Kế hoạch làm việc trong năm để bạn đạt thành công nhanh chóng

Nhanluu1294 Nhanluu1294 @Nhanluu1294

Kế hoạch làm việc trong năm để bạn đạt thành công nhanh chóng

19/04/2015 02:41 AM
1,973

Đại đa số người Việt thường chỉ coi Tết Âm lịch mới là khởi đầu của một năm mới. Tuy nhiên trên thực tế những người làm công ăn lương lại bắt đầu một năm làm việc mới ngay từ dịp Tết Dương lịch. Theo các chuyên gia, việc lập một kế hoạch công việc của năm ngay từ thời điểm này là rất cần thiết...



Lập kế hoạch công việc cho năm mới: Tạo đà thành công 1

Xác lập kế hoạch là cách để bạn được thành công trong cuộc sống.
Ảnh minh họa.


Làm việc thiếu kế hoạch, khó thành công

Theo các chuyên gia tâm lý, muốn lên kế hoạch thì phải biết hướng tới mục tiêu là gì, dành cho nó bao nhiêu thời gian. Bà Nguyễn Lâm Thúy, Văn phòng tham vấn gia đình và trẻ em Vala cho biết: Qua theo dõi khách hàng chúng tôi nhận thấy, người gặp khó khăn trong công việc thường là những người không biết xác lập kế hoạch cho mình. Có người xác định được mục tiêu nhưng lại không biết lập kế hoạch một cách phù hợp nên không tận dụng được thời gian.

“Một lý do khiến nhiều người không  lập kế hoạch công việc năm từ Tết Dương lịch là do tâm lý chờ đến “năm mới” theo truyền thống đón Tết Nguyên đán. Thói quen này chỉ phù hợp với người nông dân, vì công việc của họ là theo mùa vụ. Còn đối với những người làm công ăn lương, cán bộ, kinh doanh... nếu chờ đến Tết Nguyên đán mới lập kế hoạch năm thì họ sẽ để phí thời gian từ 1 đến 2 tháng. Việc phí phạm thời gian này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu trong cả năm, thậm chí còn khiến bạn tụt hậu  so với đồng nghiệp”, bà Thúy nói.

Theo chuyên gia tâm lý Nguyễn Hoàng Lan, Trung tâm tư vấn Người bạn tri kỷ, một người làm việc theo bản năng, phó mặc cho dòng đời xô đẩy thì mọi thứ sẽ rối tinh lên, rất khó đạt được hiệu quả.

Bất cứ việc gì cũng cần phải có kế hoạch, bà Lan cho hay. Kế hoạch làm việc, kế hoạch cho gia đình, kế hoạch đi du lịch, kế hoạch làm đẹp... Riêng với kế hoạch cho công việc thì nên lên từ bây giờ. Những kế hoạch khác như kế hoạch cho gia đình, cho du lịch, cho con cái thì có thể chờ đến Tết Nguyên đán.

Xác định mục tiêu đúng

Điều cần tránh khi lên kế hoạch là không vì quá chú tâm đến mục tiêu công việc mà quên mất những vấn đề khác trong cuộc sống như thời gian cho thư giãn, thời gian cho gia đình, thời gian cho bạn bè và các mối quan hệ xã hội khác. Một kế hoạch công việc hoàn hảo không chỉ giúp chúng ta tận dụng triệt để thời gian mà còn giúp chúng ta biết hài hòa với những vấn đề khác của cuộc sống.

Theo bà Thúy, muốn lập kế hoạch công việc cho cả năm thì đầu tiên mỗi người phải trả lời được những câu hỏi sau: Năm nay mình muốn điều gì? Tại sao mình muốn điều đó? Cơ sở nào để thực hiện nó? Mình đã có những điều kiện khả năng gì, cái gì mình còn thiếu? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp mỗi người xác định được mục tiêu đúng đắn, phù hợp.

Khi đã có mục tiêu đúng thì bước thứ hai là lên kế hoạch. Lập kế hoạch năm nên chi tiết đến từng tháng. Ví dụ, để đạt được mục tiêu ký được hợp đồng cho công ty A, tháng 1 sẽ đạt được mục tiêu gì, tháng 2 là gì... cho đến tháng 12 thì sẽ đạt được mục tiêu của cả năm. Với một kế hoạch năm chỉ cần lập chi tiết tháng là đủ. Mục tiêu càng cụ thể, càng chi tiết thì càng dễ thực thi.

Kinh nghiệm của những nhà quản lý doanh nghiệp giỏi cho thấy, khi đã có kế hoạch năm thì hàng tháng bạn sẽ có kế hoạch tháng. Rồi đến kế hoạch tuần, ngày, giờ.

Sau khi có kế hoạch làm việc một cách cụ thể, mỗi ngày hãy dành 10 phút trước khi ngủ để kiểm điểm đánh giá những gì đã làm được, những gì chưa làm được. Như vậy sẽ có “sửa chữa”, bổ sung cho kế hoạch ngày mai. Khi có mục tiêu, có kế hoạch làm việc rõ ràng sẽ giúp cho mỗi người quản lý tốt cuộc sống của mình.

Mỗi ngày nên làm việc mấy tiếng?

Một ngày có 24 tiếng thì bạn sẽ phải dành bao nhiêu thời gian cho công việc, bao nhiêu thời gian cho gia đình, cho chăm sóc bản thân và cho bạn bè? Mỗi người tùy vào tuổi tác, điều kiện, hoàn cảnh và căn cứ vào mục tiêu của mình để có một sự phân chia thời gian phù hợp. Không thể có một bản kế hoạch nào áp dụng chung cho tất cả mọi người. Bởi người chưa lập gia đình, thời gian dành cho công việc có thể lên đến 16 tiếng. Nhưng với một người trung tuổi, có thể họ chỉ dành thời gian cho công việc chỉ 4 – 5 tiếng. Thời gian còn lại họ dành chăm sóc cho gia đình, bởi công việc đó khiến họ cảm thấy hạnh phúc.

Tuy không có mẫu số chung nhưng quỹ thời gian cho công việc trung bình trong một ngày thường không nên quá 10 tiếng. Trung bình là từ 8 – 10 tiếng là phù hợp, còn lại là thời gian đi đường, thời gian thư giãn, bạn bè, gia đình...

Khi lên kế hoạch thì có nhiều bước nhưng phải có bước dự phòng. Theo bà Lan, bạn đừng tính một khung thời gian quá cứng, đúng thời gian này phải làm cái này, thời gian kia phải làm cái kia. Cuộc sống luôn biến động và thay đổi. Nếu không lên quỹ thời gian dự phòng, không có biện  pháp dự  phòng, rất có thể phá sản mọi kế hoạch.

 
Bạn đã làm việc chăm chỉ và cống hiến hết khả năng của mình cho công ty trong năm qua. Tuy nhiên, đừng cho rằng như vậy bạn sẽ tự động được thăng chức.

Bạn cần thực hiện một chiến lược thăng tiến cụ thể để biến mục tiêu đó thành sự thật trong năm mới này

Hãy xác định chính xác vị trí bạn muốn đạt được trong năm tới. Sau đó tìm hiểu những người có thẩm quyền tuyển chọn và quyết định ứng viên cho vị trí đó. Từ đó, lên kế hoạch để xây dựng mối quan hệ với người đó.

Theo Helen Harkness, người thành lập Công ty Career Design tại Dallas, Mỹ, có nhiều cách để làm thân với người có quyền lực đó. Chẳng hạn, bạn có thể làm quen gián tiếp qua những làm việc cùng người đó hoặc tình nguyện tham gia một dự án do người đó lãnh đạo nếu có thể. Mối quan hệ tốt đẹp với người lãnh đạo sẽ giúp bạn có nhiều thuận lợi trong việc thăng tiến.

Thông thường, người quản lý trực tiếp là người đầu tiên sẽ quyết định khả năng thăng tiến của bạn. Và cho dù nếu sếp không trực tiếp quyết định thì anh/cô ấy cũng góp phần không nhỏ vào khả năng thăng tiến của bạn. Vì thế, tạo ấn tượng tốt đẹp với sếp là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn.

Marianne Adoradio, một nhà tuyển dụng và chuyên viên tư vấn nghề nghiệp ở thung lũng Silicon, khuyên bạn nên tập trung vào những mục tiêu chủ chốt của công ty, sau đó thảo luận với sếp để xác định những việc cần làm của phòng bạn nói chung và của sếp cũng như của bạn nói riêng. Cô nói: "Nắm được những điều giúp sếp thành công, những vấn đề quan trọng nhất với sự nghiệp của sếp góp phần quan trọng xây dựng niềm tin và tình cảm thân thiết với sếp".

Bạn phải chứng tỏ được rằng mình có khả năng hoàn thành tốt hơn trách nhiệm công việc hiện tại. "Bạn sẽ dễ dàng được tiến cử thăng chức nếu thể hiện được mình đã thực hiện một vài phần trách nhiệm của vị trí cao hơn. Ví dụ, nếu muốn đi lên vị trí trưởng phòng từ vai trò phó phòng, bạn nên bắt đầu đảm nhận trách nhiệm của một người trưởng phòng và suy nghĩ giống như họ", Steve Levin, giám đốc Công ty Leading Change Consulting & Coaching ở thung lũng Portola, California, Mỹ, đưa ra lời khuyên.

Trong văn phòng/công ty, mọi người thường quan niệm rằng việc thăng tiến được thực hiện một cách tự động theo trình tự nhất định. Tức là bạn đã hoàn thành tốt công việc và cống hiến cho công ty một thời gian dài, hẳn nhiên bạn sẽ được thăng chức. Tuy nhiên, thực tế lại không như vậy.

Harkness giải thích nguyên nhân là do sự bất ổn của công sở, bạn không thể đoán trước điều gì sẽ xảy ra. Có thể có một nhân viên khác lại làm tốt hơn bạn và có quan hệ thân thiết hơn với sếp dù thời gian làm việc cho công ty ngắn hơn. Vì thế, bạn cần dự trù kế hoạch B phòng trường hợp không đạt được vị trí mong muốn.

Bạn có thể cân nhắc khả năng tích lũy kinh nghiệm thêm một năm nữa hay xem xét các cơ hội nghề nghiệp khác ở một công ty khác.


Lập Kế Hoạch Và Lịch Trình Công Việc


altHàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?

Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho năm tiếp theo.

“Đau đầu” kế hoạch hàng năm
Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp Việt Nam.

Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận thảo luận, tranh luận.

Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch

Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.

Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,... để có sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án.

Kế hoạch không thể do một người thiết lập

Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bị ràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what, why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it) một cách xuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và cam kết thực hiện.

Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động.

Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan trọng nhất.

Làm rõ mục tiêu

“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăng trưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉ tiêu doanh số một cách chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Đó là mục tiêu mà hầu hết các nhà quản lýMarketing, sale,... thường nghe.

Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như thế nào là “chính xác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian hạn định? Chi phí để thực hiện và số nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả?... Hay tóm lại, đây là quá trình đặt câu hỏi và phản biện liên tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,... này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam có sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư duy đơn chiều và chủ quan.

Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.

Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,... thế nên các kế hoạch thường thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.

Câu hỏi gợi ý

Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:

+ Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?

+ Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?

+ Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?

+ Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?

+ Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?

+ Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?

+ Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,...)

+ Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.

Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm và tính cam kết của các thành viên đại diện,... ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và với sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời gian, nguồn lực,... cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.

Bí quyết lập lịch trình dự án

1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể

2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường

3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế

4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình

5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phải trên quá trình đi đến mục tiêu

6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình

7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình

8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.

9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư duy tích cực nhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là những người quản lý tốt công việc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạch với các bộ phận khác.


Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả


Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau. Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu.

Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh


- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.

* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:
- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra


Quản lý thời gian - lập kế hoạch


Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.


Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.

http://vnfreelance.com/forum/images/illustrator/time_management_matrix.jpg

Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấpquan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”

7 lưu ý về kế hoạch để làm việc hiệu quả


Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc luôn ùn tắc mặc dù bạn đã rất chăm chỉ và nỗ lực. Song, hiệu quả công việc luôn làm cho bạn thất vọng, chán nản. Để giúp bạn vượt qua được "lực cản vô hình" đó, bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

1. Lên danh sách những việc cần làm trong: ngày, tuần, tháng, năm.

Danh sách những công việc cần làm này cần ghi cụ thể ra giấy cho từng khoảng thời gian : ngày, tuần, tháng, năm. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và xoá đi những công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, các kế hoạch này cũng có thể thay đổi linh hoạt: bổ sung hoặc lược bỏ một số việc. Ví dụ: hôm nay bạn không phải đi chợ, nấu ăn vì bạn phải tới thăm một người bạn ốm. Bạn cần thích nghi với sự thay đổi này.

2. Việc cấp bách, quan trọng làm trước.

Sau khi liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng thì làm trước. Và nếu có thể, bạn nên gộp vài việc lại với nhau để cùng giải quyết. Ví dụ: bạn dự định trong tuần sẽ sửa lại nhà bếp, nhổ chiếc răng đau và có một bữa ăn cho cả nhà. Tất nhiên, đến bác sĩ nhổ chiếc răng đau là việc cần làm trước tiên. Việc sửa sang lại nhà bếp, bạn nên tiến hành vào những ngày nghỉ cuối tuần. Và chiều chủ nhật, cả nhà bạn có một bữa ăn chung la hợp lý.

3. Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để mắt tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Ví dụ: nếu như đang soạn thảo một công văn, mà trong đầu bạn lại đang lởn vởn nghĩ về cuộc cãi nhau với bạn gái tối hôm qua, thì bạn phải mất đến gần cả buổi mới hoàn thành nó thay vì chỉ mất nửa giờ nếu như bạn tập trung.

4. Việc hôm nay chớ để ngày mai

Bạn nên cố gắng làm xong việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, hứng khởi để bước sang ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết thì sẽ gây ùn tắc. Những việc đó nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệ để.

5. Tạo tâm trạng hứng khởi khi làm việc

Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng của bạn khi làm việc. Vì vậy phải tạo cho bạn một tâm trạng thoải mái, hứng khởi khi làm việc, nó sẽ làm cho bạn say mê làm việc và quên hết mệt mỏi. Nếu bạn coi công việc là một thứ nghĩa vụ và chỉ thực hiện bằng trách nhiệm, nó sẽ tạo cho bạn tâm lý nặng nề khi làm việc. Và như thế, công việc dù dễ cũng trở thành khó, còn việc khó sẽ là một việc không thể làm được.

6. Mỗi ngày lợi được một giờ

Bạn cần tạo cho mình thói quen sống ngăn nắp. Điều này sẽ làm cho bạn tiết kiệm được thời gian, sức lực khi làm việc. Bạn đừng cho việc này là nhỏ, vì chỉ cần tìm một tài liệu mà bạn đã bỏ ở đâu đó trong một đống tài liệu mà bạn đang có, bạn đã mất khoảng 10 phút. Nó không chỉ tốn thời gian, sức lực mà còn gây cho bạn sự bực bội, phân tán tư tưởng, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nếu sống ngăn nắp, gọn gàng, mỗi ngày bạn có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc. Thời gian tiết kiệm đó bạn có thể dành để làm những việc mình yêu thích như: đọc sách, chơi thể thao, đi dạo… bạn sẽ thấy thoải mái, khoẻ khoắn hơn và có một thể trạng tốt để làm việc ngày hôm nay.

7. Có thể lực tốt

Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thể dục, ăn ngủ điều độ, bền bỉ, tránh làm việc quá sức. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.



Kế hoạch thực hiện ý tưởng kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh quán kem tươi
Lợi ích của việc lập kế hoạch kinh doanh
Sắp xếp công việc hợp lý
Để công việc hiệu quả khiến sếp luôn hài lòng về bạn
Kế hoạch kinh doanh ở thời điểm khó khăn
Thăng tiến trong công việc

(st)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý