Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc qua điện thoại

Trong quy trình tuyển dụng, phỏng vấn qua điện thoại đã trở nên không quá xa lạ đối với nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. Đây là bước giúp nhà tuyển dụng đánh giá sơ bộ và sàn lọc ứng viên cho vòng phỏng vấn trực tiếp. Nếu ghi điểm tốt, cơ hội vào vòng phỏng vấn trong là rất cao. Tuy nhiên, không phải ứng viên nào cũng ý thức được tầm quan trọng của phỏng vấn qua điện thoại để có sự chuẩn bị cần thiết.

Làm gì để không bất ngờ khi nhận điện thoại từ nhà tuyển dụng? Trả lời như thế nào để hồ sơ của bạn lọt tiếp vào vòng trong? Công thức 8+4 sau sẽ giúp bạn!

8 điều nên làm
1. Thực tập phỏng vấn. Sự lưu loát và tự tin trước nhà tuyển dụng đóng vai trò rất quan trọng. Vì vậy bạn có thể nhờ người thân hoặc bạn bè đóng vai nhà tuyển dụng và đưa ra các câu hỏi và tình huống cụ thể cho bạn trả lời. Bạn nên nhờ họ nhận xét xem giọng bạn có run quá không, bạn nói thế nào, có đủ nghe hay quá to…

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác. Đây có thể xem là lần nói chuyện đầu tiên và chính thức của bạn với nhà tuyển dụng. Hãy tận dụng cơ hội này để cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin, cũng như trình bày thêm những gì mà hồ sơ tìm việc của bạn có thể chưa nói hết được.

3. Chủ động để xưng hô tự tin. Đừng để người phỏng vấn và chính bạn mơ hồ về tuổi tác và giới tính của nhau. Bạn hãy chủ động giới thiệu về mình và hỏi người phỏng vấn xem bạn nên xưng hô với họ thế nào.

4. Chọn không gian yên tĩnh. Đừng trả lời phỏng vấn ở những nơi quá ồn ào vì bạn sẽ không thể nghe hết những gì nhà tuyển dụng nói. Hãy chọn một nơi yên tĩnh và tiện lợi, chuẩn bị sẵn một chiếc ghế, bàn, một tờ giấy, một cây bút...

5. Đặt hồ sơ tìm việc trước mặt. Phỏng vấn qua điện thoại là cơ hội để bạn chứng tỏ với nhà tuyển dụng rằng bạn là người xứng đáng được phỏng vấn trực tiếp. Vì vậy hãy chuẩn bị cẩn thận. Nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi những câu hỏi để kiểm tra lại những gì bạn đã ghi trong hồ sơ tìm việc. Vì dụ như: "Tôi thấy trong hồ sơ bạn đã ghi rằng bạn có kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực Marketing, vậy bạn có thể tóm tắt lại những gì đã làm trong thời gian đó?". Hồ sơ tìm việc đặt sẵn sẽ giúp bạn không rơi vào tình cảnh bối rối vì không nhớ hết những việc mình đã làm. Nhìn vào hồ sơ, tóm tắt sơ lược những công việc mình đã đảm nhiệm và đừng quên nhấn mạnh vào những thành tích nổi bật bạn đã đạt được. Lưu ý rằng, những kinh nghiệm hay thành tích này phải phù hợp với yêu cầu của công việc bạn đang phỏng vấn. 

6. Nói rõ ràng. Hãy đảm bảo rằng bạn trả lời phỏng vấn một cách rõ ràng, và bạn cũng nghe rõ những điều người phỏng vấn nói.

7. Đứng khi trả lời phỏng vấn. Theo các chuyên gia thì ở tư thế đứng bạn sẽ trả lời một cách dễ dàng hơn. Nhưng nếu cuộc nói chuyện kéo dài, bạn có thể ngồi một chút rồi lại đứng dậy.

8. Kết thúc buổi phỏng vấn ấn tượng. Cũng giống như phỏng vấn trực tiếp, hãy tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ở bên kia đầu dây bằng những câu hỏi mà bạn đã chuẩn bị. Và cũng đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng bạn nhé!

4 điều không nên làm

1. Nói không ngớt. Nếu bạn đã trả lời xong câu hỏi của mình mà người phỏng vấn không hỏi tiếp thì bạn cũng không nên huyên thuyên để “chữa cháy”. Có thể họ đang dành thời gian để bạn nói hết suy nghĩ của mình. Hoặc cũng có thể họ đang phân tích câu trả lời của bạn.

2. Hắt hơi hay ho. Nếu bạn không thể kiềm chế được thì nên xin lỗi người phỏng vấn trước, rồi để máy nghe xa ra.

3. Tỏ vẻ hoảng hốt. Đừng thể hiện như vậy khi người phỏng vấn hỏi bạn những điều bạn chưa chuẩn bị hoặc chưa kịp nghĩ ra. Trong trường hợp này, bạn hãy yêu cầu nhà tuyển dụng cho bạn vài phút suy nghĩ. Bạn biết không sự thiếu tự tin có thể thể hiện qua giọng nói và hơi thở của bạn đấy.

4. Ăn uống. Đây là điều đại kỵ trong khi tham gia phỏng vấn qua điện thoại. Nhai nhóp nhép khi nói chuyện điện thoại bình thường đã là kém lịch sự rồi, huống chi đây là buổi phỏng vấn. Tránh nhai cả kẹo cao su bạn nhé!

-      Tiết kiệm được thời gian và lọc những ứng viên có khả năng ứng biến khi phỏng vấn nhanh nhất. Nó như là đồng thời thể hiện khả năng giải quyết công việc của ứng viên.

-      Biết trước về khả năng giao tiếp, khả năng về ngôn ngữ, nhạy bén, phát âm tiếng anh qua phone.

-      Ngoài ra thông qua điện thoại người phỏng vấn có thể kiểm tra được ứng viên sẵn sàng với việc phỏng vấn như thế nào với sự không chuẩn bị trước.

Bài viết trên tạp chí Fortune (New York) chỉ ra một vài vấn đề khi trả lời phỏng vấn qua điện thoại và bí quyết để bạn thành công với những cuộc phỏng vấn theo hình thức này.

Theo số liệu của Fortune, trung bình có 8 ứng cử viên cho mỗi việc làm mới, Rất nhiều giám đốc sử dụng phương pháp gọi điện để tìm ra ứng cử viên nhanh nhất. Theo đó “Năm phútđầutiêncủamột cuộc phỏng vấnđiệnthoạilàquan trọng nhất, bởi vì chỉ cóhai trong số10 ngườisẽđược cất nhắc“. Vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị ngay từ đầu để thực hiện tốt nhất trongthời gian  hạn chế có thể.
PaulJ.Bailo, người điều hành phỏng vấn điện thoại một dịch vụ huấn luyện trực tuyến cho biết: “Các công ty đang tràn ngập với các đơn xin việc, chính vì vậy mà các cuộc phỏng vấn điện thoại nhanh đang trở thành công cụ sàng lọc tiện lợi.” Bailo đã viết một cuốn sách mang tên “Sổ tay phỏng vấn điện thoại” bào gồm 92 trang dựa trên các cuộc phỏng vấn với khoảng 500 nhà quản lý tuyển dụng về đề tài nào mà họ muốn, và không muốn nghe khi họ gọi cho ứng viên.

Dưới đây là vài lời khuyên có ích khi bạn chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn qua điện thoại:

- Hãy nhiệt tình. Một số người nhận ra rằng nó giúp họ bớt căng thẳng trong khi nói chuyệnTop of Form

Sử dụng điện thoại bàn, và vô hiệu hóa cuộc gọi chờ. Sự gián đoạn gây ra bởi các cuộc gọi tình cờ hoặc đang gọi chỉ thêm căng thẳng không mong đợi.
- Chuẩn bị trước một một danh sách cáccâu hỏi. Chuẩn bị tốt các câu hỏi thể hiện bạn đang thực sự quan tâm đến công ty và công việc. Ngoài ra, bạn cần có sơ yếu lý lịch nộp trước. Hãy chắc chắn rằng đó là cùng một phiên bản cho cuộc phỏng vấn.

- Tạo phong cách trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ: Nếu nhà tuyển dụng sử dụng rất nhiều thuật ngữ công nghệ và chuyên ngữ công nghiệp, vậy bạn nên làm thế nào?

- Không bao giờ gián đoạn.  Âm thầm đếm đến hai hoặc ba giây sau khi phỏng vấn ngừng; uốn lưỡi trước khi bạn bắt đầu.

- Tránh những từ ngữ tiêu cực như ‘không thể’, ‘không có’ và ‘không làm’. Nhà quản lý muốn những người có thể đưa ra các giải pháp, chứ không phải là gây ra các vấn đề

-Hãy sẵn sàng với 30 tóm tắt lý do tại sao bạn lại chọn công việc này, sử dụng một hoặc hai ví dụ từ công việc trước đây của bạn.

- Nói lời cảm ơn. Kèm theo một e-mail hoặc một ghi chú viết tay. Khi bạn đang ở đó, đề cập ngắn gọn cho người phỏng vấn về việc kỹ năng và những thành tựu của bạn giúp ích gì cho các mục tiêu của công ty.

9 “chiêu” phỏng vấn qua điện thoại

Phỏng vấn qua điện thoại là một trong những cách tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, cho phép nhà tuyển dụng khảo sát ứng viên trước khi phỏng vấn trực tiếp.

Nhưng làm sao để tìm được đúng người, đúng việc qua những cuộc phỏng vấn này? Dưới đây là những gợi ý dành cho nhà tuyển dụng và ứng viên:

* Dành cho nhà tuyển dụng:

1. Trước khi gọi điện cho ứng viên, bạn cần sắp xếp các thông tin cần thiết, xem lại các điểm chính cùng với yêu cầu cần thiết cho công việc để chuẩn bị các câu hỏi phù hợp cho ứng viên.

2. Lập danh sách các câu hỏi và các điểm chính về công việc. Hãy nhớ ghi cả những câu hỏi về kỹ năng chính của người nộp đơn, về kinh nghiệm làm việc, những dự định tương lai, vị trí hiện tại của người xin việc, những hiểu biết của họ về công ty của bạn và các chi tiết sâu hơn về các vấn đề liên quan. Danh sách câu hỏi này có thể giúp cuộc phỏng vấn trôi chảy hơn và đảm bảo rằng bạn sẽ thu thập đủ thông tin cần thiết.

3. Gọi cho ứng viên đúng giờ đã hẹn trước. Chuẩn bị sẵn giấy và viết để ghi chú. Có thể tiến hành phỏng vấn chung với người có liên quan tới vị trí cần tuyển dụng, nhưng hãy nhớ đặt sơ yếu lý lịch của ứng viên ở trước mặt trong suốt cuộc phỏng vấn. Điều này sẽ tạo điều kiện cho bạn làm rõ bất kỳ thông tin nào cần thiết và tham khảo kinh nghiệm làm việc của họ.

4. Đừng quên giải thích quá trình tuyển dụng của công ty bạn và những gì công ty mong muốn đối với ứng viên.

5. Tránh để quá nhiều thời gian chết trong cuộc phỏng vấn. Điều này khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, không tổ chức tốt trong mắt người xin việc. Đôi khi sự im lặng sẽ bắt buộc người xin việc có những câu hỏi ngược lại.

6. Có thể nhận xét thêm về kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của người xin việc bằng cách để họ tự nhận xét về bản thân mình, đồng thời chú ý cách ứng xử của họ trong suốt cuộc điện thoại.

7. Hãy xem xét sự phù hợp của người xin việc đối với vị trí cần tuyển dụng. Điều này giúp bạn có thể quyết định được liệu có nên chuẩn bị một buổi phỏng vấn trực tiếp sau này hay không.

8. Sắp xếp cuộc hẹn cho buổi phỏng vấn kế tiếp nếu bạn cảm thấy ứng viên này phù hợp với vị trí cần tuyển trong công ty.

* Dành cho người xin việc:

1. Nếu có thể chủ động trong việc sắp xếp lịch phỏng vấn qua điện thoại, bạn nên chọn thời điểm mà mình cảm thấy có thể tập trung tốt nhất và khi cuộc phỏng vấn diễn ra, đừng để bị gián đoạn.

2. Tìm hiểu kỹ về công ty mà bạn đang xin việc bằng cách tham khảo thông tin từ trang web của công ty, nói chuyện với các nhân viên để hiểu rõ hơn về công ty mà bạn xin việc, thậm chí hỏi thăm thêm từ gia đình hoặc bạn bè về công ty này.

3. Tập trả lời các câu hỏi mà bạn cho rằng nhà tuyển dụng có thể đưa ra, trên cơ sở đó chuẩn bị các câu trả lời nhanh và chính xác trong cuộc phỏng vấn.

4. Chuẩn bị một danh sách câu hỏi để hỏi người tuyển dụng. Đặt câu hỏi không chỉ giúp bạn làm rõ những thắc mắc mà còn thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bạn rất hứng thú với công việc sắp tới.

5. Hãy di chuyển trong suốt cuộc phỏng vấn qua điện thoại vì điều này có thể giúp bạn suy nghĩ linh hoạt hơn và làm giọng của bạn có vẻ hào hứng hơn.

6.Tránh ăn, uống hoặc nhai kẹo cao su trong cuộc phỏng vấn vì điều này làm bạn trở nên không chuyên nghiệp và giọng sẽ có vẻ như bị nghẹn. Thỉnh thoảng nhấp một chút nước lọc sẽ rất có ích nếu cổ họng bạn bị khô.

7.  Hãy trả lời ngắn gọn và đủ ý khi được hỏi, đừng trả lời quá dài làm lãng phí thời gian của cuộc phỏng vấn.

8. Hãy nói sự thật. Nếu không biết trả lời câu hỏi như thế nào, bạn hãy thẳng thắn thừa nhận. Tốt hơn hết là nhận mình thiếu kiến thức trong lĩnh vực nào đó thay vì nói dối quanh co. Đồng thời hỏi người tuyển dụng rằng liệu bạn có thể để câu hỏi này đến lần phỏng vấn sau rồi trả lời có được không.

9. Hỏi về bước kế tiếp trong quá trình phỏng vấn của công ty. Hãy tỏ ra hứng thú với sự hợp tác tiếp theo giữa bạn và công ty.

5 "mẹo" trả lời phỏng vấn xin việc qua điện thoại

Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc ngân hàng
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc bán hàng
Ứng xử trong khi phỏng vấn thế nào là "chuẩn" nhất
Các câu hỏi pỏng vấn thường gặ
Chuẩn bị cho ngày đầu tiên đi làm
Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính


(st)