháp để giải quyết những tình huống đặc biệt thường xảy ra đối với những người xa xứ.
Và cuối cùng, "Làn sóng văn minh thứ tư" đang hướng các công ty Nhật Bản đến phá vỡ chương trình quản lý cũ thông qua việc mở ra những phương pháp mới tăng đầu tư vào sáng tạo; đổi mới các qui trình công nghệ, sản xuất, marketing đáp ứng yêu cầu mới... Trogn chiến lược nhân sự, các công ty chú trọng đến những chính sách ưu đãi những người dẫn đầu các hoạt động sáng tạo, tạo cơ hội bình đẳng sáng tạo cho tất cả mọi người cùng với các hệ thống khen thưởng, khuyến khích sáng tạo.
Có thể nói, nhấn mạnh tính sáng tạo đang từng bước giữ vai trò hàng đầu của cuộc cách mạng quản lý diễn ra ở Nhật Bản trong những năm cuối cùng của thế kỷ 20.
Kế hoạch đơn giản để quản lý các nhân viên làm việc tại nhà
Nếu bạn ra khỏi gường, chỉ cần khoảng vài mét, ngồi làm việc trong một chiếc áo choàng và đôi dép lê để đi trong nhà, trong khi đó lại tiết kiệm được rất nhiều tiền so với việc đi lại tốn nhiều chi phí và thời gian, bạn có muốn điều đó? Với tư cách là chủ một doanh nghiệp hoặc một nhà quản lý, bạn có giám cho phép các nhân viên của mình được làm việc trong một môi trường như vậy?
Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp hội CNTT (CompTIA), 67% những người tham gia thống kê đã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên tốt hơn khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full –time hoặc part –time. Lý do chính cho việc tăng năng suất này là không tốn thời gian đi lại.
Không nghi ngờ gì, rõ ràng việc làm việc từ xa đã mang lại nhiều lợi ích cho các nhân viên và người lao động, tuy nhiên với những điều phân phối đối với cuộc sống tại nhà, trẻ nhỏ, rồi công việc bếp núc hay giặt rũ liệu những người làm việc từ xa như vậy có thể phát huy năng suất bằng các nhân viên làm việc tại văn phòng? Quan trọng hơn, công nghệ nào có thể bảo đảm cho dữ liệu của bạn được an toàn, nhóm của bạn đảm bảo tính kết nối và tính trách nhiệm đối với nhân viên của bạn? Xin nhấn mạnh rằng điều đó là hoàn toàn có thể, miễn là bạn có một kế hoạch tốt!
Kế hoạch
Dù bạn quyết định cho phép các nhân viên của mình làm việc ở nhà một ngày hoặc cả năm ngày trong tuần thì chìa khóa chính để chương trình làm việc từ xa thành công nằm trong việc phát triển một kế hoạch xuyên suốt từ đầu chí cuối, Steve Simmons, phó chủ tịch Trung tâm phát triển phần mềm tại VIPdesk đã nói như vậy. VIPdesk đã thực hiện cách thức “outsourcing”, một dịch vụ khách hàng tại nhà, cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng. Tuy nhiên với một nhóm chăm sóc khách hàng và làm việc toàn bộ ở nhà, công ty cần đến một chính sách làm việc từ xa hợp lý để vận hành thành công công việc của mình.
Việc hiểu phần mềm và các công cụ mà các nhân viên sử dụng trong suốt các hàng động hàng ngày, cách họ sử dụng chúng như thế nào, và những rủi ro bảo mật có liên quan trong việc cho phép dữ liệu công ty “offsite” sẽ nói lên hết toàn bộ kế hoạch làm việc từ xa của bạn. Sau một cuộc khảo sát và xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể quyết định rằng việc tính toán hoặc các thông tin tài nguyên con người chỉ nên để trong văn phòng, còn dữ liệu bán hàng có thể xem bên ngoài trụ sở công ty bạn, lấy ví dụ như vậy. Bạn nên đề cập một cách thận trọng đến những thứ như vậy trước khi cho phép các nhân viên của mình làm việc “offsite” nhằm tránh vấn đề hoạt động không đều của kỹ thuật hay những lỗ hổng dữ liệu.
“Không thực hiện nó theo bản năng”, Simmons đưa ra lời khuyên như vậy. “Không cho phép các “gã” bán hàng bán cho bạn một vài sản phẩm sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề của bạn. Một trong những điều mà chúng tôi đã phát hiện ra đó là, có thể nói là rất nhiều lần, các hãng nói thiết bị X có khả năng tương thích với VPN đó, tuy nhiên trong thực tế lại không phải luôn luôn như vậy. Bạn không phải khi nào cũng gặp một câu chuyện đơn giản như vậy.”
Hiểu biết về công nghệ
Lớp công nghệ đầu tiên cho kế hoạch làm việc từ xa được an toàn là VPN (virtual private network), VPN sẽ cung cấp sự mã hóa dữ liệu giữa nhân viên đang làm việc tại nhà trên kết nối của riêng họ và mạng bên trong của văn phòng. VIPdesk sử dụng phương pháp thẩm định hai hệ số cho việc bổ sung bảo mật mạng (thẩm định một hệ số chỉ yêu cầu username và password, không mang lại độ bảo mật cao).
Một thiết bị điều khiển truy cập mạng, thiết bị NAC, là một thành phần quan trọng khác cần phải xem xét. NAC sẽ truy vấn các máy tính – trước khi nó cho phép truy cập vào mạng – để kiểm tra xem phần mềm nào đó, chẳng hạn như tiện ích chống virus có được cài đặt hay không. Khi người dùng nào đó đăng nhập, NAC thậm chí còn có thể bảo đảm rằng người dùng này đã cài đặt tường lửa và rằng các bản vá đã được cập nhật một cách kịp thời. Nếu những yếu tố này không hội tụ đủ thì máy tính của người dùng này sẽ không thể truy cập vào mạng.
