1
Nếu là người có sáng kiến, làm tốt công việc được giao, bạn sẽ được đánh giá là nhân viên hoàn hảo. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ. Hiểu ý cấp trên để công việc tiến triển hơn cũng rất cần thiết.
CÁCH GIAO TIẾP VỚI CẤP TRÊN THÔNG MINH KHÔN KHÉO
Nghệ thuật ứng xử với cấp trên
“Hôm nay, giám đốc quát tôi ngay giữa phòng họp, dù tôi chỉ mắc một lỗi nhỏ không đáng gì so với hiệu quả của công việc tôi đem lại. Tôi rất bực mình”. Nghe xong, Lan, một đồng nghiệp, nói: “Bạn sai rồi, ai cũng biết giám đốc là người nóng tính mà. Nếu muốn góp ý, bạn nên gửi e-mail hoặc hẹn trao đổi riêng chứ”. Tôi thấy đồng nghiệp của mình nói không sai.
Ứng xử với cấp trên là một nghệ thuật. Và, tính cách của nam và nữ khác nhau nên cách làm sếp cũng khác. Là nhân viên, bạn cần nắm vững những quy tắc sau:
Cấp trên là nữ giới:
- Dùng trạng từ khi báo cáo
Phụ nữ thường ít dùng từ theo đúng nghĩa đen. Thay vào đó, họ hay dùng các trạng từ như “luôn luôn”, “hầu hết…” để nhấn mạnh điều muốn nói. Do vậy, bạn cố gắng nói chuyện với cấp trên theo cách đó. Thay vì nói: “8 trong 10 lần thương thảo, tôi đều thuyết phục được khách hàng kí hợp đồng”, bạn hãy nói: “Hầu như lần nào thương thảo, tôi cũng kí được hợp đồng”.
- Chịu đựng tốt những buổi nói chuyện căng thẳng
Buổi nói chuyện của cấp trên có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ. Nó không chỉ liên quan đến công việc hiện tại mà cả các vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, mối nguy hiểm ở tương lai… Cuộc trao đổi này của cấp trên có thể không theo trình tự nào cả. Lúc này, bạn nên là thính giả kiên nhẫn.
- Gương mặt biểu cảm
Nếu không muốn cấp trên hỏi: “Nãy giờ có nghe tôi nói không đấy?”, bạn hãy bộc lộ cảm xúc qua gương mặt. Điều đó chứng tỏ bạn đang lắng nghe và thấu hiểu họ. Ngoài ra, một gương mặt sáng, thân thiện của nhân viên luôn tạo ấn tượng với cấp trên. Thực hiện những điều trên không quá khó, bạn thử xem.
Khi sếp nổi nóng thì bạn nên cử xử nhẹ nhàng, tế nhị (Ảnh minh họa).
Cấp trên là nam giới:
- Đưa ra mỗi lần một ý kiến
Bộ não đàn ông được chia ngăn và chuyên biệt hóa, tức là trong một thời gian nhất định, họ chỉ làm được một việc cụ thể nào đó.
Vì thế, khi trình bày ý tưởng hoặc báo cáo với cấp trên, bạn nên làm rõ từng ý một. Khi đã kết thúc ý này mới nói tiếp ý khác.
Để cấp trên phân biệt rõ ràng từng ý kiến, bạn nên dùng những từ như “thứ nhất là…”, “thứ hai là…”. Nếu không, báo cáo của bạn sẽ khó gây ấn tượng. Phái nam thường nói những câu ngắn, trực tiếp, đúng nghĩa đen. Vì thế, trước cấp trên, bạn nên nói đúng trọng tâm.
- Không nên khuyên răn
Đàn ông không muốn bị xem là kẻ bại trận. Thế nên, cấp trên cũng không thích bị phê bình. Do đó, khi cùng bàn luận về một sự cố, bạn tránh nói những câu để cấp trên cảm thấy họ sai.
Cấp trên cũng không thích được khuyên răn. Vì vậy, tốt nhất hãy nói bạn tin là họ đủ khả năng để giải quyết vấn đề.
- Gây ấn tượng bằng con số
Đàn ông có cách tiếp cận logic và giỏi về con số. Vì thế, nếu muốn khoe thành quả, bạn hãy nói cụ thể như: “Tôi đã làm tăng doanh số lên 70% so với 6 tháng đầu năm”, “Số hợp đồng ký kết tăng gấp ba…”.
Nên hay không nên?
- Biểu lộ sự quan tâm: Khi cấp trên phát biểu, bạn hãy nghiêng đầu về phía họ. Bạn cũng nên gật đầu để thể hiện sự tán thành và tâm đắc với điều họ nói. Thế nhưng, đừng gật nhiều quá, kẻo họ cảm thấy bạn thiếu kiên nhẫn.
- Chú ý đến vị thế: Khi đứng hay ngồi, hãy chọn vị trí và tư thế thấp hơn cấp trên, nhưng cũng đừng làm quá, kẻo bạn bị đánh giá là nịnh bợ.
7 điều cần làm
Bạn đang làm việc trong một môi trường có thể phát huy tối đa năng lực và sự sáng tạo của bạn. Tuy nhiên, thỉnh thoảng vẫn có một số vấn đề xảy ra và bạn thấy khó khăn trong cách đưa vấn đề hoặc trao đổi thắng thắn với sếp. Dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn để có thể giải quyết tốt nhất các vấn đề khi gặp phải.
1. Xây dựng một mối quan hệ bình đẳng
Có thể sếp của bạn là một người có tầm nhìn, có nhiều ý tưởng trong các chiến lược kinh doanh. Nhưng người triển khai và thực hiện công việc lại chính là bạn. Chính vì thế, bạn phải tạo cho mình một thói quen trong suy nghĩ về mối quan hệ giữa bạn và sếp. Nó không phải là “ông chủ” và “người làm thuê” mà là cùng hợp tác để phát triển. Bạn cũng có thể làm được những việc như sếp của bạn đang làm nếu như bạn mong muốn sự phát triển ở bản thân mình.
Hãy coi mối quan hệ giữa bạn và sếp là một mối quan hệ hợp tác để cùng nhau phát triển. Ảnh: internet
2. Thẳng thắn đối diện với vấn đề
Việc bạn lạm dụng những phương tiện giao tiếp khác như email, skype, điện thoại có thể sẽ không giải quyết được vấn đề theo cách mà bạn mong muốn. Cách hữu hiệu nhất đó chính là thẳng thắn trao đổi suy nghĩ, quan điểm với sếp khi bạn cảm thấy một vấn đề gì đó đang vướng mắc trong mối quan hệ của mình. Đừng vì một lý do nào đó mà ngồi suy diễn, tưởng tượng những điều bạn không chắc chắn.
3. Không phán xét
Có thể sếp của bạn là một người rất tuyệt vời và bạn luôn lấy đó làm hình ảnh để mình hướng tới. Nhưng hãy nhớ rằng, dù có giỏi giang thế nào thì sếp của bạn cũng là một người bình thường như bạn ở những khía cạnh nào đó. Bạn luôn mong muốn có nhiều người hiểu mình, và cảm thông cho những yếu điểm của bạn thì sếp bạn cũng vậy. Dù rằng việc nhìn nhận công bằng là một điều không dễ và để đưa ra đánh giá khách quan về vấn đề bạn đang gặp phải cũng là điều không dễ, nhưng hãy cố gắng để chắc rằng bạn không đánh giá thiếu công bằng hay thiên vị. Bạn có thể bày tỏ sự quan tâm của mình trong việc cải thiện hiệu quả của công việc, lợi ích cho sự phát triển chung chứ không phải của riêng sếp hay riêng bạn.
Dù thân thiết đến mấy nhưng bạn cũng phải có ranh giới rõ ràng với sếp của mình. Ảnh: internet
4. Chia sẻ để góp ý
Không hề dễ dàng khi muốn góp ý cho người khác, nhất là khi đó là sếp của bạn. Nếu họ không hiểu được động cơ và suy nghĩ của bạn khi nói chuyện thì có thể sẽ bị hiểu lầm. Chính vì vậy trước khi muốn góp ý một điều gì đó, hãy coi như một sự chia sẻ chân tình của bạn về việc bạn đang quan tâm. Bạn nên chia sẻ những điều từ bản thân mình trước rồi mới nói đến ý kiến của bạn trong sự góp ý.
5. Nêu ví dụ cụ thể
Để đưa ra cơ sở cho những luận điểm của bạn, hãy nêu các ví dụ cụ thể chứng minh cho lời góp ý. Chẳng hạn, thay vì nói rằng “Sếp có những ý tưởng tuyệt vời”, hãy liệt kê một vài dẫn chứng đặc biệt như ý tưởng giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho văn phòng… Thông tin cụ thể sẽ làm tăng sức thuyết phục cho phản hồi của bạn.
6. Hiểu rõ ranh giới
Sếp bạn đạt được vị trí quản lý do có những kỹ năng cần thiết cho vai trò đó. Vì lý do này, lời góp ý của bạn nên tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh nhỏ của phạm vi bạn đang làm việc, hay nhiệm vụ bạn có đủ khả năng thảo luận. Hãy nhớ bạn không có quyền chỉ trích định hướng chiến lược hay kế hoạch dài hạn của tập thể. Đây là những vấn đề do cấp trên của bạn đánh giá. Bạn chỉ nêu vấn đề nếu có liên quan mật thiết hoặc có thể đề xuất giải pháp.
7. Tập trung vào tương lai chứ không phải quá khứ
Tất nhiên, không ai là người hoàn hảo và sếp bạn cũng vậy. Họ chắc chắn sẽ có lần mắc sai lầm. Tuy nhiên, cứ nhắc đi nhắc lại những sai lầm đó không phải là cách hay. Điều bạn nên làm là gợi ý những ý tưởng, giải pháp giúp cho sự phát triển chung được vững mạnh hơn trong tương lai. Những phản hồi như vậy sẽ được đánh giá cao hơn nhiều so với “mổ xẻ” qua lại những điều đã xảy ra. Sếp có thể coi hành động này của bạn như một lời chỉ trích tới mình. Trong khi ngay cả bạn cũng không thích những lời chỉ trích.
Cách ứng xử với sếp khôn ngoan
Khi gặp phải người sếp khó tính, bạn nên có cách ứng phó ra sao? 9 mẫu người mà dưới đây sẽ giúp bạn tìm được cách ứng xử hợp lí với sếp của mình.
1. Với người sếp lười biếng: Xử lí một cách thông minh
Nếu cấp trên thường xuyên đến muộn về sớm, giao việc không công bằng, rất nhiều kế hoạch tốt không được sử dụng kịp thời do sự chỉ thị của sếp, nếu công việc có sai sót, mọi trách nhiệm do bạn gánh chịu. Lúc này bạn có nên báo cáo cấp trên của sếp?
Điều này có thể giúp bạn tránh được tiếng xấu. Nhưng nếu tình trạng lười biếng của sếp công khai bởi chính bạn bị rất có thể tạo nên sự bất lợi cho bạn. Bạn có thể thử dùng biện pháp sau: khi sếp không có ở văn phòng, mời người có thể làm chứng để họ hiểu được tình hình thực tế.
2. Với người sếp thiếu trách nhiệm: Dùng cách ứng xử mềm mỏng
Với những người sếp công tư không phân minh, dùng thời gian làm việc giao việc riêng, bạn có thể từ chối một cách khéo léo với tiền đề là không ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn. Cần nói không ngay từ đầu, ví dụ: khi sếp yêu cầu bạn viết báo cáo cho con gái, chắc chắn bạn sẽ không muốn thực hiện, hãy cho sếp biết là bạn không thể giúp.
Nếu sếp giao việc khi đã hết giờ làm, sự việc sẽ dễ giải quyết hơn nhiều, bạn có thể dùng lí do: mình có buổi hẹn không thể vắng mặt. Nếu sếp vẫn tiếp tục nhờ bạn, hãy viện những lí do tương tự, để sếp tự ý rút lui.
3. Với người sếp tình cảm dễ bị tổn thương: Hãy tìm cách an ủi
Nếu sếp lưu lại một mình trong văn phòng khi mọi người đã ra về hết. Sếp cũng cảm thấy bị áp lực từ công việc và có những vấn đề trong cuộc sống gia đình. Khi chuyện tình cảm của sếp gặp khó khăn hãy an ủi. Nhưng nếu bạn cố tình hỏi vấn đề riêng tư hoặc có ý định riêng thì bạn đang gặp sai lầm lớn.
Ngay cả khi sếp cảm thấy yếu đuối, họ chỉ muốn sự quan tâm thích hợp, một tách trà nóng đủ để sếp hài long. Nếu thích hợp , bạn có thể kể chuyện cười giúp sếp giải tỏa tâm trạng. Hãy hiểu rằng, sự quan tâm của bạn bắt nguồn từ sự đồng cảm chứ không có ý lợi dụng.
Nếu tình huống xảy ra trong thời gian làm việc, thì bạn có thể cho sếp thấy sự quan trọng và trách nhiệm của mình với công việc, đây chính là động lực hữu hiệu để sếp quên đi căng thẳng trước mắt.
4. Với người sếp gia trưởng: Không nên sợ hãi
Mẫu người này cho rằng chỉ cần không ngừng ra uy với nhân viên sẽ khiến họ bị thu phục. Với sếp có tính cách bá đạo như trên, bạn cần cho họ cảm thấy giá trị tồn tại của bạn. Đặc biệt là khi sếp dùng lời nói to tát, bạn cần phải suy xét kĩ trước khi trả lời. Điều quan trọng là bạn không cảm thấy sợ hãi, dũng cảm kiên trì sẽ giúp bạn có kết quả như ý.
5. Với người sếp thích theo đuổi nữ nhân viên: Tìm lí do từ chối thích hợp.
Khi gặp phải nam cấp trên lợi dụng quyền lực, địa vị để theo đuổi nữ nhân viên cho dù họ đã có vợ, một số người lựa chọn xin nghỉ việc hay tìm việc khác để tránh rắc rối nhưng đó chỉ là biện pháp tiêu cực. Nếu bạn có một vị trí nhất định trong công ty thì quyết định trên sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn. Do vậy, thượng sách chính là không bị rơi vào cái bẫy hay không đắc tội với sếp và không làm ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
Nếu sếp trực tiếp mời hẹn bạn, bạn có thể nhận lời nhưng chỉ là một cuộc hẹn ngắn, nếu bạn có cơ hội hãy làm bạn với vợ sếp, điều này khiến sếp không có cơ hội đạt được mục đích.
6. Với người sếp thay đổi liên tục
Với những người sếp thiếu kiên định không quyết đoán, quyết định thay đổi theo từng ngày sẽ khiến bạn có cảm giác mệt mỏi và sếp có cơ hôi nắm bắt khuyết điểm, và bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị đuổi việc.
Sự thay đổi là do sếp không muốn gánh vác trách nhiệm của mình, biểu hiện sự thiếu tự tin với chính mình, để đối phó với mẫu người này, bạn nên ghi nhớ mỗi công việc được sếp giao, đề phòng khi cần thiết, đay cũng là thói quen tốt cho công việc.
7. Với người sếp đa nghi: Nộp báo cáo hàng ngày
Với những người sếp luôn nghi ngờ sự chăm chỉ của nhân viên, khiến cấp dưới bực bội và mệt mỏi. Hãy nộp báo cáo cho sếp sau một ngày làm việc, cho biết bạn đã làm những công việc gì của ngày hôm đó, điều này giúp bạn đánh đuổi sự nghi ngờ từ sếp và bạn yên tâm làm việc hơn.
8. Với người sếp đáng ghét: Tránh sự xung đột chính diện
Với người sếp đáng ghét không phải bởi họ có năng lực làm việc không tốt, mà đơn giản chỉ là về phương diện cá nhân có thể do tính cách không hợp, nóng tính hoặc có những hành vi bạn không thể chấp nhận. Nếu bạn gặp phải mẫu người như vậy nên dùng thái độ nào để ứng phó với họ? Cho dù không thích đến mấy, tốt nhất không nên thể hiện trước mặt họ.
Đặc biệt khi sếp là người nắm giữ chức vụ quan trọng trong công ty, cần hết sức chú ý, không nên có hành động quá khích, tránh cuộc chạm mặt trực tiếp bởi điều này có thể khiến bạn càng có ấn tượng xấu về sếp và tạo áp lực cho mình. Vì vậy để công việc được tiến hành thuận lợi cách tốt nhất là bạn nên giữ khoảng cách với họ.
9. Với người sếp nóng tính: Nên giữ bình tĩnh
Sếp cũng là người, và cũng có lúc tâm trạng không được tốt, có thể vấn đề do công việc gặp sự cố, cấp trên phê bình hay vấn đề cá nhân. Khi này sếp rất nhạy cảm dễ nổi nóng, giận dữ, bạn nên giữ thái độ bình tình nhẹ nhàng. Đợi sếp lấy lại bình tĩnh hãy tìm sếp giải thích, hiệu quả sẽ tốt hơn nhiều. Rất có thể khi tâm trạng đã thoải mái hơn sếp sẽ chủ động tìm bạn.
Nghệ Thuật Giao Tiếp: “Lấy Lòng” Cấp Trên
Có thể có người cho rằng chúng ta hoàn toàn có thể bày tỏ được ý muốn “lấy lòng” người khác bằng thái độ và hành động cụ thể. Điều đó không sai, nhưng chưa đủ. Bởi ngợi khen bằng lời vẫn là phương pháp biểu đạt tốt nhất thiện ý của bạn với đối phương.
Tuy nhiên, nói ra “những lời có cánh” đó là một nghệ thuật trong giao tiếp cần sự tế nhị, khéo léo, tinh tế chứ không nên thô cứng. Trước hết hãy đề cập đến những gì liên quan đến anh ta bằng những lời nói cung kính, trân trọng. Còn phần mình thì nên nói một cách vừa phải, ý khiêm nhường, tránh tâng bốc, khoe khoang. Bạn đừng cho rằng làm như vậy là tâng bốc người khác, nếu nó được dùng một cách thích hợp, đúng lúc, đúng chỗ sẽ khiến đối phương cảm thấy dễ chịu và thiện cảm với bạn.
Thường thì nhân viên trong công ty rất ít quan tâm đến việc cấp trên đi công tác về. Kỳ thực đây chính là một cơ hội rất tốt. Một nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ bước tới đón cấp trên, đồng thời không thể quên nói những câu như: “Anh về rồi ạ! Chắc là mọi việc đều tốt đẹp cả chứ ạ?”… Sau đó xách đồ đạc giúp ông ta, và nhắc thư ký hoặc đích thân mình đi pha trà mời ông ta. Lời nói và thái độ ân cần của bạn là một cách “lấy lòng” khá hiệu quả đấy. Chẳng ai lại không hài lòng khi cấp dưới của mình quan tâm, chu đáo với mình như vậy, phải không?
Những việc nhỏ như vậy thường khiến cấp trên nhớ lâu. “Người không làm được việc nhỏ thì làm sao làm được việc lớn” – có lẽ đó là một tiêu chuẩn mà đa số lãnh đạo dùng để đánh giá cấp dưới của mình. Lại nữa, khi ăn cơm trưa, không nên lúc nào cũng chăm chú với các đồng nghiệp của mình, hãy đánh tiếng chào mời cấp trên. Có thể cấp trên còn bận những việc khác nên không đi ăn cùng được, nhưng một tiếng chào sẽ để cho người ta cảm giác khác hẳn so với trường hợp mà khi cấp trên còn ngồi đó, vừa tới giờ ăn trưa là râm ran cùng các đồng nghiệp khác rời vị trí.
Những người cấp trên ít nhiều đều có mong muốn được nói chuyện, truyền kinh nghiệm, chỉ dẫn đối với cấp dưới, vậy bạn hãy là một người nghe trung thực, lắng nghe những chia sẻ của cấp trên. Với những nhân viên chịu khó lắng nghe những lời của mình hơn những người khác, tất nhiên là cấp trên sẽ càng tín nhiệm và có đánh giá cao hơn.
Thực tế, người ta sẽ có cảm tình hơn với những đối tượng chịu nghe mình. Khi giao tiếp với cấp trên, thỉnh thoảng bạn hãy bày tỏ tình cảm, sự đồng tình, cảm động, thỉnh thoảng nhắc lại lời cấp trên; xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn. Lúc đầu sẽ có chút gượng, nhưng mấy lần sau tự nhiên sẽ quen.
Tóm lại, dù bạn có mệt mỏi, khó chịu, dù bạn ở đâu, làm gì cùng cấp trên, xin đừng quên nói với cấp trên những lời “kính trọng” với thái độ chân thành. Hãy chú ý lắng nghe và thực hiện những dặn dò của cấp trên với thái độ “cung kính” và tác phong nhanh nhẹn.
(ST)
