Các bước lập kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất

Chiếu theo định nghĩa "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường xuyên" (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án

Thiết lập kế hoạch dự án hiệu quả

 

Lập kế hoạch dự án hiệu quả = Sự định hướng và Sự hoàn hảo

Khả năng lập kế hoạch dự án, bao gồm các loại dự án lớn, nhỏ, đơn giản hay phức tạp, đóng vai trò thiết yếu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nếu không có những công cụ hỗ trợ cho công việc này, người ta thường cảm thấy lúng túng, tiến hành một cách “tùy cơ ứng biến”, đi chệch mục tiêu mong muốn; từ đó dẫn đến những thành công muộn màng, những kỳ hạn bị chậm trễ , hoặc thất bại hoàn toàn. Sau đây là những bước để hoạch định cho một dự án thành công.

Bước 1: “Should-Be” – Nên là

Đó là phạm vi dự án và nên chịu sự giám sát của các thành viên ban quản trị. Đó là những điều mà bạn thực sự muốn; nó sẽ mang lại lợi ích cho ai, bằng cách thức nào. Phạm vi dự án nên được công bố rõ ràng và được sự đồng ý giữa những thành viên ban quản trị và nhóm của bạn. Nếu bạn chưa làm tốt việc xác định phạm vi, việc lập kế hoạch dự án của bạn sẽ gần như là điều không thể thực hiện được.

Bước 2: “As-Is” – Đang là

Đó là thực tế cho tình trạng hiện tại của bạn. Vị trí hiện tại của bạn? Đâu là những yếu tố hỗ trợ và cản trở những nổ lực xác định phạm vi dự án của bạn?

Bước 3: Mục tiêu

Định rõ và đặt ra những mục tiêu thiết thực nhằm mang đến thành công cho việc xác định phạm vi dự án của bạn. Nếu không có những mục tiêu này, bạn sẽ dễ bị lạc hướng. Mục tiêu có thể là ngắn hạn, trung hạn, và dài hạn. Việc đạt được những mục tiêu theo ngày (mục tiêu ngắn hạn) sẽ góp phần giúp bạn hoàn thành các mục tiêu trung hạn và dài hạn. Hãy xác định mục tiêu theo công thức SMART:

S          Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình và nguồn lực.

M        Measurable (Đo lường được): Đo lưởng được bằng các dữ liệu khách quan

A                     Attainable (Có thể đạt được): Những mục tiêu này có thể đạt được.

R                     Relevant (Có liên quan): Liên quan đến tầm nhìn của bạn.

T          Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, rõ ràng về mặt thời gian.

Bước 4: Các bước hành động

Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, bạn nên thiết lập thứ tự ưu tiên và tiến hành thực hiện các hành động cụ thể. Để đáp ứng những mục tiêu đặt ra, các bước hành động nên bao gồm:

●      Những yêu cầu của công việc

●      Ai sẽ làm công việc này

●      Các phương pháp sử dụng

●      Cách những thành phần khác nhau kết nối lại và gắn kết thành một bức tranh hoàn chỉnh.

●      Cách thức trình bày những kết quả đạt được (bản báo cáo, tập tin PowerPoint, v.v)

Bước 5: Chi phí

Một khía cạnh khác cần được cân nhắc tới khi bạn lập kế hoạch dự án là việc xác định ngân sách và các chi phí cho bước hành động.

Các chi phi gồm:

●      Con người

●      Vật liệu

●      Thời gian

Bước 6: Thời gian biểu

Các kỳ hạn cần được thiết lập và công bố nhằm giúp mọi người hiểu rõ và đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã đặt ra. Hãy thực tế khi lập bảng biểu. Tìm hiểu kỹ công việc để xác định khi nào từng giai đoạn nên hoàn thành. Viết các lịch trình làm việc này ra để tránh gây hiểu nhầm.

Bước 7: Thực thi

Một phần quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua, khi thực thi một kế hoạch là việc đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt đến những mục tiêu đã định. Những cam kết về kết quả đạt được cũng nên được thiết lập. Quản lý quá trình thực thi cũng dẫn đến việc chỉnh sửa lại phạm vi kế hoạch và đánh giá lại mục tiêu.

Bước 8: Theo sát/Đánh giá

Bước then chốt của quá trình hoạch định kế hoạch là lưu giữ chính xác các số liệu, hồ sơ, phân tích những nguyên nhân dẫn đến các sai lệch của số liệu, và sẵn sàng giải quyết những vấn đề phát sinh. Tập trung vào các vấn đề này để đạt đến mục tiêu đã định.


MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Lập kế hoạch dự án mini

    
Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.

Lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước

1) Tìm kiếm ý tưởng về dự án

Cá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ý tưởng tốt là: "Điều gì là quan trọng dối với bản thân bạn hay đối với đơn vị, Công ty của bạn và "Trong những điều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dược tết như mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiết thực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cũng như cóng việc mình đang làm. Bạn có thể đo lường độ quan trọng của một dự án bằng cách trả lời câu hỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranh của bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.

2) Lựa chọn ý tưởng dự án

Do nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đối kém khả thi để lựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng hay nhưng nó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyết phục dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rủi ro. Chính vì vậy, kết quả đầu ra của bước lựa chọn là một dự án mà tính tự chủ của bạn là nhân tố cơ bản đảm bảo dự án được thực hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã được giảm thiểu.

3) Chiến lược thực hiện

Câu hỏi cần trả lời trong bước này là: "Bạn dự định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kê những hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt động đó theo một trình tự logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt động trước là tiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạt động, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạt động.

Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án. Người thực hiện bao gồm một người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dự án mini, người chịu trách nhiệm chính là bạn - chủ dự án, các bên liên quan thường chỉ đóng vai trò trợ giúp. Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặt một thời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có độ dài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trước về thời điểm bắt đầu và thời hạn chót phải hoàn thành của từng hoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt động trong dự án chính là chiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt cho chiến lược đó một cái tên. Đến lượt nó, chiến lược sẽ là định hướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thời gian thực hiện dự án.

4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy động thêm?

Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cua bạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án. Tương ứng với mỗi hoạt động, hãy liệt kê những gì bạn dã tích lũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêm từ bên ngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tới phương án dễ nhất để huy động nguồn lực đó.

5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảng

Ở bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ được thể hiện dưới dạng bảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ các bộ phận cấu thành của dự án, nó cũng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt động cũng như tiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánh giá dược tiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ở hoạt động nào thì ban sẽ nhanh chóng có được những điều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoàn thành mục tiêu dự án.

Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trong các khóa đào tạo kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hướng rõ ràng và có ý thức xây dựng một dự án thiết thực dối với công việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bước hoàn thiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viên kích thích tư duy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượng hoạt động và nâng cao tính cạnh tranh.

Một vài chỉ dẫn tạo tiền đề cho việc lập kế hoạch

Nhiều nhà quản lý giành thời gian “quý báu” của mình ở công ty để nghiên cứu và giải quyết các vấn đề. Đối với những nhà quản lý như vậy, cũng như đối với nhiều người trong số chúng ta, cảm thấy thật khó mà ngồi yên một chỗ và có cái nhìn nghiêm túc về những gì chúng ta muốn thực hiện cũng như cách thức tiến hành chúng. Điều được quan tâm là tiến hành công việc như thế nào. Tuy nhiên một trong những sự khác biệt chính giữa nhà quản lý trẻ với nhà quản lý có kinh nghiệm là kỹ năng nhìn ra các triển vọng lớn, có sự xem xét kĩ càng về những gì muốn làm và bằng phương pháp gì. Một trong những cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này là thông qua những kinh nghiệm có được trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Một vài gợi ý dưới đây có thể giúp ích cho bạn trong quá trình này.

1. Mục đích chính của quá trình lập kế hoạch là cung cách tiến hành chứ không phải là các tài liệu kế hoạch.

2. Không có bản kế hoạch nào là “hoàn hảo” cả mà chỉ có việc bạn cố gắng hết sức để đưa ra các ý tưởng chiến lược và các phương thức tiến hành để từ đó bạn có thêm kinh nghiệm cho các kế hoạch chiến lược sau này.

3. Quá trình lập kế hoạch chiến lược thường không đơn giản. Nó giống như là quá trình quản lý, là một sêri những biện pháp nhỏ đồng loạt được thực hiện để phát triển công ty theo đúng hướng đề ra.

4. Trong quá trình lập kế hoạch mọi việc không quá tệ như bạn tưởng song cũng không quá tốt như bạn mong đợi.

5. Hãy tiến hành từ những việc đơn giản nhất.

Bạn có thể muốn xem xét việc nhận trợ giúp từ phía ngoài công ty nếu :

1. Công ty bạn trước đây chưa từng tiến hành các kế hoạch chiến lược.

2. Vì nhiều lý do mà các kế hoạch trước đây được coi là không thành công.

3. Có rất nhiều ý kiến đóng góp từ phía nhân viên công ty về các kế hoạch này và các vấn đề hiện thời của công ty đều hướng tới kế hoạch.

4. Không có nhân viên nào trong công ty khiến mọi người cảm thấy có đủ năng lực cần thiết .

5. Không có nhân viên nào trong công ty tận tâm với kế hoạch chiến lược của công ty .

6. Các nhà lãnh đạo cho rằng nguyên nhân thuận lợi bên trong sẽ hạn chế sự tham gia của các nhân viên đồng thời và họ không có cơ hội tham gia tích cực vào việc lập kế hoạch

7. Các nhà lãnh đạo muốn nghe những ý kiến khách quan, tức là đối với những người có sự quan tâm lớn tới các vấn đề và ý tưởng chiến lược của công ty.

Những ai tham gia kế hoạch ?

Các dự án chiến lược nên được chỉ đạo tiến hành bởi một đội dự án.

Một số gợi ý dưới đây dùng để tham khảo cho việc phát triển đội dự án (giành cho ban quản trị của các tập đoàn )

1. Chủ tịch hội đồng quản trị và ban quản trị nên tham gia và chỉ đạo đội dự án hướng phát triển và tiến hành kế hoạch .

2. Đưa ra chỉ đạo rõ ràng cho các thành viên, ví dụ như những người trực tiếp tham gia đội dự án, những người cung cấp thông tin quan trọng, những người kiểm tra tài liệu kế hoạch và những người lập kế hoạch v..v…

3. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là đưa ra các kế hoạch chiến lược để chỉ đạo có hiệu quả các hoat động của công ty. Do đó ban quản trị cần tham gia vào các dự án và bổ nhiệm ban kế hoạch (giống như ban lãnh đạo)

4. Trong đội dự án luôn luôn cần có ít nhất một người có thẩm quyền để cơ bản đưa ra các quyết định chiến lược, ví dụ như việc chọn lựa mục tiêu cần thực hiện và cách thức tiến hành .

5. Phải gắn liền với những người có trách nhiệm thiết lập và thực thi kế hoạch

6. Phải gắn liền những người quản lí quá trình tiến hành bao gồm : tổ chức các cuộc họp, trợ giúp thu thập thông tin quan trọng, các tài liệu, kiểm tra tình trạng công việc …

7. Xem xét việc ghi chép những bước quan trọng trong tiến trình kế hoạch để công ty quản lí kế hoạch của mình khi mọi việc được thực thi.

Lưu ý một số tiếp theo dưới đây:

• Những nhân viên khác nhau cần thời gian khác nhau để thực hiện kế hoạch. Ví dụ ban quản trị có trách nhiệm đưa ra chỉ đạo chiến lược (nhiệm vụ, mục tiêu, hiệu quả) sau đó trách nhiệm của nhân viên là phân tích chiến lược để xác định các chỉ thị mục tiêu của công ty để thận trọng đưa ra chiến lược cần thiết nhằm đạt mục tiêu theo chỉ thị đưa ra.

• Công ty nên tạo điều kiện cho đội dự án, các nhân viên, người lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Một đôi dự án hỗn hợp sẽ giúp thành viên ban quản trị nắm rõ các vấn đề và giúp nhân viên hiểu được các kế hoạch quan trọng của công ty .

Chúng ta cần tổ chức bao nhiêu cuộc họp ?

• Nhiều nhà lập kế hoạch trẻ thường thắc mắc về số lượng buổi họp và những gì cần cho buổi họp… họ muốn có quy trình cho việc lập kế hoạch. Số lượng buổi họp phụ thuộc vào việc liệu trước đây công ty đã bao giờ từng lập kế hoạch chưa, bao nhiêu dự án, mục tiêu mà công ty đã từng tiến hành, truyền thống công ty là thích những cuộc họp dài hay ngắn và thời gian công ty dự định cho kế hoạch là bao nhiêu ?

• Cố gắng hoàn thành kế hoạch tốt nhất là từ hai đến ba tháng bởi mọi sự hỗ trợ sẽ giảm dần nên những nỗ lực cho kế hoạch sẽ giảm bớt.

Lịch họp

• Tổ chức cuộc họp tốt nhất là hai đến ba tuần trong suốt quá trình lập kế hoạch nếu không sẽ rất mất động lực làm việc.

• Yếu tố quan trọng nhất để hoàn thành công việc là các cuộc họp nhận được sự ủng hộ từ phía nhà điều hành. Do đó cần chắc chắn rằng ban lãnh đạo đưa ra các chỉ đạo rõ ràng chứng tỏ họ ủng hộ và quan tâm tới quá trình lập kế hoạch chiến lược đồng thời họ cũng tham gia vào kế hoạch .

Một ví dụ về quá trình lập kế hoạch và tổ chức buổi họp

Ví dụ này bao gồm bốn cuộc họp về kế hoạch và phát triển các kế hoạch chiến lược tối ưu. Sau đó cuộc họp này sẽ được chuyển sang kế hoạch hàng năm.

1. Kế hoạch bắt đầu với cuộc họp cùng ban quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị sẽ giới thiệu và trình bày về kết quả công ty thu được từ kế hoạch chiến lược, các điều tra tổng quát về quá trình lập lế hoạch và những người trong đội dự án. Tóm lại sau đó công ty triển khai bước tiếp theo của kế hoạch, thảo luận về khả năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ….hay xác định các mục tiêu chiến lược cần phát triển (mục tiêu hay còn gọi là dự án). Các nhà lập kế hoạch phải nghiên cứu kỹ các chiến lược trước buổi họp.

2. Buổi họp tiếp theo tập trung vào việc lập các phương pháp cho mỗi mục tiêu. Để chuẩn bị cho buổi họp này một tiểu ban chịu trách nhiệm trong khâu chuẩn bị tài liệu bao gồm những nhiệm vụ, mục tiêu trước mắt cùng với mục tiêu và kế hoạch chiến lược. Tài liệu này sẽ được phát cho mọi người trong buổi họp tới.

3. Trong buổi họp tiếp theo các nhà lập kế hoạch trao đổi ý kiến phản hồi về tài liệu kế hoạch bao gồm nội dung và cách thức tiến hành. Nó được ghi trong tài liệu và phát trong buổi họp sắp tới.

4. Trong buổi họp tới không yêu cầu phải quá tập trung vào kế hoạch ví dụ như tài liệu ban quản trị duyệt trong cuộc họp ban quản trị thường kỳ.

5. Như ví dụ trên đã đề cập, các tiểu ban phải có trách nhiệm thu thập thông tin rồi phân loại để phát trước buổi họp.

6. Cũng cần lưu ý rằng, dựa trên cơ sở tài liệu, mọi người sẽ đưa ra kế hoạch hàng năm bao gồm chi tiết các kế hoạch cần thực hiện trong năm tới, những ai có trách nhiệm thi hành và tiến hành khi nào

7. Dù công ty quan tâm đến kế hoạch chiến lược nhưng mọi người vẫn phải sắp xếp thời gian để tham dự các cuộc họp thường xuyên. Việc sắp xếp này căn cứ vào các cuộc họp được tổ chức hợp lý thời lượng ngắn nhưng hiệu quả còn hơn các cuộc họp dài mà kém chất lượng. Ngoài ra nó còn truyền tải được hết yêu cầu của cuộc họp.

Làm sao để chắc chắn một kế hoạch mới được tiến hành ?

Một vấn đề thường thấy trong qúa trình lập kế hoạch là việc kế hoạch bị lãng quên. Công ty không chú ý tới việc thu thập thông tin quan trọng cho kế hoạch. Những gợi ý dưới đây giúp bạn chắc chắn thực hiện được kế hoạch:

1. Khi chỉ đạo quá trình lập kế hoạch cần tạo điều kiện cho những người chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch. Thành lập các tổ đa chức năng (đại diện của mỗi ngành, mỗi dịch vụ trong công ty) đảm bảo tiến hành kế hoạch thiết thực và hiệu quả.

2. Đảm bảo cho kế hoạch mang tính thiết thực. Thường xuyên đưa ra những câu hỏi cho những người tham gia dự án “kế hoạch này có thiết thực không?’’, “Anh có thể làm được hay không ?’’

3. Chia kế hoạch chiến lược tổng thể ra thành các kế hoạch hành động, thường bao gồm kế hoạch hành động (kế hoạch tiến hành) cho các tiểu ban trong công ty.

4. Trong tài liệu kế hoạch tổng thể chỉ rõ người tiến hành và khi nào (các kế hoạch hành động thường được đề cập tới trong phần thực hiện của kế họach chiến lược tổng thể). Một số công ty có lẽ còn đưa các kế hoạch hành động của kế hoạch chiến lược vào các tài liệu riêng biệt, chỉ bao gồm nhiêm vụ, mục tiêu, kết quả và chiến thuật. Cách này hơi mạo hiểm bởi ban quản trị sẽ ít tập trung vào các kế hoạch hành động.

5. Trong khâu thực hiện kế hoạch cần phải xác định rõ ràng các phương pháp tiến hành và trách nhiệm. Đặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên thực hiện kế hoạch cần phải đưa ra kế hoạch rõ ràng. Vừa tiến hành công việc vừa kiểm tra lại.

6. Bàn giao công việc cho các nhân viên và kiểm tra kết quả làm việc.

7. Tiếp tục điều hành công việc theo kế hoạch. Thường xuyên kiểm tra những nhân viên tham gia kế hoạch hành động bởi họ thường ít kiểm tra kỹ công việc của mình.

8. Nghiên cứu kỹ tài liệu và phân công công việc, kiểm tra kỹ mọi nguồn thông tin.

9. Chắc chắn rằng có người đứng ra chỉ đạo, bảo đảm cho kế hoạch tiến triển đúng thời hạn.

10. Việc chủ tịch hội đồng quản trị ủng hộ kế hoạch là động lực rất lớn thúc đẩy tiến trình hoat động. Thống nhất các mục tiêu của kế hoạch để chủ tịch duyệt.

11. Chú ý vào các ý kiến phản hồi từ phía những người tham gia kế hoạch và cả hội đồng quản trị. Tham khảo tất cả hoặc một số gợi ý để chắc chắn cho kế hoạch được tiến hành.

12. Thường xuyên thay ‘người kiểm tra’ để nắm rõ mọi việc ví dụ như: qua mỗi quý nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ không …