Các bước chuẩn bị cho một chuyến công tác

Để có chuyến đi công tác hoàn hảo ta cần lên kế hoạch một cách kĩ lưỡng cho chuyến đi để đề phòng bất trắc

Các bước chuẩn bị cho một chuyến công tác

Phác thảo chuyến đi:

Mục đích của chuyến đi
Các nơi đến
Thời gian đi, thời gian đến
Điểm khởi hành, các điểm dừng
Phương tiện giao thông ưa thích
Tiện nghi ưa thích
Điều kiện đi lại trong quá trình chuyến đi.

Lập hồ sơ chuyến đi:

Nhật ký hành trình
Thông tin khách sạn
Bản chương trình hẹn gặp
Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…)

Dự toán chi phí cho chuyến đi.

Nếu bản thân đi cùng với lãnh đạo, cần sắp xếp lịch trình riêng cho bản thân và dự tính các tình huống xử thế (trả tiền, phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,...).

Nếu bản thân là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu những yêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công ty du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này). Ngoài ra, nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnh đạo của mình cũng có quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho các công tác ở nước đó).

Xem xét các chính sách của cơ quan:

Ai có thẩm quy��n cho đi công tác
Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác
Thủ tục tiến hành chuyến đi
Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán

Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước:

Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,... để đặt trước. Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có). Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian như yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thông tin hoặc thủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại.

Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn).

Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ tùy thân cần thiết; nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa, passport. Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.

Soạn thảo lịch trình chuyến đi:

Các địa điểm trong chuyến đi
Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm
Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.

Kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác:

Cần chọn người được ủy nhiệm thay thế
Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt
Tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế
Điều chỉnh các cuộc họp, sinh hoạt,...cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác

Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi:

Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến công tác, những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.

An toàn cho chuyến đi:

Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước hoặc sau thì nên thực hiện.

Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.

Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.

Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.

Pho-to những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất cắp.

Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát để được bảo hiểm.

Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Chuẩn bị đồ dùng cần thiết

Dưới đây là một số thứ bạn ít để ý nhất nhưng lại vô cùng hữu ích cho chuyến công tác của bạn:

1. Một ít namecard: sẽ không bao giờ là một ý hay khi đi công tác mà lại bỏ namecard của mình ở nhà. Hãy trữ một ít trong túi áo khoác, một ít trong ví, trong vali, hành lý,… Về phần mình, tôi thường đặt namecard tại những vị trí đảm bảo rằng mình sẽ luôn có namecard khi cần.

2. Một bảng tên: Nếu bạn thường phải giao lưu networking trong chuyến công tác của mình, bạ phải có một bảng tên doanh nghiệp của mình. Đừng trong chờ vào đơn vị tổ chức sự kiện nơi bạn đến cung cấp bảng tên cho bạn và bảng tên đó đúng với thông tin bạn cung cấp, hãy tự mình chuẩn bị là tốt nhất.

3. Một cây viết dự phòng: Luôn đảm bảo rằng bạn mang theo bút trong khi đi họp. Tôi thấy rằng mình luôn phải ghi chép những lưu ý tôi cần chia sẻ. Sẽ thật khó khăn để tìm một cây bút khi bạn đang bận giao lưu networking.

4. Thông tin liên hệ (danh thiếp) của các đối tác referrals của bạn: Tôi thấy rằng khi mình mang theo danh thiếp của đối tác referrals mình sẽ dễ dàng tìm kiếm cơ hội kinh doanh cho họ khi giao lưu networking

5. Nước rửa tay: không biết các bạn có biết ông Monk, một người mắc bệnh ở sạch trong chương trình truyền hình, ông ta luôn rửa tay sau khi bắt tay. Tôi thấy người này quá kỹ đến mức lập dị. Tuy nhiên, từ khi tôi bắt đầu tiếp xúc tay nhiều, bắt tay với nhiều người, tôi phát hiện mình cũng cần phải tập thói quan làm sạch tay sau mỗi lần bắt tay. Thật ra, việc làm sạch tay sau khi bắt tay là một việc làm không hề phản cảm nếu bạn thực hiện nó một cách tế nhị và lịch sự. Đừng tỏ vẻ khó chịu, và ngay lập tức rửa tay sau khi bắt tay một ai đó.

6. Kẹo bạc hà cho hơi thở thơm tho: Đây là việc mà nhiều người thường không quan tâm nhưng nó thực sự ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động giao lưu networking của bạn.

7. Giấy ghi chú: Rất nhiều lần tôi cần phải ghi lại một số thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc phục vụ cho mục đích giao lưu networking. Việc mang theo giấy ghi chú rất hữu ích cho bạn trong những trường hợp như vậy.

8. Máy chụp ảnh hoặc máy quay phim: Một chiếc máy ảnh hoặc một chiếc máy quay phim là một công cụ vô cùng hữu ích khi bạn muốn lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ tại buổi họp hoặc với một người nào đó quan trọng với bạn. Một đoạn video sẽ phù hợp với những người có trang có nhân như blogs. Tôi thường tân dụng những chuyến công tác để phỏng vấn một vài người đặc biệt mà tôi hân hạnh được gặp và tôi luôn làm điều đó trong những chuyến công tác của mình.

9. Các công cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của bạn: Với tôi, các công cụ này là: những bản sao lý lịch của tôi nhằm giới thiệu đến mọi người trước khi tôi bắt đầu buổi chia sẻ của mình. Mặc dù trợ lý của tôi đã gửi bản lý lịch của tôi cho đơn vị tổ chức nhưng cũng có vài lần khi tôi đến nơi thì họ báo rằng họ chưa nhận được bản lý lịch của tôi. Một công cụ khác không thể thiếu chính là đồ điều khiển PowerPoint, đây là một công cụ rất quan trọng bởi vì tôi không muốn mình lệ thuộc vào người điều khiển slides PowerPoint trong khi mình trình bày. Và tất nhiên là giấy ghi chú mà tôi đề cập ở trên là công cụ không thể thiếu. Tôi thường làm một bản sao cho bài nói của mình để phòng khi đơn vị thực hiện làm thất lạc tài liệu trình bày của tôi.

Khi hỏi một số đồng nghiệp của mình và nhiều nhà kinh doanh khác mà tôi gặp trong các chuyến công tác của mình về việc họ muốn thêm những gì vào danh sách vật dụng cần mang theo khi đi công tác, họ đã liệt kê cho tôi danh sách sau đây:

1. Sạc điện thoại: Tôi đồng tình, đặc biệt là khi tôi biết được giá trị của nó khi mua trên máy bay hoặc mua tại các nước mà tôi công tác. Và tôi tin rằng bạn sẽ không muốn bỏ quên dụng cụ nạp điện cho laptop. Bên cạnh giá trị của nó thì việc làm thế nào để mua một dụng cụ nạp điện phù hợp thì không phải là việc dễ dàng. Chính vì vậy, các bạn hãy viết một danh sách “vật dụng cần mang theo” gồm các dụng cụ nạp điện cho tất cả những thiết bị điện tử mà bạn mang theo trong chuyến công tác và sắp xếp tất cả chúng vào hành lý vào đêm trước ngày đi công tác.

2. Bộ biến điện: Việc cho rằng mình sẽ dễ dàng mua được một bộ biến điện “universal” tại sân bay hay một cửa hàng nào đó trong khu vực dân cư sầm uất. Nhưng sẽ làm sao nếu lúc bạn cần dùng đến nó thì không thể đi mua nó, tôi tin là bạn sẽ vô cùng bực tức; sẽ tốt hơn nếu chúng ta có một (hoặc hai) bộ phòng khi bạn cần dùng nó ngay lập tức!

3. Trang phục phù hợp: Tất cả chúng ta đều biết rằng việc thời tiết thay đổi từ nơi này sang nơi khác, và chúng ta không thể nào biết được thời tiết sẽ thay đổi thế nào khi đi từ vùng này sang vùng khác. Chính vì vậy, việc chuẩn bị quần áo cho phù hợp với thời tiết tại vùng công tác là một việc không dễ dangfm nhưng chúng ta thật may mắn khi có hệ thống dự báo thời tiết online. (tất nhiên là hệ thống dự báo thời tiết cũng không đảm bảo chính xác 100% nhưng nó cũng sẽ giúp bạn dự báo phần nào về tình trạng thời tiết ở nước bạn.

4. Một quyển sách hay: Tất nhiên, đây là hành trang không thể thiếu khi chúng ta đi công tác. Trong trường hợp chuyến bay bị dời lại hoặc khi máy bay quá cảnh và một chuyến bay dài sẽ thật là vô vị nếu chúng ta không có một quyển sách hay để đọc. Dưới đây là một số ý kiến bạn có thể tham khảo. Nếu bạn là một người đam mê đọc sách và thường xuyên sử dụng phần mềm đọc sách trực tuyến trên điện thoại thì bạn nên chuẩn bị cho mình một quyển sách, một quyển sách được in ấn hẳn hoi hoặc một tờ tạp chí mà bạn yêu thích để đọc vì khi lên máy bay, tất cả các thiết bị điện đều phải tắt để đảm bảo an toàn chuyến bay. Thêm nữa bạn sẽ không thể biết được khi nào thì điện thoại của mình hết pin trong chuyến hành trình dài như thế.

Bên cạnh những vật dụng nêu trên, chắc chắn chúng ta sẽ phải mang theo nhiều thứ nữa nhưng những vật dụng này đã đủ để chúng ta cất cánh và tôi tin rằng bạn sẽ không muốn mình bỏ quên chúng ở nhà!

Mẹo nhỏ giúp xếp đồ nhẹ nhàng hơn cho chuyến đi

Trừ khi bạn đang có chuyến nghỉ dài ngày tới những vùng lạnh thì hầu hết khí hậu mùa hè sẽ nóng ở nhiều nơi. Chính vì vậy, lựa chọn thích hợp của bạn sẽ là những món đồ được làm từ chất liệu thân thiện với cái nóng của mùa hè: cotton, linen, lụa…chúng không chỉ nhẹ, dễ thấm hút mà còn ít nhăn.

Hơn nữa, việc sắp những món đồ này vào sẽ tránh cho bạn gặp phải vấn đề nấm mốc khi đi nghỉ tại những vùng nhiệt đới ẩm ướt. Trong trường hợp khí hậu lạnh đột ngột xuất hiện, bạn có thể chuẩn bị một chiếc khăn cashmere mùa hè.

Đóng vali những món đồ có nhiều chức năng

Đây là một cách khá hay giúp bạn tiết kiệm được khoảng trống trong vali của mình. Khi chuẩn bị mang theo một món đồ nào đó, hãy tự hỏi xem liệu chúng có chức năng nào khác không, có thể kết hợp cùng các món đồ khác không?

Ví dụ, bạn sẽ không thể mang theo một chiếc túi da khi bạn cần đi biển, thay vào đó một chiếc túi vải canvas lại là lựa chọn tuyệt đối khi vừa có thể theo bạn ra biển, lại vừa rất hợp để đeo đi dạo phố.

Những món đồ dùng một lần

Bạn có thể xem xét việc lựa chọn những món đồ trên đường đi thay vì chuẩn bị chúng và làm đầy vali. Những chiếc áo phông đơn giản, mũ hay túi vải là những món đồ bạn hoàn toàn có thể mua tại địa điểm du lịch. Tương tự, đừng khiến túi đồ của mình căng phồng vì những món đồ như dầu gội, dầu xả, bột giặt… đó là những thứ bạn có thể mua những gói nhỏ, tuýp nhỏ rồi dùng thay vì mang theo.

Chỉ mang theo những thứ đồ cần thiết

Cho một chuyến đi nghỉ kéo dài 2 tuần, bạn sẽ cần mang theo những món đồ sau: Chiếc quần jeans nhạt ưa thích; quần cotton màu trung tính; một chiếc short có thể làm đồ bơi khi cần; 2, 3 chiếc áo phông; 2 chiếc áo sơ mi không nhăn và một chiếc blazer.

Hãy luôn nhớ rằng quần áo nhẹ sẽ chiếm ít chỗ hơn trong hành lý của bạn. Chính vì vậy đừng mang quá nhiều những chiếc áo denim hay quần jeans vì chúng có trọng lượng nặng hơn hẳn những món đồ khác.

Cuộn đồ cotton lại

Đối với những anh chàng sở hữu hàng tá những chiếc áo phông khác nhau, sẽ có một mẹo khá tiện lợi cho bạn áp dụng vào công cuộc sắp đồ của mình: Cuộn tròn từng chiếc lại và xếp sát nhau trong vali. Bởi lẽ, áo phông thường được làm từ cotton mềm nhẹ không nhăn nên việc cuộn chúng lại và xếp như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá được diện tích trong vali.

Đồ nặng xuống dưới cùng

Đối với những món đồ nặng và cồng kềnh như giày dép, bạn có thể xếp chúng vào dưới đáy rồi mới sắp xếp bên trên các lớp quần áo. Điều này sẽ giúp quần áo trong vali của bạn tránh khỏi việc bị nhàu do giày đè lên, hơn nữa sẽ giúp vali của bạn gọn gàng, dễ lấy đồ hơn. Vì là trang phục dễ bị nhàu nhất, nên bộ suit sau khi mắc vào túi riêng, bạn hãy gập đôi lại và đặt lên trên cùng, sau tất cả các bước.

Khi chồng đi làm xa nhà
Vợ đi công tác, có nên vào nhà nghỉ với người cũ
Nên mua gì khi đi công tác châu Âu - K
Bị sếp cướp đời con gái trong một lần đi công tác

(ST)