1
Để gây ấn tượng và từ đó thành công trong công chuyện làm ăn với người Nam Phi, các doanh nhân Việt Nam không thể không lưu ý tới những điều tưởng chừng như rất đơn giản.
CÁCH GIAO TIÊP VỚI NGƯỜI NAM PHI
• Người Nam Phi
Người da trắng có gốc Anh và Hà Lan (người Boers) chiếm khoảng 17% dân số nhưng có phong cách giao tiếp châu Au. Người Phi da đen chiếm đa số, có tính cởi mở, hồn nhiên khi giao tiếp. Người Nam Phi nói chung luôn đúng giờ. Họ sử dụng thông thạo tiếng Anh và ngôn ngữ bộ lạc. Họ thích các chủ đề về thể thao, cảnh quan thiên nhiên, tài nguyên, văn hóa châu Phi. Họ tránh các chủ đề về chủ nghĩa phân biệt chủng tộc, tôn giáo.
• Những người Nam Phi ở các quốc gia khác
Nói chung, họ rất hồn nhiên, cởi mở trong giao tiếp và có thói quen nhìn thẳng, bắt tay nhau. Trong công việc làm ăn họ thích tặng quà. Họ tiếp thu văn hóa châu Âu và sử dụng các ngôn ngữ châu Âu thành thạo. Họ ưa thích chủ đề về văn hóa châu Phi, thể thao, cảnh quan thiên nhiên, săn bắn và tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, sắc tộc.Khi gặp nhau lần đầu tiên và sử dụng tiếng Anh để làm quen, người Nam Phi hay xưng hô ngay bằng tên gọi, thậm chí cả khi nói chuyện lần đầu tiên với nhau bằng điện thoại cũng có thể như vậy. Cho nên bạn nên tự giới thiệu mình bằng cả họ và tên, sau đó nếu thấy đối tác người Nam Phi xưng hô bằng tên nào thì bạn làm theo.
Chào hỏi thường ngắn và đơn giản. Nam giới bắt tay nhau ngắn nhưng chặt. Người da đen chào nhau bằng cái bắt tay và hai lần ngửa bàn tay đập vào nhau. Đối với phụ nữ không nhất thiết phải như vậy, nhiều khi chỉ gật đầu chào là đủ.
Sau khi chào hỏi thường là cuộc trò chuyện ngắn. Chủ đề thích hợp nhất là thời tiết, khen ngợi cơ ngơi của chủ nhà, cám ơn về tình mến khách, sau đó trao danh thiếp và bắt đầu trao đổi công chuyện cụ thể. Danh thiếp nên có mặt bằng tiếng Anh. Đối tác nước ngoài nên tự giới thiệu ngắn nhưng đầy đủ và mạch lạc về mình.
Mời
Bữa ăn làm việc với đối tác người Nam Phi thường diễn ra vào buổi trưa vì người Nam Phi có thói quen đi ngủ sớm. Cùng nhau ăn sáng làm việc cũng là hình thức gặp gỡ khá thông dụng. Bữa ăn thường đơn giản, thực đơn nhẹ nhàng. Chỉ được phép hút thuốc lá ở ngoài trời. Khi ăn thì bạn nên chờ cho tới khi chủ nhà bắt đầu trước. Lúc uống thì lại không cần phải đợi như vậy. Chỉ trong những dịp đặc biệt mới có lời chúc rượu trong bữa ăn.
Đàm phán
Đối tác người Nam Phi đàm phán và trao đổi công chuyện làm ăn rất nhanh và tập trung, rất hiếm khi bị ngắt đoạn bởi điện thoại hay bởi ai đó đi ra đi vào. Sau khi trao đổi xong mọi chuyện thường có cuộc trò chuyện.
Phê phán
Bạn rất nên tránh những phát biểu hay biểu hiện gì mà người Nam Phi có thể hiểu là phê trách họ. Vì thế, tốt nhất là bạn nên tránh đề cập hay sa đà vào những chủ đề như phân biệt chủng tộc hay chính sách của chính phủ, quan hệ của Nam Phi với các nước láng giềng, nhận xét về người da đen hay da trắng ở đất nước này.
