Phong cách giao tiếp của người quản lý giỏi

seminoon seminoon @seminoon

Phong cách giao tiếp của người quản lý giỏi

19/04/2015 12:25 PM
1,751
Đối với người lãnh đạo,  quản lý, các nhà tâm lý học xã hội thường chia phong cách giao tiếp của họ thành 03 phong cách sau:






PHONG CÁCH GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ GIỎI

1. Phong cách giao tiếp độc đoán, gia trưởng:

là loại phong cách mà người trên đối xử với kẻ dưới thường không có sự tôn trọng nhân cách, nó tạo ra những khoảng cách về tâm lý giữa người với người. Phong cách độc đoán gây nên ức chế tâm lý, kềm hãm sự sáng tạo, sự suy nghĩ độc lập của đối tượng. Phong cách này chỉ được dùng trong một số trường hợp đặc biệt trong quản lý như: trong chiến tranh ở thời điểm giao tranh ác liệt, khi có bạo động dữ dội hoặc tình huống thiên tai khẩn cấp … tuy nhiên, chớ kéo dài cả sang thời bình, dễ gây bất bình trong nội bộ và ngoài quần chúng.

2. Phong cách giao tiếp tự do, phóng khoáng:


phong cách này có ưu điểm là phát huy tính tích cực của con người, làm cho mọi người được thoải mái tâm lý, kích thích sự sáng tạo của cấp dưới trong công việc. Nhưng phong cách này lại đòi hỏi các chủ thể giao tiếp phải có trình độ nhận thức cao, tính tự giác, ý thức trách nhiệm, ý thức tập thể cao, nếu không sẽ dễ nảy sinh tự do quá trớn, phá hỏng kỷ luật, tạo ra sự lộn xộn, vô tổ chức.

3. Phong cách giao tiếp dân chủ: thể hiện ở chỗ luôn tôn trọng nhân cách mọi người.

Sự ứng xử tinh tế, nhẹ nhàng dễ tạo nên bầu không khí thân mật, gần gũi, tin cậy lẫn nhau. Phong cách này giải phóng tâm lý cấp dưới khỏi sức ép áp đặt của quyền lực, làm đầu óc con người tỉnh táo, sức sáng tạo dể bùng phát, mang lại những hiệu quả to lớn trong công việc. Phong cách này đã và đang được hình thành, phát triển và được xã hội ủng hộ vì nó đưa con người dần đến văn minh, tiến bộ, hạnh phúc.

Để tạo hiệu quả mỹ mãn cho phong cách giao tiếp dân chủ nêu trên, ta cần lưu ý các vấn đề sau:

- Thứ nhất: hãy tôn trọng nhân cách nhau, nghĩa là tôn trọng phẩm giá, tâm tư, nguyện vọng của nhau, đừng ép buộc nhau bằng cường quyền, uy lực mà hãy bằng uy tín thực sự của mình. Trước tiên, hãy tự đặt mình vào địa vị của người khác trong hoàn cảnh, tình huống giao tiếp, chớ làm điều mà chính mình không thích người ta đối với mình. Để tôn trọng nhân cách người, đừng có tỏ ra “ta đây”, tự cho mình hơn người vì như thế sẽ chẳng bao giờ tạo được thiện cảm, không tạo được thiện cảm sẽ làm cho người khác không bộc lộ phản ứng thật của họ. Vì vậy, tự kiêu, tự phụ cũng là tự giết mình trong đời sống tâm hồn của người khác.

- Thứ hai: hãy nói và nghe nhau cho hết lời để nắm bắt, thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng, lý lẽ của nhau. Muốn vậy, cần biết cách nói và biết cách lắng nghe. Khi nói, cần lời chân thật, giọng điệu ôn hòa, êm dịu, kiêng kỵ lời thô lỗ, cạnh khóe, sỉ vả nhau. Ngay khi cần cho nhau “thuốc đắng dã tật” cũng cần bọc đường thuốc đắng để dễ uống hơn. Khi đã nói thì nói cho rõ ràng, cạn ý, chớ có nửa vời, nước đôi, mập mờ dể gây hiểu lầm, nghi kỵ nhau.

