Cách giao tiếp của người nhật bản nhiều điều nên học hỏi

Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên... Người Nhật sử dụng ba kiểu cúi chào sau:

 + Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính trọng sâu sắc và thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng.

+ Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm.

 + Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên hông. Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác và cho đến tận ngày nay.

 
 + Giao tiếp mắt: người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa..., hoặc cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị xem như là một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực.

 + Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói ra là quyết định sau cùng, im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác.

 + Gián tiếp và nhập nhằng: thường thì họ giải thích ít những gì họ ám chỉ và những câu trả lời thì cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng nói cho biết rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm những yêu cầu của người khác họ thường nói “điều này khó”.

Người Nhật rất chú trọng làm sao cho người đối thoại cảm thấy dễ chịu. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù trong lòng họ đang có chuyện đau buồn nhưng khi giao tiếp với người khác họ vẫn mỉm cười. Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng ngôn ngữ lễ phép và kính ngữ khi dùng tiếng Nhật để nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn nói tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình. Tên người Nhật có họ để phía trước nhưng họ cũng thường để ngược lại vì lợi ích của người Tây phương trong giao tiếp.

Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Sẽ là thô lỗ nếu khi không gửi thiệp trong ngày Tết của Nhật khi nhận được thiệp gửi cho bạn. Nhưng nếu gửi thiệp ấy tới một tang gia chưa giáp năm là lỗi trong giao tiếp. Với người Nhật, việc tặng tiền thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới.

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế người Nhật không có quan niệm về sự “bình đẳng” giống như các nước khác. Các mối quan hệ ở Nhật theo khuynh hướng người trên và kẻ dưới, người chủ hoặc sếp trong công ty được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình. Lòng trung thành đối với cấp trên và công ty được người Nhật đánh giá như một phẩm chất cao quý. Trong các công ty, chấp hành kỷ luật và tôn trọng cấp trên cũng như tôn trọng những người thâm niên hơn là nền tảng cho các mối quan hệ. Trước khi thiết lập mối quan hệ với ai đó, họ cần biết được cấp bậc của người ấy để cư xử cho đúng phép tắc. Danh thiếp cung cấp những thông tin này, nên bạn phải trao danh thiếp của mình ngay khi chào hỏi lần đầu tiên.

Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay. Người Nhật luôn trông đợi tấm danh thiếp của mình được người khác xem và ngắm nghía ngay khi nhận. Trong suốt cuộc gặp gỡ, danh thiếp nên được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét trong túi quần sau.

Nguyên tắc khi giao tiếp:

+ Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.

+ “Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì dùng tên.

+ Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào nhau, cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.

+ Khi bắt tay với họ thì không nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất bước ra khỏi phòng trước.

Những tinh thần chủ đạo của văn hóa doanh nhân là:

- Doanh nhân phục vụ đất nước.

- Quang minh chính đại.

- Hòa thuận nhất trí.

- Lễ độ khiêm nhường.

- Phấn đấu vươn lên.

- Đền đáp công ơn.


Các quy tắc kinh doanh của văn hóa kinh doanh Nhật Bản:

- Lợi nhuận thu được từ việc phục vụ xã hội đó là niềm tự hào.

- Cần nuôi dưỡng niềm tin: Nhờ có công ty của mình thì nền kinh tế xã hội mới vận hành bình thường được.

- Phải biết ơn và kính trọng khách hàng: họ là người thân, là người thầy của doanh nhân. Phải luôn thấu hiểu cái lý của họ. Phải đáp ứng kỳ vọng của họ, họ là trung tâm trong các hoạt động của doanh nhân.

- Với người Nhật, không vì lấy lòng khách hàng mà hạ thấp nhân viên.

- Vấn đề không phải là vốn mà là sự tín nhiệm.

- Phấn đấu làm ra sản phẩm có chất lượng, nhưng phổ biến sản phẩm đến mọi đối tượng mới quan trọng nhất.

Với nền kinh tế lớn nhất châu Á và thứ 2 thế giới, Nhật Bản đanglà thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp VN. Do vậy, việc nắm rõ đặc điểm tiêu dùng và tính cách kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp VN giao tiếp và kinh doanh thành công với họ.
Thị hiếu của người tiêu dùng Nhật Bản rất đa dạng nhưng cũngkhá độc đáo. Theo Thương vụ VN tại Nhật Bản, người tiêu dùngNhật rất chú ý đến chất lượng hàng hóa. Sống trong môi trườngcó thu nhập cao nên người Nhật Bản thường đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng hàng hóa, bao gồm cả vấn đề vệ sinh, hình thức và dịch vụ hậu mãi.
Những vết xước hàng hóa trong quá trình vận chuyển cũng có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tiêu thụ cả lô hàng và ảnh hưởng đến uy tín.

Ngoài ra, người Nhật Bản cũng rất nhạy cảm với giá tiêu dùng hàng ngày. Sau cuộc khủng hoảng kinh tế bong bóng vào cuối những năm 90 của thế kỷ trước, người Nhật không chỉ quan tâm đến vấn đề chất lượng mà còn rất chú ý đến sự thay đổi giá cả.
Đối tượng mua hàng chủ yếu là những phụ nữ nội trợ đi mua hàng ngày, có nhiều thời gian (tình trạng sau khi lấy chồng sẽ bỏ việc làm tại công ty vẫn còn phổ biến) nên họ rất quan tâm đến sự thay đổi về giá và về mẫu mã hàng hóa. Tuy vậy, tâm lý thích dùng hàng xịn, hàng đồ hiệu cho dù với giá rất cao vẫn không thay đổi nhiều so với trước đây. Bên cạnh đó, họ cũng quan tâm nhiều đến vấn đề thời trang và màu sắc hàng hóa phù hợp theo từng mùa xuân, hạ, thu, đông. Mặt khác, tính đa dạng của sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng cho việc thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong các siêu thị ở Nhật Bản có vô số những kiểu dáng, loại của cùng một loại hàng tiêu dùng.

Thương vụ VN tại Nhật Bản cũng cho biết, gần đây, mối quan tâm đến vấn đề sinhthái của người Nhật ngày càng nâng cao. Các cửa hàng đang liên tục cải tiến cáchđóng gói sản phẩm để làm sao vừa đẹp, vừa đơn giản và bao bì có thể tận dụngbằng các nguyên liệu tái sinh.

Theo một số chuyên gia chuyên nghiên cứu về Nhật Bản, khi kinh doanh với người
Nhật, các doanh nghiệp VN cần lưu ý tới một số điểm sau đây:

1. Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín,
giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp
mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi các doanh
nghiệp VN không thực hiện được lời hứa, thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì
bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào
những thời điểm phù hợp.

2. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là
công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản
vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức,
năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.

3. Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài đơn
hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía VN không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.

4. Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không
chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thường xuyên, ổn định
trong kinh doanh với khách hàng cũ.
Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể những
mẫu mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với
những khách hàng truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu
mã trước đó.

5. Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng
không được ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy cókhách đi qua, lại. Phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nởvà cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn.

6. Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất
chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc
biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng.
Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố
gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.

7. Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.

8. Trực công ty: Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.

9. Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn.Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.
10. Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật,ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường.

11. Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọnglắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.

12. Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống.

13. Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc
mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác
ốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).
 

14. Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ.Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản đối với một số mặt hàng như hàng quà tặng, chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong giá thành sản phẩm.

Giao tiếp phi ngôn ngữ trong kinh doanh của người Nhật

♦  Sự im lặng : câu nói “ im lặng là vàng” phổ biến ở Nhật và một số nước . Sự im lặng có thể phản ánh nhiều dạng cảm xúc từ tiêu cực như buồn bã hay tức giận cho đến tích cực như thanh thản vui sướng hay thỏa mãn. Sự im lặng trong khi bàn công việc hay thương lượng không có nghĩa gì hơn là người Nhật đang tiếp thu lời nói một cách có trách nhiệm đến nỗi họ cần phải xem xét cẩn thận . Trong khi sự ngập ngừng làm cho người Mỹ khó chịu thì đối với người Nhật, đó là biểu thị cho sự tôn trọng và nhu cầu cần suy nghĩ  . Trong khi thương lượng, thường thì người Nhật sẽ không tiếp lời trong khi đang suy nghĩ

B . THỂ HIỆN TÁC PHONG QUA CỬ CHỈ :

Người Nhật sử dụng những cử chỉ khi họ có thể thấu hiểu nhau bằng lời nói nhưng dùng cử chỉ được xem là tế nhị hơn và lịch sự hơn. Đặc biệt quan trọng là phải biết nhận ra ba cử chỉ của người Nhật biểu lộ sự sửng sốt là lưỡng lự trong khi thương lượng kinh doanh.