Ngôn ngữ
Ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Anh bởi tiếng địa phương rất khó học. Mọi tài liệu, thư từ giao dịch, biên bản…. bạn nên soạn sẵn bằng tiếng Anh nếu muốn trao ngay cho đối tác. Gần như không có chuyện đối tác người Nam Phi nhận và chờ dịch những tài liệu nhận từ bạn bằng ngôn ngữ khác không phải tiếng Anh. Nếu muốn hợp tác với đối tác người Nam Phi, bạn nên biết tiếng Anh. Nếu bạn phải dùng đến phiên dịch thì đối tác người Nam Phi sẽ không coi trọng bạn.
Phong cách và trang phục
Người Nam Phi coi ô tô là biểu hiện của phong cách và tầm cỡ. Nếu bạn sử dụng ô tô từ loại trung bình trở xuống thì rất nên tránh nói chuyện với người Nam Phi về ô tô. Doanh nhân người Nam Phi mặc trang phục tùy theo lĩnh vực hoạt động và chức vụ, cho nên trông họ rất đa dạng. Nữ doanh nhân người Nam Phi thường ăn vận rất mốt và họ rất chuộng thời trang của nước Anh. Nam doanh nhân ăn vận khá bảo thủ với áo trắng dài tay, đeo cà-vạt và mặc comple sẫm màu.
Thời gian
Tính đúng giờ được người Nam Phi nhìn nhận tùy theo ý nghĩa của sự kiện. Nếu đến để làm việc với đối tác người Nam Phi thì bạn nên đến đúng giờ hẹn, còn nếu là lời mời đến nhà riêng hoặc trong dịp nghỉ cuối tuần thì việc chậm trễ vài tiếng đồng hồ cũng là chuyện thường. Nếu người Nam Phi đề cập đến một khoảng thời gian dài thì thường đó không phải là lời hứa hay cam kết chắc chắn.
Quà cáp
Tặng quà đắt tiền không phải là thông lệ ở Nam Phi. Tuy nhiên, tùy theo mức độ quan hệ mà các đối tác có thể tặng quà cho nhau, chủ yếu để làm kỷ niệm chứ không vì giá trị sử dụng thực tiễn.
| Một số lưu ý khi đàm phán kinh doanh tại Nam Phi |  |
|
Phần lớn giới doanh nhân ở Nam Phi ở hầu hết các thành phố ngoại trừ Johannesburg và Cape Town, thường không có nhiều kinh nghiệm khi tiếp xúc với những đối tác có nền văn hóa khác. Bạn cần lưu ý quan niệm về đàm phán của đối tác Nam Phi là công việc phải được “giải quyết theo cách của họ”. Nam Phi xứng đáng với tên gọi là “ Cầu vồng Văn hóa” vì đất nước này là sự giao thoa của nhiều nền văn hóa trên thế giới và hầu như là không đồng nhất. Phần lớn dân số là người da đen (chiếm tới 80%), ở rất nhiều các bộ tộc khác nhau như là Zulu và Xhosa. Trong khi đó, 13% dân số là người Nam Phi gốc Châu Âu (chủ yếu là người gốc Hà Lan) và 8% người gốc Anh. Dân thiểu số cũng không kém phần quan trọng trong đó có một vài nhóm người Châu Á. Tại Nam Phi, dường như cũng có sự khác biệt lớn giữa văn hoá kinh doanh ở thành thị và ở nông thôn. Sự đa dạng về văn hóa đã làm cho công việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh trở nên khó khăn hơn nhiều. Vì vậy, bất ngờ ngoài dự kiến xảy ra trong quá trình đàm phàn kinh doanh tại Nam Phi là điều không thể tránh khỏi. Mối quan hệ và sự tôn trọng Xây dựng mối quan hệ bền vững và đáng tin cậy rất quan trọng đối với người Nam Phi. Mặc dù vậy, đây cũng không phải là điều kiện kiên quyết trong lần đầu hợp tác. Điều mà đối tác Nam Phi mong muốn là tìm hiểu bạn và công ty rõ hơn. Người Nam Phi gốc Châu Âu và người Nam Phi da đen coi trọng việc xây dựng mối quan hệ hơn và thường mong chờ một giao kèo trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng. Mặc dù con người nơi đây thường chú trọng đến các kết quả trong ngắn hạn hơn là các mục tiêu dài hạn, nhưng họ cũng muốn xây dựng một mối quan hệ lâu dài hơn là đưa ra một quyết định nhanh chóng. Việc có được sự tin tưởng và một mối quan hệ bền vững đòi hỏi bạn phải mất khá nhiều thời gian vì người Nam Phi khá cẩn trọng trong việc hợp tác làm ăn với người nước ngoài. Bạn cần phải chú trọng tới các lợi ích lâu dài và cố gắng xây dựng được mối quan hệ kinh doanh vững chắc. Mối quan hệ kinh doanh ở đất nước này phát triển theo cả hai chiều hướng: cá nhân và doanh nghiệp. Hầu hết những người Nam Phi chỉ muốn làm ăn với những người họ thích và tin tưởng. Mặc dù vậy, trong trường hợp công ty bạn muốn thay thế người đàm phán thì cũng không có nhiều trở ngại cho người đó tiếp quản công việc mà bạn đang làm dở. Cũng như vậy nếu bạn giới thiệu một người trong công ty bạn tham gia vào cuộc đàm phán thì người này vẫn có thể nhanh chóng được chấp nhận như một đối tác hợp pháp. Tục lệ và luật lệ về chủng tộc và màu da có thể rất khắt khe vì vậy điều tốt nhất mà bạn luôn nên làm là tuân thủ theo sự hướng dẫn của người đại diện (người bản xứ) của công ty bạn khi gặp phải các vấn đề trên. Một số người da trắng, đặc biệt là người Nam Phi gốc Châu Âu, thường có thái độ không ưa đối với họ hàng hay người giúp việc gốc da đen. Tuy nhiên, trong quá trình liên hệ, bạn hiếm khi thấy họ đưa ra những lời nhận xét mang tính phân biệt chủng tộc. Khi làm ăn với một doanh nhân da đen, bạn hãy tỏ ra thông cảm và hiểu được thực tế là nhóm người này đã phải chịu áp lực rất lớn từ phần đông dân số. Trong văn hoá kinh doanh của Nam Phi, thái độ kính trọng người khác tuỳ thuộc vào học vấn của người đó. Những người Nam Phi gốc Anh chú trọng vào địa vị và cấp bậc trong khi những người khác lại quan tâm về kiến thức và tài năng cá nhân. Việc ngưỡng mộ một người nào đó còn phụ thuộc vào việc người đó có thật thà và đáng tin hay không? Giao tiếp Tiếng Anh là ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi trên thế giới nhưng ở Nam Phi nó chỉ là một trong mười một ngôn ngữ chính thức của quốc gia này. Hầu hết người Nam Phi da trắng thường nói hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Afrikaans – gần giống với tiếng Hà Lan. Những người da đen thì sử dụng ngôn ngữ bản địa và cũng có đôi chút hiểu biết về tiếng Anh và tiếng Afrikaans. Nói chung, những người Nam Phi thường rất khéo léo và nghiêm túc trong quá trình giao tiếp và họ chỉ nói to khi muốn nhấn mạnh một điểm gì đó. Tại nhà hàng, nhất là những nơi phù hợp cho trao đổi kinh doanh, bạn phải luôn nói một cách nhỏ nhẹ. Gây ồn ào, mất trật tự và làm phiền người khác là những hành vi mất lịch sự tại Nam Phi. Đối với khoảng cách cá nhân, Nam Phi đi theo cách mà người châu Âu vẫn thường làm, nghĩa là khi nói chuyện họ thường giữ một khoảng cách nhất định. Mặc dù người Nam Phi luôn tránh không để rơi vào tình thế đối đầu, nhưng mức độ thẳng thắn lại thay đổi tùy theo nhóm dân cư. Những người Nam Phi gốc Châu Âu thường thẳng thắn và không thích nói vòng vo. Họ không cảm thấy khó khăn khi phải nói “ không “ nếu họ không thích hoặc từ chối một lời đề nghị. Họ coi trọng tính trung thực và thẳng thắn hơn là sự tế nhị và khéo léo. Họ không thích những câu nói không rõ ràng, những ý kiến mở, sự lo âu và ít quan tâm tới cảm nhận của người khác. Người Nam Phi gốc Anh đôi khi lại rất không rành mạch và chính xác và khó có thể hiểu được họ. Đôi khi bạn cũng gặp phải những lời khước từ thẳng thừng làm cho bạn mất hứng thú khi thuyết trình về mặt hàng bạn chào bán. Còn đối với người Nam Phi da đen thì ngược lại, họ lại có vẻ kín đáo tế nhị hơn những nhóm người trên. Thay vì nói “không” họ sẽ có những câu nói lường nghĩa như là : “Chúng tôi sẽ nghĩ về điều đó”, “Tôi không chắc cho lắm” hay là “Chúng tôi cần phải bàn bạc về vấn đề này”. Đối tác của bạn sẽ không vội vàng từ chối bạn ngay. Đối với người da đen thì im lặng được coi là từ chối. Những cử chỉ tại đất nước này rất tế nhị và khéo léo đặc biệt là giữa những người Nam Phi gốc Anh với nhau. Việc chạm vào người khác rất ít gặp ở người Nam Phi gốc Anh nhưng lại được sử dụng thường xuyên hơn ở người Nam Phi da đen. Mặc dù vậy đừng chạm vào đầu của một người nào dù đó là một đứa trẻ con. Không dùng tay để chỉ vào người khác. Giao tiếp bằng ánh mắt là một cách để truyền đạt thông tin một cách thành công nhất nhưng đừng làm quá nhiều cử chỉ này với người có địa vị cao hơn và không được nhìn chằm chằm vào mọi người.
