Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả

seminoon seminoon @seminoon

Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả

18/04/2015 11:51 PM
427

Hoạt động kinh doanh của các tập đoàn, công ty hiện nay không thể thiếu đi vai trò quan trọng của mô hình các nhóm. Với mô hình này, nhà quản lý sẽ dễ dàng đạt được tham vọng và mục đích của mình hơn. Vì vậy, bạn cần xây dựng và phát triển các nhóm trong công ty, để họ thực sự là những tập thể “bất khả chiến bại” trên thương trường. Muốn làm được điều này, cần phải chú ý đến những nguyên tắc sáng suốt sau đây.



1. Giá trị của tập thể

Ai trong chúng ta cũng đều có tham vọng chinh phục những mục đích to lớn, phần nhiều bị thúc đẩy bởi bản ngã, cái tôi bên trong, hoặc cũng vì chúng ta cảm thấy những điều mình đang có còn quá ít hay còn quá nhiều điều cần phải đạt được trong cuộc sống. Tuy nhiên, một người vẫn còn là quá nhỏ để đạt đến những mục đích lớn lao ấy.

2. Tầm nhìn rộng

Mục đích bao giờ cũng quan trọng hơn những nguyên tắc khuôn sáo. Bởi vậy, các thành viên trong nhóm phải biết kìm nén, thậm chí hạ thấp những nguyên tắc cá nhân, những kế hoạch, dự định riêng tư của mình vì tầm nhìn, mục đích và lợi ích chung của cả tập thể. Nếu người lãnh đạo nhận thức được viễn cảnh, họ phải biết cách truyền đạt viễn cảnh ấy đến các thành viên trong nhóm, đồng thời tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho mọi người và biết cách chọn đúng “người chơi” để hiện thực hóa những viễn cảnh ấy.

3. Tìm thấy sở trường của mỗi cá nhân

Mỗi thành viên trong nhóm đều có một sở trường, sở đoản riêng. Về cơ bản, nếu biết đặt đúng mỗi cá nhân trong nhóm vào vị trí phù hợp, giao đúng việc phát huy được thế mạnh của họ, bạn sẽ tận dụng được tối đa sức mạnh của mọi người và tạo nên sức mạnh của cả tập thể, khi đó con đường thành công của bạn sẽ mở rộng hơn. Bởi vậy nhà quản lý cần phải biết quan sát, phát hiện và đánh giá đúng năng lực, kỹ năng, thế mạnh cũng như những tiềm năng riêng của từng thành viên.

4. Đối đầu với thách thức

Mỗi khi phải đối mặt với những thách thức, dù là khó khăn đến mức độ nào đi chăng nữa, mỗi thành viên trong nhóm đều không được phép lùi bước. Tùy vào mức độ của mỗi khó khăn, thách thức mà bạn phải biết chọn những nhóm có phong cách riêng thích hợp. Chẳng hạn trước những thách thức hoàn toàn mới cần phải có những thành viên sáng tạo, với những khó khăn lặp lại thì phù hợp với một nhóm giàu kinh nghiệm, những biến cố khó lường trước đòi hỏi phải giao cho những con người linh hoạt và có tầm nhìn xa. Nhà quản lý phải thường xuyên cọ xát với các thành viên trong nhóm, luôn có những thay đổi phù hợp về nhân sự và cách lãnh đạo và để thích ứng với mỗi hoàn cảnh riêng.

5. Vượt lên trên sự ganh ghét đố kị

Một nhóm thống nhất và hoạt động có hiệu quả nhiều khi lại được kết nối bởi những “sợi chỉ” hết sức mong manh. Ví dụ như người mạnh không chịu giúp đỡ kẻ yếu, luôn tìm cách loại trừ nhau. Trong trường hợp này, năng lực lãnh đạo của nhà quản lý cần phải được xem xét lại.

6. Những thành viên có vai trò làm “chất xúc tác” đặc biệt

Họ là những cá nhân luôn làm được những điều ít ai nghĩ đến. Đó là những người tiên phong trong các hoạt động, để rồi chính thái độ hăng hái, niềm tin và ngọn lửa trong họ sẽ nhanh chóng lan tỏa đến các thành viên khác, thúc đẩy tính sáng tạo cũng như hâm nóng bầu không khí làm việc chung của cả nhóm.

7. Sự suy thoái về đạo đức

Nhà quản lý cần biết rằng nếu đạo đức bị ăn mòn, sẽ dẫn đến việc hoạt động của cả nhóm thối rữa theo. Hãy bắt đầu từ chính bản thân bạn. Liệu bạn có nghĩ rằng các thành viên trong nhóm không thể hòa thuận được với mình? Hay bạn cho rằng thành công đến từ cá nhân bạn là chính chứ không phải là của cả tập thể? Bạn có ghen tị không khi một thành viên khác trong nhóm được ngợi khen và biểu dương?…Hãy tự đặt ra cho mình những câu hỏi tương tự, nếu bạn trả lời “có” đối với phần lớn những câu hỏi ấy, hãy xem lại tư cách đạo đức của chính mình.

8. Sự đánh giá khách quan giữa các cá nhân

Các thành viên trong nhóm phải tự đánh giá lẫn nhau nhằm duy trì hoạt động bền vững, hay lớn hơn là sự sinh tồn của cả tập thể. Chẳng hạn, bản thân nhà lãnh đạo có đáng bị nghi ngờ về tính chính trực, liêm khiết? Hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân đã đạt được mức tốt chưa? Cống hiến của mỗi thành viên vào thành công của cả tập thể là như thế nào?

9. Chấp nhận trả giá cho thành công

Các thành viên trong nhóm phải nhận thức được rằng để đạt được thành công, mỗi người đều phải trả giá. Sự hy sinh những thú vui, lợi ích cá nhân, gạt bỏ tính ích kỷ, cống hiến thời gian và trí tuệ là những cái giá mà bạn phải trả.

10. Tính đồng nhất

Giá trị chung của cả nhóm sẽ ảnh hưởng đến hoạt động và thành bại của nhóm ấy. Không những thế, những giá trị đó sẽ đi theo nhóm, được khách hàng ghi nhận, được giới truyền thông đánh giá như nét độc đáo riêng của công ty bạn. Bởi vậy, bạn cần không ngừng quan sát xem mọi người nhìn nhận hình ảnh của các nhóm trong công ty như thế nào. Nên nhớ, nguyên tắc hoạt động của mỗi nhóm không thể thiếu đi tính đồng nhất, rõ ràng trong thông tin, liên lạc. Hãy tạo nên bầu không khí dân chủ, trao đổi thông thoáng từ lãnh đạo xuống nhân viên, từ nhân viên lên lãnh đạo, và giữa các nhân viên với nhau.

Cuối cùng, mỗi nhóm cần nhận thức được chỗ đứng của mình để có những điều chỉnh phù hợp trong hoạt động. Quy luật phát triển hợp lý vẫn là “tre già măng mọc”, một tổ chức tốt là tổ chức có tính kế thừa cao. Nhà quản lý thành công là người tìm ra nhân vật thay thế mình.

Nhận thức được 10 nguyên tắc bất di bất dịch trên, bạn sẽ thành công nhiều hơn trong việc quản lý các nhóm trong công ty. Cho dù mục đích hay kế hoạch của công ty bạn có thay đổi thế nào đi chăng nữa, đừng quên đầu tư, chăm chút và bổ sung những giá trị mới, tích cực cho các nhóm.


7 bước để quản lý nhóm hiệu quả

7 bước để quản lý nhóm hiệu quảLàm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò xây dựng của trưởng nhóm là vô cùng quan trọng.

1. Tập hợp những cá nhân xuất sắc

Khả năng làm việc của những nhân viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi nhuận khổng lồ. Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm của mình một vài nhóm viên "có sạn trong đầu". Một người giỏi bằng 3 người trung bình, đừng quá quan tâm đến số lượng.

Để mời được những nhóm viên có năng lực đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Đừng tìm kiếm kiểu "fast food". Hãy tìm hiểu tính cách, động cơ làm việc của những người được lựa chọn cũng như năng lực chuyên môn của họ, thể hiện ở khả năng giải quyết vấn đề, tầm nhìn và cách phân tích các chi tiết.

2. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ

Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc.

Bạn có thể giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ,...

3. Đảm bảo sự cân bằng

Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong nhóm phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu ấy, không để dự án bị ách.

Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những người khác.

4. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời

Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc.

Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo luận công khai, có quy mô là rất cần thiết.

5. Gây dựng lòng tin

Không nên "vạch lá tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.

Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.

6. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người

Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của cả nhóm.

Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.

7. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện

Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ.

Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.


Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách.

Các kỹ năng cần thiết để quản lý nhóm

Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách.

Nói cách khác, nhóm của bạn có thể đã có sẵn hoặc có thể bạn sẽ là người tạo ra nó, bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Bài báo này sẽ chỉ ra cho bạn một số bí quyết mà những người nhóm trưởng cần để giúp cho nhóm của mình ngày càng lớn mạnh và đạt được thành công. Đó là tất cả các việc từ lựa chọn ai đảm nhận công việc nào và làm gì, để kết nối, phát triển và khích lệ họ. Bên cạnh đó thì cũng có một số sai lầm cần tránh.

Điều đầu tiên

Trước khi đề cập đến những sai lầm cần tránh thì cũng có một số định nghĩa hữu ích về quản lý. Chính xác thì quản lý có nghĩa là gì? Và nó có nghĩa khác với từ lãnh đạo như thế nào?

Warren G Bennis chỉ ra rằng: Nhà lãnh đạo là người đưa ra những hoạch định, phương hướng đúng đắn và người quản lý thực thi những điều đó.” Người lãnh đạo tạo ra tầm nhìn tương lai, truyền đạt nó, làm cho mọi người hiểu, tin tưởng và cam kết thực hiện. Mặt khác người quản lý có trách nhiệm đảm bảo tầm nhìn đó được thực hiện hiệu quả và thành công.

Tất nhiên, hai vai trò này đan xen lẫn nhau và để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần phải thực hiện đầy đủ cả hai vai trò. Tuy nhiên, trọng tâm của bài này là các kỹ năng cụ thể, trách nhiệm của nhà quản lýcác công cụ sẵn có cho họ. Sau cùng, không có tiêu chuẩn tuyệt đối cho nhà quản lí mà chỉ là những định hướng trước mắt khi bạn thực hiện.

Tầm quan trọng của sự ủy nhiệm

Ưu tiên hàng đầu cho các nhà quản lý đó là sự ủy nhiệm. Cho dù là bạn có kỹ năng như thế nào, bạn chỉ đạt được một trong nhiều kết quả khi làm việc một mình. Với một nhóm gắn kết bạn sẽ nâng cao được thành tích: đó là lý do cho việc bạn giao phó công việc có hiệu quả lại quan trọng đến vậy!

Sự ủy nhiệm thành công bắt đầu bằng việc kết hợp nhân viên với công việc, vì vậy bạn cần phải hiểu đầy đủ vai trò và mục tiêu của nhóm là gì. Cách tốt nhất là chỉ rõ mục tiêu của nhóm và thực hiện nó như thế nào. Điều này không chỉ giúp nhóm của bạn có một khởi đầu tuyệt vời, mà còn có ích trong việc tìm ra cho nhóm một hướng đi nếu trong quá trình thực hiện có sự thay đổi.

Sau đó bạn sẽ đứng ở vị trí phân tích các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực trong nhóm của bạn, và bắt đầu kết hợp mọi người với nhiệm vụ được giao. Đọc bài “phân công nhiệm vụ” bạn sẽ hiểu chi tiết hơn về việc làm thế nào để thực hiện được điều đó, tìm cách đối phó với những thách thức trong thực tế, chẳng hạn như việc xử lý những khoảng cách về kỹ năng của các thành viên trong nhóm.

Khích lệnhóm

Nói cách khác, trách nhiệm của một nhà quản lý là khích lệ các thành viên trong nhóm của mình.
Bài viết của chúng tôi về Lý thuyết X và lý thuyết Y giải thích hai cách tiếp cận rất khác nhau về động cơ thúc đẩy, phụ thuộc vào các giả định cơ bản mà bạn và đồng nghiệp đang thực
hiện. Nếu bạn tin rằng bản chất của họ là lười biếng, bạn tin vào lý thuyết X, trong khi nếu tin rằng hầu hết họ vui vẻ làm việc, bạn sẽ có xu hướng tin vào Lý thuyết Y. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu bài viết này - về cơ bản nó sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của bạn trong việc khích lệ mọi người.

Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về sự khích lệ qua các bài kiểm tra “Các kỹ năng khích lệ của bạn tốt như thế nào?” của chúng tôi.

Bất cứ sự tiếp cận nào mà bạn muốn thông qua, hãy nhớ rằng mỗi người đều có những nhu cầu khác nhau khi nói đến sự khích lệ. Một số cá nhân được đánh giá cao vì sự năng động của họ, trong khi những người khác lại làm việc kém hiệu quả nếu không có sự quản lý đầu vào. Hãy đọc bài viết của chúng tôi trên Pygmalion Motivationđể hiểu rõ hơn làm thế nào để quản lý các nhóm người khác nhau.

Phát triển nhóm

Các nhómđược hình thành bởi các cá nhân có triển vọng, khả năng khác nhau ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp của họ. Một số người có thể thấy rằng những công việc bạn giao cho họ thử thách, họ có thể cần hỗ trợ. Những người khác có thể đây là công việc “dễ như trở bàn tay” và họ tận dụng cơ hội để phát huy hết khả năng của mình. Dù bằng cách nào, trách nhiệm của bạn khi là người quản lý là giúp đồng nghiệp có cơ hội phát triển tốt.

Các kỹ năng về khía cạnh quản lý sẽ xác định sự thành công lâu dài của bạn với vai trò là một người quản lý. Nếu bạn có thể giúp các thành viên trong nhóm làm việc tốt hơn, bạn sẽ được biết đến như một nhà quản lý thực thụ mà ai cũng muốn làm việc cùng, nghĩa là bạn đã thành công.

Cách hiệu quả nhất trong việc phát triển nguồn nhân lực là đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cho các thành viên trong nhóm về công việc của họ. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy lo lắng khi đưa ra phản hồi, đặc biệt khi là phản hồi tiêu cực. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên trao đổi phản hồi, tất cả mọi người sẽ được hưởng lợi từ việc cải thiện hiệu suất làm việc.

Ngoài ra bài viếtHiểu biết về nhu cầu phát triển” của chúng tôi sẽ giúp bạn phát triển từng thành viên trong nhóm, để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình.

Chú ý: Nếu bạn có thể thu hút một số lượng đáng kể của những người mới vào nhóm, hãy đọc bài forming, norming, storming and performing để tìm hiểu về các giai đoạn mà bạn mong đợi nhóm của mình vượt qua. Bạn có thể hỗ trợ và giúp đỡ các thành viên hiệu quả thông qua quá trình này!

Giao tiếp và làm việc với nhóm của bạn - và với những người khác

Các kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết cho sự thành công trong bất cứ vai trò nào, nhưng có những kỹ năng cụ thể và kỹ thuậtbạn sẽ sử dụng nhiều trong vai trò là một người quản lý hơnlà một nhân viên thông thường. Những điều này sẽ được xem xét trong hai vấn đề: giao tiếp với các thành viên trong nhóm, và giao tiếp với người bên ngoài nhóm. Chúng ta sẽ tìm hiểu từng phần:

Giao tiếp với người trong nhóm

Là một người quản lý, bạn giống như đang làm chủ tọa trong các phiên họp thường kì. Cuộc họp tổng kết và những cuộc họp thường niên sẽ rất lãng phí thời gian của mọi người nếu bạn không thành thạo các kỹ năng điều hành cuộc họp một cách hiệu quả.

Nhiều cuộc họp khiến bạn phải đau đầu, với vai trò là người quản lý, bạn hãy đơn giản hóa mọi việc vì thế bạn cần thoải mái để giải quyết vấn đề đó. Bạn sẽ học hỏi được nhiều hơn hoăc đơn giản là những ý tưởng sáng tạo thường đến với bạn trong thời điểm này. Hãy thường xuyên đọc bài viết của chúng tôi để giúp bạn có những quyết định đúng đắn. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu họ sai ở điểm nào, và những gì bạn có thể làm là tránh được điều này.

Lắng nghe tích cực là một kỹ năng quan trọng khác cho các nhà quản lý - và những người khác - để có thể tự làm chủ. Khi bạn đang là người đứng đầu, bạn thông thường sẽ nghĩ rằng bạn biết những gì người khác nói, hoặc nghe là kĩ năng ít quan trọng vì bạn đã tự mình nghĩ ra một giải pháp nào đó.

Bạn đừng để bị rơi vào cái bẫy này. Hầu hết các nhà quản giỏi là những người lắng nghe tích cực: nó giúp họ sớm phát hiện các vấn đề(lúc mà việc giải quyết chúng còn khá dễ dàng), tránh những tổn thất và xây dựng lòng tin trong nhóm.

Giao tiếp với người bên ngoài nhóm của bạn

Ông chủ của bạn có lẽ là người quan trọng nhất bạn cần giao tiếp. Hãy dành thời gian để hiểu đầy đủ những gì ông chủ của bạn muốn từ bạn và nhóm của bạn - nếu bạn biết chính xác những gì ông ấy thích và làm thế nào để được tin tưởng – hãy đáp ứng những yêu cầu được đặt ra bằng chính năng lực của mình.
Đừng ngại hỏi sếp của bạn về
việc quản lý hoặc hướng dẫn bạn: bạn có thể học được rất nhiều từ ông ấy, nhưng có thể ông ta không chủ động đề nghị vấn đề đó với bạn. Nếu bạn đang tiếp cận ông chủ của bạn để được tư vấn, hãy chắc chắn rằng bạn đã suy nghĩ kỹ những gì bạn sẽ hỏi. Hãy đưa ra một bản tóm tắt suy nghĩ của bạn về những gì mà mình cần giúp đỡ.
Ngoài ra, là một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là quan tâm tới nhóm
của mình để tránh cho nhân viên tránh khỏi áp lực không hợp lý. Hãy học các kỹ năng như sự quyết đoán, đàm phán để giải quyết công việc hoặc cân nhắc các nguồn lực bổ sung một cách nhanh và hiệu quả nhất.
Mặt khác, hãy để nhóm của bạn tương tác với các nhóm khác. Sử dụng phân tích các bên liên quan để xác định các nhóm mà bạn cần giao lưu. Sau đó nói chuyện với những người này để tìm hiểu những gì họ muốn từ bạn và những gì họ có thể làm để giúp bạn.

Quản lý kỷ luật

Bạn hy vọng bạn sẽ không bao giờ phải kỷ luật một ai đó, nhưng khi mà bạn đã đưa ra rất nhiều thông tin phản hồi, nhưng gần như không có tác dụng thì đã đến lúc bạn phải kỷ luật nhân viên của mình. Kỷ luật tế nhị khác với việc đưa ra thông tin phản hồi cơ bản bởi vì nó không thực sự liên quan đặc biệt tới công việc của nhân viên. Bạn có thể đưa ra ý kiến ​​phản hồi bằng cách liên lạc điện thoại với họ, ví dụ, xử lý các vấn đề liên quan tới chấm công tuy nhiên xử lí các vấn đề cá nhân thì cần một cách tiếp cận khác.
Rõ ràng vi phạm pháp luật hoặc chính sách của công ty dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng với những tình huống khác
thì sao? Một mặt bạn không muốn cảm thấy nhỏ nhặt. Mặt khác, bạn không thể để mọi việc diễn ra mà không được xử lý. Sử dụng các quy tắc ngón tay cái để giúp bạn quyết định xem bạn có cần phải hành động không. Nếu câu trả lời cho một vấn đề bất kỳ là có, thì sau đó bạn cần phải sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với nhân viên của mình.

1. Có vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của nhân viên đối với khách hàng (nội bộ hoặc bên ngoài) không? Một nhà thiết kế đồ họa thường xuyên đi làm việc muộn, mặc dù anh ta đã ở lại muộn để bù cho điều cho khoảng thời gian đó. Tuy nhiên đôi lúc khách hàng cảm thấy thất vọng bởi không thể gặp được anh ấy vào thời gian bắt đầu làm việc trong ngày, đặc biệt khi anh ta đang làm việc trong thời gian cao điểm.

2. Có vấn đề bất lợi tác động đến sự gắn kết của nhóm không? Nhà thiết kế nhân xu hướng làm việc trên các dự án riêng của họ, chỉ cần một vài cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm thiết kế, như vậy sự gắn kết sẽ không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên mọi người nhận thấy ý thức về làm việc đúng giờ của anh ta, việc chấm công của người khác đang bắt đầu đi xuống.

3. Có vấn đề không cần thiết làm suy yếu lợi ích của các cá nhân khác trong nhóm không?
Nhà thiết kế ngồi bên cạnh người đến trễ không hài lòng rằng cô ta có nhiệm vụ nhận điện từ khách hàng trước khi ông ấy đến văn phòng, không được phép để cho khách hàng hỏi "Khi nào ông ấy sẽ đến?"

4. Quản nhóm thiết kế quyết định nói chuyện với nhân viên đến trễ vì điều đó ảnh hưởng đến người đồng nghiệp của mình. Họ đồng ý rằng đi làm muộn không phải là một vấn đề (đi làm xa, hoặc tắc đường…), nhưng ông sẽ cam kết sẽ bắt đầu ngày làm việc vào 09:30 mỗi ngày để giảm số lượng các cuộc gọi mà đồng nghiệp của ông ấy phải làm, cũng cung cấp cho ấy một thời gian cố định để trả lời khách hàng. Ông sẽ làm việc muộn để khớp thời gian, và sẽ đảm nhận một công việc cô ấy không muốn thực hiện để xử lý thêm các cuộc điện thoại.

Khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề về kỷ luật tiềm năng, hãy dành thời gian cần thiết để thu thập thông tin về tình hình, sau đó quyết định những bạn phải làm hành động. Các vấn đề kỷ luật hiếm khi đi cùng hiệp ước riêng của họ, và họ thường trở nên xấu hơn, thường tạo ra những điều không hề dễ chịu và sự bất mãn giữa các thành viên khác.

Những cái bẫy cần tránh

Một số sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý mới có xu hướng mắc phải. Hãy cẩn thận để tránh chúng.

Đó là:

• Việc nghĩ rằng bạn có thể tin vào kiến ​​thức công việc hiện tại và năng lực kỹ thuật để thành công như một nhà quản lý. Bạn cần dành thời gian để phát triển tốt khả năng quản lý cũng như chính con người của mình- chúng quan trọng hơn các năng lực kỹ thuật của bạn!

Bạn sẽ thất bại nếu thường xuyên hỏi ý kiến ông chủ chỉ nhằm chứng tỏ rằng bạn có thể đương đầu một mình.

Tham khảo ý kiến ông chủ mà không nghĩ kỹ vấn đề cách giải quyết vấn đề.

Ngượng ngùng khi gặp ông chủ của bạn, hoặc đem đến cho họ một bất ngờ khó chịu. Thực hiện theo quy tắc "bất ngờ".

Tìm mọi cách để yêu cầu ông chủ bảo vệ bạn trước những người khác. Điều này có thể làm ông chủ của bạn "mất mặt" với đồng nghiệp và cấp trên của mình, làm cho ông ta trông tệ hại bởi "cái sảy nó nảy cái ung."

Thất bại trong giao tiếp với khách hàng của bạn (cho dù nội bộ hoặc bên ngoài) về những gì họ muốn từ bạn và nhóm của bạn.

Sử dụng quyền hạn không thích hợp – hãy chắc chắn rằng những gì bạn yêu cầu mọi người làm vì lợi ích của tổ chức.

Nhiều vấn đề trong những quan điểm này không rõ ràng, tuy nhiên vào lúc cao điểm của công việc quản đó là những điều rất dễ mắc phải.

Những điểm chính:


Khi bạn chuyển từ một nhân viên sang làm quản lý trực tiếp, bạn cần phải phát triển một phần kỹ năng, học cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật mới. Những điều này sẽ giúp bạn
làm quen với phương pháp quản lý nhờ đó động viên, phát triển giao tiếp với nhóm của mình.
Trên tất cả, hãy học cách làm thế nào để ủy thác có hiệu quả. Tuy nhiên, cũng cần tìm hiểu làm thế nào để thúc đẩy mọi người, phát triển các thành viên trong nhóm, giao tiếp hiệu quả với những người bên trong bên ngoài nhóm của bạn,
đồng thời quản lý kỷ luật có hiệu quả. Và chắc chắn rằng bạn tránh được những sai lầm mà rất nhiều nhà quản lý mới thường mắc phải!

Kỹ năng làm việc nhóm - Team work


“Làm việc nhóm” là một yêu cầu quan trọng trong chương trình đào tạo và huấn luyện cho sĩ sĩ quan cấp quản lý và vận hành theo STCW 78/10. Hãy cùng nhau tìm hiểu ý nghĩa của nó.

***

Team nghĩa là gì? Để dễ nhớ, có thể hiểu là: Together Everyone Achieve More
Ngay cả ông bà ta từ xưa cũng đã có câu: "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Với ý nghĩa tương tự.
Khi tôi đi tham dự một hội thảo của một công ty Nhật, ông Giám đốc VJCC tại Hà nội khi tham dự phát biểu đã nói rằng: "Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng tôi nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật".

Vì sao?
Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới, người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) trong tất cả các loại hình: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng... và đặc biệt được nhấn mạnh trong sản xuất.
Vì rằng chúng ta chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ganh tị hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng... lẫn nhau dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ.
Nhưng ngày nay, chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm là rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chúng ta trong công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, nhất là tại những doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn, quy mô sản xuất rộng?
Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo ra môi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt ra. Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự không rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đóng góp tích cực của mỗi người.

Khi lập nhóm làm việc, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:
1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan
Trong sản xuất, chúng ta có rất nhiều thành phần người lao động, có người có kiến thức cao, người thì có sự sáng tạo, người có kinh nghiệm, người nắm rõ công việc, thao tác... Việc lập nhóm tốt hơn hết nên hội đủ những người với nhiều thành phần khác nhau và chúng ta đừng vội cho rằng những người ít học sẽ không đóng góp được gì cho nhóm. Hãy hiểu rằng, mỗi người đều có những khả năng tiềm ẩn mà không phải ai cũng khai thác được. Và việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm nên căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực hiện là gì.

2. Phân công phù hợp với khả năng
Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn. Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với nhau chứ không phải độc lập. Chúng ta đừng ngại khi muốn tìm cách phát huy khả năng tiềm ẩn của một thành viên nào đó bằng cách giao cho anh ta những công việc mới. Điều đó sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ khả năng của họ.

3. Đảm bảo sự công bằng
Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình và chúng ta không nên phản bác sự nhiệt tình của họ khi mà chúng ta chưa xác định được rõ ràng bằng thực tế r��ng, ý tưởng đó là sai. Dù ý kiến không phù hợp đi chăng nữa, sự chê bai không bao giờ là phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến.


4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên
Hãy khẳng định rằng các thành viên là như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ người trưởng nhóm. Mọi người đều có trình độ, sự hiểu biết và tay nghề khi tham gia vào nhóm. Mỗi người có thế mạnh riêng, tích cách riêng. Do đó, ý kiến, ý tưởng của mỗi người đều có giá trị trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không có sự "vạch lá tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh". Hãy nhớ rằng, thành quả chỉ đến từ sự cống hiến và tin tưởng lẫn nhau của các thành viên trong nhóm.

5. Mục tiêu rõ ràng
Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Thông tin đến với mọi người chính xác như nhau.

6. Trưởng nhóm
Đây là người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trong quá trình thực hiện dự án. Do đó, người này phải có khả năng kêu gọi và điều khiển mọi người. Những thành viên trong nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu của người trưởng nhóm. Nếu bạn muốn đào tạo hay tìm kiếm những nhân tài lãnh đạo tương lai cho tổ chức, bạn hãy mạnh dạn trao cho những người trẻ và theo bạn là có khả năng phát triển.

7. Thời hạn dự án phải hoàn thành
Những dự án có thời hạn phải hoàn thành luôn là điều kiện thuận lợi để thực hiện.

8. Động viên để duy trì
Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy thường xuyên đến tìm hiểu, hỏi thăm về tiến độ dự án, tình hình của nhóm. Điều này kích thích nhóm cùng nhau làm việc tốt hơn khi họ cảm nhận được sự quan tâm thật sự từ lãnh đạo và cũng như một sự nhắc nhở của bạn đối với công việc của nhóm.

9. Khen thưởng kịp thời và rõ ràng
Hãy xác định rõ những phần thưởng mà tổ chức sẽ dành cho tập thể khi họ đạt được mục tiêu.Đảm bảo rằng sự khen thưởng đó dành cho cả tập thể. Hạn chế tối đa việc khen thưởng một cá nhân khi mà thành quả của công việc đến tự sự cật lực làm việc của cả nhóm, dù rằng, theo bạn, người đó là xuất sắc nhất; bạn hãy nhớ rằng, không có sự cống hiến của những người khác, thành quả sẽ không có.

10. Hành động
Cho cả nhóm biết rằng, họ hãy tự tin thực hiện những ý tưởng mà cả nhóm đã thống nhất thành hành động cụ thể. Sau mỗi lần không thành, cả nhóm sẽ gắn kết và tin tưởng nhau hơn và đương nhiên, mọi người sẽ học hỏi được nhiều điều hơn. Chắc chắn rằng, sự thất bại sẽ không được quy cho riêng cá nhân nào. Đó là tập thể.

11. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm
Để việc quản lý nhóm và nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng người trưởng nhóm đã được trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để kết hợp mọi người, khai thác, phân tích ý kiến, ý tưởng, công việc của mọi người.


Kỹ năng làm việc theo nhóm
Kỹ năng làm việc độc lập
Cách sắp xếp bàn làm việc hợp lý
Lấy lại động lực làm việc
Giảm áp lực công việc
Chọn bàn làm việc theo phong thủy thế nào cho đúng
Cải thiện không gian làm việc



(st)




Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý