Cách viết thư tiếng anh trang trọng và chuẩn mực hiệu quả nhất

Cách viết thư tiếng anh trang trọng và chuẩn mực hiệu quả nhất. Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và phân chia thành các ý, các  đoạn tách biệt cho dễ hiểu. Không nên viết một bức thư quá 1 trang giấy, trừ trường hợp các nội dung cần trao đổi đặc biệt dài.

Viết một lá thư trang trọng để phàn nàn, phản ánh

Khi bạn nhận được một dịch vụ quá tệ hoặc mua phải một sản phẩm quá tệ, bạn sẽ cảm thấy rất bực mình, và muốn nói với công ty hoặc nơi đã bán sản phẩm, dịch vụ cho bạn để họ biết bạn cảm thấy như thế nào. Thông thường, người ta sẽ gọi điện thoại để nói trước, và khi việc gọi điện thoại, không có tác dụng hoặc gây thêm  bực mình, thì việc viết thư là phương án cuối cùng.

Một lá thư dạng này thường là thư trang trọng, và có cấu trúc gồm 4 phần như sau:

Phần 1: thông tin người gửi: Phần này được canh phải, Vì đây là một lá thư gửi đến một công ty hoặc một nơi bán hàng mà họ cũng không biết bạn là ai, nên phần thông tin này bạn chỉ để địa chỉ và ngày tháng viết thư mà thôi, có thể để thêm số điện thoại của bạn nếu bạn không cảm thấy phiền. Lưu ý là không để tên vì nơi đó thật sự không biết bạn là ai. Tên của bạn sẽ được đặt ở cuối thư.

     Ví dụ:

         55 Hoang Van Thu Street,

Ward. 3, Tan Binh District, HCMC

January 25^th 2013

Phần 2: thông tin người nhận, lá thư được canh phải từ đây. Vì đây là một lá thư phàn nàn về dịch vụ, sản phẩm nên nơi nhận mặc định luôn là phòng chăm sóc khách hàng của công ty đó, kèm theo tên công ty và địa chỉ công ty, không cần có tên người nhận cụ thể

Customer services Department                                                Phòng dịch vụ khách hàng

Phần 3: Nội dung chính. Đối một lá thư dạng này, bạn chỉ cần bắt đâu thư với Dear Sir/Madam, đây là một cách viết lịch sự khi bạn không biết cụ thể người nhận tên gì, Với nội dung chính, bạn có thể dùng các cấu trúc mang tính trang trọng và cứng rắn:

I’m writing to complaint about …                                                                           Tôi viết thư này để phàn nàn về …

I was treated by a number of staff when I phoned to complaint.                     Tôi thật rất thất vọng và bực mình với thái độ của nhân viên quý công ty khi tôi gọi điện đến phàn nàn.

Bạn có thể kể về những điều làm bạn thấy khó chịu về dịch vụ, sản phẩm, hãy viết theo trình tự để người đọc dễ theo dõi.

Firstly, secondly, thirdly                                            Đầu tiên, thứ hai, thứ ba …

Bạn có thể dùng những từ mạnh sau:

very disapointed                                                          rất thất vọng

was treated                                                                   bị đối xử không tốt

extremely rude                                                             rất vô lễ (thái độ)

as soon as possible.                                                 càng sớm càng tốt

Các cấu trúc mạnh nhưng lịch sự

I would be grateful if you could …                                                               Tôi sẽ rất cảm kích nếu quý công ty …

If this is not possible, I would like a full refund of my money.               Nếu công ty không giải quyết được, tôi muốn được hoàn lại toàn bộ tiền.

Phần 4: kết thúc thư, phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư

Your faithfully,                        (dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)

Phía dưới chữ ký và tên bạn, bạn có thể để địa chỉ thư điện tử của bạn và số điện thoại nếu muốn, việc này sẽ giúp nhân viên liên lạc với bạn để giải quyết vấn đề rắc rối cuả bạn nhanh hơn.

 

Viết một lá thư trang trọng ngắn gọn để hỏi thêm thông tin

Đối với một lá thư hỏi thông tin được viết một cách trang trọng, điều yêu cầu trước tiên là về bố cục phải rõ ràng, có lời chào, nội dung, lời kết, cảm ơn và tên người gửi

Mở đầu, bạn nên dùng dear + tên người nhận, bạn nên tìm hiểu xem ai là người mình sẽ viết thư đến, tránh cách viết chung chung: Dear Mr./Ms, điều này làm giảm hẳn tính trạng trọng của lá thư

Ví dụ:

Dear Mr. Smith.                                                  Kính chào ngài Smith,

Dear Ms. Valentine                                            Kính gửi cô Valentine,

Một số từ thường dùng khác, dùng khi bạn biết rõ về chức danh của người đó.