Nếu công ty lưu các thông tin thẻ tín dụng hoặc dữ liệu của họ, trong trường hợp này bạn nên xem xét đến một ứng dụng của hãng thứ ba trên các máy tính công ty để có thể vô hiệu hóa các thiết bị USB ngoài khi người dùng đăng nhập vào mạng công ty thông qua VPN. Cách xắp xếp tổ chức này sẽ bảo vệ được dữ liệu nhạy cảm của bạn và ngăn chặn được người dùng từ xa download dữ liệu. Nếu phần mềm phát hiện được sự hiện diện của thiết bị USB bên ngoài, chẳng hạn như một “thumb drive”, nó sẽ ngắt kết nối. (VIPdesk sử dụng Secure It Easy.)
Giám sát cẩn thận
Trong khi không thể để ý đến mọi kích chuột của các nhân viên, cách tốt nhất ở đây là thiết lập một nguyên tắc cơ bản và bảo đảm rằng các nhân viên không kịp lắng nghe một cách chi tiết một trận bóng đá trong suốt thời gian làm việc.
Brian Diamond, người sáng lập Telecommuting360, một Website và mở forum chuyên dụng cho việc giáo dục mọi người về việc làm việc từ xa, khuyên các nhà quản lý cần phải rõ ràng trong việc quan sát các nhân viên. Ông đã nhấn mạnh rằng, hầu hết các văn phòng từ xa và các gói làm việc từ xa đều có việc kiểm định kèm theo (built in). Cho ví dụ, Citrix, cung cấp việc đăng nhập của hãng bằng sản phẩm XenDesktop để nhà quản lý có thể nhận bản ghi về toàn bộ ngày làm việc của nhân viên, gồm có các chat sessions, e-mail đã gửi và các cuộc thoại IP.
Về các quy định cũng có thể rất khác nhau, một số yêu cầu các nhân viên này có thể tố cáo các nhân viên khác khi bị phát giác, chính vì vậy cần bảo đảm một yêu cầu về luật lệ của bạn trước khi tiến hành. Phác thảo một chính sách với việc bắt đầu rằng, nhân viên có thể kiểm tra nhân viên, Diamond đã nói vậy và phải có chữ ký xác nhận, sau đó gửi đi hàng tháng đến bộ phận nhắc nhở. Một vấn đề quan trọng ở đây là, nếu các nhân viên biết rằng họ bị kiểm tra, khi đó động lực làm việc của họ sẽ bị thuyên giảm.
“Nếu bạn không thấy được những gì (các nhân viên làm việc từ xa) đang làm, bạn sẽ giảm năng suất làm việc theo thời gian”, ông ta nhấn mạnh.
Nếu bạn không có gói kiểm định, một giải pháp đơn giản khác là yêu cầu người làm việc từ xa sử dụng phần mềm instant messaging để bạn có thể thấy trạng thái online của họ và “ping” tới họ bất cứ thời điểm làm việc nào trong ngày.
Một cách khác nữa là Pidgin, một công cụ IM dành cho máy khách mã nguồn mở và miễn phí có một tính năng được gọi là "buddy pounce" tính năng này cho phép bạn theo sau người dùng sẽ được thông báo về thời điểm khi họ đăng nhập. Một số ứng dụng doanh nghiệp khác, chẳng hạn như dịch vụ SameTime của Lotus IBM, dịch vụ cung cấp IM, việc ghi chép, và built-in VoIP một cách an toàn.
Bạn cũng có thể cần phải đề phòng đến các chương trình như Auto Reply Manager, đây là một chương trình tự động tạo các thông báo và gửi các reply dựa trên các nguyên tắc người dùng thiết lập. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên nào đó đang sử dụng một công cụ này, hãy gửi một thông báo cụ thể và quan sát kiểu trả lời mà bạn nhận được như thế nào.
Quản lý các cuộc meeting và các dự án từ xa
Việc giao tiếp trực tiếp và nghe ngữ điệu âm thanh chính là cách truyền thông tốt hơn rất nhiều so với việc bắn các mail xuôi – ngược, tuy nhiên nếu nhóm của bạn là làm việc từ xa thì Web conferencing có thể là một giải pháp tốt trong trường hợp này.
Gmail và Skype cũng cung cấp các tùy chọn an toàn và miễn phí, nhiều chương trình instant messaging hiện nay bắt đầu kết hợp chặt chẽ v��n đề “conferencing”. Tuy nhiên trong khi video chất lượng xấu của hầu hết các webcam để lại nhiều vấn đề cần phải cải thiện, video độ phân giải cao sẽ là một giải pháp tốt nhất cho các cuộc meeting.
Sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project hay mã nguồn mở Basecamp để có thể kiểm tra các nhiệm vụ một cách dễ dàng. Phần mềm quản lý dự án không chỉ cho phép bạn thấy được các nhiệm vụ, hạn mức, trạng thái,… mà còn cho phép nhóm làm việc của bạn chia sẻ các tài liệu trực tuyến.
Cách thức làm việc từ xa có thể không phải là một cách xắp xếp thích hợp cho tất cả các văn phòng hay tất cả các nhân viên, tuy nhiên với một kế hoạch được thiết kế thật cụ thể và chi tiết, đảm bảo độ an toàn cao hoàn toàn có thể mang lại rất nhiều lợi ích và năng suất lao động.
Cách quản lý tài chính hiệu quả
Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả
Đối xử với nhân viên cấp dưới thế nào cho đúng mực
Giải quyết mâu thuẫn với cấp dưới
Nghệ thuật phỏng vấn nhân viên
Làm gì để sếp quý
(st)
