Làm sao để cải thiện khả năng giao tiếp trong thời gian ngắn mà vẫn hiệu quả

Làm sao để cải thiện khả năng giao tiếp trong thời gian ngắn mà vẫn hiệu quả? Những thông tin dưới đây dẽ giải đáp cho bạn

Nghệ thuật giao tiếp : Chìa khóa để thành công

Có một thống kê đã nói rằng, trong số những người thành công thì có tới 85% là nhờ vào mối quan hệ, giao tiếp, chỉ 15 % là do năng lực chuyên môn. Tôi không biết đó có phải là kết quả chính xác không, nhưng nó cũng đáng để cho chúng ta suy nghĩ lắm chứ.

Con người sống trong xã hội , chắc chắn không tránh khỏi việc phải giao tiếp, quan hệ. Đó có thể nói là công việc chúng ta vẫn làm hằng ngày. Vậy thì, nếu như nói giao tiếp chính là cánh của quan trọng để dẫn tới thành công tôi nghĩ cũng không quá đáng. Tại sao ư?

Sống trong xã hội chắc hẳn có lúc bạn không tránh khỏi phải nhờ người này người kia. Nếu như nói, suốt cuộc đời tôi sống không nhờ vào ai, thì quả thật tôi nghĩ người đó hết sức sai lầm. Bạn có dám chắc rằng cả cuộc đời bạn không có khi nào bị bệnh không? Và khi đó, bạn sẽ làm gì? Ồ, phải nhờ vào thầy thuốc thôi. Bạn có dám tự tin rằng tự mình có thể biết được các kiến thức hay không? Chắc không, phải có người truyền thụ cho bạn. Nếu như bạn đồng ý tôi, tức là bạn đã khẳng định cuộc sống không thể tránh khỏi giao tiếp.

Nếu có năng lực chuyên môn, đó là một lợi thế của bạn, nhưng nếu không có một mối quan hệ giao tiếp tốt, cơ hội thành công của bạn cũng không cao. Chắc bạn cũng không phủ nhận với tôi rằng, có rất nhiều người mặc dù có tài, nhưng không tìm nổi cho mình một công việc như ý. Có những kẻ chẳng ra gì, lại làm nên ông nọ bà kia. Đó là nhờ đâu? Quan hệ giao tiếp tốt.

Vậy bạn phải làm gì để có một mối quan hệ giao tiếp tốt?

Nếu bạn đã từng đọc qua cuốn sách ” Đắc Nhân Tâm” của Dale Carnegie, chắc hẳn bạn sẽ thừa nhận với tôi rằng, đó là một cuốn sách tập hợp những bí quyết giao tiếp cho tất cả mọi người. Nếu như chưa đọc nó, tôi khuyên bạn nên tìm đọc, không phải ngẫu nhiên mà nó là cuốn sách bán chạy nhất mọi thời đại đâu. Nó là bí kíp cho những người mong muốn có cuộc sống thành công.

Vậy những bí quyết giao tiếp ở đó là gì? Tôi xin chia sẻ với bạn những điều tôi cảm nhận khi đọc xong ĐẮC NHÂN TÂM, đó là, bạn cần nhớ 30 quy tắc giao tiếp sau :

1. Muốn lấy mật đừng phá tổ ong. ” Không phê phán, không kết tội, không than phiền “.
2. Hãy khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng.
3. Gợi lên ý thích làm điều chính bạn đề nghị.
4. Để đi đến đâu cũng được đón tiếp niềm nở : ” Hãy thực lòng quan tâm đến người khác”.
5. Để đây thiện cảm ban đầu, bạn nên luôn nở nụ cười.
6. Bạn nên nhớ tên một người vì nó có tầm quan trọng lớn đối với người đó.
7. Bạn nên lắng nghe, khích lệ người khác nói về bản thân họ.
8. Hãy nói với người đối thoại về điều mà họ quan tâm.
9. Làm cho người khác thấy tầm quan trọng của họ và làm điều ấy thật lòng.
10. Trành những cuộc cãi cọ là cách duy nhất để chiến thắng.
11. Hãy tôn trọng ý kiến người đối thoại.
12. Nếu bạn có sai lầm, hãy sẵn sàng và dũng cảm nhận sai lầm.
13. Bạn hãy mở đầu giao tiếp một cách thân mật.
14. Nêu lên những câu hỏi làm người ta trả lời ngay là đúng.
15. Hãy để người đối thoại của bạn nói thật thoải mái.
16. Hãy để người đối thoại nghĩ rằng ý kiến nêu ra là của họ.
17. Thực lòng nhìn sự việc trên quan điểm của người khác.
18. Hãy vui vẻ tiếp nhận những ý kiến và ý muốn của người khác.
19. Hãy gợi lên tình cảm cao thượng của người đối thoại.
20. Hãy trình bày những ý kiến của mình bằng hình ảnh nêu bật vào trí tưởng tượng của người khác.
21. Để khơi dậy một quyết tâm : “Hãy đưa ra một lời thách thức”
22. Nếu cần sửa chữa lỗi lầm thì hãy bắt đầu bằng những lời khen thật lòng
23. Để sửa chữa người khác mà họ không ghét mình : ” Hãy nhận xét sai sót, lỗi lầm một cách gián tiếp”.
24. Nêu sai lầm của mình trước khi sửa chữa sai lầm của người khác.
25. Gợi ra những vấn đề thay cho mệnh lệnh trực tiếp.
26. Khích lệ lòng tự trọng của người đối thoại: “Hãy để cho người đối thoại mát mặt”.
27. Khích lệ người khác bằng cách :” Khen ngợi sự tiến bộ nhỏ nhất và mọi sự tiến bộ, Hãy nhiệt tình và đừng dè sẻn lời khen.”
28. Động viên người khác vươn lên bằng cách tặng người ta một tiếng tốt đáng có.
29. Tạo điều kiện để người khác tiến bộ bằng cách khuyến khích . Hảy làm như sai sót có vẻ như dễ sửa chữa.
30. Làm cho người khác vui sướng thực hiện điều bạn gợi ý.

Làm thế nào để tạo sự tin tưởng khi giao tiếp

Từ bỏ thói quen nói dối cần thời gian tập luyện. Hãy đặt ra những nguyên tắc cho bản thân và cương quyết thực hiện chúng, từ đó hình thành nên những thói quen tốt. Ghi nhớ những nguyên tắc này và hành động để duy trì bí quyết giao tiếp tốt đẹp, chân thành và chuẩn mực.

Hãy nuôi dưỡng sự bình tĩnh - ghi nhớ những cách ứng xử khéo léo để tự khắc phục điểm yếu và nói sự thật một cách hiệu qủa, nhẹ nhàng hơn. Mọi việc sẽ dễ dàng hơn khi chúng ta bình tĩnh và tập trung, ngược lại nếu chúng ta căng thẳng, giận dữ hay nóng vội. Hãy học hỏi sự bình tĩnh từ những bậc thầy, nhà thông thái hay nhà lãnh đạo tài tình kết hợp với sự khéo léo của bản thân để làm chủ khi giao tiếp.

Nhận thức được vai trò của người đối diện – những phản ứng của họ là sự phản chiếu cách chúng ta nói ra sự thật. Họ có thể thất vọng, đau khổ hay giận dữ, và chúng ta cũng phải học cách để cùng giải quyết sự không hài lòng đó. Hãy rút kinh nghiệm từ những sai lầm của bản thân cũng như của người khác để tự hoàn thiện khả năng ứng xử khéo léo. Đặt mình vào hoàn cảnh người khác là bước quan trọng giúp chúng ta khéo léo hơn vì khi đó ta có thể hiểu được những gì người khác cảm nhận mà ứng xử cho phù hợp.

Lập kế hoạch - quản lí thời gian là nhân tố quyết định để giữ bình tĩnh. Nên biết rõ chúng ta mong đợi gì và khi nào cũng như lập kế hoạch và vạch ra các yêu cầu cần thiết. Hãy xem xét vấn đề một cách tổng quát, không ngần ngại hỏi để hiểu rõ, hơn là hiểu nhầm và sau đó là nói dối.

Hãy thoải mái nhận lỗi - đã bao nhiêu lần chúng ta nói dối chỉ đơn giản để tránh thừa nhận "tôi đã sai", "tôi hiểu nhầm" hay "xin lỗi, tôi đã làm hỏng nó". Khi phạm lỗi, hãy hít thở thật sâu và chấp nhận nó, nói "xin lỗi" cho những hành vi không đúng. Chúng ta không chỉ cảm thấy nhẹ nhõm hơn mà còn có cơ hội để sữa chữa sai lầm. Đồng thời, biết nhận và xin lỗi làm chúng ta mạnh mẽ và chân thật hơn, giúp ích cho cuộc sống của chúng ta trong tương lai.

Hãy thu thập những nguồn động viên khích lệ - những trích dẫn lịch sử hay dẫn chứng về con người và sử dụng chúng như những kinh nghiệm trong cuộc sống hàng ngày để có thêm sức mạnh cho tâm hồn và rèn luyện thói quen nói thật.

Tập trung vào những điều là quan trọng nhất đối với chúng ta - hãy sống có lí tưởng. Nó sẽ dẫn dắt chúng ta đến những việc làm và hành động đúng, thúc đẩy chúng ta giữ vững ý chí để đạt được lí tưởng đó.

Trong giao tiếp, có nhiều con đường để truyền đạt thông tin:

- Giao tiếp bằng lời thông qua: âm thanh, ngôn ngữ.

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: quá trình giao tiếp thông qua việc gửi và nhận thông tin không lời giữa con người. Thông tin có thể được truyền đạt thông qua cử chỉ và cảm ứng, ngôn ngữ cơ thể hoặc tư thế, biểu hiện trên khuôn mặt và tiếp xúc bằng mắt . Thêm vào đó, giao tiếp phi ngôn ngữ cũng bao gồm việc truyền đạt thông tin qua hình ảnh và viết văn bản.

Dù là ở phương thức truyền đạt thông tin nào, con người cũng phải tìm hiểu, lựa chọn cách truyền đạt ý nghĩ, cảm xúc, mục đích lời nói một cách chính xác, mang lại lợi ích. Vì vậy, đối với những ai gặp khó khăn trong giao tiếp hoặc muốn bồi đắp thêm kĩ năng, chúng ta có thể tham khảo một số biện pháp giúp giao tiếp hiệu quả sau:

1.Tạo môi trường phù hợp

- Chọn thời điểm thích hợp

Thời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc người nghe có tiếp nhận hay không, và đồng thời đánh giá tính hiệu quả trong trong những thông tin bạn cung cấp. Cụ thể, bạn không thể  bàn luận bản báo cáo, tin tức tài chính, hay số liệu chứng khoán trong khi người nghe đang hoàn toàn mệt mỏi, cần sự nghỉ ngơi tĩnh dưỡng. Hoặc dễ hiểu hơn, chúng ta không thể đòi hỏi những yêu cầu cho bản thân khi người tiếp nhận thông tin đang trong tình trạng bức bối, khó chịu.

- Chọn địa điểm phù hợp

Yếu tố lựa chọn địa điểm để truyền tải thông tin chiếm phần trăm không nhỏ trong sự thành công của người nói. Có một số vấn đề, bạn không thể nói cho người nghe tại nơi công cộng đông người, mà nên nói ở những nơi riêng tư để thuận tiện cho quá trình đối thoại hai chiều diễn ra thuận lợi. Ví dụ khi bạn đuổi việc nhân viên, thông báo những tin tức xấu trong đó người nghe bị ảnh hưởng hoặc bạn chia tay người yêu , v.v.  Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn khi truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón nhận những thông tin đó và họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn.

- Tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu

Trong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến sự truyền tải thông tin cụ thể đó là sự ồn ào, âm thanh lớn gây khó khăn trong việc lắng nghe. Điều này cũng giải thích tại sao phải để điện thoại im lặng trong cuộc họp, hội thảo hay rạp chiều phim. Nếu để sự tác động phiền nhiễu này gây ảnh hưởng, thì chất lượng và nội dung của những thông tin bạn cần truyền đạt sẽ không chính xác và thiếu sót.

2.Biết cách tổ chức sự giao tiếp

- Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chức

Bạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic phù hợp để khi đối phương lắng nghe có thể hiểu chính xác mục đích bạn cần nói tới. Không những vậy, việc này sẽ giúp bạn không bị quên những điểm quan trọng và mấu chốt trong thông tin khi trình bày một vấn đề phức tạp. Ví dụ, khi một người diễn thuyết thảo luận đề tài bất kì nào đó, họ thường mang theo những tờ giấy ghi chú gồm những điểm quan trọng, sắp xếp chúng theo từng bước trình tự đã chuẩn bị sẵn để tránh truyền đạt thông tin thiếu sót.

- Thông tin cần truyền đạt cần rõ ràng

Mục đích khi bạn giao tiếp là để trao đổi ý kiến, chia sẻ ý nghĩa hay thông cáo vấn đề bạn cần truyền tải. Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ khó hiểu để người nghe cảm thấy phức tạp, khó khăn khi tiếp cận những điều bạn cần nói. Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng lắng nghe cảm thấy thoải mái và dễ dàng đón nhận thông tin một cách hiệu quả.

- Luôn  đặt trọng tâm vào vấn đề muốn nói tới

Khi bạn thảo luận về một đề tài nào đó, luôn có sự tranh luận ý kiến giữa bạn và người nghe. Có người đồng tình với quan điểm của bạn những cũng có người phản bác lại với những lập luận có thể khiến bạn lung lay. Tuy nhiện, bạn phải cố gắn giữ cân bằng, đứng trên lập trường của bản thân, bảo về chủ đề bạn cần truyền đạt, tạo nên  điểm nhấn trong quan điểm vấn đề chính mà bạn đang nói tới. Nếu nhưng bạn bỏ dở giữa chừng, thay đổi luận điểm thì các vấn đề bạn truyền tải sẽ không ăn khớp, rời rạc khiến người nghe không hiểu được mục đích bạn muốn nói là gì.

- Nói lời cảm ơn đến người lắng nghe bạn

Dù là ở hoàn cảnh nào, khi bạn trình bày vấn đề, bạn nên gửi lời cảm ơn đến những người lắng nghe. Bởi họ đã dành thời gian suy nghĩ, tìm hiểu về những quan điểm bạn trình bày. Đôi khi bạn phải đối mặt với sự phản bác, những quan điểm không đồng tình khiến bạn tức giận hay khó chịu , nhưng bạn vẫn nên cảm ơn họ. Vì bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng của mình đối với khác, chứng minh cho mọi người thấy bạn cũng là người biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến. Như vậy, bạn sẽ gây được thiện cảm trong giao tiếp xã hội.

3.Giao tiếp qua cách nói

- Tạo ấn tương tốt

Trước khi vào cuộc thảo luận, bạn nên thiết lập mối quan hệ hoặc gây ấn tượng tốt đối với người bạn muốn truyền đạt thông tin. Điều này giúp bạn gây được cảm tính khiến người ta có trạng thái vui vẻ, hào hững và nhiệt tính khi lắng nghe. Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia sẻ những sở thích chung, hỏi han về công việc gia đình, khen ngợi vẻ bề ngoài hay trang phục của họ.

- Sử dụng ngôn từ đúng cách

Tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sử dụng. Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp đòi hỏi người nghe phải có trình độ nhất định mới hiểu được. Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe không hiểu lầm, không khó khăn trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công trong giao tiếp truyền tải thông tin.

- Loại bỏ thói quen lầm bầm

Việc bạn nói lầm bầm khi giao tiếp với mọi người xung quanh sẽ gây nên sự thiếu thiện cảm. Người ta sẽ không hiểu bạn đang nói gì, tiêu cực hơn họ có thể hiểu lầm bạn đang nói những điều ác ý, không đồng tình với quan điểm của họ. Hơn nữa, giao tiếp là sự truyền đạt thông tin giữa hai hay nhiều người, vì vậy bạn cần phải phát biểu, nói lên suy nghĩ ý kiến với người khác, để họ có thể hiểu được mục đích bạn bạn muốn nói tới. Qua đó, bạn sẽ tạo nên được sự tự tin trong giao tiếp.

- Biết lắng nghe đối phương

Giao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe. Hãy trở thành người lắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn trọng đối phương. Điều đó rất quan trọng khi bạn trình bày, biểu đạt ý kiến của bản thân. Biết lắng nghe người khác thì người khác mới lắng nghe mình.

- Sử dụng giọng điệu phù hợp

Giọng điệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thiện cảm của người nghe. Bạn không thể quát tháo, dùng những âm vực gây chói tai, để truyền đạt thông tin. Hay quá nhỏ nhẹ, thì thầm, trong việc tranh luận vấn đề gay gắt nào đó. Lựa chọn giọng điệu phù hợp giúp tăng sức thuyết phục trong giao tiếp.

4. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể

- Nhận biết sự kết nối

Trong đám đông, bạn không đảm bảo rằng bạn quen biết hết mọi người. Tuy nhiên, khi một người nào đó kết nối giao tiếp với bạn đ��n giản qua cách chào hỏi như gật đầu hoặc mỉm cười. Lúc đó, bạn không nên quá bất ngờ, mà phản ứng bình tĩnh đáp lại sự kết nối ấy. Có thể đó là mối quan hệ tiềm năng trong tương lai.

- Sự dụng biểu cảm qua khuôn mặt

Việc biểu lộ cảm xúc qua khuôn mặt thể hiện thái độ, tình cảm khi bạn giao tiếp. Mỗi trường hợp hoàn cảnh khác nhau, bạn luôn phải biết cách kiềm chế, che giấu những biểu cảm tiêu cực bên trong tránh gây mất hòa khí hay phảm cảm giữa cuộc đối thoại. Ngoài ra, khi bạn bộc lộ sự nhiệt tình được thông qua nét mặt, bạn sẽ khiến người nói hoặc người nghe có  được sự thoải mái, đồng tình và hào hứng với chủ đề bàn luận.

- Giao tiếp qua ánh mắt

Giao tiếp qua ánh mắt trong cuộc đối thoại chia sẻ thông tin là một yếu tố không thể thiếu. Thay vào đối tượng đang lắng nghe thông tin truyền đạt, bạn lại nhìn vào người hoặc vật thể khác thì cuộc nói chuyện này sẽ không thể tiếp diện. Người nghe sẽ không biết mục tiêu, người bạn cần nói là ai cũng như không thấy được thái độ tôn trọng của bạn. Dĩ nhiên, bạn không nên chăm chăm nhìn thẳng vào mắt của đối phương, tùy từng trường hợp sẽ gây nên tác động tiêu cực. Bạn có thể nhìn vào sống mũi của họ hoặc thỉnh thoảng lướt qua cặp mắt như thế sẽ có lợi hơn.

- Biết dừng đúng lúc để nhấn trọng tâm vấn đề

Trong một bài diễn thuyết hoặc chủ đề thảo luận với nội dung dài. Bạn không nên thao thao bất tuyệt đọc liền một mạch thay vào đó nên dừng vào những trọng tâm để nhấn mạnh. Qua đó, người nghe cũng sẽ không cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi.

- Dùng cử chỉ bằng tay đúng cách

Trong giao tiếp, ngôn ngữ  biểu đạt qua cơ thể giúp cho việc truyền đạt thông tin sinh động và thú vị hơn. Nhưng không phải bạn cứ khoa chân mua tay, chỉ trò lung tung, nhất là việc chỉ tay vào đối phương là mang lại lợi ích. Do đó, phải biết kiểm soát cử chỉ của cơ thể để tránh điều bất lợi.

- Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến trang phục, cách đi đứng và các cử chỉ khác của cơ thể để thể hiện bản thân ở mặt tốt và có lợi nhất trong giao tiếp.

5.Giao tiếp trong xung đột

Trong các cuộc tranh luận gay gắt đặc biệt xảy ra xung đột, việc bộc lộ sự bực bội, tức giận là điều xảy ra phổ biển. Trường hợp khi không kiềm chế được cảm xúc, đôi bên có thể phát ngôn ra những từ ngữ thiếu văn hóa, gây tổn thương và xúc phạm đến lòng tự trọng của nhau. Lúc đó hai bên không còn sự chia sẻ, giao tiếp, truyền đạt thông tin một cách chuẩn mực. Điều đó không giải quyết được vấn đề gì ngoài việc mất đoàn kết, tổn hại lẫn nhau. Vì vậy, bạn nên học cách bình tĩnh, dùng từ ngữ và cử chỉ thích hợp cố gắng làm giảm sự căng thẳng tránh gây nên cao trào kích thích xung đột.

Lời kết