Dr.                                                                         tiến sĩ, bác sĩ

Professor                                                             giáo sư

Bạn có thể giới thiệu vài câu về bản thân bạn

My name’s …                                                      Tôi tên là ...

I’m …                                                                    Tôi là ...

Dùng cấu trúc mang tính lịch sự để hỏi

I’d like to ask you …                                                                     Tôi muốn hỏi …

Could you give me some information about …                     Ngài có thể cho tôi biết về …

Could you tell me about

Bạn có thể giải thích lý do vì sao bạn cần thông tin đó

Because …

Kết thư:

I’m looking forward to hearing from you.               Tôi mong chờ hồi âm từ ngài/cô.

Cảm ơn

Thanks so much.                                                      Cảm ơn rất nhiều!

Many thanks.

I really appreciate it.                                                  Tôi rất cảm kích

Để kết thúc một lá thư trang trọng, bạn hãy dùng:

Yours sincerely,                                                       Kính thư

Khi viết tên, bạn hãy viết tên của bạn (thay cho chữ ký, sau đó, viết tên đầy đủ bên dưới, kèm theo là địa chỉ và số điện thoại liên hệ.

Nhiều bạn từng hỏi về sự khác nhau giữa lối viết trang trọng với lối viết thân mật trong IELTS, điều này có vẻ là vấn đề chung của mọi người. Vì thế ở đây bạn cần phải biết được những kiều viết trong các bài kiểm tra IELTS.

 

Nếu bạn đang chuẩn bị tham gia một học phần IELTS học thuật thì cả 2 phần trong bài thi IELTS sẽ đều dưới hình thức viết trang trọng. Đối với những thí sinh học theo chương tổng quát thì phần 2 trong học phần viết sẽ luôn luôn là trang trọng còn phần 1 có thể là trang trọng hoặc không trang trọng.

Các bạn đều biết rằng, phần 1 trong học phần tổng quát là cách viết một bức thư, và nếu các chủ đề yêu cầu bạn viết thư cho người quen thì lá thư đó sẽ được viết ơ dạng thân mật. Trái ngược lại, nếu lá thư được viết cho một người bạn không quen thì nó phải được viết dưới dạng trang trọng.

Sự khác nhau giữa lối viết trang trọng và thân mật nằm chủ yếu ở cách sử dụng từ ngữ. Những từ được xem là thân mật thường được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày còn các từ ngữ trang trọng lại được dùng trong sách báo, các bản hợp đồng, thư tín doanh nghiệp và các bài tiểu luận. Nếu học phần đang học yêu cầu lối viết trang trọng thì bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ thân mật. Ngược lại, nếu nó chỉ yêu cầu lối viết thân mật ví dụ như: lá thư cho một người bạn thì bạn không nên sử dụng những từ trang trọng quá mức.

Bên cạnh yếu tố từ ngữ, trong lối viết trang trọng tốt nhất là nên tránh việc sử dụng những từ như kiểu “ tôi”, “bạn”, “chúng ta”, trừ khi bạn muốn bày tỏ quan điểm. Ví dụ trong một bài tiểu luận thay vì viết “lực Bạn sẽ thấy rất khó xin việc khi không có những năng phù hợp ”, hãy viết như thế này” Người ta sẽ thấy rất khó để xin được một công việc khi không có những năng lực phù hợp”, hoặc “ Tìm một công việc không hợp với năng lực bản thân là rất khó”

Với những người không sinh sống tại quốc gia nói tiếng Anh và không nói thứ tiếng đó hàng ngày thì sẽ thấy thật khó có thể phân biệt được từ ngữ trang trọng với từ ngữ thân mật. Để giúp các bạn phần nào, dưới đây là danh sách nhỏ các từ trang trọng và các từ thân mật. Các bạn có thể ghi nhớ và sử dụng chúng trong khi luyện viết, qua đó sẽ sử dụng từ ngữ chính xác trong các kỳ thi.
 

Cách viết và trình bày hiệu quả thư giao dịch bằng tiếng Anh

Yêu cầu của một bức thư giao dịch rất đơn giản: trình bày đúng cách, nội dung ngắn gọn và chặt chẽ. Mặc dù có thể tùy biến theo mục đích, hoàn cảnh sử dụng và tính cách mỗi người nhưng để viết một bức thư giao dịch hiệu quả cũng cần tuân theo các quy tắc sau: 

Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và phân chia thành các ý, các  đoạn tách biệt cho dễ hiểu. Không nên viết một bức thư quá 1 trang giấy, trừ trường hợp các nội dung cần trao đổi đặc biệt dài. Trình bày thư làm sao để bố cục có thể như thế này:

Trong thư không viết tắt, trừ khi là các cụm từ chuyên môn hay được sử dụng. Một số cụm từ viết tắt cũng có thể được chấp nhận trong các thư giao dịch, tuy nhiên nên hạn chế:

-         asap = as soon as possible

-         cc = carbon copy (gửi thêm bản sao thư tới một số người liên quan ngoài người nhận chính)

-         bcc = blind carbon copy (gửi thêm bản sao tới một người nhận ẩn danh)

-         enc. = enclosure (tài liệu gửi kèm)

-         pp = per procurationem (ký thay)

-         pp = postscript (khi muốn bổ sung thêm nội dung sau khi đã viết xong và ký tên)

-         pto = please turn over (không được trang trọng lắm, viết ở cuối trang đầu đối với thư được in 2 mặt)

-         rsvp = répondez s'il vous plaît (bắt nguồn từ tiếng Pháp, có nghĩa là Please reply/respond)

Trình bày một bức thư hiện đại thường khá đơn giản, chỉ cần chú ý các bố cục như sau (lưu ý rằng trình bày thư hiện đại không thụt lề):

1. Địa chỉ:

- Địa chỉ gửi được viết bên phải bức thứ (bao gồm các thông tin liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax…), thường không viết tên người gửi.

- Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi một vài dòng. Địa chỉ nhận thường có chi tiết tên, chức danh người nhận và các thông tin tương tự địa chỉ gửi.

2. Ngày tháng:

Ngày tháng có thể được viết bên phải, bên trái thư tùy theo thói quen mỗi người, cách dưới phần địa chỉ một vài dòng. Lưu ý, để tránh nhầm lẫn và cũng làm cho thư trông “lịch sự” hơn, phần tháng cần được viết bằng chữ. Ví dụ: 30 May 2011hoặc May 30^th, 2011.

3. Phần chào hỏi:

- Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đối với những người chúng ta không biết tên.

- Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đối với những người chúng ta biết tên. Lưu ý rằng người Việt Nam chúng ta hay xưng hô bằng tên, nhưng đối với người nước ngoài thì X, Y ở đây chính là họ của của người nhận. Nên dùng Ms. và Ms. có thể dùng cho những người đã có và chưa có gia đình.

4. Nội dung thư:

Phần nội dung thư có thể dài ngắn tùy từng trường hợp. Có thể bao gồm 2, 3 đoạn hoặc nhiều hơn. Thông thường, đoạn đầu sẽ là đề cập vấn đề, đoạn 2 sẽ là trình bày rõ hơn về vấn đề đã nói ở trên, đoạn 3 sẽ là đề xuất, ý kiến cho vấn đề đó.

5. Kết thư:

Kết thư liên quan đến phần chào hỏi đầu thư:

-  Đầu thư dùng Dear Sir/Madam (không biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours faithfully,”.

- Đầu thư dùng Dear Mr. X / Ms. Y (biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours sincerely,”.

 

6. Ký tên:

Sau phần kết thư, chúng ta sẽ để chừa ra vài dòng để ký, ngay dưới chữ ký sẽ đề tên của người gửi. Nên ký tên bằng bút mực hoặc bút bi ngòi to.

Tên được viết đầy đủ, ngay dưới chữ ký. Chức danh cũng được viết ngay dưới tên người viết.

Nếu trong trường hợp ký thay, thì phía trước tên người được ký thay ta thêm pp.

Nếu đã hoàn thành thư mà muốn bổ sung gì đó, ta thêm ps. và bổ sung phần nội dung đó vào.

Trong trường hợp thư gửi kèm các tài liệu, văn bản khác, cuối thư ta thêm enc. và liệt kê các tài liệu, văn bản đó vào.