Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Để công tác lên kế hoạch tuyển dụng thành công nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một số bước sau đây:

Các bước cơ bản:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, bạn cần phải nắm rõ trong tương lai, doanh nghiệp của bạn:

.mong muốn đạt được mục tiêu gì?

.cần phải thực hiện những hoạt động gì?

.sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào?

.sản xuất ở qui mô như thế nào?

Dựa trên những thông tin này, bạn xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm:

.số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?

.chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?

.thời gian: khi nào thì cần?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước này nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm nguồn

nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.

Khi phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau

Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống:

Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm

việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.

Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn

và mối quan hệ công việc trong cơ cấu.

Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo,khen thưởng, kỷ luật v.v.)

Những yếu tố phân tích về mặt quá trình:

Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.

Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc.

Môi trường văn hóa của doanh nghiệp.

Phong cách quản lý.

Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đãvạch ra.

Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp.

Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Trong bước này, bạn so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, bạn cần lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

.Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

.kế hoạch tuyển dụng nhân viên;

.kế hoạch bố ta lại cơ cấu tổ chức;

.kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;

.kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Khi đánh giá, bạn cần phải:

.xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch;

.phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó;

.đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.

Sau khỉ đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần.

Để thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành theo 5 bước sau: dự báo nguồn nhân lực, phân tích thực trạng nguồn nhân lực, quyết định tăng hoặc giảm nhân lực, lập kế hoạch thực hiện, đánh giá kế hoạch thực hiện. Đây là quá trình chung và được áp dụng linh hoạt trong các doanh nghiệp khác nhau. Các bước phải được thực hiện rõ ràng, cụ thể, phải có sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
 

6 bước của quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Với lý do này, doanh nghiệp chia nhỏ từng bước các quy trình tuyển dụng, mục đích nhắm đến là  sàng lọc có hiệu quả  để tìm thấy những ứng cử viên sáng giá.

Quy trình tuyển dụng được các doanh nghiệp áp dụng rất linh hoạt, vì điều này còn phụ thuộc vào điều kiện tuyển dụng cho các vị trí khác nhau.

Về lý thuyết, quy trình tuyển dụng nhân sự được chia làm 6 bước :

1.Lập kế hoạch tuyển dụng

2.Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng

3.Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng

4.Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên

5.Đánh giá quá trình tuyển dụng

6.Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập

Quy trình tuyển dụng được tiến hành theo từng bước một

Một quy trình tuyển dụng thực tiễn

Trên thực tiễn, quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường qua 3 vòng. Hãy dành một ít thời gian để tìm hiểu, chắc chắn bạn sẽ thu thập được một vài thông tin hữu ích cần thiết. Bạn phải  vượt qua vòng tuyển hiện tại mới vào được vòng tiếp theo.

Vòng 1: Lựa chọn hồ sơ

Doanh nghiệp sẽ xem xét hồ sơ, sàng lọc và lựa chọn hồ sơ thích hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng. Để hồ sơ của bạn được nằm trong danh sách lựa chọn, bạn lưu ý rằng hồ sơ dự tuyển bắt buộc ít nhất các giấy tờ sau:

+Đơn xin việc

+CV

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể đề nghị bạn điền phiếu thông tin ứng viên trên website. Nếu vậy, hãy chắc chắn rằng các thông tin cần thiết cho việc ứng tuyển được bạn cập nhật thường xuyên và đầy đủ.

Vòng 2: Phỏng vấn.
 

Tùy vào vị trí mà bạn ứng tuyển, đại diện đơn vị tuyển dụng có thể đưa ra một bài test để thử khả năng của bạn trước khi đến phỏng vấn.

Bạn đừng quá lo lắng về vấn đề này, hãy cố gắng tập trung để hoàn thành bài test một cách có hiệu quả nhất.

Thông thường phỏng vấn được chia làm 2 vòng nhỏ:

+Vòng phỏng vấn chuyên môn

+Phỏng vấn kỹ năng mềm.

Đây là lần gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa ứng viên và Công ty. Chắc hẳn cuộc gặp gỡ này rất quan trọng với bạn, hãy thận trọng trong trang phục, cách giao tiếp. Đây là vòng mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá  nhiều về khả năng tổ chức công việc, tư duy ,giải quyết vấn đề, khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm của bạn.

Trong vòng phỏng vấn này, bạn không chỉ đóng vai trò là người trả lời câu hỏi từ nhà tuyển dụng, mà bạn nên biết cách khôn khéo để tự đặt ra những câu hỏi cho người phỏng vấn mình để ghi điểm.

Hãy hỏi những điều mà bạn còn băn khoăn, nhà tuyển dụng luôn thích sự thẳng thắn, cởi mở và nhiệt tình từ bạn.

Đa phần, kết quả phỏng vấn sẽ được công bố trong vòng 7 ngày, kể từ ngày phỏng vấn.

Vòng 3: Thỏa thuận hợp đồng

Chúc mừng bạn, vì bạn đã là ứng cử viên sáng giá được lựa chọn. Bạn sẽ được hẹn tiếp một buổi đến để thoả thuận về hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan, bao gồm: loại hợp đồng, công việc, mức lương, thời gian làm việc. Bạn sẽ được cán bộ phụ trách hướng dẫn trực tiếp về những vấn đề này. Nếu còn điều gì băn khoăn, bạn hãy chủ động hỏi rõ, sự thẳng thắn ban đầu là vô cùng cần thiết và quan trọng, điều này sẽ giúp bạn tránh những rắc rối về sau.

Nên nhớ rằng, quy trình tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp đã được định hình sẵn, bạn không nên quá vội vàng, hay tỏ ra xem nhẹ một quy trình dù là nhỏ nhất. Hãy biết kiên trì và đi lên từng bước, để thành công bạn phải bước từng bước nhỏ nhất, từ những điều nhỏ gộp lại, bạn sẽ đạt được thành công mong đợi trong tương lai.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Kinh nghiệm lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng là một bước quan trọng trong công tác tuyển dụng, bao gồm việc chuẩn bị những thông tin, tài liệu cần thiết, lựa chọn người tiến hành tuyển dụng, lựa chọn hình thức tuyển dụng phù hợp... để có được một cuộc tuyển dụng hiệu quả.

Dưới đây là một số thông tin mà nhà tuyển dụng cần tham khảo để phục vụ cho công tác lập kế hoạch tuyển dụng:

Chuẩn bị thông tin, tài liệu:

- Yêu cầu những thông tin cần có trong hồ sơ tuyển dụng của ứng cử viên, nếu cần thiết nhà tuyển dụng nên xây dựng biểu mẫu là Phiếu tham dự tuyển dụng dành cho ứng cử viên. Phiếu này giúp người tiến hành tuyển dụng trong quá trình sơ tuyển hay tiến hành tuyển dụng nhìn nhận, so sánh các ứng cử viên theo một trình tự nhất định, rõ ràng, giúp cho việc sơ tuyển hay tiến hành dụng cũng được mạch lạc và dễ theo dõi, đánh giá hơn.

- Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng cử viên cho từng bài kiểm tra hay phiếu đánh giá tổng hợp các kỹ năng của ứng cử viên.

- Chuẩn bị bài thi viết, trắc nghiệm hay các bài thi mô phỏng tình huống và các câu hỏi tuyển dụng cơ bản xoay quanh và bám sát vào các tiêu chí tuyển dụng.

- Chuẩn bị thông báo tuyển dụng.

- Chuẩn bị thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng, thư thông báo tuyển dụng, thông báo từ chối tuyển dụng…

Lựa chọn phương pháp tuyển dụng

Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một hay kết hợp các phương pháp tuyển dụng được trình bày dưới đây:

1. Thi viết: Thi viết là một phương pháp tuyển chọn ứng viên cơ bản nhất, nghĩa là phương pháp để ứng cử viên trả lời những câu hỏi đã được soạn trước trong bài thi. Phương pháp này có thể giúp dự đoán một cách hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và những kiến thức liên quan cũng như khả năng ở những phương diện khác nhau như khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ... của ứng cử viên.

Ưu điểm của phương pháp này là không mất nhiều thời gian, hiệu suất cao, cùng một lúc đánh giá được nhiều ứng cử viên, kết quả đánh giá cũng tương đối khách quan, vì vậy cho đến nay thi viết vẫn là phương pháp lựa chọn nhân tài thông thường nhất trong các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thi viết cũng có những hạn chế nhất định như không thể đánh giá được toàn diện các mặt nhu thái độ, phẩm chất đạo đức, tính cách, khả năng quản lý tổ chức, khả năng diễn đạt bằng lời và kỹ năng thao tác của ứng viên. Vì thế, sau khi thi viết còn phải tiếp tục tiến hành các phương thưc đánh giá khác như trắc nghiệm tâm lý, phỏng vấn hay mô phỏng tình huống.

2. Phỏng vấn: Là phương pháp mà ứng cử viên phải ngồi trước mặt người tiến hành tuyển dụng, dùng lời nói để trả lời câu hỏi mà người tiến hành tuyển dụng đặt ra. Người tiến hành tuyển dụng căn cứ vào biểu hiện của ứng viên để quan sát, phân tích mức độ chính xác trong câu trả lời và các hành vi mà ứng viên biểu hiện ra bên ngoài của ứng viên để tiến hành đánh giá tổng hợp về ứng viên đó.

Phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên:

- Tạo cơ hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng cử viên.
- Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như hứng thú, sở thích của ứng viên.
- Tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp và một số thông tin có liên quan đến công việc.

3. Trắc nghiệm tâm lý: Là phương pháp khoa học thông qua một loạt các biện pháp để đánh giá sự khác nhau giữa các ứng cử viên về trình độ trí lực và cá tính. Hiện nay, trắc nghiệm tâm lý đã dần dần trở thành một kỹ thuật rất quan trọng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên của các doanh nghiệp.

4. Phương pháp mô phỏng tình huống: Là phương pháp đặt ứng cử viên vào trong một hoàn cảnh thực tế (hoặc tương đối thực tế) để họ giải quyết vấn đề ở một phương diện nào đó. Trong tình huống này đòi hỏi ứng viên bộc lộ ra những khả năng có liên quan đến công việc, từ đó sát hạch được khả năng mọi mặt của ứng viên và căn cứ vào mức độ năng lực, tố chất của ứng viên để quyết định có sử dụng hay không.

Có rất nhiều loại hình trong phương thức đánh giá mô phỏng tình huống như phương pháp xử lý công văn, thảo luận nhóm khi không có lãnh đạo, đóng vai, diễn thuyết…

Phương pháp này ngày càng được sử dụng nhiều do nó đã tổng hợp được nhiều ưu điểm của 3 phương pháp tuyển dụng trên.

Lựa chọn người tiến hành tuyển dụng

Thông thường, người tiến hành tuyển dụng thường là một hội đồng bao gồm các thành viên sau đây:

- Giám đốc doanh nghiệp
- Trưởng phòng nhân sự
- Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển
- Nhân sự sẽ phụ trách trực tiếp nếu ứng viên trúng tuyển
- Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký

Thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến hành tuyển dụng cũng là việc làm mà nhà tuyển dụng phải cân nhắc kỹ càng. Để ứng cử viên phải chờ đợi quá lâu, địa điểm tiến hành tuyển dụng không được sạch sẽ hoặc không được chuẩn bị chu đáo… sẽ ảnh hưởng tới chất lượng trong cuộc thi của ứng cử viên.

Ngoài ra, việc tổ chức tốt một buổi tuyển dụng thể hiện ở một phong cách làm việc chuyên nghiệp; sự chuẩn bị chu đáo cũng là cách tiếp thị, quảng cáo hình ảnh doanh nghiệp của bạn ra bên ngoài.



Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên nhân sự
Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên kinh doanh
Cách từ chối ứng viên của nhà tuyển dụng
Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc nhân viên kinh doanh
Cách trả lời phỏng vấn hay nhất



(ST)