Cách giao tiếp với cấp trên khéo léo

Ứng xử với cấp trên là một nghệ thuật. Và, tính cách của nam và nữ khác nhau nên cách làm sếp cũng khác. Là nhân viên, bạn cần nắm vững những quy tắc sau:
 
Cấp trên là nữ giới:

- Dùng trạng từ khi báo cáo

Phụ nữ thường ít dùng từ theo đúng nghĩa đen. Thay vào đó, họ hay dùng các trạng từ như “luôn luôn”, “hầu hết…” để nhấn mạnh điều muốn nói. Do vậy, bạn cố gắng nói chuyện với cấp trên theo cách đó. Thay vì nói: “8 trong 10 lần thương thảo, tôi đều thuyết phục được khách hàng kí hợp đồng”, bạn hãy nói: “Hầu như lần nào thương thảo, tôi cũng kí được hợp đồng”.

- Chịu đựng tốt những buổi nói chuyện căng thẳng

Buổi nói chuyện của cấp trên có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ. Nó không chỉ liên quan đến công việc hiện tại mà cả các vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, mối nguy hiểm ở tương lai… Cuộc trao đổi này của cấp trên có thể không theo trình tự nào cả. Lúc này, bạn nên là thính giả kiên nhẫn.

- Gương mặt biểu cảm

Nếu không muốn cấp trên hỏi: “Nãy giờ có nghe tôi nói không đấy?”, bạn hãy bộc lộ cảm xúc qua gương mặt. Điều đó chứng tỏ bạn đang lắng nghe và thấu hiểu họ. Ngoài ra, một gương mặt sáng, thân thiện của nhân viên luôn tạo ấn tượng với cấp trên. Thực hiện những điều trên không quá khó, bạn thử xem.
 

Khi sếp nổi nóng thì bạn nên cử xử nhẹ nhàng, tế nhị (Ảnh minh họa).

Cấp trên là nam giới:

- Đưa ra mỗi lần một ý kiến

Bộ não đàn ông được chia ngăn và chuyên biệt hóa, tức là trong một thời gian nhất định, họ chỉ làm được một việc cụ thể nào đó.

Vì thế, khi trình bày ý tưởng hoặc báo cáo với cấp trên, bạn nên làm rõ từng ý một. Khi đã kết thúc ý này mới nói tiếp ý khác.

Để cấp trên phân biệt rõ ràng từng ý kiến, bạn nên dùng những từ như “thứ nhất là…”, “thứ hai là…”. Nếu không, báo cáo của bạn sẽ khó gây ấn tượng. Phái nam thường nói những câu ngắn, trực tiếp, đúng nghĩa đen. Vì thế, trước cấp trên, bạn nên nói đúng trọng tâm.

- Không nên khuyên răn

Đàn ông không muốn bị xem là kẻ bại trận. Thế nên, cấp trên cũng không thích bị phê bình. Do đó, khi cùng bàn luận về một sự cố, bạn tránh nói những câu để cấp trên cảm thấy họ sai.

Cấp trên cũng không thích được khuyên răn. Vì vậy, tốt nhất hãy nói bạn tin là họ đủ khả năng để giải quyết vấn đề.

- Gây ấn tượng bằng con số

Đàn ông có cách tiếp cận logic và giỏi về con số. Vì thế, nếu muốn khoe thành quả, bạn hãy nói cụ thể như: “Tôi đã làm tăng doanh số lên 70% so với 6 tháng đầu năm”, “Số hợp đồng ký kết tăng gấp ba…”.

Nên hay không nên?

- Biểu lộ sự quan tâm: Khi cấp trên phát biểu, bạn hãy nghiêng đầu về phía họ. Bạn cũng nên gật đầu để thể hiện sự tán thành và tâm đắc với điều họ nói. Thế nhưng, đừng gật nhiều quá, kẻo họ cảm thấy bạn thiếu kiên nhẫn.

- Chú ý đến vị thế: Khi đứng hay ngồi, hãy chọn vị trí và tư thế thấp hơn cấp trên, nhưng cũng đừng làm quá, kẻo bạn bị đánh giá là nịnh bợ.
 

Có thể có người cho rằng chúng ta hoàn toàn có thể bày tỏ được ý muốn “lấy lòng” người khác bằng thái độ và hành động cụ thể. Điều đó không sai, nhưng chưa đủ. Bởi ngợi khen bằng lời vẫn là phương pháp biểu đạt tốt nhất thiện ý của bạn với đối phương.

