Cách viết mail cho sếp khôn ngoan nhất

Cách viết mail cho sếp khôn ngoan nhất. Trước khi trả lời một email nào đó, người nhận nên ghi nhớ: email thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Một câu hỏi được đặt ra là liệu có phải cách thức trả lời email đang ngày càng trở nên hiệu quả và lịch sự? 

CÁCH VIẾT MAIL GỬI SẾP

8 quy tắc viết email

Maureen Bertolo, một nhà lập trình máy tính và đã giảng dạy về văn hóa email 10 năm nay, cho rằng văn hóa email đang xuống dốc. Bà cho biết, có khá nhiều lời phàn nàn cũng như những thắc mắc mà các học viên đưa ra trong các bài giảng của bà. Hầu như mọi người đều phàn nàn rằng “các email quá dài” và “tại sao tôi lại nhận được nhiều email đến vậy?”. 

Theo Bertolo, vấn đề cố hữu của các email chính là việc: mọi người quá phụ thuộc vào email và sử dụng chúng không có hiệu quả. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta không còn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác. Bà cho biết thêm, giờ đây, tin nhắn và Twitter đang làm giảm tính hữu ích của email hơn bao giờ hết. “Nhắn tin dễ dàng hơn viết email rất nhiều. Bạn không cần phải lo lắng về vấn đề chính tả, lỗi ngữ pháp hay các nghi thức chào hỏi. Vì nhắn tin được thực hiện nhanh chóng hơn nên mọi người cho rằng các tin nhắn không cần phải có vẻ chuyên nghiệp như các email”.

Trong thời đại của nhắn tin và tweeting như hiện nay, một số người có thể cho rằng các nguyên tắc viết email của Bertolo là không cần thiết trong giao tiếp cũng như trong kinh doanh. Nhưng những chuẩn mực của Bertolo lại rất hữu ích với cả người nhận và người gửi email. Bà đơn giản chỉ muốn mọi người giao tiếp hiệu quả hơn, đôi khi không nhất thiết là qua email. Bertolo cũng cho biết những email cá nhân thể hiện kỹ năng giao tiếp của chính người đó và cách thức thể hiện bản thân mình. Biết khi nào và làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả có thể nâng tầm ảnh hưởng của một cá nhân. Trong khi xin việc thì email gửi đến nhà tuyển dụng chính là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng có đối với người xin việc.

Tóm lại, nếu bạn quan tâm đến hình ảnh cũng như thương hiệu cá nhân của mình thì bạn nên quan tâm đến những email mình gửi đi. Dưới đây là 8 cách Bertolo đưa ra để có một email hoàn hảo.
 

1. Nghĩ trước khi viết

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

2. Viết email thật đơn giản

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

3. Viết email ngắn

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

4. Sử dụng dòng Subject

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo, “Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”

5. Đặt cấu trúc cho email

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Làm chủ email của mình

Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All

Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Gửi email thế nào cho chuyên nghiệp

- Văn phong phù hợp

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.

Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.

Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

- Lời chào đúng mực

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng "Dear" cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.

Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào "xin chào" "chào buổi sáng"... để mở đầu.

Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng "Kind regards", văn phong gần gũi hơn có thể dùng "Regards" hoặc "Best" thay lời kết.

Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

- Gửi file đính kèm

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Tham khảo một bức thư gửi sếp


Chị kính mến!

Xin chị cho phép em được mạo muội gửi đến chị bức mail này vì thật sự em nghĩ rằng nó rất cần thiết để chuyển tải tất cả tâm ý của em đến chị, chuyển tải sự thật đến chị để chị có thể suy xét vấn đề từ cả 2 chiều. Nếu chị nghĩ rằng việc bỏ thời gian nghe giải bày để có thể hiểu rõ và hiểu đúng nhân viên mình hơn đồng thời giúp xóa bỏ những hiểu lầm đang tồn tại của Chị đối với em là việc mất thời gian vô ích thì xin chị cứ dừng tại đây. Không cần đọc tiếp vì không cần thiết phải phí thời gian quý báu vào điều thâm tâm không muốn cảm thông và chia sẽ.
Nếu vì sự thông hiểu và mong muốn thông hiểu, vì sự công tâm suy xét và giải quyết vấn đề cách đầy phân minh và công bằng, vì những hành động khuyến khích và tôn vinh sự thật, mà chị muốn đọc tiếp mail này, Em xin phép gửi đến chị sự cảm kích và chân thành biết ơn đầu tiên của em đối với Giám đốc của mình.
Thưa chị,
Đầu tiên xin chị nhận ở em lời chân thành xin lỗi cho những hành động quá khích ngày hôm đó nếu những hành động hay lời nói bộc lộ trong lúc không kềm chế đó khiến chị không vui và nghĩ rằng em vô lễ đối với chị. Đến giờ em cũng bất ngờ với chính bản thân mình vì những hành động bồng bột đó, vì trước giờ, chưa bao giờ em thiếu kiểm sóat trong hành động lời nói của mình như vậy. Chị có thể tìm hiểu em qua anh Trìu hay mọi người để hiểu thêm về em như 1 người rất bình tĩnh, chân thành và nhã nhặn trong mọi hòan cảnh, nhất là trong công việc. Thế nhưng em đã phản ứng như ngày hôm đó cũng chỉ vì quá bất ngờ và bức xúc trước những lời cáo buộc thiếu chính xác và vu oan 1 cách không thể tưởng tượng nỗi đến như vậy dành cho mình. Và em cảm nhận được rằng chị đã tin tưởng hòan tòan vào lời vu cáo đó mà thậm chí không cần nghe lời giải thích từ nạn nhân để có thể phân định 1 cách chính xác và trung thực vấn đề...Em cảm thấy mình bị xúc phạm ghê gớm khi bị người khác gán cho mình cái tội mà mình không hề làm bởi lý do cá nhân nào đó mà bản thân em không thể hiểu nỗi. Em cảm thấy rất buồn và thất vọng khi cảm nhận rằng chị đã nghĩ những tình cảm kính trọng mà em dành cho chị chỉ là sự giả dối và bợ đỡ...
Thưa chị, như đã khẳng định ngay lúc đó và mọi người có mặt tại thời điểm đó cũng làm chứng cho em rằng "Em không hề nói câu nói với những hàm ý vô lễ đối với chị như chị đã được chuyển tải từ người nào đó". Em đủ thông minh để hiểu được những tác hại của lời nói thiếu ý tứ và tôn trọng Sếp mình đối với công việc và vị trí mình đang muốn tồn tại. Em đủ thẳng thắng và trung thực để mạnh dạn trình bày, góp ý xây dựng với chị về tất cả những việc liên quan đến công tác của bản thân em tại Travellive (như chị đã biết trong thời gian qua em làm việc tại đây).Em đủ lòng tự trọng để không cho phép mình tồn tại nơi này vì sự thương hại của cấp trên hay sự bợ đỡ, xu nịnh của bản thân đối với BGĐ. Chính vì thế, thật sự em cảm thấy bản thân mình bị xúc phạm ghê gớm khi chị nói câu "Em viết mail cho chị tòan để Chị kính mến....thế mà sau lưng chị lại nói những lời vô lễ như vậy...". Đó là sự ngầm bảo em giả dối và xu nịnh trong khi đó chính là 2 điều em căm ghét nhất trong cuộc đời của mình...

Em chỉ mong chị hiểu em hơn và nếu có thể, qua bức mail này, giúp chị giải tỏa được hiểu lầm của chị đối với em và gia tăng niềm tin của chị dành cho nhân viên mình để họ có thêm nhiều động lực hòan thành tốt công tác của mình và cống hiến hết sức lực vì lợi ích phát triển chung của Công ty, em sẽ biết ơn và cảm kích vô cùng.
Nếu chị vẫn nghĩ những lời chia sẽ tận đáy lòng của em là giả dối hay chống chế. Em cũng không còn gì để nói và không dám làm phiền chị thêm nữa. Có lẽ em phải xin phép chị được rút lui khỏi vị trí hiện tại vì không thể chịu đựng và đối mặt với nỗi bức xúc, thất vọng và chán nãn khi phải làm việc và cống hiến trong hòan cảnh mang trong lòng mình cả 1 nỗi oan ức quá lớn và không thể giải thóat như thế này. Em xin được cám ơn chị vì tất cả những điều tốt đẹp trong thời qua chị đã làm vì hỗ trợ những nhân viên mới như em. Sẽ không bao giờ quên tất cả những gì không thể quên...
Kính chúc chị nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống!
Rất trân trọng!

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:


Mẹo hay để trở thành "con cưng" của sếp

1. Đừng hỏi sếp những câu hỏi bạn có thể trả lời

Một vị sếp chia sẻ: “Tôi nhận được hàng trăm câu hỏi một ngày từ nhân viên và phần lớn những câu hỏi đó họ có thể tự trả lời. Đơn giản chỉ vì họ lười biếng nên mang tất cả những thắc mắc đến cho tôi”.

Lời khuyên dành cho các bạn ở đây là chỉ hỏi sếp khi bạn cảm thấy thiếu tự tin hay bạn mong nhận được sự đồng ý của họ. Tuy nhiên, trước hết bạn vẫn nên tự hỏi bản thân mình trước: “Liệu câu trả lời của sếp có hợp lý hơn của mình?”. Trong hấu hết các trường hợp, câu trả lời là không. Đơn giản, bạn là người nắm rõ nhất công việc, vì vậy hãy suy nghĩ kĩ mọi việc trước khi đặt câu hỏi cho sếp.

2. Mang đến giải pháp, không phải những vấn đề

Một sếp khác nói: “Thật bực mình khi nhân viên luôn mang những vấn đề đến hỏi tôi và mong đợi giải pháp tôi đưa ra”.

Đừng đưa ra những vấn đề cho sếp nếu bạn chỉ mất 10 phút để nghĩ ra cách giải quyết. Bạn sẽ gây ấn tượng với sếp khi trình bày một vấn đề phức tạp, những gợi ý và cách thức giải quyết nó.

3. Không phải nói lời xin lỗi

Sếp nói: “Tôi thực sự đề cao những nhân viên biết chịu trách nhiệm về sai lầm do mình gây ra”

Luôn có cách để giải quyết mọi vấn đề, không nhất thiết phải mở đầu bằng một lời xin lỗi. Nó khiến bạn trông yếu thế. Nếu lần sau bạn có mắc lỗi, hãy thử cách sau: “Tôi nghĩ dự án nãy đáng ra có thể làm tốt hơn nếu…” hay “Nhìn lại vấn đề, tôi nghĩ mình lẽ ra nên làm theo một cách khác”. Hay “Lần sau tôi sẽ…” Sếp bạn sẽ bị ấn tượng và tập trung vào những điều bạn học được hơn là những sai lầm bạn phạm phải.

4. Bình tĩnh trong mọi trường hợp

Một sếp cho biết: “Tôi thực sự thấy sốc khi đọc một số email của nhân viên trong công ty. Đôi khi, họ không thể giữ được bình tình và viết ra mọi tức giận của mình.”

Không nên gửi thư điện tử khi bạn đang tức giận hay thất vọng. Khi bực mình, bạn có thể viết chúng ra nhưng không nên gửi vội. Hãy chờ ít nhất nửa tiếng, sau đó đọc lại thư gốc. Lúc đó bạn sẽ bình tình hơn để viết lại một bức thư đầy tính xây dựng và chuyên nghiệp. Sếp sẽ rất ngưỡng mộ sự khéo léo trong giao tiếp của bạn.

5. Sẵn sàng nhận nhiệm vụ

Một sếp nói: “Tôi sẽ tức giận khi nhận được câu trả lời “Đó không phải phần việc của tôi” từ nhân viên khi được giao việc. Trên thực tế, chúng ta thường làm những việc không giống như trong bản mô tả công việc”.

Hãy đảm nhận những thách thức mới. Bạn sẽ không chỉ học được những điều mới mà còn được sếp ghi nhận về tinh thần làm việc hăng say.

6. Đừng nói dối sếp

“Khi một nhân viên nhắn tin cho tôi thông báo anh/ cô ấy quá mệt nên không thể đi làm được. Tôi biết chắc chắn là anh/ cô ấy đang nói đối”.

Nhắn tin hay viết email xin nghỉ ốm đều là dấu hiệu cho thấy bạn đang nói dối. Lần sau, hãy gọi điện thẳng cho sếp.

7. Gửi phản hồi cho sếp

“Tôi thích nhận được phản hồi của nhân viên về những dự án, báo cáo tôi vừa hoàn thành”.

Những phản hồi tích cực khiến mọi người hiểu nhau hơn và khích lệ tinh thần. Nếu bạn thích việc sếp vừa làm, hay nói cho anh/ cô ấy biết. Chỉ đơn giản như “Tôi thích bài phát biểu của anh trong cuộc họp vừa rồi”.

8. Tránh ca thán

Sếp nói: “Tôi thấy nhiều nhân luôn ca thán về mọi thứ và điều này khiến tôi và những người khác phát điên”.

Những lời phàn nàn không bao giờ đem lại kết quả tốt đẹp. Nó chỉ làm tất cả mọi người đều thấy mệt mỏi. Nếu bạn có điều gì không hài lòng, hãy chia sẻ  trực tiếp với sếp để tìm cách khắc phục.

9. Hãy luôn là người tiên phong

Các sếp đều có ý kiến chung: sẽ đặc biệt chú ý và đánh giá cao những nhân viên đưa ra ý tưởng mới và quyết tâm thực hiện chúng

Chúng ta luôn có những ý tưởng để cải thiện công việc hay cho dự án mới. Thật không cần thiết nếu gửi cho sếp một danh sách dài những ý tưởng của bạn. Hãy chọn 1, 2 ý tưởng khả thi nhất và quyết tâm thực hiện chúng. Sếp sẽ đánh giá cao sự sáng tạo cũng như quyết tâm, kiên trì của bạn.

Những điều không nên nói với sếp

Bí quyết viết email chuyên nghiệp, hiệu quả
Làm gì để sếp quý
Bí quyết để được sếp tin tưởng
Làm gì khi bị sếp mắng
Giải quyết mâu thuẫn với sếp khó hay dễ



(ST)