1
Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
CÁCH GIAO TIẾP KHÉO LÉO NƠI CÔNG SỞ
|
Kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo nơi công sở Làm sao giao tiếp tốt nơi công sở ? Giao tiếp công sở sao cho hiệu quả?  Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lời của chính mình: Sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên có đầu óc, có suy nghĩ riêng. Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy thì bạn dễ bị mọi người quên mất sự tồn tại của bạn và địa vị của bạn ở trong cơ quan cũng chẳng cao cả gì. Có đầu óc thì dù chức vụ của bạn ở trong cơ quan như thế nào, bạn cũng cần phải biết nói lên tiếng nói của mình, nên dũng cảm nói lên cách suy nghĩ của riêng mình. Có gì thì bình tĩnh nói, tránh biến cuộc nói chuyện thành cuộc thi hùng biện: Bạn cần sống hòa bình, gần gũi với mọi người trong cơ quan, nói năng phải nhẹ nhàng, nhất là phải có trên dưới rõ ràng, không được nói theo kiểu ra lệnh. Tuy là đôi khi ý kiến của mọi người khác nhau, bạn có ý kiến thì vẫn có thể bảo lưu được, nếu không vi phạm nguyên tắc thì không nhất thiết phải bảo vệ sống còn. Nếu như bạn chỉ thích nói và bắt mọi người nghe thì e rằng đồng nghiệp sẽ dần rời xa bạn. . Nói năng cũng phải biết giữ chừng mực, điều quan trọng là phải nói đâu ra đấy: Thái độ nói năng bất chấp tất cả; ngôn ngữ cơ thể lịch sự; ăn nói hài hước… đó đều thuộc phạm trù nghệ thuật nói. Tất nhiên, điều quan trọng là bạn phải có lòng tự tin, biết được nghệ thuật nói năng. Như vậy bạn sẽ càng tự tin hơn, ăn nói hấp dẫn hơn. Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan: Nếu bạn là người rất giỏi chuyên môn, nếu bạn được sếp trọng dụng thì những điều này có trở thành vốn khoe khoang của bạn hay không? Dù bạn có giỏi giang đến đâu thì bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận khi ở cơ quan. Cơ quan là nơi làm việc chứ không phải là chốn để tâm sự: Có rất nhiều người thích tâm sự ở cơ quan. Dù làm như vậy khiến nhiều người xích lại gần nhau hơn, thân thiện hơn, nhưng kết quả điều tra của các nhà tâm lý cho biết: chỉ có 1% người biết giữ bí mật mà thôi.
10 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của những kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc. Cách cấp trên và các đồng nghiệp đánh giá bạn giữ vai trò chủ chốt trong những vấn đề như sự thoải mái hàng ngày tại công sở hay thậm chí cho công việc tương lai của bạn.
Cho dù bạn là một người làm việc chăm chỉ hay thường xuyên có những ý tưởng sáng tạo nhưng nếu không thể hoà đồng với các đồng nghiệp thì công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng. 1. Mỉm cười Chẳng ai muốn ở cạnh một người mặt mũi suốt ngày cau có. Hãy cho đồng nghiệp thấy bạn là một người thân thiện. Đồng thời giữ một thái độ tích cực và hứng khởi đối với công việc và cuộc sống. Thường xuyên nở nụ cười. Chính nguồn năng lượng toả ra nơi bạn sẽ giúp lôi kéo những người khác về phía mình. 2. Thấy được ưu điểm của người khác  Hãy tìm ra ưu điểm của những người cùng làm việc với bạn và giúp họ thấy điều đó. Đừng tiếc lời ngợi khen và khuyến khích người khác. Nói lời cảm ơn khi ai đó giúp đỡ bạn. Và hãy để đồng nghiệp thấy họ được chào đón khi gọi điện đến hay ghé vào văn phòng của bạn. Nhớ cư xử với người khác theo cách mà bạn muốn họ đối với mình. 3. Chú ý đến những người xung quanh Quan sát những gì đang diễn ra trong cuộc sống của mọi người xung quanh bạn. Chúc mừng khi họ có chuyện vui và bày tỏ sự cảm thông cũng như sự chia sẻ nếu họ gặp khó khăn hay có chuyện không may. Luôn nhìn vào mắt người khác khi trò chuyện và gọi đồng nghiệp bằng tên. Và cuối cùng hãy lắng nghe ý kiến của họ. 4. Luyện thói quen lắng nghe một cách tích cực Điều này thể hiện bạn có ý định lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người khác một cách cẩn thận. Nói cách khác, bạn diễn đạt lại những gì người khác nói bằng ngôn ngữ của mình. Nhờ vậy bạn sẽ hiểu được ý của họ và người đối thoại cũng biết rằng bạn đang đáp lại một cách thật lòng. Đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao khi biết rằng bạn đang thực sự lắng nghe. 5. Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm giữa mọi người Tạo ra môi trường khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau. Đối xử công bằng và không thiên vị ai cũng như tránh nói xấu đồng nghiệp. Lắng nghe những kiến nghị của người khác đồng thời kiểm tra lại những thông tin trước khi muốn đưa ra một phát biểu hay thông báo. Một người có quan điểm rõ ràng và công bằng sẽ chiếm được lòng tin của người khác. 6. Giúp hoà giải mâu thuẫn Đây là bước tiếp theo bạn cần làm sau khi tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Hãy học cách trở thành một người trung gian chuyên giải quyết các xung đột một cách hiệu quả. Nếu đồng nghiệp của bạn bất đồng với nhau về những mâu thuẫn cá nhân hay trong công việc, hãy cùng ngồi xuống và giúp họ hoà giải. Điều này sẽ giúp bạn đạt được sự tôn trọng và ngưỡng mộ từ những người xung quanh. 7. Cân nhắc lời nói của mình Chú ý đến nội dung và cách thức bạn nói chuyện để tránh làm người khác hiểu lầm. Lời nói là biểu hiện của trí thông minh và sự chín chắn không phân biệt độ tuổi. Do đó, chẳng ai đánh giá cao ý kiến của một người nói trước rồi mới suy nghĩ. 8. Thể hiện đúng cách sự hài hước  Đừng ngại tỏ ra hài hước hay khéo léo khi chuyện trò. Phần lớn mọi người thường bị thu hút bởi một người có thể làm họ bật cười. Hãy sử dụng óc hài hước như là một công cụ giúp bạn gỡ bỏ những rào cản trong giao tiếp và lôi cuốn sự chú ý của người khác. 9. Nhìn sự việc từ quan điểm của người khác Ý nghĩa của từ đồng cảm là đặt mình vào trường hợp của người khác để hiểu cảm giác của họ. Hãy nhìn sự việc dưới quan điểm của họ. Có thể điều này sẽ khiến bạn thấy khó khăn do những cảm xúc của bản thân. Tuy nhiên, những người biết kiềm chế những cảm xúc của mình mới có thể đồng cảm với người khác được. 10. Đừng phàn nàn Không gì tồi tệ hơn là làm việc với một người chỉ biết phàn nàn. Nếu muốn trút tâm sự về điều gì đó, cách tốt nhất là viết nhật ký. Trường hợp muốn trò chuyện với người thân hay bạn bè thì hãy nói một cách ngắn gọn. Đừng làm người khác bực mình nếu bạn không muốn bị mang tiếng là hay phàn nàn. Học cách giao tiếp trong công sở của người Nhật
Thường thì cứ vào tháng tư hàng năm, các công ty Nhật lại tiếp nhận nhiều nhân viên mới, sau đó tiến hành bước đầu tiên cho việc đào tạo thành nhân viên thật sự của công ty kèm theo nhiều quy định chặt chẽ, có thể dạy nhân viên mới cách ứng xử qua những công việc hàng ngày như pha trà, quét dọn,… cũng có những công ty có cách giáo dục mang sắc thái riêng của công ty mình. Các công ty dù lớn hay nhỏ cũng ban hành rất nhiều quy định cụ thể từ cách quyết định vấn đề, phạm vi trách nhiệm,quyền hạn, cách thực thi cho đến đạo đức của một nhân viên, giờ làm việc, trang phục, cách ứng xử giao tiếp với khách, v.v. Các kiểu cúi người khi chào: Cúi người cũng là tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi người khi đang đứng, phân chia căn cứ vào mức độ quan hệ giữa bản thân người chào và người đối diện, vào địa điểm, thời gian và hoàn cảnh. Trước hết là kiểu “chào nhẹ” khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu “chào bình thường”, cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu “chào lễ phép”, cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người. Cách ứng xử qua điện thoại. Các công ty Nhật Bản có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số. Coi trọng hình thức. Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người, nhất là trong môi trường kinh doanh. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay. Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung Thái độ làm việc. Nhân viên luôn phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy nhiều người Nhật có thói quen vặn nhanh đồng hồ đeo tay vài phút. Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định. Trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản, nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống…. Danh thiếp rất được coi trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, còn lúc đang nói chuyện thì phải tạm đặt nó lên bàn. Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau. Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc phối hợp với tập quán tốt đã giúp người Nhật có những thành công tuyệt vời trong kinh doanh. Các bạn đã học tập được những gì từ cách ứng xử đó? Chúc các bạn có được phong cách giao tiếp chuyên nghiệp! |
