Môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt đang đòi hỏi các doanh nghiệp cần hoạt động chuyên nghiệp và bài bản hơn.
Để thành công, việc đầu tiên trước khi bắt đầu khởi sự một doanh nghiệp là phải lập một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, từ khâu phát triển một ý tưởng kinh doanh, nghiên cứu thị trường (market research) và tính khả thi của ý tưởng đó, đến việc quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày (day-to-day operation management) khi bắt tay vào thực hiện các ý tưởng kinh doanh đó.
Trong thời kỳ chuyển đổi các mô hình tổ chức và thành lập mới, các doanh nghịêp Việt Nam nói chung, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã ý thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên các doanh nghiệp này còn chưa chú trọng đến việc lập một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh theo đúng nghĩa của nó để mang lại hiệu quả tối ưu, mà thường đưa ra các kế hoạch sơ sài do thiếu điều kiện về nguồn lực, nhân sự và thời gian.
Bài viết này xin đưa ra một vài ý kiến tham khảo về sự cần thiết và các yêu cầu của một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh.
Trước hết, nói về sự cần thiết về việc lập kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cũng giống như bản đồ cho bạn đi du lịch một nước nào đó vậy. Một câu nói thường ngày của các nhà kinh tế và quản lý cũng như các chủ doanh nghiệp là: "If business fails to plan, it plans to fail" (Nếu doanh nghiệp thất bại trong việc lập kế hoạch, thì doanh nghiệp đã lập kế hoạch cho sự thất bại rồi đó). Câu nói này bao trùm tất cả mọi ý nghĩa của sự cần thiết phải lập kế hoạch kinh doanh.
Nếu như không có một kế hoạch kinh doanh tốt, cho dù bạn có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại đến mức nào thì cũng rất khó thành công, thậm chí còn là thất bại nặng nề.
Một kế hoạch kinh doanh tốt không những quyết định sự thành công trong việc biến ý tưởng kinh doanh ban đầu trở thành hiện thực mà còn giúp cho bạn duy trì sự tập trung sau khi đã thành công.
Một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh nên bao gồm mười nội dung cơ bản như sau:
1. Việc đầu tiên và quan trọng nhất là ý tưởng kinh doanh (bussiness ideas): Bạn phải nung nấu trong đầu một ý tưởng kinh doanh và suy nghĩ kỹ về những ý tưởng đó. Lịch sử đã chứng minh, ý tưởng, dù cho điên rồ hay vĩ đại, thì cũng đều có những khả năng thành công. Ví dụ như Bill Gates từ bỏ trường đại học để thành lập công ty thì lúc đó, nhiều người coi đó là điên rồ nhưng cuối cùng, thế giới ai cũng biết đến sự thành công của ông.
2. Đặt ra mục tiêu kinh doanh và những thành quả cần đạt được (objectives and goals): Đây chính kết quả mà trong ý tưởng kinh doanh cần đạt được. Bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi sau: Bạn sẽ đạt được cái gì từ việc kinh doanh của bạn về mặt thời gian, tiền bạc và kinh nghiệm? Làm thế nào để đo lường mức độ thành công của việc kinh doanh đó (ví dụ như tổng doanh thu, lợi nhuận ròng, bao nhiêu nhân công, bao nhiêu thị phần). Sau bao lâu thì có thể đo lường mức độ thành công đó (một năm, hai năm hay năm năm)?
Việc đặt ra mục tiêu và thành quả đạt được có thể gói gọn vào chữ SMART (thông minh) trong đó S là Specific (Cụ thể), M là Measurable (có thể đo lường được), A là Achievable (Có thể đạt được), R là Realistic (Thực tế) và T là Timely (thời hạn)
3. Nghiên cứu và phân tích thị trường: Để đảm bảo kinh doanh thành công, cần phải tổ chức nghiên cứu và phân tích thị trường. Phải xem xét xem trên thị trường đã có những công ty, tổ chức nào đã kinh doanh trong lĩnh vực đó, sự thành công của họ như thế nào, khách hàng của họ là ai, nhu cầu của thị trường trong tương lai như thế nào...
Nếu như bạn không có chuyên môn trong lĩnh vực nghiên cứu và phân tích thị trường, tốt nhất là bạn nên tìm đến một công ty tư vấn. Công ty tư vấn sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin nghiên cứu và phân tích thị trường với nội dung theo đơn đặt hàng của bạn.
4. Phân tích thế mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ (SWOT analysis): một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh không thế thiếu mục này. Hơn ai hết, bạn phải biết thế mạnh và điểm yếu của bạn khi thực hiện mục tiêu kinh doanh đó.
Ví dụ như bạn là một chuyên gia máy tính và bạn muốn kinh doanh trong lĩnh vực máy tính thì đó là điểm mạnh trong lĩnh vực mà bạn đang kinh doanh nhưng điểm yếu có thể là bạn chưa có kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm marketing…Phân tích thị trường cũng gíúp cho bạn dự đoán những cơ hội và thách thức đe doạ tới sự thành công của ý tưởng kinh doanh đó khi bắt tay vào thực hiện.
5. Xác lập mô hình tổ chức kinh doanh: Theo Luật Doanh nghiệp năm 2005, bạn sẽ chọn một trong những loại hình kinh doanh như sau: doanh nghịêp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp doanh… Dựa vào phân tích hạn chế và lợi thế của từng hoại hình doanh nghiệp, bạn sẽ quyết định đăng ký kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp nào.
6. Lên kế hoạch marketing: Những chiến lược mà bạn sẽ thực hiện để lôi kéo khách hàng và quan trọng hơn là để giữ khách hàng khi đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Luôn đặt câu hỏi: làm thế nào để khách hàng biết sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp và chiến lược marketing nào là tốt nhất để làm điều đó. Dù cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp của bạn tốt đến mức nào đi nữa nhưng sẽ là vô nghĩa nếu như không ai biết đến doanh nghiệp của bạn.
Ba nguyên tắc cơ bản trước khi lập một kế hoạch marketing là segment (phân loại khách hàng) - target (lựa chọn đối tượng khách hàng công ty hướng tới) - position (xác định vị thế tương lai của công ty, công ty muốn khách hàng nhìn nhận về mình thế nào). Khách hàng phải là điểm xuất phát, đồng thời là điểm chốt cuối cùng của mọi hoạt động marketing.
7. Lập kế hoạch vận hành: Tập trung vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, ví dụ như nhân sự, phương tiện máy móc và quy trình lưu hoàn công việc. Những văn bản pháp lý nào điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp của bạn.
8. Có sẵn kế hoạch quản lý con người: Lên cơ chế kiểm soát sự vận hành công việc kinh doanh của bạn bao gồm đội ngũ quản lý, nhân viên và những kỷ năng và trình độ của họ. Có sự phân công công việc và phân quyền rõ ràng. Thường xuyên có các buổi họp đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban. Có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên và các cấp quản lý.
9. Kế hoạch tài chính: Nguồn tài chính nào để tài trợ cho kế hoạch kinh doanh, ví dụ như nguồn vốn vay, vốn của chủ sở hữu và các nguồn tài chính đó sẽ được sử dụng như thế nào. Nhiều doanh nhân cho rằng, kế hoạch tài chính là quan trọng nhất quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.
Dựa trên những số liệu từ nghiên cứu thị trường, bạn sẽ phải tiên đoán trong năm năm đầu các dòng tiền sẽ như thế nào, lúc nào sẽ cân bằng thu chi, lúc nào sẽ hoàn vốn, sự luân chuyển của đồng vốn như thế nào. Vốn luân chuyển là nguyên nhân mà nhiều doanh nghiệp mới thường thất bại nên lập kế hoạch chi tiết cho vấn đề này là một vấn đề sống còn.
Ví dụ như bạn cần phải đảm bảo rằng trong khi bạn đang trông chờ các nguồn thu vào thì đã có đủ một khỏan tiền để trang trải các chi phí cho nhà cung cấp. Nếu bạn không cân nhắc đến yếu tố này một cách nghiêm chỉnh, bạn có thể gặp thất bại mặc dù đó là một bản kế hoạch kinh doanh có thể thành công. Nếu như bạn không có chuyên môn về tài chính, tốt nhất nên tham gia các lớp học ngắn hạn đào tạo về tài chính cho nhà quản lý.
10. Kế hoạch thực hiện: Liệt kê các hoạt động chi tiết để doanh nghiệp đạt được mục đích đề ra và càng chi tiết càng tốt. Đặt ra những ưu tiên và những hạn định về thời gian cho mỗi công việc để giúp bạn có thể theo dõi và đo lường mức độ hoàn thành công việc. Nên lưu ý dành thời gian cho những công việc phát sinh và những khó khăn khách quan trong quá trình thực hiện.
Sau khi bạn đã vạch ra một kế hoạch kinh doanh chi tiết, hãy thường xuyên rà soát lại và bổ sung thêm. Hơn nữa, luôn đặt mục tiêu cho mỗi công việc cụ thể và đánh giá mức độ thành công của mỗi mục tiêu đó.
Cuối cùng, khi khởi sự một doanh nghiệp, các doanh nhân thường dành hết thời gian cho công việc. Nhưng còn cuộc sống riêng của mình thì sao? Một kế hoạch kinh doanh dù hoàn hảo cũng sẽ khó thành công nếu như bạn không tính đến cuộc sống cá nhân. Khi bạn kết hợp tất cả các mục tiêu kinh doanh của bạn lại với nhau, bạn cũng nên nghĩ đến việc kết hợp cả cuộc sống cá nhân của bạn vào kế hoạch này, và đó chính là động lực lớn nhất để đạt mục tiêu hơn bất cứ thứ gì khác.
3 bước lập bản kế hoạch kinh doanh
Có 3 lý do chính để bạn cần xây dựng kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn:
1. Quá trình nghiên cứu để xây dựng kế hoạch kinh doanh buộc bạn phải suy nghĩ cẩn thận trước khi đặt bút viết. Công việc nầy đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn khách quan, thận trọng và không cảm tính về toàn bộ công việc kinh doanh của mình.
2. Công trình của bạn (bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh) là một công cụ điều hành kinh doanh hữu ích, nó giúp bạn quản lý công việc và đi đến chỗ thành công.
3. Bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh giúp truyền đạt ý tưởng của bạn đến các đồng nghiệp và là cơ sở cho mọi kế hoạch tài chính của bạn.
Ngoài ra bản kế hoạch kinh doanh còn giúp bạn thấy trước những thử thách, rủi ro có thể xãy đến trước khi nó trở nên quá muộn, do vậy bạn có thể tìm giải pháp để giải quyết hoặc ngăn ngừa trước khi xãy ra. Nói một cách khác, bản kế hoạch kinh doanh có thể ngăn ngừa bạn không đi vào một dự án kinh doanh mà khả năng thất bại là quá rõ.
Ba phần của một bản kế hoạch kinh doanh
1. Ý tưởng
Kinh doanh nghành nghề gì?
Tại sao chọn nghành nghề nầy?
Mục tiêu xây dựng trở thành doanh nghiệp mạnh về mặt nào?
Kinh doanh sản phẩm gì?
Cơ sở nào tin tưởng rằng khách hàng sẽ mua của doanh nghiệp
Đối thủ cạnh tranh là ai?
Làm thế nào để phát triển nổi bật trong lĩnh vực kinh doanh
2. Khách hàng
Đối tượng nào là khách hàng và đối tượng nào sẽ là khách hàng trong tương lai?
Doanh nghiệp mang lại lợi ích gì cho khách hàng?
Hiện có bao nhiêu khách hàng?
Doanh nghiệp cần bao nhiêu khách hàng?
Cách thức khách hàng mua sản phẩm là gì (hành vi)?
Hiện khách hàng mua sản phẩm tại đâu (kênh)?
Làm thế nào khách hàng sẽ biết đến doanh nghiệp?
Cơ hội và rủi ro chính của doanh nghiệp sẽ là gì?
3. Vốn (hoặc tiền mặt)
Doanh nghiệp cần bao nhiêu vốn?
Làm thế nào cân đối thu chi và khả năng thanh toán tiền mặt?
Cần bao nhiêu vốn lưu động?
Sẽ khống chế ngân sách gì?
Làm thế nào kiểm tra tài chính?
Khả năng phát triển đến mức nào?
Nội dung bản kế hoạch kinh doanh
Nội dung bản kế hoạch kinh doanh
Trang bìa bao gồm: Tên của doanh nghiệp, tên của người sáng lập cùng địa chỉ và số điện thoại, tên người soạn thảo kế hoạch kinh doanh.
Bản tuyên bố về mục tiêu của doanh nghiệp (hình thức doanh nghiệp, dự kiến vốn cần thiết và dùng làm việc gì, sinh lợi nhuận bằng cách nào, dự kiến trả vốn đầu tư trong bao lâu …)
Mục lục
Chương một: Kinh Doanh
Mô tả nghành nghề kinh doanh
Sản phẩm / dịch vụ
Thị trường
Địa bàn kinh doanh
Tình hình cạnh tranh
Cơ hội và rủi ro
Quản lý
Nhân sự
Dự kiến vốn vay
Bản tóm lượt
Chương hai: Số liệu tài chính
Nguồn vốn
Danh mục tài sản
Bản cân đối tài chính
Bản phân tích điểm hoà vốn
Bản dự kiến hiệu quả kinh doanh (bản tính lãi lỗ)
Bản tóm tắt dự kiến hiệu quả kinh doanh 3 năm đầu
Bản chi tiết dự kiến hiệu quả từng tháng của năm đầu tiên
Bản chi tiết dự kiến hiệu quả từng quý của năm thứ hai và năm thứ ba.
Bản diễn giải
Bản kế hoạch tiền mặt
Chi tiết từng tháng của năm đầu tiên
Chi tiết từng quý của năm thứ hai và năm thứ ba
Bản diễn giải
Bản phân tích sai lệch cho phép
Báo cáo tài chính trong quá khứ (đối với doanh nghiệp đã hoạt động)
Bản cân đối tài chính của ba năm trước
Bản kê khai thu nhập doanh nghiệp ba năm trước
Các bản kê khai thuế.
Chương ba: Chứng từ
Lý lịch cá nhân, kê khai thu nhập cá nhân, báo cáo nợ, bản mô tả công việc, hợp đồng thuê văn phòng, kho, hợp đồng kinh doanh, các chứng từ có liên quan khác.
5 lời khuyên lập bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh
Một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, được xây dựng một cách nghiêm túc sẽ góp phần không nhỏ vào thành công trong kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, chủ doanh nghiệp cùng nhân viên cần phối hợp trong việc lập nên một bản kế hoạch kinh doanh cụ thể, khả thi, nhằm đảm bảo thành công trong kinh doanh. Bài viết dưới đây là 5 lời khuyên cho việc lập bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh doanh nghiệp có thể tham khảo.
- Lập bản kế hoạch kinh doanh với những kế hoạch hoàn chỉnh về Marketing và tài chính.
- Chiến lược Marketing phải được xây dựng dựa trên thế mạnh của doanh nghiệp, khai thác nhu cầu của khách hàng và tận dụng những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh.
- Nắm rõ thực trạng của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo tính khả thi của bản kế hoạch, từng bước đặt ra những mục tiêu, từ tổng quát đến cụ thể cho doanh nghiệp.
- Chủ động trong việc đưa ra những thay đổi cần thiết trong quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh.
- Bên cạnh bản kế hoạch kinh doanh, cần lập nên kế hoạch thực hiện các mục tiêu đó, đề ra công việc cụ thể cho từng quý, từng tháng, tuần,… đồng thời tổng kết kết quả thu được trong những khoảng thời gian đó.
7 “KHÔNG” trong lập kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh tốt sẽ giúp bạn thuyết phục các nhà đầu tư rót vốn cho công ty của mình. Tuy nhiên với các doanh nghiệp mới thành lập, các tố chức cá nhân mới bước vào kinh doanh thì việc chuẩn bị một kế hoạch hoàn chỉnh không hề đơn giản. Sau đây là 7 sai lầm phổ biến và cách khắc phục giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất.
1. Dự tính lợi nhuận quá cao
Các bản kế hoạch kinh doanh phải là minh họa sống động và cụ thể về dự án kinh doanh của bạn, từ ý tưởng cho đến thực tế, từ khâu sản xuất, phân phối đến đầu ra cho sản phẩm.
Phần lớn các kế hoạch kinh doanh thường dự tính lợi nhuận cao hơn 10% -20% so với thực tế. Dự đoán lợi nhuận cao cho thấy chủ doanh nghiệp chưa ước lượng đúng mức các chi phí cơ bản và chi phí phát sinh. Lợi nhuận phải là con số còn lại sau khi trừ các khoản chi phí.
Để tránh lỗi này, bạn nên tham khảo báo cáo tài chính của các công ty cùng ngành để biết mức lợi nhuận thực tế. Sau đó mới tính toán lợi nhuận cụ thể cho dựa trên nguồn lực của công ty. Bạn có thể giảm được những chi phí cơ bản nào? Chiến dịch marketing của bạn có ít tốn kém hơn mức trung bình? Chi phí vận chuyển có bị đội lên không?
2. Kế hoạch tài chính không hoàn chỉnh
Đây là phần rất quan trọng nhưng thường không được chuẩn bị kỹ càng. Mỗi kế hoạch kinh doanh cần có báo cáo lưu chuyển tiền tệ và phân tích cụ thể chi phí ban đầu. Các bảng biểu rõ ràng sẽ giúp người xem dễ hiểu hơn và càng chi tiết càng tốt. Các nhà đầư tư muốn biết bạn cần bao nhiêu tiền và bạn sẽ dùng số tiền đó như thế nào. Chỉ dự đoán doanh số và lợi nhuận thôi thì chưa đủ. Bạn phải chỉ cho các nhà đầu tư thấy chi phí cần bỏ ra để sản xuất hàng hóa, dịch vụ trước rồi mới tính đến lợi nhuận.
3. Mục tiêu không cụ thể
Bạn cần phải nói rõ mục tiêu của mình qua kế hoạch kinh doanh, đừng quá ảo tưởng cũng đừng quá bi quan. Các bản kế hoạch thường đưa ra mục tiêu sẽ giành được vài phần trăm thị phần. Tuy nhiên, bao nhiêu đó cũng là quá lớn và quá sức. Thay vào đó, bạn hãy đề cập cụ thể báo cáo doanh số bán hàng, xây dựng mục tiêu dựa trên các số liệu thực tế.
4. Đánh giá sai tiềm năng thị trường
Sẽ không ai tin nếu bạn hứa hẹn website của bạn sẽ đạt được 50 triệu lượt truy cập. Bạn cần phải thực tế và tỉnh táo khi đề cập tới giá trị của việc kinh doanh. Hiện thực không phải lúc nào cũng như ta tưởng tượng, vì vậy bạn hãy đưa ra một chọn số khiêm tốn hơn so với khả năng của mình.
Nếu việc kinh doanh của bạn thực sự có tiềm năng lớn đến vậy thì thay vì dung con số để minh họa, bạn hãy giải thích cụ thể chiến lược chinh phục thị trường, người xem sẽ tự ước lượng được.
5. Vẽ ra viễn cảnh quá lớn
Các bản kế hoạch kinh doanh phải là minh họa sống động và cụ thể về dự án kinh doanh của bạn, từ ý tưởng cho đến thực tế, từ khâu sản xuất, phân phối đến đầu ra cho sản phẩm. Tuy nhiên, các bản kế hoạch hay sa đà vào việc phát triển ý tưởng, đưa ra các chiến lược toàn cầu mà quên mất những điểm quan trọng này.
Hãy hoạch định thật rõ ràng kế hoạch để đạt được mục tiêu của bạn. Làm sao bạn mở rộng được quy mô, bạn sẽ gầy dựng lực lượng bán hàng như thế nào?
6. Không hiểu rõ hoạt động phân phối.
Một trong những sai lầm lớn nhất của những người mới bước vào kinh doanh là không nắm được hệ thống phân phối. Đừng vội cho rằng khách hàng chỉ thích mua hàng trực tiếp từ tay bạn. Thông thường, mọi người thích đi chợ và siêu thị để mua sắm hơn. Bạn phải tính tóan chi phí đầu vào cẩn thận, bao gồm phí quản lý, chi phí cho các chiến dịch hợp tác quảng cáo với nhà phân phối, nhà bán lẻ. Ngoài ra bạn cũng phải có một khoản chi phí sản xuất dự phòng trong thời gian chờ nhà bán lẻ, nhà phân phối trả tiền hàng.
7. Không trình bày raõ năng lực
Đừng dài dòng, bạn nên đề cập thẳng vào các vấn đề quan trọng như thị trường, kế họach bán hàng, đội ngũ quản lý, tiềm năng phát triển, năng lực cạnh tranh.
Bạn cũng nên trình bày kế hoạch bằng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng tỏ năng lưc bằng cách trích dẫn các nhận định của các chuyên gia về công việc kinh doanh của bạn, chứng minh năng lực quản lý bằng bằng cấp và thành tựu.
Kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh cà phê
Kế hoạch kinh doanh cá nhân
Kế hoạch kinh doanh ăn uống
Kế hoạch kinh doanh thức ăn nhanh
Kế hoạch kinh doanh du lịch
(st)