Các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình

Các bước xây dựng một bài thuyết trình thành công: Nhìn chung, Cấu trúc một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển

Các bước xây dựng một bài thuyết trình thành công

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể:hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện.

Cấu trúc của 1 bài thuyết trình chuyên nghiệp

Vì sao ta lại phải nâng cao kỹ năng thuyết trình ?

Ngày nay, Kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu, dù bạn làm việc trong công ty lớn hay nhỏ. Đặc biệt, khi làm việc ở các công ty nước ngoài, chuyện diễn thuyết bằng ngoại ngữ là điều hiển nhiên. Do đó, bạn cần chế ngự được nỗi sợ hãi này nếu không muốn cơ hội thăng tiến của mình bị cản trở.

Xây dựng một bài thuyết trình thành công cần những gì ?

Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.

Bước 1. Phân tích

- Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện.

- Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…

- Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.

Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rã ràng: Chuẩn bị nội dung – thông tin cho bài thuyết trình,Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ,Tìm kiếm chủ đề,Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng

Những bước để có một bài thuyết trình thành công và hiệu quả. Làm sao để có một bài thuyết trình thành công ? Để có 1 bài thuyết trình tốt cần phải làm gì và làm những bước nào ?

Sao đây hãy cùng Bít Tuốt tìm hiểu về : Những bước để có một bài thuyết trình thành công

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

Trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình đóng 1 phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Có đực kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được ‎ tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kĩ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất.

Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp núc" cho 1 bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình:

1.    Xác định đối tượng
Trả lời các câu hỏi:
-   Ai sẽ đến dự?
-   Bao nhiêu người sẽ đến dự?
Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hut người nghe. Vd: Bill Gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ.

2.   Nội dung
-   Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình
-   Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình)
-   Xây dựng dàn ‎ cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)
-   Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất

3.   Hình thức
a.   Địa điểm:
-   Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam.
-   Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng...Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí rườm rà
-   Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp.
b.   Thiết bị hỗ trợ.
-   Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí.
-   Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau.
-   Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia.

4.   Tập luyện
Rèn luyện lâu dài :
-    Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Không phải ai sinh ra cũng có giọng nói hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả.
-    Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được khả năng xử lý ngôn từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện.
-    Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi thuyết trình. Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người.

Luyện tập ngay trước khi thuyết trình :

- Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và giúp bạn tự tin hơn.
Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình. Đặc biệt khi thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình.

Bước 2. GIAI ĐOẠN TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH:

1. Khi bắt đầu thuyết trình:

a. Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả. Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết.
b. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình.

c. Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái.
d. Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )

Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp.

e. Thuật lại một câu chuyện có liên quan
Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn.

f. Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả.

2. Phần chính:

a. Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc

Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn.

- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt. Nét mặt tươi vui, đừng quên nhữngnụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe
- Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề
-.Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.

b. Ngôn ngữ cơ thể:

- Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể là mũi .
- Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối.
- Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả
- Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.

Ko nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe. Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe

c. Phương tiện trợ giúp (visual aid):

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:

- Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ.
- Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả.
- Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý.

d. Giao lưu khán giả :

- Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả.
- Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.

e. Giải quyết câu hỏi:

- Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.
- Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực.

Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.

Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó.

f. Tâm thế khi thuyết trình :

Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị, luyện tập,… )

3. Kết thúc bài thuyết trình:

- Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe
- Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể
- Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
- Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
- Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ

BƯỚC 3: SAU KHI THUYẾT TRÌNH

Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi việc. Nói trên một khía cạnh nào đó thì đó là một sự bắt đầu mới. Đặc biệt những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng.

Lấy ví dụ bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:

- Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới thực hiện
- Có thể cung cấp cho người tham dự 1 số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình. Hay mục đích là tạo 1 hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm.
- Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau.

Vậy các điều cần làm sau 1 buổi thuyết trình là:
-    Thống kê đánh giá của người tham gia
-    Cung cấp tài liệu hay tặng vật
-    Giữ liên lạc với những người tham gia

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Một số kinh nghiệm khi chuẩn bị và thực hiện thuyết trình

Thuyết trình là nghệ thuật xử lý các “ý tưởng” để tương tác với người nghe nhằm đạt một mục tiêu nào đó.

Khi thuyết trình, có 3 vấn đề quan trọng chúng ta cần quan tâm đó là:

►Thứ nhất, Nội dung và Slide thuyết trình:

Về slide, đây là ấn tượng đầu tiên mà người nghe tiếp cận bài thuyết trình. Một slide chuẩn, đẹp sẽ là bước khởi đầu tạo nên sự thành công cho bài thuyết trình. Đây là phần chúng ta có thời gian nhiều để chuẩn bị và hoàn toàn chủ động đầu tư. Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung và slide thuyết trình:
Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:

Nội dung sẽ nói gì?
Nói trong bao lâu?
Nói như thế nào cho lôi cuốn?
Động cơ của người nghe là gì?
Xem silde để hiểu rõ hơn về kế hoạch soạn nội dung

Khi trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một bước khởi đầu tốt. Kinh nghiệm khi soạn nội dung là chúng ta phải viết ra, viết đi viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng. Cố gắng làm cho nội dung càng ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan hệ của các ý.

►Thứ hai, Các tài liệu đính kèm - [Handouts]

Thông thường, các bài thuyết trình mà đặc biệt là các bài giảng, người thuyết trình thường bỏ qua việc soạn các tài liệu đính kèm để gửi cho người nghe. Nội dung các tài liệu này bao gồm:

Bảng tóm tắt Slide thuyết trình với các nội dung chi tiết cần lược bỏ để người tham dự tư duy và thảo luận nhóm;
Một số thông tin chi tiết để phục vụ nhu cầu tìm hiểu chi tiết hơn của người nghe;
Các thông tin chứng minh độ tin cậy của các nội dung thuyết trình, đặc biệt là các con số, các dẫn chứng về khảo sát, nguồn khảo sát.

►Thứ ba, Người thuyết trình - [You]

Khi mà nội dung thuyết trình và các tài liệu đã được chuẩn bị hoàn tất thì yếu tố quan trọng còn lại chính là bản thân người thuyết trình. Trong Slide đính kèm cũng đã nêu ra khá nhiều về các lỗi mà người thuyết trình thường hay gặp phải từ vị trí và tư thế đứng, từ cách phát âm cho tới khả năng điều phối và quản lý được bài thuyết trình của mình đúng với mục tiêu đã đề ra..

Bài thuyết trình tốt không phải là một dạng tương tác một chiều. Do đó, người thuyết trình phải cố gắng tạo ra những tình huống có vấn đề, những câu hỏi,.. làm sao để tất cả mọi người cùng tham gia thì bài thuyết trình mới thành công.

Cuối cùng, trong phần hỏi đáp, anh Phong cũng đã nêu ra được những lưu ý quan trọng trong khi thuyết trình như sau:

Chúng ta phải trình bày những gì chúng ta thật sự hiểu và nắm rõ...Khi đó, chúng ta sẽ có một sự tự tin để mang giá trị cho người nghe.
Một điều khá quan trọng nữa là chúng ta nên sử dụng Slide Master trong khi soạn thảo Powerpoint sẽ giúp chúng ta dễ dàng định dạng và thay đổi Font chữ hàng loạt một cách dễ dàng. [chèn thêm hình minh họa sẽ dễ hình dung và hấp dẫn hơn]
Bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn, nhưng đối tượng người nghe có sự thay đổi và nội dung soạn sẵn của chúng ta không còn phù hợp như: bị trùng, đối tượng thay đổi, hoặc bị thay đổi “quỹ thời gian”. Khi đó, chúng ta sẽ có một cách giải quyết khá hoàn chỉnh đó là sử dụng chức năng Custom Show để chỉ chọn lọc một số Slide chúng ta cần thuyết trình, ẩn bớt slide đã không còn phù hợp.
Ngoài ra, khi soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google đã cung cấp một ứng dụng tương tự như Powerpoint thông thường và cộng thêm nhiều ưu điểm như: (1) Cho phép cùng lúc nhiều người tác động bài thuyết trình; (2) Làm việc tại bất cứ đâu chỉ với 1 tài khoản Gmail và internet; (3) Trình chiếu online khi máy tính cài đặt thêm Skype.

Cách thuyết trình hay khiến mọi người chăm chú nghe bạn nói
Kỹ năng thuyết trình
Cách thuyết trình bằng tiếng Anh
Làm sao để hết run khi thuyết trình
Bí quyết có bài thuyết trình hay
Cách tự tin khi thuyết trình giúp bạn thành công

(ST)