1
Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?
CÁCH LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả
Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:
- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.
- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.
Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.
- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".
- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh
-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.
Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.
Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:
+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.
+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!
+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.
+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)
Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.
* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:
- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra
Kỹ năng lập kế hoạch công việc cụ thể
Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty.
- Kỹ năng lập kế hoạch công việc
1. Khái niệm hoạch định công việc
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa của việt hoạch định
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
3. Làm thế nào xác định công việc?
Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M
3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
3.2 Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3.3 Xác định 3W
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…
3.4 Xác định phương pháp 1h
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
3.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)
3.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
3.7 Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.
a. Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng.
4. Phân loại
- Hoạch định chiến lược.
- Hoạch định tác nghiệp.
- Hoạch định dự án.
- Mục tiêu.
- Hoạch định năm.
- Hoạch định tháng.
- Hoạch định tuần.
4.1 Hoạch định chiến lược
Đặc điểm
- Thời hạn: vài năm
- Khuôn khổ: rộng
- Mục tiêu: ít chi tiết
Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược
- Nhận thức được cơ hội
- Xác định các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề
- Xác định các phương án lựa chọn
- Đánh giá các phương án.
- Lựa chọn phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.
4.2 Hoạch định tác nghiệp
Đặc điểm
- Thời hạn: ngày, tuần, tháng
- Khuôn khổ: hẹp
- Mục tiêu: chi tiết xác định
Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:
- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
- Các loại sổ tay, cẩm nang.
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
4.3 Hoạch định dự án
- Xác định các yêu cầu của dự án.
- Xác định các quy trình cơ bản.
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt
4.4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)
- Phân loại mục tiêu
- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:
4.4.1 Phân loại mục tiêu
- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.
4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.
a/Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.
b/Measurable – đo lường được
- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
c/Achievable – vừa sức.
- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
d/Realistics – thực tế.
- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.
e/Timebound – có thời hạn.
- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)
Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.
4.5 Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty.
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:
Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch năm.
- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
Nội dung kế hoạch tháng
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).
4.7 Hoạch định kế hoạch tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
- Các công việc trong kế hoạch tháng.
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
Lập kế hoạch và lịch trình công việc
Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho năm tiếp theo.
“Đau đầu” kế hoạch hàng năm Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận thảo luận, tranh luận.
Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.
Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,... để có sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án.
Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bị ràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what, why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it) một cách xuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và cam kết thực hiện.
Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động.
Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan trọng nhất.
Làm rõ mục tiêu“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăng trưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉ tiêu doanh số một cách chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Đó là mục tiêu mà hầu hết các nhà quản lý Marketing, sale,... thường nghe.
Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như thế nào là “chính xác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian hạn định? Chi phí để thực hiện và số nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả?... Hay tóm lại, đây là quá trình đặt câu hỏi và phản biện liên tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,... này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.
Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H... cho thấy sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư duy đơn chiều và chủ quan.
Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.
Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,... thế nên các kế hoạch thường thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.
Câu hỏi gợi ýKhi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:
* Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?
* Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?
* Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?
* Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?
* Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?
* Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?
* Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,...)
* Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.
Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm và tính cam kết của các thành viên đại diện,... ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và với sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời gian, nguồn lực,... cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.
Bí quyết lập lịch trình dự án
1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể
2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường
3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế
4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình
5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phải trên quá trình đi đến mục tiêu
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình
7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình
8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.
9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư duy tích cực nhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là những người quản lý tốt công việc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạch với các bộ phận khác.
Kế hoạch làm việc trong tuần để công việc luôn trôi chảy
Kế hoạch làm việc trong năm để bạn đạt thành công nhanh chóng
Kế hoạch làm việc trong ngày những gợi ý cực kì hữu ích cho bạn
Kế hoạch làm việc trong tháng để bạn luôn chủ động
Kế hoạch quản lý nhân viên để công việc luôn trôi chảy
Kế hoạch kinh doanh hoàn hảo đón chờ thành công
(ST)
