Việc tổ chức sự kiện (Event Planning) chỉ là bề nổi của hoạt động Marketing và là công việc hết sức đơn giản so với Sáng tạo sự kiện (Event Creating). Việc trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục cần làm là bạn có được toàn cảnh về công việc tổ chức một sự kiện.

Xác định mục đích của sự kiện: Bạn cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo…. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.
Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.
Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình:
Thiết lập nhóm làm việc:

Cần tham quan và khảo sát địa điểm tổ chức.

Địa điểm:

• Tham quan các địa điểm
• Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
• Chọn địa điểm
• Khảo sát địa điểm
• Ký hợp đồng địa điểm
• Xác nhận thông tin chi tiết
• Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Cần lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất cho sự kiện tổ chức.

Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:

• MC: Người dẫn chương trình.
• PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
• Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

Thuyết trình:

• Chọn chủ đề cho sự kiện
• Xác định người thuyết trình
• Phác thảo bài thuyết trình
• Trang phục cho người thuyết trình
• Quà tặng cho người thuyết trình

Báo chí, các cơ quan truyền thông:

• Mời đại diện báo chí.
• Đại diện của đài truyền hình
• Phóng viên báo chí
• Phóng viên đài truyền hình

1. Người quay phim, chụp hình.
2. Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
3. Người xử lý các tình huống phát sinh.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:

- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn

• Các đơn vị bảo trợ
• Báo chí
• Đài truyền hình
• Đại biểu
• Khách tham dự

Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…

Trang phục:

• Trang phục cho MC
• Trang phục cho PG
• Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:

• Máy chiếu
• Nhạc chờ
• Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
• Loa, ampli

Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh.

Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.

Trang trí:

• Hoa trang trí tại địa điểm
• Hoa cài áo cho khách mời.
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
• Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
• Backdrop
• Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)
• Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
• Bàn tiếp tân
• Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)

Quà tặng:

• Quà đơn vị tài trợ
• Quà cho đại biểu
• Quà cho khách mời trong danh sách
• Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:

• Sản phẩm
• Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
• Hiện kim
• Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

Teabreak:

• Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
• Nước uống: Chọn loại nước uống.
• Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:

• Chuẩn bị máy chụp hình
• Chuẩn bị máy quay phim.

Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình.

Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.

Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:

• Sở Văn hóa thông tin và Du Lịch
• Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
• Cấp cứu
• Cứu hỏa
• Công an
• Dân phòng
• Tổ chức biểu diễn
• Công ty bảo vệ
• Ủy ban

Báo  cáo kết quả sự kiện:

• Số lượng khách tham dự
• Các đơn vị truyền thông
• Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
• Các chuyên mục khách hàng quan tâm
• Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
• Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
• Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa).

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng

Đứng trên khía cạnh là một công ty tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những dịch vụ được các công ty bên ngoài thuê thực hiện nhiều nhất và đều đặn nhất.
Hội nghị khách hàng có thể được thể hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như: lễ kỷ niệm, lễ gặp mặt, lễ tri ân. Đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như: hội nghị nhà phân phối, tri ân đại lý,… Dù dưới những tên gọi là gì đi nữa thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.
Vậy làm thế nào để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công, mang lại hiệu quả cho đối tác. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều hội nghị khách hàng khác nhau từ trước đến nay,Đại Dương Event đã rút ra được một số kinh nghiệm nhất định, chia sẻ cho các nhà quản lý công ty tổ chức sự kiện để có những bước thành công, tránh được sai sót trong khâu tổ chức.

Bước 1: Phân tích và lên kịch bản

Sự thành công của một  hội nghị khách hàng không chỉ là lúc  tổ chức mà chính từ ngay lúc tiếp nhận đơn hàng từ phía đối tác.
Khi nhận được yêu cầu ta cần nằm bắt được tổng thể nội dung của hội nghị khách hàng mà đối tác muốn làm.
Một số nội dung cần nắm bắt:
-      Hội nghị khách hàng theo kiểu đơn giản và đạt chuẩn hay cần những nét sáng tạo, độc đáo
-      Quy mô của hội nghị khách hàng và những thành phần khách mời, Thời gian và kinh phí có thể cho hội nghị
-      Các nội dung buộc phải có theo ý của đối tác là gì, ví dụ như nhân dịp này đón bằng khen của thủ tướng chính phủ, phải có ca sĩ đàm vĩnh hưng hát trong phần dạ tiệc,…
Sau khi nắm bắt được các yêu cầu cơ bản từ phía khách hàng, chúng ta bắt đầu lên một kịch bản sơ bộ về hội nghị khách hàng. Trong kịch bản cần thể hiện được hoạt động theo tuần tự trước sau, và các điểm chính, điểm nổi bật của hội nghị.

Bước 3: Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Để tổ chức hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp, cần có những sự tuân thủ kịch bản nghiêm ngặt cả về thời gian và nội dung cũng như từng chi tiết thực hiện nhỏ nhặt nhất
Sau đây là một  thứ tự mẫu cho một hội nghị khách hàng đơn giản
·       Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình;
·       Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi;
·       Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp;
·       Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu;
·       Triển lãm văn hoá doanh nghiệp;
·       Đọc diễn văn đón chào;
·       Hỏi đáp có thưởng hoặc Rút thưởng, quay số;
·       Kết thúc, đọc lời cảm ơn.
Các điểm chủ yếu trong thao tác:
·       Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo;
·       Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá lâu;
·       Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.
·       Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất.
·       Nếu tổ chức quay số, cần đảm bảo hệ thống quay số hoạt động tốt. nếu quay số bằng phần mềm máy tính, cần kiểm tra hệ thống máy chiếu, kết nối hoàn chỉnh, không bị lỗi trang trí, lỗi màu chữ, màu nền.
Hoạt động sau hội nghị khách hàng 
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng.
Gặp các nhà cung cấp để chốt các khoản mục đã thực hiện.
Bước 4: Tổng kết thực hiện
-      Việc tổng kết trước tiên bằng cách đánh giá lại hoạt động của mỗi bộ phận được giao xem đã làm được hay chưa, chổ nào được, chổ nào chưa được, rút kinh nghiệm lần sau như thế nào
-      Gặp lại khách hàng để ghi nhận sự đánh giá của khách hàng về mức độ thành công của chương trình, đây là hoạt động quan trọng nhằm giữ chân khách hàng , tạo sự gắn kết bền chặt.
-      Hoàn tất các sổ sách, giấy tờ để thanh toán với nhà cung cấp, cũng như gửi khách hàng thanh toán.




Tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc khách sạn
Cách gọi điện chăm sóc khách hàng khôn khéo nhất
Tiếp cận khách hàng mới như thế nào
Cách chăm sóc khách hàng tiềm năng thông minh ...
Cách làm kế hoạch chăm sóc khách hàng hoàn hảo nhất
Những bí quyết thuyết phục khách hàng




(ST)