Giao tiếp ban đầu Sử dụng trung gian giới thiệu bạn với đối tác sẽ là một lợi thế nhưng không phải là điều quyết định sự thành công khi kinh doanh tại Nam Phi. Việc đàm phán có thể thực hiện theo cá nhân hoặc theo nhóm. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán theo nhóm thì mỗi thành viên chịu trách nhiệm từng mảng việc riêng. Lưu ý với người Nam Phi da đen, tránh thay đổi bất kỳ thành viên nào trong đội vì việc này có thể khiến cho quá trình đàm phán phải bắt đầu lại từ đầu. Người Nam Phi rất coi trọng việc lãnh đạo doanh nghiệp bạn tham dự buổi gặp gỡ đầu tiên. Tuy nhiên, không nhất thiết họ phải tham dự tất cả các buổi họp tiếp theo. Bạn cần phải lên lịch hẹn với đối tác càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đã từng hợp tác với họ một lần thì bạn có thể thông báo gấp trước một hai ngày. Người Tây Ban Nha luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự của bên bạn cũng như những đề xuất và chương trình dự kiến của buổi họp. Việc thống nhất trước chương trình họp sẽ rất có lợi cho bạn trong quá trình đàm phán vì người Nam Phi rất ít khi thay đổi so với kế hoạch họ đã đề ra. Họ rất coi trọng vấn đề giờ giấc vì thế bạn không nên để họ chờ quá từ 5 đến 10 phút. Tuy nhiên, không nên biểu lộ sự tức giận nếu bạn phải chờ đợi vì điều đó có thể làm cho hình ảnh của bạn bị xấu đi. Cách xưng hô Người Nam Phi sắp xếp họ tên theo thứ tự như sau: đầu tiên là tên gọi sau đó là đến họ. Hãy thêm Mr./Mrs./Miss vào trước. Nếu đối tác có chức danh về học vấn, hãy sử dụng thay cho họ tên. Hãy chờ đối tác đồng ý và đề nghị bạn gọi họ bằng tên gọi. Những cái bắt tay dứt khoát mạnh mẽ có thể giúp bạn rất nhiều trong lần đầu gặp mặt đối tác. Nam giới nên để phụ nữ chủ động bắt tay. Sử dụng danh thiếp Việc trao đổi danh thiếp không phải là một bước quan trọng nhưng đó là cách tốt nhất để cung cấp đầy đủ thông tin về bạn. Và việc này nên làm sau khi buổi gặp mặt kết thúc hơn là lúc mới bắt đầu. Danh thiếp của bạn nên được in bằng Tiếng Anh. Hãy ghi học vị của bạn vào danh thiếp và hãy chắc rằng nó sẽ nói lên được sự chuyên nghiệp của bạn đặc biệt khi bạn có quyền đưa ra quyết định ngay lập tức. Hãy đưa danh thiếp của bạn cho tất cả những người có mặt trong buổi gặp mặt. Nếu một ai đó không đưa danh thiếp cho bạn tức là họ không muốn làm ăn với bạn. Khi nhận danh thiếp, bạn nên cười và nhìn đối tác, sau đó dành một vài giây để đọc nội dung. Tiếp theo, khi ngồi vào bàn, đặt danh thiếp ở vị trí trước mặt. Trước khi đàm phán Buổi họp thường mở đầu bằng những câu chuyện ngắn ngoài lề để hai bên có thể bắt đầu làm quen. Việc này rất có ý nghĩa đặc biệt với người Nam Phi gốc châu Âu và người Nam Phi da đen. Tính hài hước cũng được đánh giá cao nhưng hãy nhớ rằng sự hài hước của người Nam Phi thường khô khan và hơi thô. Người ta rất hiếm khi nói về cuộc sống đời tư trong suốt cuộc gặp mặt vì thế bạn không nên quan tâm đến gia đình và tình trạng hôn nhân của họ. Các cuộc gặp mặt thường diễn ra trong không khí trang trọng đặc biệt là trong lần đầu gây dựng mối quan hệ kinh doanh. Nếu như cuộc gặp mặt đầu tiên có mục đích để tạo lập mối quan hệ các nhân và tìm hiểu xem đối tác có đáng tin