Những cử chỉ khi cần biết khi giao tiếp với người Nhật :

1.    Một ngón tay cái chỉ lên trời có nghĩa là “xếp tôi”.
2.    Một vòng tròn bởi ngón tay cái và ngón trỏ nghĩa là “đồng xu”, “tiền”, hay “số không”.
3.    Đầu ngón tay trỏ xoa vào nhau có nghĩa giống như trận đấu kiếm người Nhật thời xưa và biểu thị rằng “hai nhóm hay hay cá nhân đang có bất hòa” .
4.    Vòng ngón tay trỏ gần tai nghĩa là “ông ta đang điên tiết” , nhưng ở Nhật, người ta không lạm dụng những cử chỉ này trừ khi người đang được nói tới thật sự cuồng nộ .
5.    Bàn tay xòe ra úp dọc trên ngực, thường đi kèm với cúi đầu có nghĩa là “xin lỗi” . Cử chỉ này thường được bày tỏ khi ai đó muốn rời khỏi một cuộc gặp mặt .
6.    Bàn tay để như trong mục số 5 nhưng phe phẩy trước ngực nghĩa là “không, cảm ơn “. “tôi không cần ”, hay “khỏi cần” 7.    Tay phải duỗi ra, bàn tay vẫy xuống có nghĩa là “mời đi lối này” – cũng có khi người ta lầm tưởng cử chỉ này là chào tạm biệt .
8.    Giả bộ gảy bàn tính nghĩa là “tôi (hay anh) sẽ tính toán” .
9.    Giả bộ viết vào lòng bàn tay trong nhà hàng hay quán rượu nghĩa là “kêu tính tiền” .
10.     Hai ngón tay khều vào lòng bàn tay, với người Nhật là bắt chước việc ăn  Sushi, nghĩa là “ta gác công việc lại đi đến tiệm Sushi nhé”
11.    Đưa ngón trỏ lên và chỉ vào (hay đụng vào chóp mũi ) nghĩa là “chính tôi” hay “tôi sẽ làm”
 

Thường thì cứ vào tháng tư hàng năm, các công ty Nhật lại tiếp nhận nhiều nhân viên mới, sau đó tiến hành bước đầu tiên cho việc đào tạo thành nhân viên thật sự của công ty kèm theo nhiều quy định chặt chẽ, có thể dạy nhân viên mới cách ứng xử qua những công việc hàng ngày như pha trà, quét dọn,… cũng có những công ty có cách giáo dục mang sắc thái riêng của công ty mình. Các công ty dù lớn hay nhỏ cũng ban hành rất nhiều quy định cụ thể từ cách quyết định vấn đề, phạm vi trách nhiệm,quyền hạn, cách thực thi cho đến đạo đức của một nhân viên, giờ làm việc, trang phục, cách ứng xử giao tiếp với khách, v.v.

Các kiểu cúi người khi chào:

Cúi người cũng là tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi người khi đang đứng, phân chia căn cứ vào mức độ quan hệ giữa bản thân người chào và người đối diện, vào địa điểm, thời gian và hoàn cảnh. Trước hết là kiểu “chào nhẹ” khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu “chào bình thường”, cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu “chào lễ phép”, cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người.

Cách ứng xử qua điện thoại.

Các công ty Nhật Bản có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.

Coi trọng hình thức.

Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người, nhất là trong môi trường kinh doanh. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay. Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung

Thái độ làm việc.

Nhân viên luôn phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy nhiều người Nhật có thói quen vặn nhanh đồng hồ đeo tay vài phút. Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định. Trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản, nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống….

Danh thiếp rất được coi trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu.

Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, còn lúc đang nói chuyện thì phải tạm đặt nó lên bàn.

Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau.