Bí quyết làm việc theo nhóm

seminoon seminoon @seminoon

Bí quyết làm việc theo nhóm

18/04/2015 11:51 PM
250

Làm việc nhóm là hoạt động được thực hiện bởi nhiều người vì cùng một mục tiêu chung. Chính vì vậy những chiêu thức bạn tung ra trong quá trình hoạt động nhóm tốt hay không quyết định thành công của nhóm cũng như thành công của chính bạn.


Tác phong “công nghiệp”


Đề cao sự nhanh chóng trong công việc là cách làm việc bạn cần có. Nhanh chóng không có nghĩa là cẩu thả. Bạn cần tạo dựng cho mình một tác phong công nghiệp, luôn nhanh nhạy trong mọi tình huống và khẩn trương trong cách giải quyết vấn đề. Bạn cần rèn luyện cho mình khả năng nắm bắt nhanh vấn đề ví dụ khi ý kiến của các thành viên trong nhóm đã được nêu ra, bạn sẽ là người tư duy nhanh và tổng hợp các ý kiến thành một hướng đi thống nhất.

Hãy nhớ, tác phong làm việc của bạn nhanh chóng và khẩn trương bao nhiêu thì hình ảnh chuyên nghiệp mà bạn đang xây dựng trong mắt đồng nghiệp sẽ phát triển bấy nhiêu. Điều này giúp bạn thành công trong quá trình thăng tiến sau này.


Phân bố khối lượng công việc


Làm việc nhóm là làm việc tập thể, mỗi người sẽ được phân công làm một phần trong quỹ công việc chung. Chính vì vậy, cách phân bố công việc cho từng thành viên nhóm cũng là một khâu quan trọng để công cuộc chiến đấu nhóm mang lại những thành công nhất định.

Andrea chia sẻ: “Hãy tập trung làm theo thế mạnh mà bạn đang có nghĩa là bạn nhận thấy mình làm tốt nhất ở khâu nào, phần nào thì đó sẽ là mảnh đất hứa của bạn. Tránh những phần công việc tạo cho bạn áp lực và căng thẳng. Điều này không mang lại cho bạn lợi lộc gì ngoài việc kìm chế sự tỏa sáng của bạn và là rào cản cho sự phát triển chung của nhóm”


Liến kết các thành viên nhóm


Đoàn kết là thành công. Đây là chân lý luôn đúng trong mọi hoàn cảnh. Vì vậy, xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm là điều cần thiết. Thường xuyên liên lạc, cùng nhau ăn cơm, chia sẻ niềm vui, nỗi buồn... đó là con đường ngắn nhất để bạn và các thành viên trong nhóm xích lại gần nhau hơn.


Cạnh tranh lành mạnh


Cạnh tranh là điều khó tránh khỏi khi làm việc tập thể tuy nhiên cạnh tranh cần dựa trên sự lành mạnh, công bằng và bình đẳng. Khi sự cạnh tranh là bình đẳng đồng nghĩa với chất lượng công việc là sự góp nhặt thành tựu của từng cá nhân. Tất cả điều được xếp vào hạng ưu, vì vậy thành công mang lại cũng không nằm ngoài chữ ưu tròn trĩnh.


Đề cao sự sáng tạo


Những ý tưởng, cách làm sáng tạo đóng góp lớn cho sự thành công của cả nhóm. “Hãy cố gắng là người tiên phong trong mọi ý tưởng “không giống ai”, vì đôi khi những thành công đến bất ngờ với điểm xuất phát là sự khác người. Bạn biết đấy sức sáng tạo của con người là vô hạn, vì vậy đừng bao giờ dùng từ cạn kiệt cho sức sáng tạo của con người”.


Tăng tốc độ làm việc


Nhiều người cùng xử lý một dự án duy nhất, chính vì vậy tốc độ công việc hoàn thành nhanh hay chậm phụ thuộc vào tốc độ làm việc của từng thành viên trong nhóm. Vì vậy, luôn lên giây cót tốc độ cho bản thân và cho những thành viên khác trong nhóm là điều cần thiết. Hãy lên khung thời gian nhất định và yêu cầu các thành viên khác tuyệt đối tuân thủ.

Kỹ năng làm việc theo nhóm


Tại sao làm việc nhóm lại khó?

Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể. Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy. Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và  quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình. Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó. Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ. Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng. Chúng ta cũng thế. Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không.

Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?

 Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.

Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn sóng gió” lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp. Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Không ít khi “nghỉ chơi” luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập”.

Nếu là bạn, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách không phải của mình? Không dễ dàng gì phải không bạn? Dù lúc này mình hiểu rõ

Mục tiêu và vì sao cần làm như vậy


Nhưng vượt qua chính mình cũng khó lắm thay!

Vượt qua được “Giai đoạn hòa nhập”, cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn. Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác. Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đến “Giai đoạn ăn ý”, bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung.

Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn. Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần.

Chúc bạn luôn “ăn ý” và thành công!

  1. Những bí quyết để xây dựng đội ngũ vững mạnh

Khi là thành viên của một đội

Cho phép bạn tiết kiệm 75% sức lực khi phải tiến hành công việc nào đó một mình. Làm việc theo đội và xây dựng những nhóm làm việc thành công đang là xu thể của bất cứ tổ chức và cá nhân nào mong muốn thành công trong công việc. Những bí quyết dưới đây có thể sẽ là gợi ý tốt cho bạn!

Tìm hiểu về các thành viên trong nhóm:

Một nhóm làm việc hiệu quả

được xây dựng trên sự hiểu biết giữa các thành viên. Với tư cách là người đứng đầu, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng về các thành viên cũng như tạo cơ hội để các thành viên có thể hiểu biết lẫn nhau thông qua một cuộc họp trao đổi hay những chuyển đi giã ngoại ngoài công việc. Bạn cần thu thập thông tin và thấu hiểu các điểm mạnh, cá tính cũng như những mong muốn và kỳ vọng của các thành viên. Và đôi khi những thông tin không quan trọng về đời tư của những thành viên trong nhóm cũng giúp bạn thấu hiểu hơn những người đồng đội của mình.

Thực hiện giao tiếp cởi mở:Khó khăn và rào cản lớn nhất mà các nhóm gặp phải khi tương tác với nhau chính là

khả năng giao tiếp giữa các thành viên,

giữa thành viên và người trưởng nhóm. Bạn cần tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở trong nhóm. Hãy để ra các nguyên tắc không chỉ trích, không phê phán hay áp đặt tính cá nhân vào công việc. Hãy tạo ra môi trường an toàn để mọi người chia sẻ và thực sự coi đó là mái ấm thứ hai của mình. Hãy hoàn thiện các kênh giao tiếp mà bạn cần có từ giao tiếp trực tiếp cho đến giao tiếp qua email. Để mọi người giao tiếp cởi mở, bạn cần là tấm gương về sự chia sẻ và tin tưởng người khác trong quá trình làm việc trong nhóm của mình.

Thiết lập phương pháp kiểm tra và đánh giá:Một nhóm khi lập ra thường để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Bạn đừng để nhóm của mình đi chệch với hướng mục tiêu đề ra bằng cách thường xuyên kiểm tra và đánh giá kết quả làm việc của các thành viên. Bạn nên nhớ đừng nhầm lẫn giữa việc kiểm tra và kiểm soát công việc. Bạn cần đảm bảo sự đánh giá kết quả công việc của mình với các thành viên là công bằng. Nếu có thể hãy công khai hóa các tiêu chí và quy trình đánh giá của nhóm để các thành viên đều hiểu rõ.

Lập kế hoạch giao tiếp:Để thông tin giao tiếp trong nội bộ nhóm của bạn được truyền tải thông suốt bạn cần xây dựng các kế hoạch giao tiếp cụ thể thông qua việc quy định thời gian, quy trình báo cáo và hội họp. Với những cuộc họp không quá trang nghiêm bạn nên thay đổi địa điểm họp hoặc cách thức họp ví dụ thông qua buổi đi Picnic để giúp các thành viên thay đổi trạng thái tâm lý tốt hơn. Bạn cần đảm bảo quá trình trao đổi thông tin trong nhóm của bạn diễn ra thông suốt. Mọi thông tin đưa ra đều được các thành viên hiểu, xác nhận và phản hồi thực hiện.

c định rõ vai trò vàtrách nhiệm:Ngay từ khâu xây dựng kế hoạch và tìm hiểu thông tin về thành viên bạn đã phải làm tốt công tác này. Hãy phân công nhiệm vụ và trách nhiệmcông việc một cách rõ ràng dựa trên khả năng và mong muốn của các thành viên. Hãy biết cách phân công và phát huy tối đa khả năng của các thành viên trong nhóm của bạn thông qua việc xếp đúng người, đúng việc. Việc phân công rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi người trong công việc sẽ giúp dễ dàng trong quản lý thông qua việc quản lý mục tiêu.

Làm việc theo nhóm là hoạt động đề cao sức mạnh tập thể, mọi thành viên phải hạn chế cái tôi của bản thân vì mục đích chung. Song không phải vì thế mà từng cá nhân không thể hiện được những điểm nổi trội của mình và gây chú ý với cấp trên.

Bí quyết nổi bật khi làm việc theo nhóm

Dưới đây là bí quyết giúp bạn vừa duy trì được tinh thần đoàn kết trong nhóm vừa bộc lộ sự khác biệt nổi trội của mình so với những người khác:

Đặt câu hỏi

Với mỗi dự án, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề, tìm ra những điểm cần lưu ý hay những thắc mắc và đừng ngại bày tỏ ý kiến của mình trong cuộc họp nhóm. Hãy nắm vững thông tin được giao để tránh đặt ra những câu hỏi ngờ nghệch, “tố cáo” sự thiếu chuẩn bị của bạn. Nếu bạn là người thường xuyên đặt ra những câu hỏi thông minh, đáng lưu tâm, cấp trên sẽ dễ dàng chú ý và ghi nhớ tới nhân viên đã làm tốt "bài tập về nhà" như vậy.

Lắng nghe

Đừng tự kiêu tự đại cho rằng chỉ có ý kiến của mình mới hay, mới giá trị mà phớt lờ đóng góp của những thành viên khác. Để mọi người lắng nghe và ghi nhớ ý tưởng của mình, trước hết bạn cần lắng nghe họ bày tỏ.

Khen ngợi người khác

Kể cả bạn là thành viên xuất sắc nhất trong nhóm, sẽ không ai muốn cộng tác cùng bạn nếu bạn có thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp. Nếu đồng nghiệp giúp đỡ bạn, đừng kiệm lời cám ơn anh/ cô ấy một cách công khai. Hoặc khi một thành viên nêu ra ý tưởng hay, thay vì nhanh chóng "vùi dập" nó, hãy thể hiện sự đồng tình, ngưỡng mộ và đóng góp thêm quan điểm của bạn.

Giúp đỡ đồng nghiệp

Bạn không có lỗi gì khi đồng nghiệp làm việc không tốt nhưng nếu dự án thất bại, nó phản ánh năng lực, hiệu quả kém của cả nhóm, trong đó có cả bạn. Vì vậy, nếu có thể, hãy giúp đỡ đồng nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ của anh/ cô ấy song song với công việc của mình. Cấp trên đánh giá cao sự tương trợ giữa các cá nhân trong nhóm và thành viên sẵn sàng trợ giúp cộng sự của mình.

Hoà giải mâu thuẫn

Làm việc với nhiều người với nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau nên mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi khi làm việc theo nhóm. Điều quan trọng là mỗi người phải nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, cộng nhận điểm tốt của người khác và xem xét lại ý kiến chưa được số đông chấp nhận của mình. Đặc biệt, bạn không được thiên vị, đứng về một phía nào cả mà đánh giá công bằng lý lẽ tranh luận của mỗi người.

Phát huy điểm mạnh, cải thiện điểm yếu của bản thân

Làm việc theo nhóm là cơ hội để phát hiện những thiếu sót của mình đồng thời thể hiện sức mạnh của bản thân. Hãy chủ động cải thiện điểm yếu của mình thay vì trở thành gánh nặng cho nhóm. Bạn sẽ được chú ý khi tiến bộ vượt bậc sau mỗi dự án.

Những điều kiện để làm việc theo nhóm hiệu quả

Công việc theo nhóm hay còn gọi là việc điều hành tập thể đã trở thành một trong những công cụ hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Nó cho phép kết nối các nhân viên, chia sẻ ý kiến, vai trò của nhau cũng như văn hóa tổ chức với điều kiện việc kết nạp thành viên, tổ chức và giám sát tốt và hoạt động nhóm không xa rời các mục tiêu và lợi ích chung.


Thế nào là một nhóm?


Một nhóm là một tập thể làm việc nhằm đạt được một mục tiêu chung thông qua quá trình tương tác và sự đồng bộ giữa các kĩ năng và các ý tưởng.

Nếu được giám sát chặt chẽ, đánh giá toàn diện các công việc đã hoàn thành và đóng góp ý kiến (giao tiếp về kết quả công việc) thì công việc nhóm sẽ điều kiện cho sự phát triển cá nhân và tự hoàn thiện bản thân.


Làm thế nào để làm việc theo nhóm ?


Việc giao tiếp trong nhóm là nhân tố không thể thiếu đối với mọi sự hợp tác. Việc trao đổi thông tin là nền tảng của công việc theo nhóm. Trước tiên, cần phải biết lắng nghe và làm mọi cách để mọi người hiểu nhau.


Mọi thành viên phải chia sẻ ý kiến với nhau, để được bổ sung, để không một thông tin nào bị bỏ sót.

- Làm việc theo nhóm, tức là tập trung vào một mục tiêu chung. Quan trọng là mỗi người phải tự đầu tư vào kế hoạch và đóng góp ý kiến cá nhân để đạt được mục đích.


- Việc phân chia nhiệm vụ phải rõ ràng và được tất cả thông qua, phù hợp hoàn toàn với kế hoạch của mỗi thành viên liên quan.


- Sự tin tưởng là điều kiện cần thiết cho việc trao đổi kiến thức trong nhóm. Nếu không tin tưởng lẫn nhau, ta sẽ không thể giải quyết các vấn đề khó khăn, các mâu thuẫn nội bộ và đặc biệt là không biết cách sáng tạo. Lòng tin sẽ tạo điều kiện để các thành viên chia sẻ kiến thức và học hỏi từ nhau.


- Có ý thức nhóm, tức là đoàn kết và giúp đỡ các thành viên khi họ gặp vấn đề hay khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.


- Phải biết cách giải quyết các mâu thuẫn nội bộ nhằm duy trì sự kết hợp chặt chẽ của nhóm vì đã hợp thành một nhóm có nghĩa là phải biết cách chấp nhận từng cá nhân và làm chủ bản thân.


- Làm việc trong không khí nồng nhiệt và thư giãn. Phát triển nơi mỗi thành viên trong đội niềm hứng khởi mạnh mẽ, niềm vui thú và ý chí làm việc để họ luôn cảm thấy thoải mái.

6 bí mật để làm việc theo nhóm hiệu quả dưới đây sẽ giúp ích ít nhiều cho bạn trong công việc.

Làm việc theo nhóm là cụm từ rất phổ biến ở hầu hết các công ty nó đòi hỏi nhiều kĩ năng.

1. Gạt bỏ cái tôi cá nhân

Không ai muốn ở cùng một đội với người luôn coi mình là thông minh nhất nhóm. Mọi người tập hợp lại một nhóm để đưa ra ý kiến của bản thân, từ đó thống nhất phương án làm việc do đo cần phải khiêm tốn, nhún nhường vì nếu bạn là người thông minh thì các thành viên trong nhóm sẽ sớm nhận ra.

2. Linh hoạt

Phải ưu tiền hàng đầu cho các hoạt động của nhóm bằng cách linh động sắp xếp thời gian cho các hoạt động khác của bản thân để tham gia đầy đủ các buổi làm việc của nhóm. Không nên có tư tưởng” thiếu mình thì cả nhóm vẫn làm việc tốt mà” vì nó sẽ làm trì trệ tư tưởng của cả nhóm

3. Biết lắng nghe

Cần biết lắng nghe mọi ý kiến của các thành viên trong nhóm để tìm ra giải pháp tối ưu nhất và cũng là thể hiện sự tôn trọng các thành viên khác

4. Biết chấp nhận những phê bình mang tính xây dựng

Các thành viên trong nhóm không nên dè bỉu, chỉ trích sai lầm của nhau mà cần biết cách phê phán tích cực cũng như học cách chấp nhận lời phê bình

5. Làm việc tích cực

Các thành viên trong nhóm cần tích cực lao động, không dựa dẫm hay phụ thuộc vào bất cứ cá nhân nào. Và khi có vấn đề gì thì trách nhiệm thuộc về tất cả mọi người. Mỗi người có ý thức,trách nhiệm cao thì nhóm mới ngày càng tiến bộ, gặt hái nhiều thành công

6. Chấp nhận thất bại

Dù các bạn có giỏi đến đâu thì vẫn có lúc thất bại, quan trọng là các thành viên biết chấp nhận thất bại, động viên lẫn nhau và rút ra bài học cho bản thân cũng như hướng đi mới cho cả nhóm.

Nâng cao khả năng làm việc theo nhóm

EmailIn

Làm thế nào để thể hiện mình là người làm việc theo nhóm hiệu quả? Vietnamlearning xin đưa ra một số gợi ý dành cho bạn: Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo nhóm hiệu quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và tin tưởng được.

Là người vô tư, ngay thẳng: Theo Glem Parker, chuyên gia tư vấn về xây dựng nhóm ăn ý tại Princeton, tác giả cuốn Team players and teamwork: New strategies for developing success, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất thiết phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.

Thích nghi nhanh chóng: Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác nhau, mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả năng thích nghi nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc theo nhóm.

Ngày nay, cùng với sự phát triển công nghệ, toàn cầu hóa nhanh chóng và tính đa dạng nơi công sở, những người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo và thích nghi hơn. Một cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi cách làm việc nếu nó có thể giúp đỡ đồng nghiệp khác.

Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp: Trong một nhóm, mỗi người thích làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn của nhiều phong cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có thể hiểu và tôn trọng phong cách làm việc của người khác.

Tránh va chạm: Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những vấn đề không cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.


5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả

Nếu một thành viên nói rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến ​​của họ trước khi chọn mẫu.

Teamwork” (làm việc theo nhóm) ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, chúng ta có thể tận dụng được điểm mạnh của nhiều người để giải quyết công việc.

Bên cạnh đó, mọi người đều cảm thấy các thành viên trong nhóm đều có đóng góp đáng kể cho thành quả đạt được. Điều này giúp tăng cường quá trình học hỏi lẫn nhau và những đẩy mạnh những cam kết giá trị lớn hơn.

Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc của bạn có các thành viên tài năng như thế nào chăng nữa, nếu không thiết lập các qui tắc chung thì dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn. Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn cần lắng nghe những bí quyết sau:

Xây dựng niềm tin

Khi người ta tin tưởng ai đó, họ sẽ có cảm giác an toàn và sẵn sàng cống hiến. Nếu một thành viên trong nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình PowerPoint của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến ​​của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên với nhau, tin vào người lãnh đạo.

Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những điều không thích, về nối sợ hãi hay mối quan tâm và thói quen trong cuộc sống hằng ngày...

Niềm tin tăng lên khi các thành viên có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận được sự đồng cảm chứ không phải những phản ứng tiêu cực hay sự khinh bỉ từ những người khác trong nhón.


Làm việc theo nhóm giúp mọi người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung - (Ảnh minh họa)

Thiết lập các quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng

Tất nhiên, thông tin trao đổi sẽ trở nên phức tạp hơn khi 5, 10, hoặc thậm chí 15 người đang cùng tiến hành một công việc. Do đó, thiết lập một số nguyên tắc cơ bản để giao tiếp trong môi trường đồng đội là rất quan trọng cho tương tác thành công.

Các thành viên trong nhóm nên thống nhất một quy tắc chung về việc họ nên trả lời người khác như thế nào, phân chia, theo dõi công việc từng mảng ra sao và khi có vấn đề nảy sinh thì cần rà soát từ đâu. Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn bản hoặc thư điện tử trong vòng vài giờ hay trong một thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết tìm kiếm và chia sẻ thông tin cho nhau như thế nào.

Cuối cùng, các nhóm làm việc cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực và đơn giản. Giao tiếp nhóm nên được chia sẻ chứ không phải là để gây ấn tượng.

Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác nhau

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của từng người như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu không hiểu điều đó, những khác biệt này có thể tạo ra rào cản đáng kể khi giao tiếp nhóm, khiến công việc kém hiệu quả.

Một số thành viên trong nhóm có thể thích nói chuyện, thường đưa ra các ý tưởng cao xa trong khi họ vẫn đang suy nghĩ về một chủ đề. Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin và tổng hợp chúng trước khi nói, bởi họ muốn có sự chắc chắn, rõ ràng. Họ có thể không đưa ra ý kiến trong cuộc họp, nhưng lại thường có thể tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên của người khác.

Không chỉ cá nhân các thành viên trong nhóm phân tích phong cách giao tiếp của mình mà cả nhóm nên nói chuyện cởi mở về những khác biệt để tìm cách thích ứng với tất cả mọi người, tạo điều kiện cho mỗi thành viên phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung.

Xây dựng quy trình xử lý xung đột

Các thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau cũng như với những người ngoài nhóm yêu cầu phải rõ ràng và cởi mở để không có cơ hội cho sự bất đồng do hiểu nhầm. Mâu thuẫn của các thành viên cần phải giải quyết triệt để, theo một quy trình rõ ràng và căn cứ vào đó để áp dụng về sau.

Việc giữ những cá nhân không liên quan nằm ngoài các cuộc xung đột là điều cần thiết nhưng có vẻ không dễ thực thi. Toàn đội cần phải chắc chắn rằng, lời nói và hành động từ các thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn.

Nếu ai đó trong nhóm cảm thấy bị tổn thương hay giận dữ, mọi thành viên khác nên giúp người đó trực tiếp tìm hiểu nguồn gốc vần đề hơn là đưa ra lời phê bình gay gắt hoặc nói xấu đồng nghiệp.

Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc

Mối quan hệ thân tình giữa các thành viên trong nhóm là những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu sự xuất hiện cũng như mức độ xung đột. Mặc dù mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm chủ yếu là về công việc, các nhóm sẽ mạnh hơn, gắn kết hơn khi các thành viên coi trọng và đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá nhân.

Tìm các lĩnh vực cùng quan tâm, trao đổi về các chủ đề bên ngoài công việc có thể xây dựng sự gắn kết. Thể hiện mối quan tâm đối với bệnh tật của người thân hoặc chúc mừng thành tích của con cái trong gia đình các thành viên của nhóm... là cách thúc đảy một bước tiến dài hướng tới việc tạo ra một đơn vị vững chắc, gắn bó.

Bí quyết quản lý nhóm làm việc hiệu quả cao

Nhóm làm việc hiệu quả cao, đặc biệt những người đã có một thời gian dài cùng làm việc thường tôn trọng và trung thành với quy tắc của riêng họ. Mặt nào đó, điều này là bí quyết tạo ra hiệu quả, song mặt khác, một khi nhóm này phớt lờ mệnh lệnh trực tiếp từ người quản lý, điều đó có thể gây ra những rắc rối.

Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu đến tính hiệu quả của tổ chức.

Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự thống nhất của cơ cấu.

Ngợi khen

Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào.

Truyền đạt giá trị

Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới cái tốt hơn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho những nhóm làm việc trong tổ chức. Hãy nói rõ rằng không có nhóm nào được đặt lên trên toàn công ty. Nhưng cùng lúc đó cũng phải công nhận sự thật rằng những cá nhân sẽ trung thành, gắn kết với các thành viên trong nhóm hơn với thành viên của các nhóm khác. Một ông chủ thông minh sẽ tìm ra cách để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm để đem lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp bằng cách đặt nhóm làm việc vào vị trí mà thành công của nhóm sẽ được phản ánh tốt trên toàn doanh nghiệp.

Tôn trọng cách làm việc

Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Đây là nguyên nhân chính cho thành công của họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng cho dù nhóm làm gì đi nữa thì cũng phải hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu.

Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm có thể “tự do” về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức.

Hãy đối mặt với sự thật. Khi hoàn cảnh thúc ép, một nhóm làm việc hiệu quả cao cần phải có được quyền hạn cần thiết để thành công. Hãy coi nhóm này là nhóm phù hợp nhất trong số các nhóm tương đương nhau. Tất cả các thành viên cần phải được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công.

Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.



Kỹ năng làm việc độc lập
Cách sắp xếp bàn làm việc hợp lý 
Lấy lại động lực làm việc
Phụ nữ nên làm nghề gì?
Giảm áp lực công việc
Bí quyết lấy lòng sếp
Cải thiện không gian làm việc



(st)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý