Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả

Hoaibui2395 Hoaibui2395 @Hoaibui2395

Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả

18/04/2015 10:18 PM
281


Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống thời hiện đại. Một người không có khả năng quản lý thời gian có thể làm ảnh hưởng tới công sức và thời gian của nhiều người khác khi làm việc theo nhóm. Kỹ năng này chi phối trong khá nhiều lĩnh vực đòi hỏi việc chuẩn thời gian.

Quản lý thời gian tốt không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, đồng thời còn giảm thiểu tình trạng căng thẳng. Dù thế nào đi nữa thì cho đến cuối cùng, quản lý thời gian vẫn là vấn đề lựa chọn. Nếu lựa chọn tốt mang lại kết quả tốt, lựa chọn tồi sẽ tốn thời gian và sức lực.

Ai cũng có thể học và làm chủ được thời gian. Chỉ cần bạn luyện tập và kiên trì.

Cũng giống như các kỹ năng khác, bạn có thể học cách quản lý thời gian theo cách dễ dàng hoặc theo cách nghiêm khắc.

Cách học nghiêm khác thường bao gồm nhiều năm thử thách và mắc lỗi, rất nhiều lỗi sai phát sinh từ việc tìm ra những việc gì có hiệu quả và những việc gì không có hiệu quả.

Nếu như bạn muốn mình tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức, thì bạn nên thử học theo cách dễ dàng: đó là học hỏi từ những người đi trước.

Mẹo quản lý thời gian một cách tốt nhất:

" Thời gian là vàng" , không ai có thể níu giữ hoặc kéo dài quỹ thời gian của mình. Vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề đáng lưu tâm của mỗi người. Nó đòi hỏi phải có sự cố gắng và kiên trì để bạn có thể làm chủ được thời gian của mình và hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.

Viết ra mọi thứ

Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc của ban, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.

  Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.

  Lên kế hoạch trong tuần của bạn

Bạn dành một số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn. Mọi thứ bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để họp về kế hoạch làm việc của bạn.

  Mang theo một quyển sổ nhỏ

Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác đó là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.

  Hãy học cách nói “không “

Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc; họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì vậy, bạn hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

Suy nghĩ trước khi hành động

Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

  Không ngừng nâng cao bản thân

Bạn nên dành thời gian trong kế hoạch làm việc của bạn để học những điều mới và phát triển khả năng cũng như tài năng bẩm sinh của bạn. Ví dụ, bạn có thể đăng ký một lớp học, tham gia một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn sẽ tăng khả năng tìm việc của bạn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp, và là một hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành người độc lập về tài chính.

Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ từ bỏ để làm những công việc hàng ngày của bạn

Sẽ là rất tốt nếu bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm là ngừng làm một hoạt động nào đó không còn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm những hoạt động khác có ích hơn. Bạn hãy cân nhắc những việc bạn có thể từ bỏ để có thể tiếp tục thực hiện những công việc hiện tại của bạn.

  Sử dụng hệ thống quản lý thời gian

Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc bạn cần làm, tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc của bạn, phát triển những kế hoạch khả thi để hoàn thành nó. Một hệ thống hợp nhất sẽ giống như chất keo dính gắn chặt các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất với nhau.

  Nhận ra các thói quen xấu

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt.

  Đừng làm việc của người khác

Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ.

  Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn

Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng.

Lưu giữ nhật ký trong máy tính của bạn không bao giờ là điều dễ dàng cả!

  Đừng là người cầu toàn

Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được mà thôi.

Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”

Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều việc quan trọng, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những công việc “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được sắp xếp trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn có thể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.

  Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả”

Làm việc có hiệu quả không nhất thiết là bạn phải làm việc có năng suất. Bạn nên tránh những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết. Chỉ bởi vì bạn đang bận và phải hoàn thành công việc không có nghĩa là thực thế bạn đang hoàn thành những việc quan trọng.

Award_10_chuan_TM - Mini

Quản lý thời gian luôn là vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu. Ai cũng nói phải nắm chắc kỹ thuật 80-20, ai cũng nói phải quản lý thời gian tốt hơn, nhưng nếu bạn còn căng thẳng, còn không yên tâm về việc sử dụng quỹ thời gian của mình, thì hãy nhìn lại ngay những việc mình đã, đang và sẽ làm.

Bắt đầu để thay đổi ngay từ lúc này không phải là muộn, mà sẽ chỉ giúp bạn không phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ thời gian mà thôi. Hi vọng bạn sẽ có những lời khuyên bổ ích từ bài viết này và chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm ỹ năng quản lý thời gian hiệu qủa

Thời gian là tài sản bình đẳng dành cho tất cả mọi người. Ai cũng như ai, 24h - 1440 phút - 86400 giây mỗi ngày. Thời gian có một đặc điểm khác biệt rằng: nó là nguồn lực không thể tái tạo. giả sử khi bạn xây một ngôi nhà, bạn mua vôi, mua gạch, mua xi măng, mua sắt… Và những ngồn lực đó để xây cho ngôi nhà bạn không dùng hết, vẫn còn dư. Với những nguồn tài sản đó, bạn có thể đem bán có thể chuyển nhượng hoặc có thể cho một ai đấy. Nhưng thời gian thì không như vậy. Thời gian bạn có trong một ngày, nếu bạn không sử dụng hết thì một ngày vẫn cứ trôi qua. Bạn không thể nói rằng tôi để dành thời gian để hôm sau tôi làm được. Thời gian qua đi là qua đi, nó sẽ không còn ở lại nữa.

Quản trị thời gian là một phương pháp hữu ích cho tất cả mọi người trong cuộc sống, và đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý của một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị thời gian là phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian chứ không phải là tiêu tốn thời gian. Hay nói cách khác, thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi.

Vậy học cách quản trị thời gian như thế nào?

Câu trả lời là học Rèn luyện Trí óc của bạn biết tuân lệnh, học cách làm chủ trí óc; và vì vậy quản trị thời gian, chính là quản trị trí óc của bạn. Học cách tư duy một cách logic và rõ ràng, dứt khoát, với những tư tưởng và suy nghĩ đúng đắn, chính xác, và tích cực. Lưu ý rằng không nên suy nghĩ quá nhanh hoặc suy nghĩ quá nhiều dễ gây ra rối loạn, mệt mỏi, hoặc nhầm lẫn.

Phương pháp quản trị thời gian như thế nào?

Dưới đây là bảy bước cơ bản để quản trị thời gian một cách hiệu quả và sinh lợi:

Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn đang có trong tay.
Tại một thời điểm nhất định, khi đang làm một việc cụ thể, bạn chỉ nên tập trung hết sưcs vào làm việc đó. Làm một việc tại một thời điểm. Sau khi hoàn thành mới chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm.

Bước 2: Đầu tư chứ không tiêu tốn thời gian:
Người khôn ngoan và nhạy cảm thường biết cách sử dụng thời gian chính là đầu tư thời gian, chứ không tiêu dùng thời gian một cách lãng phí. Xin được nhắc lại, biết đầu tư sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian thì sẽ mất đi. Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, nhưng thực chất người khôn ngoan phải biết invest time. Chẳng hạn, bạn chia 24 giờ thành 3 phần: 8 giờ giành cho ngủ, 8 giờ cho việc nghiên cứu, và 8 giờ còn lại dành để đâù tư cho công việc.

Bước 3: Liệt kê các Công việc theo thứ tự ưu tiên:
Bạn phải xác định được tất cả các công việc và dự định làm trong năm, tháng, và ngày, giờ. Sau đó liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên.
Hãy nên làm việc quan trọng nhất vào buổi sáng khi bạn thông minh nhất. Nhiều người không làm việc, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít. (Do more, think less!). Khi bạn đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm.

Bước 4: Phải biết nói “Không”
Hàng ngày có rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến bạn, có những điều làm bạn không hài lòng. Chẳng hạn bạn mất 30 phút thời gian nói chuyện phiếm trên điện thoại, thật tốn tiền và lãng phí thời gian!. Vì vậy bạn phải cố gắng tránh những khoảng thời gian làm nhiễu bạn. Hãy dũng cảm nói “Không” với những điều phiền toái mà làm mất thời gian qúy baú của bạn.

Bước 5: Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người
Có một số công việc bạn làm rất tốt, ngược lại có nhiều việc bạn cần người khác giúp đỡ. Đừng ngần ngại hỏi mọi người những điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn những việc quá khả năng của bạn. Làm như vậy, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn đối với những việc khó.

Bước 6: Làm việc theo nhóm và vui vẻ trong nhóm:
Bạn đừng nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi thứ. Do vậy bạn nên kết hợp với mọi người trong nhóm, thực hiện tốt cơ chế giao quyền và phân quyền phù hợp với mỗi người. Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bước 7: Đừng lười biếng
Lười biếng là gì?
- Là luôn luôn trì hoãn công việc
- Là lười biếng để đưa ra quyết định
- Là không làm bây giờ, để lúc khác
- Là không phải việc của tôi, là việc của người khác
- Là giải thích rất nhiều, mất thời gian

Vâỵ bạn đừng lười biếng và hãy làm việc cẩn thận ( Don’t be lazy and do accurate)
Vạch ra một lịch công việc chi tiết. Làm việc đúng thời gian, đúng nơi, đúng việc. Đừng đẩy công việc cho người khác.

Treo việc là treo cổ.

Có thể đó là một công việc nhỏ nhưng khi bạn không tập trung vào giải quyết ngay mà cứ lừng chừng lừng chừng việc giải quyết và tự hứa với mình rằng đến một lúc nào đó mình sẽ giải quyết thì mãi việc đó cứ được treo lơ lửng trong đầu óc, trong tâm trí của bạn. Việc bạn treo chiếm lĩnh tâm trí của bạn không nguy hiểm mà nguy hiểm là bạn treo việc đó trong tâm trí, đồng nghĩa với việc tâm trí của bạn sẽ không còn thời gian để hoàn thành công việc khác nữa. Hơn nữa, nếu cứ liên tục để lừng chừng các công việc sẽ tạo thành thói quen lừng chừng cho bạn, lừng chừng nguy hiểm nhưng thói quen lừng chừng còn nguy hiểm hơn. Công việc luôn để lừng chừng, gia đình lừng chừng, những mốiq quan hệ lừng chừng bạn biến cuộc sống của bạn thành một cuộc sống lừng chừng, mọi thứ dường như dừng nguyên tại chỗ và bạn không còn khả năng để kiểm soát cuộc sống của chính mình nữa. Câu thần chú cho điều này là “Không làm cũng được không làm – Không làm không được làm ngay tức thì”. Hãy giải quyết ngay để công việc bay cao và cuộc sống của bạn thăng hoa với những trải nghiệm thú vị


1. Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như "Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.

2. Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái "A," "B," hoặc "C" bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.


3. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng.Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.

4. Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Bởi vào thời điểm đó, cả trí và lực của con người đều ở trạng thái tốt nhất, vì vậy họ có thể dự tính được đầy đủ các tình huống khi lập kế hoạch.

5. Học cách ủy thác công việc. Một người biết cách ủy thác công việc sẽ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng căng thẳng, quá tải và khó có thể đạt được hiệu suất cao nhất. Điều này được minh chứng bằng trường hợp của một giám đốc kinh doanh khu vực Bắc Mỹ. Anh ấy là một giám đốc rất thành công, một phần trong thành công đó chính là sự ủy thác một phần việc không quan trọng cho người trợ lý giải quyết. Việc này cho phép anh ấy tập trung vào các công việc khác quan trọng hơn hoặc tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh khác bên ngoài công ty.

6. Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết. Điều này áp dụng cho các văn bản mà bạn chỉ sờ đến một lần. Cần xác định được tài liệu nào là quan trọng và loại bỏ các văn bản mà bạn không cần sử dụng trong tương lại. Nếu bạn vẫn muốn giữ các tài liệu đó, hãy dành ra 10 giây để sắp xếp chúng cho gọn ghẽ, thay vì phải mất tới 30 phút để tìm kiếm khi cần thiết.

7. Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính; hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ, thư mục có màu đỏ biểu thị các tệp tin hoặc dự án cần quan tâm nhất. Thư mục có màu vàng biểu thị các dự án hoặc ý tưởng mới; thư mục màu xanh cho biết đó là các vấn đề đang nghiên cứu. Dĩ nhiên việc này tùy thuộc theo sở thích của từng người chứ không bắt buộc.

8. Cần linh hoạt và thực tế. Một trong những cách để chiến thắng nỗi sợ hãi của bản thân là lên kế hoạch làm việc theo ngày hoặc tuần cho một khối lượng công việc hơi vượt quá. Tuy nhiên, cần phải xác định được là khi nào bạn có thể thực hiện các công việc quá sức của mình. Không nên lập các kế hoạch mà bạn không thể thực hiện được.

9. Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng. Bạn cần lên lịch hẹn “làm việc cá nhân” mỗi ngày. Nếu một người nào đó muốn gặp gỡ bạn vào thời điểm đó, bạn có thể từ chối lịch hẹn đó : “ Xin lỗi, tôi đã có lịch hẹn rồi”. Cho dù bạn sử dụng thời gian đó để xem suy nghĩ hoặc thư giãn, đó vẫn được coi là một cách sử dụng thời gian hợp lý.

10. Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Nhiều người quen sử dụng hệ thống lập kế hoạch điện tử bởi sự thuận tiện của nó, tuy nhiên, đôi khi họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập các thông tin vụn vặt vào chương trình thay vì chỉ cần viết chúng ra giấy.

11. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. Đọc email và giải quyết ngay các vấn đề được đề cập tới trong các email đó. Nên loại bỏ thói quen đọc email rồi để chúng xếp đống trong thư mục Inbox. Bạn có thể tạo các thư mục để chứa các email phục vụ cho các mục đích khác nhau, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm các email cần xem lại về sau này Xóa bỏ tất cả thư rác nếu bạn không đọc đến chúng.

Thời gian là một thứ vô giá và không chờ đợi một ai cả. Vì thế, quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đồng thời giảm thiểu được các tác động do các kế hoạch làm việc dầy đặc trong ngày.


Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Hơn nữa

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng, để đạt được thành công. Vì những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn. Họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn, và giải quyết được nhiều vấn đề hơn. Ngoài việc phải lên kế hoạch, sắp xếp công việc ưu tiên, liệt kê các việc cần làm… như ai cũng đã biết, còn điều gì mà bạn cần phải chú ý nữa? Dưới đây là những điều bạn cần rèn luyện thành thói quen.

kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng. Chính vì vậy bạn cần rèn luyện. Ảnh: internet

1. Có lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần

Dù có vẻ như công việc hàng ngày của bạn luôn giống nhau, theo một quy trình từ sáng đến tối. Nhưng đừng chủ quan mà bỏ qua việc này nhé. Vì bạn sẽ không thể nhớ được một cuộc hội thảo mà bạn muốn tham dự, còn khoảng 2 tuần nữa mới tổ chức. Hãy đánh dấu vào lịch, nhắc nhớ nơi gần bạn nhất. Như điện thoại, máy tính cá nhân, hoặc sổ tay ghi chép, nếu bạn dùng nó hàng ngày. Bạn chỉ cần đánh dấu, viết ghi chú lại từng ngày, từng sự kiện, bạn sẽ có ngay một bản kế hoạch và xác định được sự ưu tiên trong từng việc

2. Lên kế hoạch và ước chừng thời gian

Việc lên kế hoạch thì rõ ràng cần thiết rồi. Nhưng bạn phải “lượng hóa” nó. Tức là quy về những con số cụ thể. Việc này bạn cần giải quyết trong thời gian bao lâu để bắt đầu một việc khác đang chờ.

3. Dừng lại và suy nghĩ

Ví dụ như khi được triển khai một việc nào đó, hãy dừng lại một chút để xem cách giải quyết nào là tốt nhất. Bạn có thể “khởi động” chậm hơn người khác một chút, nhưng kết quả công việc có hiệu quả hơn thì rõ ràng tốt hơn việc, bạn cứ cắm cúi lao vào công việc mà quên đi mất, mình đã tối ưu hóa nó hay chưa.

lên lịch làm việc để quản lý thời gian tốt hơn

Lịch làm việc luôn là một thứ cần thiết cho việc quản lý thời gian. Ảnh: internet

4. Kế hoạch dự phòng

Mọi thứ đều có thể thay đổi và biến chuyển. Vì vậy, bạn luôn phải nghĩ đến những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc. Ví dụ như đầu tuần bạn lên lịch, sẽ hẹn khách hàng vào thứ 3, thứ 5 và thứ 6. Nhưng bạn chỉ có thể thực hiện được 1 cuộc hẹn trong kế hoạch này. Vậy thời gian trống kia, bạn sẽ làm gì nếu như không có kế hoạch dự phòng?

5. Tự đặt những câu hỏi cho bản thân

- Hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó? Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.

- Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”

- Nếu không ai có thể thực hiện nhiệm vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”.

Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành một thói quen.

Việc này có quan trọng không?
Có cần làm ngay không?
Có cần đích thân mình phải làm làm không?

Tuy nhiên, lý thuyết chỉ là lý thuyết. Việc bạn cần là rèn luyện chúng thành thói quen trong hành động và suy nghĩ hàng ngày.

Trợ lý riêng

Cách giảm stress hiệu quả

Chiến lược thăng tiến

Sắp xếp công việc hợp lý

Kỹ năng làm việc theo nhóm

Nguyên tắc trong kỹ năng giao tiếp


(st)


Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý