Bí quyết sắp xếp công việc hiệu quả

Hoaibui2395 Hoaibui2395 @Hoaibui2395

Bí quyết sắp xếp công việc hiệu quả

18/04/2015 10:48 PM
239

Một doanh nghiệp luôn có nhiều việc cần làm, cần giải quyết trong một thời gian nhất định, trên thực tế, hiệu quả đạt được phụ thuộc một phần không nhỏ vào khả năng sắp xếp trình tự giải quyết công việc. Bài viết sau đây đưa ra 5 lời khuyên giúp các chủ doanh nghiệp cũng như các nhân viên có cách sắp xếp công việc hiệu quả và thực tế, đạt được hiệu quả cao như mong muốn.

- Thay vì bắt bộ não phải ghi nhớ quá nhiều công việc, hãy liệt kê bằng văn bản các công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần hay tháng để nắm rõ được mục tiêu và các nhiệm vụ cần thực hiện.

- Xác định những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện cấp bách và những công việc có thể trì hoãn trong một thời gian cụ thể.

- Phân biệt sự khác nhau giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Một công việc quan trọng là công việc cần được giải quyết, nhưng “khẩn cấp” đòi hỏi có sự giải quyết ngay lập tức, có hiệu quả nhanh chóng. Phân biệt được sự khác nhau này, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc sắp xếp thứ tự các công việc cần làm.

- Hãy nhớ rằng chúng ta không thể làm được nhiều công việc một lúc, vì thế hãy thực tế trong khi sắp xếp công việc.

- Trì hoãn tiến hành một công việc hay thực hiện một nhiệm vụ gì đó có thể sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ của một dự án, bởi giữa “nhiệm vụ” và “dự án” luôn có sự phản ứng dây chuyền. Vì vậy hãy cân nhắc kĩ càng trước khi sắp xếp trình tự công việc.


Cách sắp xếp công việc và làm việc hiệu quả


Không biết bạn có bao giờ gặp tình hình kiểu thế nầy:

  • Ngồi vào máy tính mà không biết làm gì ?

  • Muốn làm cái này mà không thể làm được vì đang nghĩ đến cái khác?

  • Hoặc đang ngồi làm cái này, nhưng đầu óc lại nghĩ đến cái khác chưa làm xong, hoặc phải hoàn thành sớm?

Kết quả là 1 ngày bạn chả làm được cái gì cả, thậm chí có khi 1 tuần mà công việc vẫn không tiến triển được, rất nhiều dự định nhưng không hoành thành thật là chu đáo được.

Nguyên nhân chính của nó chính là do làm việc không có kế hoạch cụ thể, không biết cách sắp xếp thời gian trong ngày. Bản thân mình cũng có thời gian trải qua một thời gian mất cân bằng nên hiểu rất rõ điều này. Mình đã có thói quen sắp xếp và làm việc theo kế hoạch từ hồi học cấp 3, do phải học và đấu đá linh tinh nhiều, nên phải sắp xếp time tốt cầy mấy môn đó cho tởm. Nhưng từ khi vào đại học, thì lại quá thoải mái, có nhiều cái ảnh hưởng cũng như điều kiện sinh hoạt và học tập không phải thật là tốt (do xa nhà phải tự nấu cơm, giặt quần áo, thuê nhà, lo tiền nong, ... ), nhiều khi chơi điện tử thôi rồi, nhiều khi học cũng thôi rồi.

Nhưng tóm lại 1 câu là các năm học đại học, thời gian học tập không thật hiệu quả, nên trình độ không được cao. Tuy nhiên may thay cũng biết được vài thứ cứu cánh  .

Như vậy cách làm như thế nào ?

Cách mình làm ở đây không phải là có gì quá đặc biệt hoặc không thực hiện được, nó bắt nguồn từ kinh nghiệm cũng như thành công mà mình có được. Xin nói về câu chuyện của 7, 8 năm về trước khi học cấp 3, cách sắp xếp kế hoạch của mình thế nào ?

  • Sáng dậy sớm, thường là chính xác là 4h (mùa hè, hay mùa đông đều như nhau). Khi dậy xong thì phóng ra ngoài chạy khoảng tầm 30 phút đến 1 tiếng, chắc được khoảng 2 đến 3km nếu chạy nhanh. Nhưng thực ra là mình không chạy hết quãng đường đó, mà nhiều khi đi bộ để nghĩ được nhiều thứ hơn. Lúc đó trong đầu gợi lại tất cả những gì đang băn khoăn của ngày hôm trước, suy nghĩ về cách học, tóm tắt linh tinh, chiến lược học tập, ...

  • Chạy xong thì về nhà ngồi học, làm đề thi, bài tập nâng cao, .. nói chung là luyện công tiếp. Rồi măm măm đi học

  • Ban ngày học ở trường rồi chả nói làm gì, ngày đạp xe đi về 4 phát, mỗi phát khoảng 7 đến 8km cũng quen. Lạy hồn sao mà khỏe thế không biết. Đến lớp thì cách học hơi khác: là đi giải bài hộ các bạn trong lớp và giải đáp thắc mắc, cũng như hay bị lên bảng làm bài, chữa bài  . Đến là khốn khổ. Nhưng thực ra đó là cách vừa học mà chơi, giúp bạn bè, mà mình hiểu hơn chứ  .

  • Trong khi học, học thì tập trung ngồi mà nghe, đừng có nghịch gì, dễ quá thì bỏ cái khác ra mà học, khi đó có lợi cả 2 vì bọn nó đang bận nghe giảng, ta ngồi học cái khác, vì bài giảng dễ. Thầy cô nào dậy tốt, thì cố gắng học cách tư duy của các thầy mà áp dụng vào.

  • Thời gian giải lao, thích thì trao đổi, đi chữa bài, không thì đi chơi tẹt ga, đá bóng linh tinh. Nói chung là chơi thì phải thoải mái, nếu không thì không gọi là chơi. Đừng có mà cầm sách vở ra ngoài vừa xem, vừa học => dở hơi, hiệu quả = 0.

  • Về nhà học, măm măm sớm vào. Khi đó thời gian sẽ có nhiều khoảng từ hơn 7h đến tầm 11h là gần 5 tiếng rồi. Chia nó ra thành nhiều phần mỏ, mình học Toán, Lý, Hóa nên cho mỗi thằng khoảng hơn 1h. Phương trâm là khi cầy 1 cái thì không nghĩ đến cái khác, đã hết giờ cho nó thì thôi bỏ đó, mặc dù đang khoái, phải chuyển sang môn khác chiến tiếp, để hiệu quả các môn đều như nhau. Chứ nếu không sẽ tạo trạng thái chán nản học môn khác, chỉ khoái môn mình thích.

  • Chiến lược học cũng quan trọng không kém: mình luôn tự học và cầy Vật lý trong lúc hè, uyên thâm lắm rồi. Vào trong năm học thì học mỗi Toán, Hóa mà thôi, chứ không thì mệt.

Hậu quả của nó là đến giờ vẫn còn nhớ những keyword mà ngày xưa đã ghi nhớ vào. Nói đến cái này mới nhớ, khi học đừng có mà cố nhét mọi thứ vào làm gì, bởi vì chả để làm gì, não có RAM và ROM, dung lượng có hạn không thể cái gì cũng bỏ vào được, khi đó cuối cùng sẽ bị full hết. Nên nhớ keyword thôi, và nhớ cách để suy luận ra tất cả mọi thứ khác, nên khi học là học tại sao lại làm được thế này ? Chứ không phải là nhớ cứ phải theo thế này mới được, khi đó sẽ không có sự sáng tạo, sẽ thành cỗ máy giải đề thôi, đề bài khác cái là ngồi ngáp ngay.

Phương pháp ở trên cực kì hiệu quả với mình. Phương châm chính là cân bằng mọi thứ, và giữ cho mình 1 cơ thể khỏe mạnh để năng động làm việc (yếu thì làm được qué gì, ngồi mà thở chứ còn gì =)) ). Bây giơ, hiện tại thời điểm này mình đang áp dụng lại cách của mình lúc đó và cũng đang cảm thấy công việc tiến triển rất tốt.

  • Vạch kế hoạch phải làm những gì của ngày hôm nay, hoặc ngày mai rồi viết ra giấy cho khỏi quên. Kể cả những dự định sẽ nghiên cứu gì, mảng gì tiếp cũng ghi vào và dự định vào 1 ngày nào đó bắt đầu chiến về cái đó.

  • Trong 1 ngày, cần phải dành thời gian nhất định cho việc mình cần làm, đừng sợ thời gian trôi qua nhanh, mà hãy làm đi, 1 ngày còn dài 24 tiếng cơ mà, ngồi mà lo thì chả được gì, tẹo cái là đến trưa ngay, rồi đến tối, .. Nên ngồi làm tập trung 1 công việc nhất định thôi. Hết time cho nó thì chuyển sang công việc khác. => Cuối cùng sẽ làm được nhiều công việc, cũng như nhiều project khác nhau trong cùng 1 ngày mà không sợ đầu óc có vấn đề gì.

  • Có kế hoạch tập thể dục và nghỉ ngơi hợp lý: sáng dậy tắm phát cho thoải mái, bắt đầu ngày mới. Tối thì đi tập thể dục, đi dạo, nói chuyện vui vẻ với bạn bè. Phương trâm là khi mệt thì đừng cố, đi chơi đâu đó cho sướng.

Đây là đôi điều mà mình cảm thấy nên nói cho bạn nghe, từ kinh nghiệm của mình thôi và nghĩ nó cũng sẽ hiệu quả cho bạn, giúp bạn thành công. Rất mong ý kiến đóng góp để phương pháp làm việc và nghiên cứu đạt kết quả tốt hơn.

Bí quyết sắp xếp 1 cách khôn ngoan

Khi bạn biết cách làm việc khôn ngoan, bạn sẽ cân bằng được công việc và cuộc sống, tất nhiên bạn cũng dễ dàng thành công. Đó chính là lý do giải thích vì sao khi hai người làm cùng một công việc nhưng người này suốt ngày phải lặn ngụp trong công việc trong khi người kia vẫn còn thời gian dành cho những hoạt động khác mà vẫn thành công.

 

Đó chỉ đơn giản là cách làm việc khoa học và hợp lý hay không mà thôi. Nếu bạn đang phải đau đầu và bận rộn với công việc thì hãy tham khảo những lời khuyên dưới đây nhé! 

1. Có sự thay đổi về không gian.

Giờ nghỉ trưa, bạn nên ra ngoài ăn cơm, tránh ở lại văn phòng vì bạn
đã ở đấy suốt mấy giờ liền. Hãy đi bộ, ghé cửa hiệu sách, công viên…
để lấy lại sự sảng khoái, hưng phấn cho buổi chiều.

2. Hãy học cách biết khước từ.

Để không quá tải bởi công việc, hay cương quyết nói không hoặc đề
nghị xem xét lại nếu bạn cảm thấy công việc được giao không đúng người
và thời gian không hợp lý. Đừng sợ mất lòng hay làm ai đó thất vọng.

3. Đừng đòi hỏi sự hoàn hảo.

Bạn cứ để công việc tiến triển dù chưa đạt
được 100% như mong đợi. Bạn cần học cách chấp nhận kết quả mà mình đã
nỗ lực hết mình mới có được. Đừng đòi hỏi sự hoàn hảo, tuyệt đối.

4. Có kế koạch trước khi rời công sở

Hãy ngừng công việc trước giờ về
15-20 phút. Dùng thời gian còn lại để kiểm tra những việc đã làm trong
ngày và lên kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau.

5. Hãy dành thời gian của bạn cho những hoạt động khác ngoài công việc.

Lên kế hoạch cho các hoạt động thể dục thể thao, xã hội, vui chơi, giải trí… Hãy chắc rằng bạn sẽ thực hiện chúng tương tự như khi phải hoàn thành mọi việc ở công ty.

6. Có những khoảng nghỉ giữa giờ.

Bạn cần tranh thủ nghỉ ngơi khoảng hai, ba phút sau mỗi giờ làm việc căng thẳng.

Hãy đứng dậy, rời khỏi bàn và đi lấy nước, tán gẫu vài câu với đồng nghiệp hay nghe một bản nhạc… Cách nghỉ ngơi như thế sẽ giúp bạn giải tỏa stress và tái tạo năng lượng để làm việc hiệu quả hơn.

7. Nhất định bạn phải ăn trưa dù bận thế nào.

Nếu bắt cơ thể nhịn đói, không khác nào bạn dồn thêm sự mệt mỏi, căng thẳng cho mình.

Nếu bạn biết trước ngày nào rất bận rộn, hãy mang theo một số món bổ sung dinh dưỡng như yaourt, trái cây, phô-mai ít béo… để bổ sung thêm năng lượng cho cả ngày làm việc.

8. Đánh lạc hướng sự căng thẳng

Bạn có thể đánh lạc hướng sự căng thẳng bằng cách để những hình ảnh, bưu thiếp hay vật kỷ niệm… quanh bàn làm việc. Chúng sẽ giúp bạn có những phút giây thư giãn khi ngắm nhìn chúng.

9. Đừng ngại nhờ người khác giúp.

Ai cũng thích tự làm mọi việc một mình nhưng sức người có hạn. Nếu bạn thấy xoay xở quá khó khăn, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ. Nếu dự án quá lớn, hãy nhờ nhiều người cùng làm. Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm tổng thể…

10. Làm việc thông minh hơn chứ không phải nặng nhọc hơn
.

Nếu bạn phải liên tục làm thêm nhiều giờ, hãy tìm cách sắp xếp công việc khoa học hơn. Cần đơn giản hóa các bước thực hiện, ưu tiên giải quyết việc quan trọng trước…


10 bí quyết cân bằng giữa công việc và gia đình

TPO - Lisa Druxman, CEO của Stroller Strldes, Công ty chuyên về chăm sóc sức khỏe, vóc dáng và làm đẹp cho phụ nữ tổng hợp 10 bí quyết cân bằng giữa công việc và chăm sóc con cái dành cho nữ doanh nhân.

Chúng không phải đúng trong mọi lúc và với mọi người nhưng chắc chắn bổ ích cho nhũng ai biết điều chinh nó phù hợp với bản thân.

1. Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp

Tại sao việc này lại quan trọng? Vì thời gian ở văn phòng của bạn cực kỳ quý, bạn phải tận dụng để giải quyết tất cả công việc. Đừng phí thời gian vào những việc như lục tìm file hồ sơ, ngó nghiêng mấy cái email rác hay thậm chí phí thời gian đi tìm cây viết. Hãy sắp xếp bàn làm việc thật gọn gàng, khoa học và đảm bảo những thứ thường dùng luôn nằm trong tầm tay.

2. Lên kế hoạch

Có người ghi chép bằng giấy, có người sứ dụng điện thoại di động, PDA... nhưng những bà mẹ doanh nhân thành công đều có chung thói quen lên kế hoạch những việc cần làm. Tốt nhất nên ghi chép kế hoạch công việc và kế hoạch dành cho con cái, gia đình vào chung một lịch để tiện theo dãi và so sánh. Tuy nhiên, kế hoạch luôn luôn cần sự linh hoạt vì còn bạn không thể đợi đến đúng kế hoạch vạch sẵn mới... bi bệnh. Vì vậy, có gắng để trống thời gian dự phòng cho công việc khi bạn có việc gia đình cần ưu tiên giải quyết và ngược lại.

3. Mẹ và con cùng làm việc

Điều này áp dụng cho phòng làm việc tại nhà bạn. Khi con còn nhỏ, hay giữ bé tránh xa phòng làm việc, che chắn cẩn thận máy vi tính, khóa kỹ tủ hồ sơ nếu không muốn các hợp đồng của Công ty bị bôi đầy sáp. Thay vào đó, tạo cho bé một chỗ vui chơi ngay bên cạnh và phải đảm bảo bạn có thể kiểm soát được bé. Khi bé lớn hơn, có thể cho bé giúp mẹ bằng những việc nhỏ như bóc các bao thư, bỏ giấy vụn vào sọt rác, sắp xếp các vật dụng nhỏ...

4. Luôn sẵn sàng "trực chiến"

Là doanh nhân, ngày làm việc cửa bạn không chi có 8 tiếng. Đừng bao giờ nghĩ, bên ngoài văn phòng bạn có thể hoàn toàn dành cho gia đình. Vì vậy, việc tận dụng các cuộc hẹn, tiếp xúc đối tác trong giờ làm việc là rất quan trọng. Những công việc giấy tờ còn lại có thể "ăn gian" giải quyết ở nhà.

5. Làm vài việc nhà vào buổi tối

Sau một ngày dài làm việc và chăm sóc con chắc chán bạn gần như mệt lả, nhưng hãy cố gắng tập thói quen dọn dẹp nhà cửa, chuẩn bị đồng phục đi học cho con, lau chùi bàn ghế... sau đó tập thể dục nhẹ trước khi đi ngủ. Sáng mai với bao nhiêu việc phải làm cho một một ngày mới, bạn sè hiểu rằng chút nhọc công tối hôm qua đắc dụng như thế nào.

6. Thu sếp thời gian theo thứ tụ ưu tiên

Đừng áy náy khi bạn không tự tay nấu cho con bữa sáng (mặc dù đây thực sự là cảm giác chung của các bà mẹ), hay giao bớt những công việc mất quá nhiều thời gian cho người giúp việc. Tuy nhiên, bạn phải cố gắng để luôn có mặt trong buổi biểu diễn âm nhạc, thi đấu thể thao, buổi tiệc có cả bố mẹ ở nhà bạn bè của bé hay đưa bé đi mua sắm vì điều này sẽ giúp bạn và bé chia sẻ được sở thích, gu thời trang...

7. Ngày cho gia đình

Một nữ doanh nhân chia sẻ, ngày thứ ba luôn là ngày kinh khủng nhất trong tuần đối với cô khi người giúp việc không đến được và chồng cò phải học thêm buổi tối. Sau một thời gian vật lộn với ngày thư ba, cô quyết định nghỉ hẳn vào thứ ba. Cô làm việc nhiều hơn vào tối thứ hai và ngày thư tư, nhưng bù lại cô có hơn một ngày dành cho gia đình và cho bản thân vào thứ ba.

8. Tập trung vào việc đang làm

Cái khó của nhiều bà mẹ là lúc làm việc mà trong đầu luôn suy nghĩ ai sẽ đón con, lúc nào đi mua tủ quần áo mới... Hãy lên danh sách những việc cần làm, những việc làm bạn phân tâm và giải quyết từ từ. Một khi đã liệt kê ra được những điều làm bạn lo lắng, bạn sẽ tự nhiên thôi nghĩ nhiều về nó và thấy mọi việc đơn giản hơn.

9. Đề nghị chồng cùng tham gia

Hãy đề nghị chồng bạn chia sẻ việc nhà và phân chia rõ ràng. Đừng quên cảm ơn anh ấy vì điều đó. Thực tế, không phải người đàn ông nào cũng cho rằng nội trợ là việc của họ. Họ luôn sẵn lòng làm, nhưng người vợ khôn ngoan phải biết tận dụng sự sẵn lòng đó.

10. Chăm sóc bản thân

Đừng quá tham công tiếc việc và quá cầu toàn. Hãy nhớ rằng, giấy tờ, hợp đồng cần xem xét vẫn đến đều đều dù bạn có chết vì kiệt sức. Công việc thì vô tận nhưng sức khỏe thì có hạn, nên hãy luôn nhớ một lời khuyên cũ rích: Bạn phải chăm sóc chính mình thì mới đủ sức khỏe chăm sóc con cái, gia đình, nhà cửa và công việc.




Cách sắp xếp tài liệu trong máy tính

Sắp xếp công việc hợp lý

Sắp xếp tài liệu khoa học

Lấy lại cảm hứng làm việc

Sắp xếp trong văn phòng


(st)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý