1
Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát?
Bạn đã thực sự biết cách quản lý thời gian của mình?
Hãy làm chủ thời gian của mình
Đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.
Lên danh sách những việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.
Dành quyền ưu tiên
Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…
Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.
Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
- Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
- Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.
Làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa.
Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Không dành vài phút giải lao
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.
Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương! Chúc bạn thành công. Làm gì để thoát khỏi “con ma” thời gian? Mời bạn cùng tôi bước vào hành trình “ám” lại “con ma” thời gian và kiểm soát nó để ta luôn được thảnh thơi nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc một cách hiệu quả nhất. Trước tiên, ta cùng tìm hiểu: Thời gian là gì? Và tại sao chúng ta cần quản lý thời gian? Theo bạn, thời gian là gì? Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được & không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp & sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người “giàu có” thời gian hơn. Vậy làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả? Tôi có một cách rất đơn giản. Chia trang giấy A4 hay trang Ms-word thành 4 phần như hình bên dưới: Giờ thì ta thử suy nghĩ xem: Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay? Đâu là việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện và đảm bảo đúng tiến độ? Còn việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng thì sao? Người ta nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20 % công việc. Dĩ nhiên, 20% đó phải là việc quan trọng rồi. Người thành công là người biết chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám “vứt” đi những việc không quan trọng. Có thể bạn sẽ bảo: “Tôi thấy việc nào cũng khẩn cấp và quan trọng cả”. Tôi hiểu và thông cảm với cảm giác đó của bạn. Khi bạn chưa biết cách lập kế hoạch và tổ chức công việc của mình hiệu quả, thì bạn sẽ luôn luôn bị những việc sự vụ rượt đuổi. Và tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất quan trọng. Nhưng thực ra, những việc sự vụ ấy thường là 80% công việc tôi đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng vứt đi. Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt. Rất đơn giản và tôi tin chắc là bạn có thể làm được 06 bước sau: 1. Xác định mục tiêu Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường chúng ta xác định mục tiêu rất chung chung. Và vì chung chung nên bạn sẽ không ước lượng được thời gian cần thiết. Thế là bạn bị “vỡ” kế hoạch. Vòng luẩn quẩn sự vụ, khẩn cấp tiếp tục rượt đuổi bạn. Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Bạn hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm bảo. Như vậy là bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi. Và chắc chắn bạn sẽ thành công trong công việc và cuộc sống.
2. Liệt kê những việc phải làm
3. Ước tính thời gian cần thiết
4. Cân nhắc mức độ ưu tiên
5. Quyết định thực hiện
6. Lên lịch trình thực hiện
15 mẹo quản lý thời gian một cách tốt nhất:
" Thời gian là vàng" , không ai có thể níu giữ hoặc kéo dài quỹ thời gian của mình. Vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề đáng lưu tâm của mỗi người. Nó đòi hỏi phải có sự cố gắng và kiên trì để bạn có thể làm chủ được thời gian của mình và hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.
Dưới đây là 15 mẹo quản lý thời gian thiết thực nhất giúp bạn có thể bắt đầu ngay từ bây giờ.
1. Viết ra mọi thứ
Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc của ban, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.
2. Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.
3. Lên kế hoạch trong tuần của bạn
Bạn dành một số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn. Mọi thứ bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để họp về kế hoạch làm việc của bạn.
4. Mang theo một quyển sổ nhỏ
Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác đó là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.
5. Hãy học cách nói “không “
Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc; họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì vậy, bạn hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.
6. Suy nghĩ trước khi hành động
Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.
7. Không ngừng nâng cao bản thân
Bạn nên dành thời gian trong kế hoạch làm việc của bạn để học những điều mới và phát triển khả năng cũng như tài năng bẩm sinh của bạn. Ví dụ, bạn có thể đăng ký một lớp học, tham gia một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn sẽ tăng khả năng tìm việc của bạn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp, và là một hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành người độc lập về tài chính.
8. Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ từ bỏ để làm những công việc hàng ngày của bạn
Sẽ là rất tốt nếu bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm là ngừng làm một hoạt động nào đó không còn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm những hoạt động khác có ích hơn. Bạn hãy cân nhắc những việc bạn có thể từ bỏ để có thể tiếp tục thực hiện những công việc hiện tại của bạn.
9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc bạn cần làm, tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc của bạn, phát triển những kế hoạch khả thi để hoàn thành nó. Một hệ thống hợp nhất sẽ giống như chất keo dính gắn chặt các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất với nhau.
10. Nhận ra các thói quen xấu
Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt.
11. Đừng làm việc của người khác
Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ.
12. Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn
Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng.
Lưu giữ nhật ký trong máy tính của bạn không bao giờ là điều dễ dàng cả!
13. Đừng là người cầu toàn
Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được mà thôi.
14. Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”
Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều việc quan trọng, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những công việc “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được sắp xếp trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn có thể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.
15. Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả”
Làm việc có hiệu quả không nhất thiết là bạn phải làm việc có năng suất. Bạn nên tránh những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết. Chỉ bởi vì bạn đang bận và phải hoàn thành công việc không có nghĩa là thực thế bạn đang hoàn thành những việc quan trọng.
Quản lý thời gian luôn là vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu. Ai cũng nói phải nắm chắc kỹ thuật 80-20, ai cũng nói phải quản lý thời gian tốt hơn, nhưng nếu bạn còn căng thẳng, còn không yên tâm về việc sử dụng quỹ thời gian của mình, thì hãy nhìn lại ngay những việc mình đã, đang và sẽ làm.
Bắt đầu để thay đổi ngay từ lúc này không phải là muộn, mà sẽ chỉ giúp bạn không phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ thời gian mà thôi. Hi vọng bạn sẽ có những lời khuyên bổ ích từ bài viết này và chúc bạn thành công!
Kết luận
Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình.
Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả
Cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất
Cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả nhất
Cách tiết kiệm thời gian hiệu quả thông minh nhất
(ST)
