Cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm hiệu quả

Một nhóm làm việc hiệu quả cần sự cân bằng tinh tế trong mâu thuẫn nhóm. Quá nhiều mâu thuẫn có thể khiến các thành viên cảm thấy ngột ngạt và căng thẳng. Quá ít bất đồng sẽ khiến nhóm thiếu các ý tưởng đột phá và tối ưu. Vì vậy, làm thế nào để đạt sự cân bằng trong mâu thuẫn nhóm để nhóm làm việc hiệu quả?




 

Giải quyết mẫu thuẫn khi làm việc nhóm

bạn không thể đạt được chiến thắng đúng nghĩa trong bất kỳ cuộc tranh luận bất kỳ nếu chỉ coi chiến thắng là việc giành được những kết quả mong muốn và không cần đếm xỉa đến người khác. Nếu vấn đề gây tranh cãi vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để và đúng cách, chắc chắn vào một thời điểm nào đó nó sẽ quay trở lại với mức độ có thể nghiêm trọng hơn. Vì vậy, phương pháp tốt nhất là giải quyết mâu thuẫn chứ không phải tranh luận để giành chiến thắng.

Một khi mâu thuẫn chưa được giải quyết, bầu không khí làm việc chung sẽ trở nên nặng nề, hoạt động nhóm kém hiệu quả, dĩ nhiên điều này sẽ dẫn đến tình trạng căng thẳng và sút giảm về năng suất công việc chung. Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một số bước để giải quyết những mâu thuẫn trong công việc nhằm tạo ra một bầu không khí cởi mở, đạt năng suất lao động cao.

1. Cần ý thức được rằng trong công việc bao giờ cũng có mâu thuẫn

Mâu thuẫn là một vấn đề thường trực đối với những người có sự tận tâm, khát khao làm việc hoặc luôn có ý tưởng mới. Điều đó không có nghĩa là bạn thích tạo ra những mâu thuẫn hoặc khó khăn. Khi mâu thuẫn xảy ra chưa hẳn là mọi việc đã chấm hết. Có thể đó là sự khởi đầu cho những ý tưởng hoặc một quy trình làm việc mới. Tuy nhiên, chúng ta không thể để những mâu thuẫn này kéo dài bởi nó không chỉ gây tổn hại cho những người khác mà còn cho cả ngay chúng ta nữa.

2. Xác định nguyên nhân dẫn tới mâu thuẫn một cách nhanh chóng

Hãy giải quyết những mâu thuẫn ngay khi nó mới bắt đầu bởi nó sẽ trở nên tồi tệ hơn theo thời gian. Mâu thuẫn trong công việc không bắt nguồn từ những vấn đề đã được nói ra mà chính từ những vấn đề chưa bao giờ được đề cập tới. Mọi người đều đợi để một người khác chấp nhận rằng anh ta đã sai nhưng chúng ta cần chủ động chấm dứt sự đợi chờ này càng sớm càng tốt; có thể bằng một cuộc họp với nội dung là đưa ra những vấn đề khúc mắc để mọi người cùng tìm ra cách giải quyết.

3. Đưa ra câu hỏi một cách tế nhị

Nếu một ai đó làm điều gì đó khiến bạn tức giận hoặc nếu bạn không hiểu quan điểm hay ý kiến của một ai đó, đơn giản là hãy đặt câu hỏi về điều đó và bạn sẽ tìm ra được câu trả lời một cách chóng vánh. Điều này có thể xóa bỏ ngay một mâu thuẫn tiềm năng ở ngay thời điểm đó. Hãy đặt ra câu hỏi- đơn giản chỉ là một câu hỏi chứ không phải một lời buộc tội hoặc đổ lỗi, ví dụ như: “Tôi đang tự hỏi tại sao bạn làm việc “A” ngày hôm qua”, hoặc “Tôi vừa nhận ra rằng bạn thường làm việc “B”, vậy lý do của bạn là gì?”. Cần tránh đặt ra các câu hỏi mang tính chất tiêu cực hoặc dễ gây hiểu lầm

4. Yêu cầu sự tư vấn của một người khác

Một cuộc nói chuyện vội vã qua email hay điện thoại không thể giải quyết vấn đề gì. Bạn cần một nơi yên tĩnh, không bị làm phiền và thời gian để giải quyết vấn đề đó với sự tư vấn của một người mà bạn tin tưởng.

5. Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan

Một trong những yếu tố cần và đủ trong việc giải quyết mâu thuẫn chính là nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và trung lập. Bạn nên tự đặt câu hỏi cho bản thân để có thể tìm ra phần nào nguyên nhân của mâu thuẫn. Ví dụ như: Điều gì đã thực sự xảy ra? Nó xảy ra khi nào và như thế nào? Ai đó đang làm gì và không kém phần quan trọng là bạn đang làm gì? Vì thế, bạn nên quan sát mà không nên suy đoán xem người khác đang suy nghĩ và làm gì. Bạn có thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn luôn luôn phê bình tôi trong cuộc họp của chúng ta” bởi vì đó là sự thật có thể xác minh được. Nhưng bạn không thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn không tôn trọng những ý tưởng của tôi” bởi vì đó chỉ là những lời suy đoán áp đặt về người khác.

6. Không nên tiếc lời xin lỗi

Hãy xin lỗi nếu có thể cho dù người gây ra mâu thuẫn không phải là bạn. Những người liên quan luôn làm một điều gì đó để kéo dài mâu thuẫn. Nên nhớ rằng không phải bạn chấp nhận hoàn toàn lỗi về phía mình mà bạn chỉ đang lãnh trách nhiệm về những gì mình gây ra.

7. Đánh giá đúng bản chất của vấn đề

Tôn trọng người khác khi xảy ra mâu thuẫn. Hãy nói với mọi người tại sao cần phải giải quyết mâu thuẫn. Điều này có thể là khó, nhưng mọi người đều có phản ứng tích cực khi được khi tôn trọng Đây là cách tốt nhất để đi đến những tiến triển tốt đẹp.

8. Xác định những hậu quả có thể xảy ra

Mâu thuẫn sẽ dẫn đến những hậu quả gì cho bạn cũng như cho công ty của bạn? Tại sao nó lại là một vấn đề cần giải quyết? Vạch ra những hậu quả của sự mâu thuẫn và chỉ ra sự cấp thiết của việc giải quyết chúng. Công việc này cũng giúp những người liên quan tự nhìn lại bản thân mình và nhìn nhận sự mâu thuẫn từ khía cạnh của người khác.

9. Xác định mục tiêu

Nó là cần thiết để vạch ra mục tiêu để cả 2 bên biết được kết quả họ đang hướng tới. Điều đó tạo nên những kết quả mong muốn khả thi hơn có thể.

10. Đưa ra các đề xuất để giải quyết mâu thuẫn

Yêu cầu có những hành động có thể thực hiện ngay. Ví dụ: “Tôi gợi ý chúng ta nên thống nhất một quy tắc mới như sau: Trong cuộc họp, khi một người đưa ra một ý kiến nào đó mà người khác không đồng ý, chúng ta nên bắt đầu bằng cách khen ngợi đó là một ý tưởng hay và sau đó đưa ra ý kiến làm thế nào để ý tưởng đó trở nên tốt hơn. Tương tự như vậy, nếu chúng ta chỉ công kích nhau như trước đây, thì nên ngừng cuộc họp và sau đó nói về vấn giữa các cá nhân với nhau thay vì nói trước cả nhóm”.

11. Tiếp nhận sự hòa giải

Một vài mâu thuẫn không thể được giải quyết thì những người có liên quan nên hòa giải giúp họ. Sự hòa giải bao gồm sự tham gia của bên trung gian, những người được đào tạo cơ bản về phương pháp hòa giải, có kinh nghiệm trong việc dàn xếp sự việc và có uy tín đối với mọi người. Một người hòa giải tốt sẽ giúp những người gây ra mâu thuẫn tự tìm ra giải pháp mà không ép họ thực hiện một giải pháp cụ thể nào.

Cần cẩn trọng trong việc tìm người hòa giải. Họ nên là những người đã từng qua đào tạo chính thức về việc hòa giải, có những kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực này và quá trình hòa giải nên được giám sát, nếu không mâu thuẫn có thể trở nên căng thẳng hơn rất nhiều.

Xử trí mâu thuẫn khi làm việc nhóm