Cách thiết kế form trong excel đơn giản

Tạo form nhập dữ liệu trong Excel

Bạn đã quá quen thuộc với giao diện truyền thống nhập dữ liệu trực tiếp vào ô bảng tính của Excel. Giao diện này đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên, khi làm việc với bảng tính lớn, người nhập liệu thường phải tập trung cao độ để tránh nhập nhầm sang ô khác. Việc nhập liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu có thể dùng biểu (form) để nhập nội dung của từng bản ghi, sau đó nhấn nút xác nhận và nội dung đã nhập sẽ được chuyển đúng vào vị trí mong muốn trong bảng tính. Bạn có thể tự tạo một form nhập liệu như thế với tiện ích Visual Basic Editor trong Excel. Bài viết sẽ này giới thiệu từng bước thao tác thực hiện.

Bảng tính của tôi gồm có các cột sản phẩm, mã sản phẩm và tên hãng cung ứng như hình 1. Thay vì nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng tính theo cách thức truyền thống, tôi sẽ tạo một form nhập liệu như hình 2. Khi nhấn nút lệnh Enter thì dữ liệu sẽ được chuyển vào bảng tính, nghĩa là đã nhập xong dữ liệu cho một bản ghi. Một bản ghi trong bảng tính chiếm trọn một dòng, khi nhập xong một bản ghi thì khung selector phải di chuyển xuống hàng kế tiếp. Nút lệnh Exit dùng để chấm dứt việc nhập liệu.

Visual Basic Editor
Vào Tools•Macro. Visual Basic Editornhư hình 3. Cửa sổ làm việc của VBE sẽ xuất hiện như hình 4. Vào menu Insert và chọn User Form như hình 5 chúng ta sẽ được một form như trong hình 6.

Thiết kế form
Bây giờ ta làm cho form này trở thành giao diện để nhập liệu vào bảng tính. Từ hộp công cụ (toolbox), nhấn chuột vào nút công cụ TextBox như hình 7, con trỏ chuột lúc đó có dạng dấu chữ thập (+), dùng nó để tạo hộp văn bản bên trong form như hình 8.
Có một điều căn bản nên nhớ là khi mang một đối tượng điều khiển vào trong form, bạn phải đặt tên cho đối tượng đó. Đôi khi chúng ta còn phải gán thêm một vài thuộc tính khác nữa. Với đối tượng là hộp văn bản như trên, chỉ cần đặt tên cho nó là đủ. Bạn chú ý đến hộp thuộc tính của đối tượng như hình 9. Trong đó, thuộc tính Name chính là tên của đối tượng. Chưa xong, còn phải cung cấp cho form thêm hai hộp văn bản nữa. Bạn hãy gán tên cho TextBox2 và TextBox3 lần lượt là txtSanPham và txtHangCungUng.
Chỉ còn đặt thêm hai nút lệnh (CommandButton) vào trong form là hoàn tất việc thiết kế. Hình 10 chỉ vị trí của đối tượng nút lệnh trong hộp đồ nghề. Thực hiện tương tự như đã làm với đối tượng hộp văn bản. Chú ý đến dòng ký tự trên nút lệnh, đây là thuộc tính Caption của đối tượng. Bạn phải gán chuỗi ký tự mới thay cho Caption hiện tại.
Bạn có thể theo bảng sau đây để gán tên và Caption cho hai nút lệnh.
Đến đây việc thiết kế form xem như hoàn tất, hình thức như trong hình 13. Bây giờ bước cuối cùng là viết chương trình cho form.

Viết chương trình cho form
Từ vùng làm việc của VBE, vào menu View•Code. Bạn cũng có thể nhấn phím chức năng F7. Gõ vào đoạn mã sau:

Dim RecNum As Integer

Private Sub ShowCurrentRecord()

txtMaSanPham.Text = ActiveCell.Value

Selection.Offset(0,1).Select

txtSanPham.Text = ActiveCell.Value

Selection.Offset(0,1).Select

txtHangCungUng.Text = ActiveCell.Value

Selection.Offset(0,-2).Select

txtMaSanPham.SetFocus

End Sub

Private Sub cmdEnter_Click()

ActiveCell.Value= txtMaSanPham.Text

Selection.Offset(0,1).Select

ActiveCell.Value = txtSanPham.Text

Selection.Offset(0,1).Select

ActiveCell.Value= txtHangCungUng.Text

Selection.Offset(0, -2).Select

RecNum = RecNum + 1

Selection.Offset(1).Select

ShowCurrentRecord

End Sub

Private Sub cmdExit_Click()

End

End Sub

Private Sub UserForm_Activate()

RecNum = 0

Range(“a2”).Select

While ActiveCell.Value <> “”

RecNum = RecNum + 1

Selection.Offset(1).Select

Wend

End Sub
Tôi đợi bạn 20 phút để gõ đoạn mã trên. Đừng vội, coi chừng nhầm chuỗi rỗng với chuỗi có một khoảng trắng! Bây giờ bạn đã gõ xong, hãy chạy thử xem. Bạn vào menu Run•Run Sub/UserForm. Bạn có thể nhập nội dung của mỗi trường của một bản ghi vào hộp văn bản, rồi nhấn chuột vào nút Enter. Bạn sẽ thấy nội dung của bản ghi đi vào bảng tính và sẵn sàng cho bản ghi tiếp theo. Chà! Form làm việc tốt rồi. Nhưng vẫn có thể làm cho nó tốt hơn nữa. Với form hiện tại, bạn chỉ có thể nhập dữ liệu mà thôi. Tôi sẽ mách bạn sử dụng đối tượng SpinButton của VBE để làm cho form của bạn có khả năng duyệt nội dung của những bản ghi đang hiện diện trong bảng tính. Đợi chút, bạn đang chạy một macro, vậy hãy chấm dứt macro này trước khi làm bất cứ chuyện gì. Nhấn chuột vào nút lệnh Exit.

Đối tượng SpinButton
Bây giờ bạn đã trở về VBE. hình 14 chỉ vị trí của đối tượng SpinButton trong hộp công cụ. Bạn hãy đưa đối tượng này vào trong form như trong hình 15. Bạn cũng đừng quên đặt tên cho đối tượng này. Tên gì đây? Tạm gọi là spnUpDown.
Bây giờ bạn sẽ bổ sung chương trình cho đối tượng Spin. Bạn còn nhớ cách mở cửa sổ Code chứ? Dưới đây là đoạn chương trình mà bạn sẽ gõ vào.

Private Sub spnUpDown_SpinUp()

If Selection.Row <> 2 Then

Selection.Offset(-1).Select

ShowCurrentRecord

txtMaSanPham.SetFocus

End If

End Sub

Private Sub spnUpDown_SpinDown()

If Selection.Row <= RecNum + 1 Then

Selection.Offset(1).Select

ShowCurrentRecord

End If

txtMaSanPham.SetFocus

End Sub
Cho chạy macro này, nhấn chuột vào nút SpinButton để trắc nghiệm xem nó có làm việc đúng như ý muốn hay không.

Tạo bảng chọn dữ liệu trong Excel

Chúng ta lại trở về đề tài này cũng với Source Code của bạn Levanduyet, mà tôi tin rằng khi các bạn làm được, các bạn sẽ thất thuận tiện vô cùng.
Để bắt đầu, chúng ta hãy soạn "vật liệu". các bạn hãy chuẩn bị cho tôi 2 DS, một đặt tên là DSKH và một đặt tên là DMMH tại sheet DS.

1/Tạo Form :

Các bạn hãy vào cửa sổ VBA. Click vào nút Insert UserForm trên thanh công cụ. Bạn vào View/Toolbox để lấy hộp công cụ ra ngoài.

Form của chúng ta gồm : 1 Textbox, 2 Command Button và 1 Listview

Nếu trên hộp công cụ, bạn không thấy công cụ Listview, bạn phải vào Tool / Additional Control, bạn đánh dấu vào hộp kiểm Microsoft Listview Control 6.0 (SP4).

Bạn đặt tên cho các đối tượng của Form như sau : (nếu không có cửa sổ Properties Windows bạn hãy vào View/Properties Windows )

Tại hộp Properties có các thuộc tính cần lưu ý sau :

- Tên : dùng trong đoạn Code
- Caption : thể hiện ra bên ngoài
- Font : font chữ thể hiện

Bạn Click vào từng đối tượng và đặt tên như sau :

- Form : Name : frmChonMa; Caption : Chọn Mã
-Textbox : Name : TxtMa
- Command Button 1 : Name : CmdNhap, Caption : Nhập Mã
- Command Button 2 : Name : CmdThoat; Caption : Thoát
- Listview : Name : LVMa

Sau đó, bạn vào cửa sổ Code của Form ChonMa và Copy đoạn Code của Form vào.

Tiếp tục, bạn Insert/Module và Copy Code của Module vào.

Tại Sheet nào bạn muốn bảng chọn thể hiện, bạn sẽ chép Source Code vào Sheet đó, và bạn sửa các chữ số ở phần Target.Column cho đúng với vị trí cột của các bạn.

Nếu bạn biết sơ về VBA, bạn sẽ thấy công việc đơn giản và dễ dàng vô cùng. Chúc các bạn thành công

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Tạo Form trong Microsoft Word 2003 & 2007

Tạo Form trong Microsoft Word 2003

Bài này hướng dẫn các bạn tạo form nhập liệu cho “Bản khai đăng ký tên miền” để khách hàng có thể điền trực tiếp vào form. Mẫu văn bản như hình sau:

Trước tiên, bạn gọi thanh lệnh Form: Vào View → Toolbars → Forms

Tại mục “1. Tên miền đăng ký”, đặt dấu nháy vào ô bên phải. Sau đó dùng chuột chọn nút Text Forms Field trên thanh lệnh Forms.

Bạn nhấp chuột hai lần liên tiêp vào vùng xám đen được tạo ra sau khi chọn Text Forms Field để xem các thuộc tính của Text Field này. Lưu ý bạn phải chọn Fill-in enabled để cho phép người dùng điền thông tin vào Text Field này. Nhấp OK sau khi thiết lập các thuộc tính cho Text Field.

Tại mục “3. Máy chủ DNS chuyển giao” chúng ta chèn 4 Text Forms Field bằng cách tương tự như trên.

Tại mục “4. Thông tin cá nhân” các nội dung yêu cầu đều dưới dạng Text nên cách làm tương tự như trên. Tuy nhiên tại phần giới tính thì yêu cầu tạo 2 Check Box để khách hàng chọn khi điền thông tin vào Form.

Bạn đặt dấu nháy trước chữ Nam và chọn Check Box Form Field từ thanh lệnh Forms. Một ô nhỏ hình vuông sẽ được chèn vào trước chữ Nam. Bạn muốn xem thuộc tính của Check Box thì nhấp chuột 2 lần vào nó.

Các phần sau của mẫu này cũng sử dụng 2 đối tượng Text Form Field và Check Box Form Field và cách làm cũng tương tự.

Sau khi thực hiện việc chèn các vùng nhập liệu trên Form, chúng ta tiến hành khóa Form lại nhằm mục đích chỉ cho phép người dùng nhập liệu vào các vùng qui định và không được phép sửa đổi mẫu biểu. Để thực hiện, bạn nhấp vào nút Protect Form hình ổ khóa trên thanh lệnh Form và lưu lại mẫu biểu.

Tuy nhiên cách làm nêu trên không đặt mật mã bảo vệ mẫu biểu nên người dùng có thể mở khóa và hiệu chỉnh lại mẫu biểu. Do vậy cách làm tốt hơn là bạn chọn Tools → Protect Document… → chọn Allow only this type of editing in the document: Filling in the forms → nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection → đặt mật mã bảo vệ (ví dụ là 1234) và nhấn nút OK để hoàn tất.

XEM CHI TIẾT TRONG FILE:

Bankhai_combiz_canhan (.doc)

==========================

Tạo Form trong Microsoft Word 2007 & 2010 (Technical Review)

Form trong Word 2007 có nhiều cải tiến rất hay. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn từng bước tạo form nhập liệu có nhiều loại đối tượng như Rich Text, Text Form Field, Check Box Form Field, Date Picker, Drop-Down List… như hình sau:

I. TẠO FORM

1. Chuẩn bị

Bạn cần gọi thêm ngăn lệnh Developer cho thanh Ribbon nếu cửa sổ Word 2007 của bạn chưa có. Bạn chọn nút Office → Word Options → chọn Popular → chọn Show Developer Tab in the Ribbon → OK.

Tạo một văn bản mới và nhập vào mẫu có hình dạnh như sau:

Trước khi bắt đầu thiết kế Form, chúng ta vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn nút Design Mode để chuyển sang chế độ thiết kế Form.

2. Thêm các đối tượng vào Form

Dòng đầu tiên trong mẫu trên mà người dùng cần điền vào form có dạng văn bản. Do vậy bạn có thể áp dụng đối tượng Rich Text hoặc Text đều được. Trong ví dụ chúng ta dùng Rich Text.

Bạn đặt dấu nháy tại cột bên phải dòng thứ nhất rồi vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Rich Text. Một đối tượng Rich Text sẽ được chèn vào ngay vị trí dấu nháy.

Tại cột bên phải dòng thứ 2 bạn chèn vào đối tượng là Date Picker. Vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Date Picker

Tại cột bên phải dòng thứ 3 bạn chèn vào đối tượng là Text Form Field. Vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Text Form Field

Tại cột bên phải dòng thứ 4 bạn chèn vào đối tượng là Drop-Down List. Vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Drop-Down List

Tại dòng thứ 5 cột bên phải bạn chèn vào đối tượng là Check Box Form Field. Vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Check Box Form Field.

XEM CHI TIẾT TRONG FILE: Forms2007 (.zip)

================================

3. Thiết lập hoặc thay đổi thuộc tính cho các đối tượng trên Form

Mỗi đối tượng của Form đều có các thuộc tính mà chúng ta có thể thiết lập hoặc thay đổi. Để thay đổi thuộc tính của một đối tượng ta làm như sau:

Chuyễn sang chế độ Design Mode. Chúng ta vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn nút Design Mode.
Chọn đối tượng và nhấp vào nút Properties tại nhóm Controls hoặc có thể nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Properties.

Trong bài này chúng ta sẽ lần lượt thực hiện hiệu chỉnh thuộc của các đối tượng. Trước tiên là đối tượng Rich Text chúng ta sẽ định dạng thành chữ kích cở 14, Font chữ Tahoma màu Xanh da trời và in đậm. Các bước thực hiện:

Chọn đối tượng Rich Text, nhấp phải chuột và chọn Properties (xem hình trên)
Nhấp chọn Use a style to format contents
Chọn nút New Style… sau đó thiết lập các thông số tại cửa sổ Create New Style form Formatting như hình bên dưới.
Nhấp OK hai lần để hoàn tất.

Đối tượng tại dòng thứ 2 là Date Picker. Chúng ta sẽ thiết lập dạng ngày hiển thị theo kiểu dd/mm/yyyy. Xem cách thiết lập thuộc tính ở hình sau:

Đối tượng tại dòng 3 là Text Form Field. Chúng ta sẽ giới hạn độ dài chuỗi ký tự nhập vào là 80. Xem cách thiết lập thuộc tính ở hình sau:

Đối tượng tại dòng 4 là một Drop-Down List. Chúng ta sẽ tạo một danh sách có 4 màu: xanh, đỏ, vàng, tím. Cách thực hiện như sau:

Nhấp phải chuột lên Drop-Down List và chọn Properties
Nhấp nút Add → nhập màu Xanh vào Display Name → nhấp OK
Lặp lại thao tác trên cho các màu khác
Nhấp OK khi hoàn tất danh sách.

Tại dòng 5 có đối tượng là Check Box Form Field. Chúng ta sẽ thiết lập giá trị mặc định cho Check Box là Checked (xem hình).

4. Thêm thông tin hướng dẫn người dùng cho Form

Thêm thông tin hướng dẫn cho các đối tượng trên Form sẽ giúp người dùng dễ dàng sử dụng Form hơn. Chúng ta có thể dễ dàng thay đổi các hướng dẫn mặc định của đối tượng bằng cách sau:

Chọn Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn Design Mode
Nhấp chọn đối tượng muốn thay đổi thông tin hướng dẫn và nhập vào hướng dẫn mới. Chúng ta có thể tự do định dạng các hướng dẫn này theo mong muốn.
Nếu bạn muốn đối tượng này biến mất sau khi người dùng nhập nội dung vào đối tượng (dạng Rich Text hoặc Text) thì bạn chọn đối tượng rồi chọn PropertiesDeveloper và đánh dấu kiểm vào Remove content control when contents are edited. trên nhóm Controls của ngăn
Nhấp nút Design Mode để thoát ra chế độ thiết kế Form và lưu kết quả thực hiện lại

Bạn hãy thực hành hiệu chỉnh các thông tin hướng dẫn người dùng cho Form như hình sau:

II. BẢO VỆ FORM

Chúng ta có thể bảo vệ từng nội dung đối tượng trong Form để ngăn chặn người dùng xóa hoặc thay đổi nội dung của một đối tượng hoặc nhóm đối tượng, hoặc chúng ta có thể bảo vệ tất cả nội dung của của mẫu biểu bằng mật mã.

1. Bảo vệ từng thành phần của Form

Các bước thực hiện:

Mở Form muốn bảo vệ
Chọn một đối tượng hoặc nhóm đối tượng muốn bảo vệ
- Để nhóm các đối tượng lại với nhau, bạn chọn các đối tượng bằng cách giữ phím SHIFT và nhấp chuột lần lượt lên các đối tượng. Sau đó tại ngăn Developer chọn Group.
Tại ngăn Developer → nhóm Controls → chọn Properties
Tại hộp Content Control Properties tìm đến nhóm Locking, thực hiện:
- Chọn Content control cannot be deleted: sẽ cho phép thay đổi nội dung đối tượng nhưng không cho phép xóa đối tượng này khỏi Form.
- Chọn Content cannot be edited: sẽ cho phép xóa đối tượng này khỏi Form nhưng không thể thay đổi nội dung của nó.

2. Bảo vệ tất cả nội dung của Form

Bảo vệ các thành phần trên Form rất dễ bị người dùng sửa đổi mẫu biểu, do vậy chúng ta làm theo các bước sau để bảo vệ Form được tốt hơn.

Mở Form muốn bảo vệ

Tại ngăn Developer → nhóm Protect → chọn Protect Document → nhấp chọn Restrict Formatting and Editing
Một khung Protect Document xuất hiện bên phải màn hình. Dưới phần Editing restrictions bạn hãy chọn Allow only this type of editing in the document và chọn Filling in forms từ danh sách bên dưới.
Nhấp chọn Yes, Start Enforcing Protection
Nhập vào mật mã bảo vệ (ví dụ: 1234) và nhấp nút OK để hoàn tất

Ghi chú: Để gỡ bỏ chế độ bảo vệ thì bạn vào Developer → nhóm Protect → chọn Protect Document → nhấp chọn Restrict Formatting and Editing → chọn Stop Protection → nhập vào mật mã bảo vệ → nhấn OK hoàn tất.

Form trong Word 2010 Technical Preview

Form trong Word 2010 không có gì mới so với phiên bản Word 2007. Chỉ khác nhau ở cách gọi ngăn lệnh Developer ra thanh Ribbon. Chọn nút Office → Options → chọn Customize Ribbon → chọn Developer → OK.

Cách chọn in 2 mặt trong Excel nhanh chóng
Cách sắp xếp dữ liệu trong excel chuyên nghiệp nhất
Hướng dẫn làm giảm dung lượng file Excel
Cách khắc phục File Excel bị lỗi bằng các bước đơn giản
Cách trình bày văn bản trong Excel chuẩn nhất
Công thức tính ngày excel nhanh nhất

(ST)