Tuy nhiên, nói ra “những lời có cánh” đó là một nghệ thuật trong giao tiếp cần sự tế nhị, khéo léo, tinh tế chứ không nên thô cứng. Trước hết hãy đề cập đến những gì liên quan đến anh ta bằng những lời nói cung kính, trân trọng. Còn phần mình thì nên nói một cách vừa phải, ý khiêm nhường, tránh tâng bốc, khoe khoang. Bạn đừng cho rằng làm như vậy là tâng bốc người khác, nếu nó được dùng một cách thích hợp, đúng lúc, đúng chỗ sẽ khiến đối phương cảm thấy dễ chịu và thiện cảm với bạn.

Thường thì nhân viên trong công ty rất ít quan tâm đến việc cấp trên đi công tác về. Kỳ thực đây chính là một cơ hội rất tốt. Một nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ bước tới đón cấp trên, đồng thời không thể quên nói những câu như: “Anh về rồi ạ! Chắc là mọi việc đều tốt đẹp cả chứ ạ?”… Sau đó xách đồ đạc giúp ông ta, và nhắc thư ký hoặc đích thân mình đi pha trà mời ông ta. Lời nói và thái độ ân cần của bạn là một cách “lấy lòng” khá hiệu quả đấy. Chẳng ai lại không hài lòng khi cấp dưới của mình quan tâm, chu đáo với mình như vậy, phải không?

Những việc nhỏ như vậy thường khiến cấp trên nhớ lâu. “Người không làm được việc nhỏ thì làm sao làm được việc lớn” – có lẽ đó là một tiêu chuẩn mà đa số lãnh đạo dùng để đánh giá cấp dưới của mình. Lại nữa, khi ăn cơm trưa, không nên lúc nào cũng chăm chú với các đồng nghiệp của mình, hãy đánh tiếng chào mời cấp trên. Có thể cấp trên còn bận những việc khác nên không đi ăn cùng được, nhưng một tiếng chào sẽ để cho người ta cảm giác khác hẳn so với trường hợp mà khi cấp trên còn ngồi đó, vừa tới giờ ăn trưa là râm ran cùng các đồng nghiệp khác rời vị trí.

Những người cấp trên ít nhiều đều có mong muốn được nói chuyện, truyền kinh nghiệm, chỉ dẫn đối với cấp dưới, vậy bạn hãy là một người nghe trung thực, lắng nghe những chia sẻ của cấp trên. Với những nhân viên chịu khó lắng nghe những lời của mình hơn những người khác, tất nhiên là cấp trên sẽ càng tín nhiệm và có đánh giá cao hơn.

Thực tế, người ta sẽ có cảm tình hơn với những đối tượng chịu nghe mình. Khi giao tiếp với cấp trên, thỉnh thoảng bạn hãy bày tỏ tình cảm, sự đồng tình, cảm động, thỉnh thoảng nhắc lại lời cấp trên; xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn. Lúc đầu sẽ có chút gượng, nhưng mấy lần sau tự nhiên sẽ quen.

Tóm lại, dù bạn có mệt mỏi, khó chịu, dù bạn ở đâu, làm gì cùng cấp trên, xin đừng quên nói với cấp trên những lời “kính trọng” với thái độ chân thành. Hãy chú ý lắng nghe và thực hiện những dặn dò của cấp trên với thái độ “cung kính” và tác phong nhanh nhẹn.

10 nguyên tắc vàng trong ứng xử công sở

Một ngày bạn làm việc 8h tại công sở, bạn thường xuyên tiếp xúc với nhà lãnh đạo, đồng nghiệp và các khách hàng…Giao tiếp, ứng xử với họ nơi công sở như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử đang là boăn khoăn của không ít “dân công sở”. CareerLink.vn xin chia sẻ với bạn 10 nguyên tắc “vàng” trong ứng xử công sở giúp bạn thành công.

Học cách ứng xử với cấp trên

Trong mọi tình huống giao tiếp, ứng xử với cấp trên bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, tự tin khi trình bày những quan điểm của mình. Khi gặp bất đồng với sếp về quan điểm hay công việc bạn hãy cư xử thật khéo léo và góp ý sếp một cách tế nhị nhất. Tránh gây bất hòa, cãi vã với sếp khi ý kiến của bạn không được chấp nhận điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp.

Để trở thành một nhân viên được sếp tin cẩn và đánh giá cao bạn cũng nên trình bày thẳng thắn, rõ ràng các chính kiến của mình trong công việc. Hãy tiến hành thực hiện công việc với sếp của bạn trên tinh thần cùng hợp tác và phát triển.

Tôn trọng đồng nghiệp

Đồng nghiệp là những người mà bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với họ và cùng nhau hợp tác xây dựng các dự án của công ty. Vậy nên, bạn cần thiết lập những mối quan hệ ấy trên cơ sở xây dựng và tôn trọng lẫn nhau. Tránh tình trạng xem mình “giỏi hơn đồng nghiệp” bạn sẽ khó tìm được tiếng nói chung với họ trong công việc. Ngược lại, bạn cũng không nên quá tự ti bản thân mình về trình độ và chuyên môn so với đồng nghiệp điều này sẽ khiến bạn dễ chán nản và làm sa sút chất lượng công việc. Hãy xem những người đồng nghiệp của mình như những người bạn đồng hành cùng nhau chia sẻ công việc và tận hưởng thành công.

Xây dựng quan hệ với cấp dưới

Đây chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt mọi công việc được cấp trên giao phó. Cần tạo cho họ niềm tin và giúp họ có một nguồn năng lượng tràn đầy để có thể bắt đầu công việc. Truyền cảm hứng cho họ mọi lúc, mọi nơi, tránh thái độ ra lệnh, quát tháo cấp dưới. Tuy nhiên, cần có những quy định nghiêm khắc để nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn.

Đừng biến mình thành “thiên lôi công sở”

Trong công việc bạn nên có chính kiến riêng, không nên quá thụ động. Bạn nên hiểu rõ vị trí và những công việc mình đang làm, tránh tình trạng “ai bảo gì làm làm nấy”. Cần có một tiến trình làm việc rõ ràng và cụ thể, tốt nhất vào mỗi đầu tuần bạn nên lên kế hoạch làm việc và đánh giá hiệu quả vào ngày cuối tuần.

Tránh những đề nghị không phù hợp với chuyên môn

Một ngày bạn cũng chỉ có 8 giờ để làm việc tại công sở, vì thế bạn phải tận dụng tối ưu thời gian đó. Không nên quá “ôm đồm” công việc vào mình hoặc nhận quá nhiều lời nhờ vả giúp đỡ từ đồng nghiệp mà bạn cảm thấy điều đó không phù hợp với bạn. Nên biết nói từ chối một cách khéo léo và tế nhị nhất có thể.

Hạn chế “tán gẫu” quá nhiều nơi công sở

Bạn chỉ nên đưa ra những tình huống trò chuyện khi cần thiết hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng chúng, đặc biệt việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm bạn mất điểm trong mắt sếp và khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà tám” công sở trong khi bạn còn một núi công việc cần giải quyết.

Khoe khoang tiền thưởng

Hiện nay, để đảm bảo tính khách quan và công bằng với năng lực làm việc của mỗi nhân viên các công ty thường ít tiết lộ lương thực nhận và các khoản lợi nhuận khác. Việc bạn khoe khoang về lương hay tiền thưởng với đồng nghiệp sẽ khiến bạn trở nên thiếu tế nhị và tự bạn có thể cô lập bạn với mọi người.

“Nói xấu” đồng nghiệp

Đây là một trong những điều tối kỵ ở bất cứ công ty hay tổ chức nào. Nếu không hài lòng với cấp trên hay đồng nghiệp bạn nên thẳng thắn và tế nhị góp ý cùng họ. Không nên, nói xấu họ hay cố tình “chia bè kết phái” sẽ chẳng có gì hay khi bạn là người hết nói xấu người này lại chê bai người khác.

Văn hóa sử dụng điện thoại

Hãy cho đồng nghiệp thấy rằng bạn là người sử dụng công nghệ thông minh. Trước khi bước vào một cuộc họp hay gặp gỡ khách hàng bạn nên tắt bớt hoặc chuyển về chế độ im lặng cho chiếc điện thoại của mình. Sẽ thật khiếm nhã khi bạn đang làm việc với đồng nghiệp và khách hàng mà chuông điện thoại cứ reo lên ầm ĩ.

Làm việc hết sức, chơi hết mình

Khi bạn đã xây dựng cho mình một thái độ làm việc nghiêm túc và mang lại những kết quả khá khả quan thì tại sao lại không cùng các đồng nghiệp mình “xả tress” nhỉ ? Bạn nên tham gia hết mình vào những hoạt động do công đoàn công ty tổ chức, chính lúc này bạn sẽ khám phá được những điều thú vị từ đồng nghiệp của mình.



Nghệ thuật ứng xử với cấp trên
Xây dựng mối quan hệ với cấp trên