1
Một ý tưởng vụt đến trong đầu vào lúc nửa đêm, bạn trăn trở với nó đến sáng. Hôm sau, phi đến văn phòng sau một đêm mất ngủ, nhìn thấy sếp vừa đến cơ quan, và buột ra ý tưởng mới đó của bạn. Và ngay lập tức bạn hiểu ra cảm giác của một ngôi sao đang trôi qua lỗ đen trên vũ trụ. Trong khoảng thời gian chưa tới 30 giây, sếp đã đưa ra một loạt các lý do vì sao những ý tưởng đó không được và bạn cảm thấy hình như công việc của mình mất hết ý nghĩa.
Nếu tình huống này xảy ra một lần, không sao hết. Hai lần, vẫn chấp nhận được. Nhưng nếu sếp liên tục lắc đầu trước năm ý tưởng tuyệt hay của bạn? Đừng nản lòng. Có những chiến lược hợp lý để giải quyết vấn đề này.
Hãy chắc chắn là bạn hiểu văn hóa công ty. Khi bước chân vào một công ty mới, điều đầu tiên cần nắm chắc là các thông tin, cách làm việc và các đặc điểm khác về công ty. Nắm được những yếu tố cơ bản sẽ giúp bạn hiểu rõ làm thế nào để thuyết phục hiệu quả ban giám đốc về các ý tưởng và dự án của mình.
Rõ ràng không một người giám đốc nào muốn xem xét một ý tưởng khi nó không nằm trong các giá trị và tầm nhìn của công ty.
Thứ đến, bạn phải chắc chắn là mình hiểu biết về những người ra quyết định mà bạn định bán ý tưởng cho họ cũng như cách thức họ xem xét và xử lý vấn đề. Một số người thường quá say mê với ý tưởng của họ mà quên mất yếu tố rất quan trọng. Đó là sếp.
Trình bày ý tưởng cho sếp cũng giống như khi bạn tiếp thị một sản phẩm. Sản phẩm đó là ý tưởng của bạn. Để thuyết phục khách hàng là sếp, bạn phải hiểu rõ nhu cầu của họ mới mong thành công. Vì thế nguyên tắc hàng đầu khi trình bày ý tưởng mới là ứng xử với sếp như một khách hàng. Điều này có nghĩa là ngoài tính cách, sở thích và các ưu tiên trong công việc, bạn phải đảm bảo rằng bạn biết ông ấy muốn gì. Biết sếp muốn gì sẽ giúp bạn tìm ra cách để liên hệ ý tưởng của bạn với nhu cầu của sếp.
Nếu cần thiết, hãy thỏa hiệp đôi chút. Hãy luôn nhớ rằng mục đích cuối cùng là ý tưởng của bạn được thực hiện. Một vài thay đổi nho nhỏ nếu không làm thay đổi ý tưởng của bạn thì hoàn toàn có thể chấp nhận được. Hãy nghĩ đến kết quả cuối cùng, thay vì tự ái vì những điều lặt vặt.
Cách trình bày vấn đề cũng không kém phần quan trọng. Bạn phải có cách trình bày phù hợp với tính cách và cách thức làm việc và xử lý thông tin của họ.
Một phương án hay nữa là tạo điều kiện để sếp bạn trực tiếp tham gia vào ý tưởng đó. Nếu sếp chỉ là người đứng ngoài với dự án đó, thì nhiều khả năng họ sẽ không tin tưởng bạn sẽ làm được. Nếu một người tự cảm thấy họ là người nghĩ ra hoặc thực hiện một ý tưởng hay một dự án, rõ ràng người đó sẽ cảm thấy nhiệt thành hơn trong việc cổ vũ cho dự án thực hiện ý tưởng đó.
Nếu tất cả các biện pháp trên đều không hiệu quả, hãy thử cách cuối cùng có thể rất hiệu quả mặc dù bạn có thể không khoái lắm. Nhường lại vinh quang cho thế hệ trẻ. Đây là kinh nghiệm thực tiễn của công ty công nghệ Mỹ Mindbridge.
Có rất nhiều cách để thuyết phục sếp thực hiện ý tưởng của bạn. Điều quan trọng là đừng dễ dàng bỏ phí các ý tưởng và các cơ hội của mình.
Xác định mục tiêu cụ thể
Mục tiêu của bạn không chỉ là làm một bài thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ không có được sự tập trung và nhất quán cần thiết để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình.
Nên nhớ rằng, khi một vấn đề được trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, không mạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn đề. Nhưng khi bạn làm thuyết trình bằng miệng, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói. Vì vậy, bạn phải trình bày sao cho người nghe hiểu ngay được những vấn đề muốn chuyển tải.
Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp để giải quyết một vấn đề nào đó của họ. Khi đã xác định xong mục tiêu, hãy in mục tiêu đó ra một miếng giấy nhỏ, dán nó lên màn hình máy tính và nhìn đến mục tiêu này khi soạn thảo nội dung của bài thuyết trình nhằm tránh đi lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.
2. Gây sự chú ý của người nghe
Khi nghe thuyết trình, người nghe thường có có rất nhiều suy nghĩ trong đầu và cả nhiệm vụ của bạn là phải làm cho họ tập trung chú ý đến những gì bạn nói. Người nghe chỉ có khoảng thời gian có hạn để nghe. Vì vậy, bạn cần phải quan tâm tới những "điềm nóng" của bài thuyết trình để nó tránh làm cho người nghe bị mất tập trung vào chủ đề chính.
Để gây được sự chú ý của người nghe, bạn có thể tham khảo ý kiến của những diễn giả đã làm thuyết trình cho nhóm người này, qua đó hiểu được những tính cách, đặc điểm, nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm đặc thù của họ. Càng thu thập được nhiều thông tin về người nghe, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho bài thuyết trình. Một bài thuyết trình được xem là có hiệu quả và có sức thuyết phục khi nó vừa đạt được mục đích của người nói vừa đáp ứng được những nhu cầu của người nghe.
3. Thể hiện sự nhiệt tình đối với vấn đề mà bạn đang trình bày
Khi trình bày về một sản phẩm hay dịch vụ, bạn phải có niềm tin rằng sản phẩm hay dịch vụ đó có thể giúp người nghe vẫn quyết một số vấn đề của họ. Nên nghĩ rằng nhiệm vụ của bạn là làm cho người nghe chấp nhận những thông điệp của bạn để phục vụ cho những lợi ích của chính họ.
Hãy thể hiện nhiệt tình qua giọng nói, cử chỉ và biểu hiện của gương mặt trong lúc trình bày. Khi người nghe cảm thấy sự chân thành ở bạn và đánh giá bạn thật sự hiểu được khó khăn của họ, mong muốn giúp đỡ họ, chắc chắn họ sẽ lắng nghe bạn.
4. Đi thẳng vào câu kết luận
Đó là một cách làm ngược với trình tự thông thường. Nhưng với thời gian thuyết trình có hạn, đây cũng là cách thuyết trình có hiệu quả nhất. Do vậy, khi trình bày một vấn đề, bạn nên đi thẳng vào câu kết luận để gây sự chú ý cho người nghe, sau đó mới đi vào phân tích, chứng minh cho kết luận đó.
5. Làm thử thuyết trình
Nếu có điều kiện, tốt nhất bạn nên thử thuyết trình trước một nhóm người đóng vai nhũng người nghe. Qua những cuộc thử nghiệm như vậy, bạn sẽ rèn được kỹ năng trình bày vấn đề của mình, dự đoán được những câu hỏi, những ý kiến phản hồi mà người nghe có thể đưa ra và chuẩn bị trước câu trả lời.
6. Phân tích sau thuyết trình
Năm bước trên diễn ra trước hay trong khi làm thuyết trình, còn bước cuối cùng này diễn ra ngay sau khi kết thúc cuộc diễn thuyết. Đó là một sự đánh giá mang tính cảm nhận trực quan về hiệu quả của bài thuyết trình, về khả năng đạt được mục tiêu đã định. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của thuyết trình là bán sản phẩm hay dịch vụ thì sau khi thuyết trình, bạn nên xác định ngay khả năng doanh nghiệp bán được hàng nhiều hay ít. Việc phân tích này sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt được cơ hội đến sau cuộc thuyết trình.
(St)
Muốn vậy, bạn có thể làm