Nghe thì cũng nghe cho hết ý với thái độ trân trọng, chăm chú, chớ bỏ nửa chừng, ngắt lời giữa quảng, tranh nói, dễ gây căng thẳng trong giao tiếp. Điều gì chưa rõ, cần đề nghị nói lại, chớ đừng vội vàng gạt đi. Khi gặp người lắm điều, ngang ngạnh, ăn nói lung tung, càng cần phải ôn tồn đề nghị nói đúng trọng tâm để có quyết định thích hợp trong ứng xử.

- Thứ ba: hãy cùng bàn bạc cho hết lẽ để tìm ra những điểm chung, thống nhất nhau. Bàn bạc để thấy rõ quan điểm đúng sai, lợi hại, biết nhân nhượng nhau để giải quyết vấn đề chung tốt nhất. Mỗi người đều có cái lý của mình nhưng không phải mọi cái lý của mình đều đúng và hợp người, hợp cảnh,hợp vấn đề mà phải tìm cái lý phục vụ cho lợi ích chung.

Trong bàn bạc cần có sự thông cảm, thậm chí đôi lúc phải biết hy sinh, chấp nhận một phần thiệt thòi của bản thân. Sự thông cảm càng sâu sắc thì mâu thuẫn càng giảm đi.

Trong bàn bạc cần biết cách chờ đợi nhau khi đôi bên chưa tìm được tiếng nói chung. Bởi vì, mỗi người có lập trường, nhận thức, trình độ tư duy, điều kiện hoàn cảnh sống có khác nhau. Hãy chờ đợi sự suy nghĩ, sự lắng lại, sự bình tĩnh cần thiết, đừng nên nóng nảy, vội vàng muốn thống nhất ngay, bất chấp các nguy cơ đổ vỡ tiềm ẩn.

Sau sự chờ đợi, có thể là sự chấp nhận, bởi chúng ta tồn tại phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nhưng chấp nhận hoàn cảnh không có nghĩa là từ bỏ ý muốn cải tạo hoàn cảnh, không có nghĩa là buông xuôi, an phận, mà cần phải vững tâm, kiên trì, chờ đợi thời cơ, điều kiện thích hợp để tác động, giao tiếp theo ý muốn hợp lẽ của mình.

Thế giới tâm hồn con người là vô cùng phong phú và cũng đầy phức tạp, biến động khó lường vì thế giới luôn vận động, phát triển. Do vậy, không thể có một phong cách giao tiếp tối ưu cho mọi trường hợp, dù đó là phong cách giao tiếp dân chủ. Để vận dụng thành công phong cách giao tiếp cần một sự am hiểu con người sâu sắc, một bản lĩnh, kinh nghiệm sống phong phú, một tấm lòng vị tha, đại lượng vì lợi ích chung, vì sự văn minh, tiến bộ, hạnh phúc của tập thể nói riêng và của xã hội nói chung.


Kỹ nǎng giao tiếp dành cho nhà quản lý

Một nghiên cứu mới được tiến hành ở Mỹ đối với 20.000 người phỏng vấn cho thấy: lý do số 1 làm cho người ta rời bỏ công việc chính là "cách đối xử không tốt của ông chủ". Nói cách khác, đó là vì họ đã gặp phải những ông chủ tồi.
Một trong những nguyên nhân được nêu lên nhiều nhất là do... kỹ nǎng giao tiếp kém. Người ta thường được khuyến khích để hoàn thành tốt công việc ở nơi làm việc, nhưng không có một đánh giá nào về kỹ nǎng giao tiếp của họ. Nếu bạn không thể nói lưu loát trong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhà quản lý cần có. Hay nói đơn giản là nếu bạn không phải là một người biết truyền đạt có hiệu quả, thì có lẽ bạn không nên làm ông chủ. Vậy làm thế nào để các nhà quản lý ngày nay truyền đạt tốt, kể cả sử dụng e-mail?
Dưới đây là vài điểm cần thiết đáng để lưu ý.

1. Cần phải chú ý lắng nghe.

Quan tâm đến những người làm công cho bạn. Điều này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là lời phàn nàn phổ biến và cũng là ý kiến của nhiều chuyên gia về nguồn con người. Họ nhấn mạnh nhiều nhất trong các cuộc hội thảo của các nhà quản lý là "học cách lắng nghe sao cho tốt hơn". Có câu chuyện về một ông chủ đã chống tay dưới cằm và lắng nghe chǎm chú bất cứ ai nói. Nhưng nếu nhìn kỹ, thì ra mắt ông ta đã nhắm mắt lại dưới cặp kính mầu. Ông ta thường dùng các cuộc họp để tranh thủ ngủ một giấc ngắn.

2. Dành thời gian cho những người làm.

Thường xuyên nên có những cuộc gặp từng người - thành viên đội công tác của bạn - là rất quan trọng. Nếu họ làm việc ở nơi xa, thì gặp qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp hàng tuần, thì ít ra cũng phải gặp một tháng hai lần, và đừng có gọi điện thoại cho ai trong khi đang gặp nhau, trừ phi cực kỳ cần thiết. Điều này chứng tỏ cho những người làm biết rằng họ luôn được ông chủ chú ý. Nên nói về con đường nghề nghiệp của họ và bạn hình dung họ đang phát triển công việc ra sao. Mặt khác, những người lao động cũng cần nhận thấy những sức ép thời gian của ông chủ.

3. Nêu ra một thông điệp nhất quán về những giá trị của bạn.

Nhận biết rõ bạn là ai và bạn đại diện cho những gì, điều đó có thể giúp cho những người làm của bạn có những quyết định tốt hơn của chính họ (hoặc ít ra là những quyết định mà bạn sẽ vừa lòng hơn).

4. Cần có thông tin phản hồi thường xuyên, tránh những bất ngờ.

Những người làm công trước hết không nên biết về những vấn đề công việc hoàn thành có ý nghĩa trong một đánh giá hàng nǎm. Mà họ nên sẵn sàng trước để đối mặt cho tốt (và càng nhân đạo càng tốt) rằng có những điều mà họ cần cải tiến.
5. Cần gây được ấn tượng và có kết quả khi nói với các nhóm.

Tại đây, không phải là nói với Phòng thương mại địa phương - mặc dù điều đó cũng tốt - nhưng tác giả muốn nói đến các nhóm người làm công. Nếu bạn không thể nói lưu loát trong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhà quản lý cần có. Hãy học để biết cách nói ngắn gọn nhưng có sức thuyết phục. Và cũng phải hiệu quả như thế khi bạn viết e-mail cho nhóm.

6. Đừng che giấu đằng sau e-mail.

Phần lớn những vấn đề tế nhị phải được thảo luận với cá nhân. Hầu hết những mâu thuẫn phải được giải quyết với cá nhân, hoặc ít ra phải bằng điện thoại, khi đã dính líu đến những xúc động thì e-mail cũng trở thành cỗ xe không còn phù hợp để truyền tin và giao tiếp. Và e-mail cũng chẳng bao giờ là một phương pháp thích hợp để nói với ai đó rằng anh hay chị đã bị sa thải. Tuy nhiên, e-mail vẫn là một công cụ truyền đạt quan trọng, bởi vậy đây là những lời khuyên làm thế nào để truyền đạt thông tin bằng e-mail được tốt nhất.

7. Có được sự đánh giá của chính bạn.

Bạn nên tìm thông tin phản hồi từ những người làm về kết quả công việc của bạn với tư cách là một giám đốc. Điều đó sẽ làm cho bạn trở thành ông chủ tốt hơn và cũng khiến nhân viên cấp dưới của bạn khâm phục hơn. Bạn có bao giờ khẩn khoản yêu cầu một thông tin phản hồi như thế chưa? Những công ty càng lớn (như Microsoft) đều có những hình thức phản hồi thông tin về giám đốc hàng nǎm và đều được trả lời thoả đáng.
Tuy nhiên, đừng làm việc này qua e-mail mà phải gặp trực tiếp một người để nghe họ về một vấn đề riêng hoặc có liên quan đến phong cách quản lý của bạn. Hãy cố gắng làm cho người ta hết bực tức hay tiêu tan nghi ngờ càng nhiều càng tốt, cộng với chút hài hước để giữ cho không khí không bao giờ cǎng thẳng. Bạn cần thành thật trong cách quan tâm về những gì mà anh ấy hay chị ấy đang nói. Điều đó có thể khó chịu cho bạn nhưng thậm chí có thể còn khó chịu hơn nếu người ta không nói ra. Và kết quả cuối cùng thường có thể tạo nên một mối quan hệ tốt hơn.
Điều tốt nhất cho bạn là duy trì được đối thoại, đừng làm cho người lao động ấm ức trong lòng. Rồi thời gian qua đi, họ sẽ đủ tin bạn để có thể kể cho bạn nghe một điều còn giữ kín và giãi bầy tâm sự với bạn.

8. Hành động qua thông tin phản hồi của người làm.

Bạn xử sự ra sao khi một người làm chỉ trích bạn? Bạn hãy lắng nghe những gì mà người ta phải nói, hỏi những câu hỏi ở nơi thích hợp tiếp nhận những gợi ý của họ về việc bạn có thể cải tiến như thế nào rồi sau đó hứa suy xét nó.
Bạn có thể không đồng ý với mọi điều người ta nói, ít ra là ban đầu. Thế nhưng hãy tiếp thu nó để suy nghĩ cho thận trọng. Bởi vì phản ứng ban đầu của bạn có thể thủ tiêu hết tất cả những thông tin phản hồi. Nên nói với người phê bình rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ kỹ những điều chỉ trích này và trả lời cho họ sau. Cơ hội là bạn sẽ đánh giá đúng những gì mà những người làm phải nói, cho dù - sau khi đã mất nhiều thời gian để suy nghĩ về chuyện này - bạn vẫn không đồng ý. Hãy gặp lại người đó và hứa làm những gì bạn cảm thấy cần thiết để đề cao mối quan hệ.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:


Ba phong cách lãnh đạo lớn


Ba phong cách lãnh đạo lớn






Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản l‎ý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.


Văn hóa quản lý lâu nay vẫn được xem là cấu thành bởi rất nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, bao gồm: quyết đoán, độc đoán chuyên quyền, tổng thể, thủ lĩnh, đối tác, điều khiển, trực tiếp, ủy thác, tự do, ủng hộ, định hướng, nhóm… Song trên thực tế, theo các nhà nghiên cứu chỉ có ba phong cách lãnh đạo cơ bản là: lãnh đạo trực tiếp; lãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo luận và lãnh đạo ủy thác. Ba phong cách này theo tiếng Anh đều bắt đầu bằng chữ cái D (Directing; Discussing; Delegating) nên còn được gọi là

“Phong cách lãnh đạo 3-Ds” (The 3-Ds of Management Style).

Mỗi phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh; cách thiết lập mục tiêu; ra quyết định; quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả.

1. Phong cách lãnh đạo trực tiếp
Những nhà  quản lý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được.
- Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản lý nói, nhân viên lắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản lý có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải làm gì. Cách giao tiếp của nhà quản lý là rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ. Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải làm gì chưa? - Thiết lập mục tiêu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên, ví dụ: “Mục tiêu của anh trong tháng này là phải bán được 15 chiếc xe ô-tô”. Khi mục tiêu đã được xác định rõ ràng và thời gian cũng được ấn định, thì người nhân viên biết rõ nhà quản lý mong chờ ở anh ta điều gì. Các mục tiêu và thời hạn thường là động lực thúc đẩy con người.

- Cách thức ra quyết định: “Tôi muốn anh dừng ngay những việc đang làm và giúp Sue chuẩn bị một phòng họp dành cho hội thảo”. Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện.

- Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Cách đưa mệnh lệnh của họ thường là: “Hãy quay trở lại gặp tôi vào lúc 11h trưa và báo cáo tóm tắt những công việc mà anh đã làm xong”. Các nhà lãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách làm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn.

- Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Điều gì khiến cho nhà lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ. “Công việc rất tuyệt vời, anh đã làm chính xác những gì mà tôi đã nói với anh”. Đó là câu nói thể hiện thái độ hài lòng của họ đối với nhân viên.
Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản l‎ý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.

2. Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận
Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết. Nhà quản l‎‎ý là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến.

- Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. “Họ đi xung quanh bàn và tạo cho mọi người có cơ hội được những người khác thảo luận về ý kiến của mình”. Nhà quản lý sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên là cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ.

- Thiết lập mục tiêu: “Ingrid, bạn nghĩ mục tiêu bán hàng của chúng ta nên thiết lập cho quý tư năm nay là gì?”. Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản l‎ý này.

- Ra quyết định: “Chúng ta đang gặp vấn đề khó khăn về việc kiểm kê số lượng hàng hóa hiện đang tồn kho. Bạn nghĩ chúng ta nên hành động như thế nào?”. Đó là cách đặt câu hỏi trước khi ra quyết định của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự lựa chọn và ra quyết định.

- Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết.

Ba phong cách lãnh đạo lớn

- Khen thưởng và ghi nhận công lao: “Jason, anh đã làm được một điều tuyệt vời khi đưa ra cơ cấu tổ chức như thế này”. Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới.

Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề như: “Mục tiêu của chúng ta là gì?”; “Tiêu chuẩn chất lượng chúng ta cần là gì?”; “Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?”; “Ai nên làm công việc này?”; “Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào là cần thiết?”. Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lý sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra.

3. Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó
Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ là một chiều: “Tôi muốn anh sẽ phát biểu một bài diễn văn 15 phút về chương trình đền bù mới của công ty trong buổi họp ngày thứ Ba”. Trong nhiều trường hợp khác lại là hai chiều: “Chúng ta hãy cùng thảo luận những việc cần làm trong kế hoạch tiếp thị mà anh vừa thiết kế nhé!”. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện.
- Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản l‎ý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. Khi đó, nhân viên thường nói: “Tôi nghĩ ông chỉ muốn gợi ý cho việc thực hiện kế hoạch, chứ không nghĩ ông lại muốn tôi thực hiện kế hoạch này”.

- Ra quyết định: “Barbara, công việc đó thực hiện thế nào là quyết định của bạn”. Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọ lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lý.

- Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: “Tôi muốn trong vòng 1 tuần, anh phải cập nhật xong toàn bộ dữ liệu cho việc thực hiện kế hoạch”. Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản lý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng.

- Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập. “Helen, bạn đã vượt qua rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc. Bạn đã tìm ra được cách giải quyết công việc rất tốt. Thật tuyệt vời”.

Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lý nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch.

Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lý chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo.

  Phong cách làm nên thành công

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, giao tiếp qua các phương tiện liên lạc ngày càng trở nên phổ biến. Tuy vậy, giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt (face to face) vẫn giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Để có thể giao tiếp một cách hiệu quả là cả một quá trình không hề dễ dàng trừ khi bạn có sẵn “năng khiếu bẩm sinh”. Giao tiếp tốt hoàn toàn có thể trở thành một phong cách làm tiền đề cho thành công của bạn trong công việc và nhất là trong các cuộc thương thảo. Nội dung trao đổi là rất quan trọng nhưng hình thức, cách thức, dù là những chi tiết rất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc giao tiếp.

Ngôn ngữ cơ thể (body language)

Ngay cả trước khi bạn nói, người đối điện đã có thể đánh giá phong cách của bạn. Cách bạn di chuyển, đi đứng cũng có thể gây ấn tượng hoặc tốt hoặc xấu. Cách tốt nhất là bạn nên để tất cả trong tầm kiểm soát của mình, mọi bộ phận trên cơ thể bạn là của bạn, và bạn phải biết cách điều khiển chúng. Quá nhiều những động tác thừa như vẫy tay hoặc lắc lư (trong trường hợp bạn đứng) sẽ “tố cáo” với người đối diện rằng bạn đang lo lắng và căng thẳng. Giao tiếp hiệu quả là khi mọi động tác, dù là nhỏ nhất của bạn đều có mục đích, biểu hiện một thông điệp nào đó. Nếu có thể đạt đến “trình độ” này là bạn đã hoàn toàn “nói được” bằng ngôn ngữ cơ thể.

Biểu cảm khuôn mặt

Bạn cần phải thể hiện cho người đối diện thấy là bạn rất hứng thú với cuộc nói chuyện, có nghĩa là bạn phải cười và tương tác bằng ánh mắt. Điều này hoàn toàn không có nghĩa là lúc nào cũng cười trong khi nói chuyện, một nụ cười đúng lúc sẽ có tác dụng lớn hơn những gì bạn nghĩ rất nhiều. Nhìn vào mắt người đối diện thể hiện sự trung thực, cũng như bằng cách này, bạn có thể đoán được phần nào thái độ của họ đối với bạn. Sự kết nối này là vô cùng cần thiết trong cả cuộc hội thoại.

Sử dụng hai tay đúng mực

Hãy để 2 tay giúp bạn truyền tải thông điệp một cách hiệu quả thay vì để chúng trở nên thừa thải. Có một cách luyện tập là hãy đứng trước gương và cố gắng để có một sự liên kết giữa tay và những từ ngữ bạn nói. Tất nhiên là không phải lúc nào cũng dùng tay để diễn tả mọi từ ngữ, hãy sử dụng tay khi bạn cần một điểm nhấn hoặc thể hiện sự thân thiện, tự nhiên. Một điều cần lưu ý nữa là bắt tay khi giao tiếp là cả một nghệ thuật mà bạn không nên xem nhẹ.

Giọng nói

Hãy tập cách điều khiển giọng nói sao cho có âm điệu tự nhiên nhất, đừng nói quá nhanh hoặc quá chậm. Âm lượng cũng nên được quan tâm, nói quá to sẽ dễ dẫn đến thô lỗ, không tôn trọng đối phương, trong khi quá nhỏ lại thể hiện sự rụt rè, thiếu tự tin. Và dù như thế nào thì đây vẫn là một cuộc nói chuyện, nên nói thế nào cho rõ ràng để người khác hiểu những gì bạn nói vẫn là quan trọng nhất.

Trang phục

Dù tính chất cuộc nói chuyện, giao tiếp có như thế nào thì bạn cũng nên thể hiện sự lịch sự, nghiêm túc. Trang phục nên vừa vặn, thoải mái, và nếu có thể hãy lựa chọn trang phục giúp bạn truyền đi hình ảnh mà bạn muốn thể hiện trong mắt người khác. Bạn muốn người đối diện biết bạn rất tôn trọng họ, rất quan tâm đến vấn đề trao đổi, hãy để trang phục giúp bạn nói lên điều đó! Hãy thể hiện phong cách của mình thông qua màu sắc và cả những phụ kiện. Riêng về vấn đề này có khá nhiều những tài liệu hữu ích cũng như lời khuyên từ các chuyên gia. Hãy tham khảo để có một “sự lựa chọn hoàn hảo” cho mình nhé!

Ngôn ngữ không lời chính là phong cách

Rõ ràng là những vấn đề trên không được thể hiện bằng từ ngữ bạn nói ra, nhưng nếu biết tận dụng một cách hiệu quả, chúng hoàn toàn có thể giúp ích bạn rất nhiều trong việc xây dựng nên phong cách giao tiếp của mình. Và phong cách giao tiếp thì hoàn toàn có thể xây dựng nên thành công!



Cách quản lý tài chính hiệu quả
Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả
Cách giữ chân nhân viên của ngươi quản lý giỏi
Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả
Kế hoạch quản lý nhân viên để công việc luôn trôi chảy
Lựa chọn phong cách quản trị khôn ngoan




(ST)
Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý