Cách chọn vùng in trong Excel 2007 chuẩn nhất

Cách chọn vùng để in trong Excel 2007 chuẩn nhất. Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn. Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in.

CÁCH CHỌN VÙNG ĐỂ IN TRONG EXCEL 2007

Các bước hướng dẫn để in trong Excel

Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel?

Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel.

Cài đặt trang in

Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in

Thay đổi tùy chọn thiết lập trang

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page

Thiết lập định hướng trang in

Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)

Thiết lập kích thước trang in

- Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước)

- Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in

Paper size	Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống
Print quality	Trong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt)
Page numbering	Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập số trang bạn muốn

Căn lề trang in

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins

- Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập

- Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang

- Kích OK. Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất

Thiết lập Header/Footer

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang

- Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

- Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách. Lựa chọn kiểu đặt header bạn muốn

- Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer)

- Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer

- Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer

- Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer

- Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

Format font	Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ
Page number	Chèn số vào mỗi trang
Number of pages	Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15
Date	Đưa vào ngày hiện tại
Time	Đưa vào giờ hiện tại
File path	Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)
File name	Thêm tên vào file workbook
Tab name	Thêm tên vào tab worksheet
Insert picture	Chọn vì trí để chèn ảnh
Format picture	Định dạng chèn ảnh

- Kích OK sau khi kết thúc

- Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup

- Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup

Excel Printing – Thiết lập bảng tính

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận

Thay đổi các tùy chọn trang tính

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet

- Thay đổi các tính năng sau:

Print area	Nhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in
Rows to repeat at top	Kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính.
Columns to repeat at left	Kích vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính
Elements that will print	Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột)
Page order	Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in

- Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

Gridlines	Sẽ in cả phần lưới của bảng tính Excel
Black and white	In dữ liệu theo màu đen và trắng
Draft quality	In với chất lượng thử, không phải chất lượng in thông thường
Row and column headings	Bảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột

- Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

Options	Xem lại việc cài đặt máy in
Print Preview	Xem lại trang tính trước khi in
Print	In trang tính.

Thay đổi cài đặt in trong Excel

- Từ menu File, chọn Print.

- Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

- Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng

- Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To

- Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc

- Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra

- Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties

- Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in

- Kích OK để đóng hộp thoại

- Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in.

In vùng dữ liệu bất kỳ trong Excel 2010

Nếu chỉ muốn in riêng một vùng dữ liệu nào đó thay vì toàn bộ bảng tính, bạn có thể sử dụng chức năng Print Area của Excel 2010.
Bước 1: Nhấn giữ và rê chuột để chọn vùng dữ liệu cần in. Trong trường hợp muốn chọn nhiều vùng dữ liệu nằm rời rạc trên bảng tính, bạn chỉ việc nhấn kèm phím Ctrl khi chọn.

Bước 2: Mở thẻ Page Layout trên thanh Ribbon, chọn chức năng Print Area (thuộc nhóm Page Setup) và chọn tiếp Set Print Area. Vùng chọn sẽ được đưa vào bản in ngay lập tức.

Bước 3: Nếu có nhu cầu bổ sung vùng dữ liệu khác vào bản in, bạn chỉ việc chọn vùng dữ liệu cần bổ sung, mở thẻ Page Layout và chọn chức năng Print Area > Add to Print Area.

Bước 4: Sau cùng, bạn chỉ việc vào menu File > Print, chọn máy in từ hộp Printer, thiết lập các thông số trước khi in tại mục Settings, rồi nhấn Print để in dữ liệu.
Việc in vùng dữ liệu bất kỳ trong Excel 2007 hoàn toàn tương tự, song với Excel 2003 thì có chút khác biệt.
Cụ thể: sau khi chọn vùng dữ liệu cần đưa vào bản in, bạn vào menu File > Print Area > Set Print Area. Trong trường hợp muốn bổ sung thêm vùng dữ liệu vào bản in, bạn phải chọn lại toàn bộ vùng dữ liệu (bao gồm cả vùng dữ liệu muốn thêm vào), sau đó vào menu File > Print Area > Set Print Area vì Excel 2003 không có chức năng Add to Print Area như Excel 2007 hay Excel 2010.

Làm việc với Workbook

Tạo một Workbook
Để tạo một Workbook:
• Kích Microsoft Office Toolbar
• Kích New
• Chọn Blank Document

Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có sẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần.

Lưu một Workbook
Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As.
Để lưu một tài liệu:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save hoặc Save As

Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạng tên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel. Hãy nhớ rằng các phiên bản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạn lưu nó như định dạng Excel 97-2003. Để sử dụng tính năng Save As: • Kích Microsoft Office Button
• Kích Save As
• Nhập tên cho Workbook
• Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook.

Mở một Workbook
Để mở một workbook có sẵn:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Open
• Duyệt qua các workbook
• Chọn workbook bạn cần mở
• Kích Open

Nhập dữ liệu
Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức.
Để nhập dữ liệu vào một ô:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Bắt đầu gõ nội dung

Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ:
• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Đặt con trỏ lên thanh công thức
• Nhập dữ liệu

Thao tác với dòng, cột, sheet

1, Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào Entire rows -> Ok

b, Xoá dòng

- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok

- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide

- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok

Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng.

2, Thao tác với cột

a, Thêm cột

- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok

b, Xoá cột

- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok

- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide

- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột.

3, Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert

- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

b, Xoá bớt ô

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete…

- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

4, Thao tác với Sheet (Worksheet)

a, Thêm sheet mới

- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại

- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet

- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok

b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau

- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…

- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc

- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng

- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

c, Di chuyển và đổi tên Sheet

- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.

- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.

d, Xoá bỏ sheet

- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.

- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete

- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet
Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé.

(ST)