cậy hay không thì các cuộc gặp tiếp theo sẽ tập trung vào công việc kinh doanh. Người Nam Phi rất hiếm khi đưa ra quyết định ngay trong buổi gặp gỡ đầu tiên. Bạn nên có bài trình bày giới thiệu về doanh nghiệp mình với đối tác nhưng phải thật đơn giản và không quá cầu kỳ trong thiết kế hình chiếu, thật ngắn gọn và tập trung vào vấn đề. Người Nam Phi thường không dễ bị ấn tượng bởi những bài thuyết trình với những hình ảnh lạ. Không nhất thiết phải dịch một bộ tài liệu sang tiếng bản địa. Quan niệm về phụ nữ Xã hội Nam Phi vẫn là xã hội trọng nam khinh nữ. Phụ nữ chỉ có quyền bình đẳng trong lý thuyết, bị coi ở tầng lớp thấp hơn và rất khó đạt được vị trí, thâm quyền và thu nhập tương tự như nam giới. Với tư cách là thành viên đoàn đàm phán, bạn phải đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của công ty bạn và vai trò của bạn trong đó. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải làm việc chăm chỉ để đạt được sự tôn trọng cá nhân. Điều quan trọng là phải tế nhị và hành động chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Thể hiện sự tự tin và đối phó thích hợp với lòng quyết đoán là rất quan trọng, vì Nam Phi ngưỡng mộ những người cứng rắn, tự tin, và có khả năng mà không quá “xông xáo”. Thái độ và phong cách – Phương thức tiếp cận đàm phán ở Nam Phi phụ thuộc vào văn hoá của đối tác. Với người Nam Phi gốc Âu, cách đàm phán tốt nhất là sử dụng liên tiếp việc thương thảo giá phân phối Họ có thể khá tranh đua và chỉ miễn cưỡng đồng ý với sự thoả hiệp trừ phi đó là lựa chọn duy nhất để việc thoả thuận này không đi vào bế tắc. Ngược lại người Nam Phi gốc Anh và người da đen thì lại coi đàm phán như một mắt xích trong quá trình giải quyết vấn đề. Người Nam Phi gốc Anh sẵn sàng thỏa hiệp khi cần thiết để hai bên có thể đạt đến một thỏa thuận; còn người Nam Phi da đen lại có thói quen tận dụng các mối quan hệ để giải quyết bất đồng. Họ cũng có thể quan tâm nhiều hơn đến lợi ích lâu dài của mối quan hệ làm ăn hơn những nhóm dân tộc khác. Đối với tất cả các nhóm người Nam Phi, người mua luôn ở vị trí cao hơn nhưng cả hai bên đều có trách nhiệm để đi đến thỏa thuận cuối cùng. Người Nam Phi tin vào nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” và mong muốn bạn đáp lại sự trân trọng và lòng tin tuởng của họ. Bạn nên tránh những cuộc đối đầu và nên duy trì thái độ hợp tác lịch sự. Nếu trong bất kỳ thời điểm nào của cuộc đàm phán xảy ra tranh cãi, bạn nên thỏa hiệp với thái độ “cho và nhận” nhất là khi đàm phán với người Nam Phi gốc Anh. Đối với những nhóm người khác, cách tốt nhất trong trường hợp trên là sử dụng ưu thế về mối quan hệ cá nhân, nhấn mạnh vào lợi ích chung của hai bên và của việc hợp tác lâu dài. Tính kiên nhẫn và sự sáng tạo luôn được đánh giá cao. Chia sẻ thông tin – Các doanh nhân Nam Phi có thể dành nhiều thời gian để thu thập thông tin và thảo luận chi tiết trước khi bước vào vòng thương thảo. Hầu hết các doanh nhân đều tin rằng việc chia sẻ thông tin là cách để xây dựng sự tin tưởng giữa hai bên. Điều đó có nghĩa là không phải họ sẵn sàng chia sẻ mọi thông tin mà bạn muốn biết trong suốt cuộc đàm phán. Tuy nhiên, các cuộc đàm phán sẽ trở nên khó