1
Để cácban chuẩn bị tốt cho việc báo cáo đồ án môn học cũng như bảo vệ đồ án tốt nghiệp, xin viết một vài gợi ý trong quá trình chuẩn bị và thuyết trình.
Trình bày bài thuyết trình đồ án
Bài thuyết trình đồ án nhằm truyền tải những thông tin cô đọng về kết quả công việc đã đạt được tương ứng với nhiệm vụ được giao. Người nghe chính của bài thuyết trình là các thầy, cô giáo có chuyên môn về vấn đề mà các em báo cáo do đó thường quan tâm đến phương pháp thực hiện. Các thầy, cô sẽ đánh giá các em qua sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề và khối lượng công việc đã đạt được.
Việc trình bày bài thuyết trình thường được giới hạn trong một thời gian nhất định khoảng 10 đến 15 phút, trước các nhà chuyên môn có khả năng phát hiện những lỗ hổng kiến thức hoặc lập luận thiếu logic do đó thường tạo một áp lực cho sinh viên. Việc chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình sẽ giúp các em tự tin khi trình bày.
1. Cấu trúc bài thuyết trình:
Phần tiêu đề:
Slide tiêu đề giới thiệu tên đồ án, họ tên sinh viên và giáo viên hướng dẫn.
Đặt vấn đề:
Slide đặt vấn đề: nêu nhiệm vụ của đồ án (vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cần đạt được), các giải pháp đã được thực hiện và ưu nhược điểm, ý nghĩa mang lại khi giải quyết đồ án (về lý thuyết, kỹ năng, ứng dụng v.v.)
Phương pháp:
Trình bày cách thức giải quyết vấn đề
Kết quả:
Các kết quả mà đồ án đã đạt được là gì? Kết quả có thể trình bày dưới dạng sơ đồ nguyên lý, biểu đồ, hình ảnh
Thảo luận:
Giải thích, bàn luận về các kết quả
Trình bày những ưu, khuyết điểm của đồ án
Gợi ý những công việc tiếp theo để phát triển đồ án
Tài liệu tham khảo:
Trình bày một vài tài liệu tham khảo chính của đồ án
Cảm ơn:
Cảm ơn những người giúp đỡ hoàn thành đồ án và người nghe
2. Thiết kế slide
Một slide bao gồm hình nền, chữ viết, hình ảnh và biểu đồ. Một slide đẹp là slide kết hợp hài hòa giữa màu sắc, bố cục, hình ảnh.
Hình nền: là hình ảnh chủ đạo lặp đi lặp lại trên các slide. Cần chọn hình nền phù hợp với chủ đề của đồ án. Cần lựa chọn hình nền để có sự tương phản tốt với màu chữ. Có hai cách lựa chọn, nền tối chữ sáng hoặc ngược lại. Chữ màu vàng hoặc trắng trên nền màu xanh đen được lựa chọn phổ biến. Một số kết hợp màu sắc chữ và màu nền không phù hợp như chữ màu đỏ trên nền xanh lá sẽ không hiển thị tốt.
Chữ: khi thiết kế slide cần cân nhắc về kích thước, font chữ và màu sắc. Kích thước font chữ nên nằm trong khoảng 20-44pt. Nên chọn kiểu font chữ đơn giản, gọn gàng không có chân như Arial. Sử dụng font chữ, màu chữ nhất quán trong các slide. Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc cho chữ (thông thường khoảng 3,4 màu).
Nội dung: không nên viết cả câu mà sử dụng các từ khóa, cụm từ trọng tâm. Trên một slide nên sử dụng ít chữ. Trên một slide không nên viết quá 5 gạch đầu dòng, mỗi gạch đầu dòng tối đa 2 dòng.
Cần kiểm tra chính tả cẩn thận để tránh cảm giác rằng người trình bầy cẩu thả, không chuẩn bị tốt.
Hình ảnh: thông thường hình ảnh sẽ dễ nhớ và cũng truyền tải thông tin hiệu quả hơn. Đối với hình ảnh phức tạp nên phóng to chi tiết quan trọng để người nghe tập trung.
Tiêu đề cho slide: mỗi slide cần có một tiêu đề để người đọc nắm bắt được nội dung chính của slide. Các slide cùng nói về một nội dung thì có chung một tiêu đề. Font chữ của tiêu đề nên lớn hơn font chữ của nội dung. Không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề sẽ gây khó đọc. Tiêu đề trên các slide được đặt ở cùng vị trí và có cùng màu sắc.
Nhấn mạnh: có thể dùng chữ in đậm, màu sắc khác, gạch chân để nhấn mạnh. Tuy nhiên nên tránh dùng quá nhiều màu sắc hoặc màu sắc sặc sỡ trên một slide.
Hoạt hình: sử dụng để giải thích hoạt động động của hệ thống. Tránh sử dụng để thu hút sự tập trung gây cảm giác thiếu nghiêm túc và mất thời gian.
3. Trình chiếuSử dụng phím tắt: khi thuyết trình không nên làm mất thời gian của người nghe do những thao tác lóng ngóng. Sử dụng thành thạo một số phím tắt làm cho bài thuyết trình hiệu quả hơn.
Một số phím tắt khi sử dụng trình chiếu bằng PowerPoint:
- F5: mở màn hình trình chiếu
- Ctrl-P: sử dụng con trỏ như một bút màu để đánh dấu hoặc đánh dấu những vùng quan trọng
- E: xóa vùng đánh dấu
- Nhấn số trang rồi nhấn Enter để đến số slide vừa nhập
Giao tiếp bằng mắt: luôn hướng ánh mắt về phía người nghe. Tránh đọc slide và quay lưng về phía người nghe.
Giọng nói: điều chỉnh tốc độ, âm lượng, tránh giọng đều đều, giúp người nghe tập trung. Nói với tốc độ vừa phải, rõ ràng, tự tin, dứt khoát.
Ngôn ngữ cơ thể: mỉm cười biểu thị sự thân thiện, tạo sự gần gũi với người nghe. Hai tay có thể di chuyển bổ trợ cho ý nghĩa của câu nói. Tránh khoanh tay trước ngực, đút hai tay vào túi quần gây cảm giác thiếu sự tôn trọng đối với người nghe.
4. Trả lời câu hỏiLắng nghe toàn bộ câu hỏi trước khi trả lời.
Khi trả lời có thể lặp lại câu hỏi hoặc làm rõ nghĩa câu hỏi giúp kiểm tra lại có hiểu chính xác ý của người hỏi không.
Các bước làm slide thuyết trình đồ án
1. Cẩn thận với PowerPoint
Nếu chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không tự nhiên trở thành họa sĩ. Tương tự, nếu chúng ta có 20 slides, chúng ta không hẳn có một bài báo cáo – mà chỉ là một loạt slides. Để có một báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập rất nhiều.
Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng. Ba đặc điểm sau đây làm cho báo cáo khó theo dõi:
- Những slide đều có một format giống nhau
- Dùng điểm bullet trong mỗi slide
- Dùng một màu nền duy nhất
- Mỗi slide cần phải có một tựa đề
Đặc điểm 1-3 có thể làm cho người theo dõi mệt mỏi, vì lặp đi lặp lại nhiều lần. Nếu được, cố gắng sáng chế ra nhiều màu nền khác nhau để dùng trong bài nói chuyện; nếu không có nhiều màu nền, thì chỉ dùng màu nền hết sức đơn giản.
Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường. Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu chuyện. Sau đây là vài hướng dẫn cho cách soạn slide.
2. Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng
Đây là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng chính.
Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thì giờ giải thích, và có thể làm loãng hay làm cho khán giả sao lãng vấn đề.
3. Slide trình bày theo công thức n x n
Một slides có quá nhiều chữ (text) sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng. Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n by n”. Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n < 7).
4. Viết slide theo công thức telegraphic
Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời là đọc, bởi vì đọc đòi hỏi ít nỗ lực hơn là nghe. Nếu diễn giả soạn slide với quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe. Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn). Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán giả tiêu ra ít thì giờ đọc và dành nhiều thì giờ lắng nghe diễn giả.
Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách viết ngắn gọn, như phóng viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo văn phạm Anh ngữ, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể là tránh dùng mạo từ (the, a/an) và cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ không cần thiết.
Ngoài ra, cố gắng chọn những chữ ngắn nhất, những câu văn ngắn nhất (nếu có thể). Chẳng hạn như:
| Thay vì viết | Thì nên viết |
| Regarding | On |
| However | But |
| Furthermore | Also |
| Consequently | So |
| Necessary | Needed |
Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:
| Thay vì viết | Thì nên viết |
| We needed to make a comparison of x and y | We needed to compare x and y |
| There is a possibility that X will fail | X may fail |
| Evaluating the component | Evaluating components |
| The user decides his/her settings | Users decide their settings |
| The activity of testing is a laborious process | Testing is laborious |
| No need for the following | No need for |
| Various methods can be used to solve this problem such as | Methods: |
5. Dùng bullet
Bullet thường hay được sử dụng trong các bài nói chuyện bằng powerpoint, nhưng cần phải cân nhắc không nên dùng quá nhiều bullet trong một bài nói chuyện. Nguyên tắc căn bản là không lặp lại những từ trong các bullet. Ví dụ, thay vì viết
The advantages of using this system are
|
thì nên viết ngắn gọn hơn như sau:
Advantages for researchers:
|
hay thậm chí đơn giản và chuyên nghiệp hơn:
| The system enables researchers to➢ limit lab time
➢ find relevant data ➢ produce more accurate results |
6. Dùng biểu đồ và hình ảnh
Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số. Biểu đồ có giá trị rất lâu, và người ta thường trích dẫn biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.
Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt. Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau:
| Loại biểu đồ | Mục đích | Tối đa |
| Hình tròn (Pie chart) | Phần trăm, cơ cấu | 3 – 5 slides |
| Biều đồ thanh (bar chart) | Dùng để so sánh, tương quan, xếp hạng | 5 – 7 slides |
| Biểu đồ tán xạ (scatter plot) | Mô tả biến đổi theo thời gian, mối tương quan | 1 – 2 slides |
| Bảng số liệu | So sánh số liệu | 3 cột và 5 dòng |
| Hình ảnh cartoons | Minh họa | 1 – 2 slides |
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham vọng và làm loãng chủ đề hay điểm chính của bài nói chuyện.
Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng của bài nói chuyện. Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài nói chuyện.
7. Font và cỡ chữ
Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ không có chân (sans serif) và nhóm có chân. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Nhóm font chữ có chân bao gồmTimes New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng font chữ sans serif thường dễ đọc. Người đọc tiêu ra ít thời gian để đọc các font chữ như Arial hơn là Times hay Times New Roman. Chính vì thế mà các “đại gia” internet như Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v. đều dùng font chữ Arial, hay các font tương tự.
Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên. Nếu dùng font chữ với cỡ <18 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường rộng. Riêng phần tựa đề, cỡ font chữ phải 40 đến 50. Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì font size khoảng 12-14 có thể chấp nhận được.
Không bao giờ dùng chữ viết hoa như THIS IS A TEST. Chữ viết hoa được hiểu là la hét, mất lịch sự. Ngoài ra, chữ viết hoa cũng khó đọc và khó theo dõi. Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hay tô đậm (bold-faced), nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ dùng gạch đít khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh cách viết này.
8. Màu
Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “high-energy” nhưng rất khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu”, nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng mù màu.
Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) và màu nền (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy:
- Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;
- Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng trên nền xanh đậm.
Tránh slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh lá cây),vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.
Cách tạo Slide thuyết trình ấn tượng
1. Sử dụng tính năng Slide Master để tạo một mẫu thiết kế đơn giản và thống nhất. Bạn có thể thay đổi nội dung trình chiếu (nghĩa là kiểu danh sách liệt kê, cột văn bản, văn bản và hình ảnh), nhưng hãy thống nhất những yếu tố khác như kiểu chữ, màu chữ và hình nền.
2. Đơn giản hoá và giới hạn số lượng từ trong mỗi một slide. Khi làm slide, hãy nhớ tới công thức 6×6 (nghĩa là 6 chữ trong 1 hàng, 6 hàng trong 1 slide). Hãy sử dụng các cụm từ chính và chỉ đưa vào những thông tin quan trọng.
3. Giới hạn dấu câu và tránh viết hoa toàn bộ chữ. Để khoảng trống trên slide sẽ giúp khán giả dễ đọc hơn.
4. Sử dụng sự tương phản màu sắc giữa chữ và nền. Chữ tối màu và nền sáng màu là tốt nhất. Hình nền quá rắc rối sẽ khiến chữ khó đọc.
5. Tránh sử dụng những kiểu hiệu ứng sặc sỡ như là kiểu chữ bay vào. Những hiệu ứng kiểu này tưởng chừng như sẽ gây ấn tượng mạnh nhưng thực chất chúng khiến người nghe bị xao nhãng.
6. Lạm dụng những hiệu ứng đặc biệt như animation hay âm thanh sẽ khiến cho bài thuyết trình của bạn thiếu chuyên nghiệp và có thể ảnh hưởng xấu tới uy tín của bạn.
7. Sử dụng ảnh chất lượng cao để nhấn mạnh và bổ trợ cho thông điệp mà bạn muốn gửi tới người nghe. Hãy đảm bảo rằng các hình ảnh này vẫn giữ được sức ảnh hưởng và độ phân giải khi trình chiếu trên màn ảnh rộng.
8. Nếu cần phải sử dụng hiệu ứng, hãy để nội dung xuất hiện trên màn hình một cách thống nhất và đơn giản; từ trên hoặc từ bên trái là tốt nhất. Chỉ dùng hiệu ứng khi cần làm rõ quan điểm bởi chúng sẽ làm chậm bài thuyết trình của bạn.
9. Giới hạn số lượng slide. Những thuyết trình gia mà chỉ chăm chăm “lật” sang slide tiếp theo chắc chắn sẽ mất khán giả. Tốt nhất là chiếu mỗi slide trong 1 phút.
10. Học cách di chuyển giữa các slide. PowerPoint cho phép người thuyết trình nhảy cóc đến hoặc quay lại mà không phải trình chiếu lần lượt tất cả các slide.
11. Hãy biết làm thế nào để di chuyển tới VÀ quay lại trong bài thuyết trình và luyện tập kỹ năng này. Khán giả thường đề nghị xem lại slide trước.
12. Nếu có thể, xem trước slide của bạn trên màn hình mà bạn định dùng để thuyết trình. Hãy đảm bảo rằng slide của bạn dễ đọc cho dù khán giả ngồi ở hàng cuối cùng. Chữ và biểu đồ cần đủ lớn nhưng đừng quá to nếu không sẽ làm khán giả “giật mình”.
13. Có kế hoạch B phòng trường hợp gặp khó khăn về mặt kỹ thuật. Nhưng hãy nhớ rằng tài liệu phát tay cho khán giả sẽ không thể hiện được hiệu ứng trình chiếu.
14. Tập luyện với người khác.Người này chưa từng nhìn qua bài thuyết trình của bạn càng tốt. Hãy đề nghị họ thẳng thắn nhận xét về màu sắc, nội dung và bất kỳ hiệu ứng hay hình ảnh mà bạn đã đưa vào.
15. Đừng có nhìn slide mà đọc. Nội dung trong slide là dành cho khán giả, không phải cho người thuyết trình.
16. Đừng có nói với slide của bạn. Rất nhiều người thuyết trình mà mặt chỉ chăm chăm hướng vào màn hình trình chiếu thay vì hướng vào khán giả.
17. Đừng thấy có lỗi vì bất kỳ điều gì trong slide của bạn. Nếu bạn nghĩ là nó khó đọc thì đừng sử dụng.
18. Nếu có thể, hãy chạy slide trình chiếu từ ổ đĩa cứng thay vì từ ổ đĩa mềm. Chạy từ ổ đĩa mềm có thể làm chậm bài thuyết trình của bạn.
Cách trang trí slide powerpoimt ấn tượng
Cách thuyết trình bằng tiếng Anh
Cách thuyết trình hay khiến mọi người chăm chú
Cách chọn phông nền cho slide đẹp và chuyên nghiệp
Cách chọn theme cho powerpoint thêm sinh động
(ST)