khăn nếu một trong hai bên có ý định giấu thông tin với đối tác. Tốc độ đàm phán Rất khó có thể dự đoán việc đàm phán của bạn ở Nam Phi kéo dài trong bao lâu. Những công ty truyền thống thì thường rất chậm chạp, họ dành nhiều thời gian cho việc thu thập thông tin, mặc cả và đưa ra quyết định. Cố gắng để đẩy nhanh tiến độ có thể phản tác dụng vì thế hãy bình tĩnh và chấp nhận mất nhiều thời gian. Mặt khác, người Nam Phi cũng rất dứt khoát và quả quyết vì thế bạn có thể rút ngắn thời gian đàm phán nhưng chỉ khi bạn chiếm được lòng tin của họ. Thương lượng Ảnh hưởng của nền văn hoá đóng một vai trò rất lớn trong giai đoạn thương lượng của cuộc đàm phán ở Nam Phi. Người Nam Phi gốc Anh coi đây là một bước cần thiết để có được sự đồng thuận từ cả hai bên nhưng họ thường không thích việc mặc cả. Họ thường không nhượng bộ nhưng luôn cố gắng để có được một cuộc đàm phán công bằng. Giá khởi điểm so với giá lúc ký kết hợp đồng chỉ nên chênh nhau khoảng từ 20 - 30%. Mặc dù người Nam Phi gốc Âu không thích việc thoả thuận và mặc cả nhưng họ cũng rất giỏi trong công việc này. Đối với họ giá có thể thay đổi từ 20% cho đến 30%. Cuối cùng người da đen có lẽ là nhóm người thích thoả thuận và mặc cả nhất. Khi đàm phán với họ bạn hãy chuẩn bị tâm lý rằng giá có thể thay đổi tới 40% hoặc hơn nữa so với giá gốc. Đối với tất cả nhóm người ở Nam Phi, tốt nhất là bạn không nên dùng phương pháp tiếp cận bán hàng ngày (hard selling) vì đây là phương pháp sử dụng những áp lức tâm lý khiến cho đối tác đưa ra quyết định nhanh hơn. Người Nam Phi da trắng đôi khi có vẻ khá thụ động. Tuy nhiên, họ sẽ nắm lấy ưu thế trong cuộc đàm phán khi có cơ hội. Cố gắng để cho mình có cơ hội nhượng bộ và chuẩn bị cho các lựa chọn khác. Yêu cầu đối tác đáp lại khi bạn đã đưa ra những nhượng bộ của mình. Người Nam Phi thích các cuộc đàm phán trung thực và thẳng thắn. Hiếm khi họ có những hành động lừa đảo như: nói ra các thông báo sai, giả vờ không vụ lợi trong suốt quá trình đàm phán, không giới thiệu giá trị của sản phẩm…. Đừng áp dụng những cách trên và tránh không nói dối hay làm sai lệch quyết định của đối tác vì điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn đang phá hỏng mối quan hệ làm ăn. Giới kinh doanh tại Nam Phi chỉ dùng phương pháp gây áp lực miễn là những biện pháp này không gây đối đầu giữa hai bên. Họ có thể mở đầu với lời đề nghị tốt nhất, thể hiện sự không khoan nhượng hoặc vờ đưa ra quyết định cuối cùng. Im lặng cũng là một thủ thuật trong đàm phán nhưng đôi khi nó cũng có hàm ý là lời từ chối. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng kỹ thuật gây áp lực về mặt thời gian vì người Nam Phi rất không ưa bị giục giã và vội vàng. Khi việc đàm phán không được cả hai bên chấp nhận thì họ sẽ trở nên kín đáo và cẩn trọng. Việc kết thúc lời đề nghị hay gửi tối hậu thư chỉ là phương pháp cuối cùng để đàm phán tại Nam Phi. Nếu họ không có bất kỳ một sự phản ứng tích cực nào việc thoả thuận sẽ chấm dứt. Tránh dùng những phương pháp với thái độ công kích hoặc đối kháng ở Nam Phi. Mặc dù người Nam Phi gốc Âu có thể hung hăng nhưng điều đó chỉ thể hiện tính cách ngay thẳng và thẳng thắn của họ chứ không hề có ý đồ chiến lược nào ở đây. Phản ứng lại trong trường hợp này rất ít khi mang lại hiệu quả. Họ không ngần ngại đối đầu với bạn nếu có thách thức nhưng điều này chỉ khiến tình hình xấu đi chứ không cải thiện được vị trí của bạn khi thương lượng. Tức giận, đưa ra lời đe dọa, cảnh báo không làm cho cuộc đàm phán tiến triển tốt hơn. Đưa ra những lời đề nghị quá hấp dẫn ngay từ lúc đầu có thể bị coi là không lịch sự và thậm chí là hành động của trẻ con. Bạn chỉ nên áp dụng điều này đối với những người Nam Phi da đen, vì họ thích cách tiếp cận kiểu này. Những phương pháp thể hiện cảm xúc trong quá trình đàm phán như làm bạn thấy có lỗi, nhăn nhó... phần lớn được người Nam Phi da đen sử dụng. Khi gặp tình huống này, cách tốt nhất là giữ bình tĩnh. Ngoài ra, người Nam Phi thường áp dụng những thủ thuật bảo vệ phòng thủ như: đổi chủ đề, hỏi thẳng vào vấn đề, hứa hẹn chung hoặc tỏ ra cứng rắn. Tại Nam Phi, hành vi hối lộ rất phổ biến trong xã hội cũng như trong kinh doanh. Mặc dù vậy, họ thường lái hành động này sang hướng khác và coi những khoản tiền nhỏ là một phần thưởng cho việc hoàn thành công việc chứ không phải là tiền hối lộ. Ranh giới giữa việc tặng quà và hối lộ rất tế nhị. Những thứ mà bạn cho đó là hối lộ thì người Nam Phi chỉ coi đó như một món quà tặng Người Nam Phi thường làm việc theo cấp bậc và họ luôn tuân thủ theo tôn ti trật tự. Những người có quyền ra quyết định thường là những người lãnh đạo cao cấp của công ty – những người luôn đưa lợi ích của cả công ty lên hàng đầu. Nếu người đưa ra quyết định ở phía bạn chưa phải là người có vị trí cao nhất thì đối tác Nam Phi sẽ yêu cầu bạn phải điều chỉnh và điều này sẽ tốn thêm khá nhiều thời gian. Những người quản lý thuộc gốc Nam Phi da đen thường bàn bạc theo nhóm rất kỹ và luôn quan tâm tới điều kiện mà đối tác đặt ra. Quá trình này có thể mất rất nhiều thì giờ và đòi hỏi sự kiên nhẫn. Điều quan trọng là bạn phải nắm được cấu trúc công ty đối tác và có được sự ủng hộ của tất cả mọi người ở mọi cấp độ chứ không nên chỉ tập trung vào các nhà quản lý cấp cao. Đối với các tộc người Nam Phi còn lại, thật sai lầm khi bạn mong họ sẽ đưa ra quyết định ngay lập tức. Cố gắng thúc giục hay gây áp lực trong suốt quá trình đàm phán không mang tới thành công mà đôi khi còn phản tác dụng. Khi một quyết định đã được đưa ra thì rất khó có thể thay đổi. Khi đưa ra quyết định, người Nam Phi da trắng thường vận dụng nhiều lý thuyết hơn là xem xét tình trạng cụ thể hiện tại. Họ thường không thích đưa ra ngoại lệ kể cả khi một số lỹ lẽ cho rằng sẽ có lợi cho họ khi làm như vậy. Cảm nhận cá nhân và kinh nghiệm được coi là không liên quan tới việc đàm phán trong kinh doanh. Vì vậy, mọi người tập trung vào các chứng cứ xác thực và lý lẽ logic. Người Nam Phi thường sẵn sàng đối mặt với rủi ro nhưng với sự cẩn trọng cực kỳ cao. Nếu bạn muốn họ hỗ trỡ bạn trong những trường hợp như vậy, b���n cần phải tìm lý do để cho họ có thể chấp nhận được rồi sau đó giải thích những vấn đề có thể phát sinh, hoặc có thể viết giấy bảo đảm. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng Lên lịch các buổi họp ngắn cũng là một cách hiệu quả để hai bên hiểu nhau và đưa ra những thỏa thuận chung. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý với người Nam Phi da đen, việc bắt tay và thỏa thuận bằng miện có thể được coi là điều kiện ràng buộc cả hai bên. Xác minh nhiều lần những thỏa thuận đạt được là cách tốt nhất để hai bên tránh được những hiểu lầm nhưng luôn giữ thái độ linh hoạt và không quá nhấn mạnh vào việc phải cam kết mọi điều bằng văn bản. Tương tự, luôn thực hiện theo đúng cam kết của mình cho dù đó là cam kết bằng miệng hay bằng văn bản. Nếu bị coi là “một công ty thất hứa” thì bạn sẽ rất khó có thể tiếp tục kinh doanh tại Nam Phi cho dù về sau có cố gắng nỗ lực thế nào. Văn bản hợp đồng có thể được soạn thảo theo nhiều phong cách khác nhau, từ rất đơn giản đến rất chi tiết. Hãy cố gắng đưa ra những điều khoản rõ ràng và có lợi cho cả hai bên vì đây chính là yếu tố thu hút được sự quan tâm của đối tác. Việc ký kết hợp đồng tại Nam Phi chỉ mang tính hình thức vì họ cho rằng lòng tin và việc thực hiện đúng cam kết mới chính là điều quan trọng trong kinh doanh. Bạn nên tham khảo ý kiến tư vấn của chuyên gia luật trước khi ký kết hợp đồng. Người Nam Phi không thích giải quyết tranh chấp tại Tòa án nhưng họ cũng không ngần ngại nếu phải làm điều đó nếu cần thiết. Tuy nhiên, bạn không nên đưa chuyên gia tư vấn luật của bạn đến buổi đàm phán vì đó sẽ là biểu hiện của việc bạn không tin tưởng đối tác. Một số thông lệ khác Theo thông lệ của Nam Phi thì các lô hàng kinh doanh thường thuê một đại lý giao nhận làm các thủ tục cần thiết. Mỗi đại lý vận tải có mã số hải quan của riêng mình. Đồng thời người ta đã thiết lập nên một hệ thống liên lạc qua mạng giữa Hải quan Nam Phi và các công ty giao nhận. Điều này làm giảm thời gian làm thủ tục hải quan giảm xuống còn tối đa 4 ngày làm việc kể từ ngày có đầy đủ chứng từ. Khi thuê đại lý hãng tầu hoặc đại lý giao nhận thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng thì cần chú ý thoả thuận rõ ràng về cước phí tầu biển/máy bay, chi phí bốc dỡ hàng khỏi tầu/máy bay, chi phí làm thủ tục Hải quan, chi phí lưu kho lưu bãi tại kho hải quan và kho của đại lý, chi phí vận chuyển nội địa, chi phí bốc xếp hàng vào kho của mình. Nếu có được Tổng chi phí (Total all - in Charge) là tốt nhất. Cần phải yêu cầu hãng giao nhận cung cấp cho mình Giấy dự kiến giao hàng để ràng buộc trách nhiệm của họ đối với lô hàng. Đã có trường hợp xảy ra với một số công ty Việt Nam khi sang bên Nam Phi không quy định rõ ràng về chi phí vận chuyển và gặp phải tranh chấp không cần thiết. Hãng giao nhận luôn giữ hàng cho đến khi được thanh toán hết số tiền chi phí vận chuyển và đó là một lợi thế của họ. Do đó càng thoả thuận cụ thể bao nhiêu trước khi gửi hàng càng đỡ xảy ra khả năng tranh chấp về vận tải bấy nhiêu. Các chi tiết về hàng hoá phải được mô tả đầy đủ. Tránh việc chỉ nêu tên và nhãn hiệu không thôi. Ví dụ đối với máy móc thì phải ghi thêm một số chi tiết cơ bản về công suất, năm sản xuất,..Trong từng danh mục một, kể cả quà biếu và tờ rơi, sách quảng cáo công ty, .. .. cần phải cung cấp giá FOB của số hàng hoá đó bằng USD trên Hoá đơn Thương mại và Danh sách hàng. Không ghi câu "No commercial value" trong hai chứng từ trên. |
