Cách giao tiếp trong công ty thông minh nhất

Giao tiếp trong công việc bạn cần làm nổi bật nội dung chính bằng những câu khái quát, ngắn gọn.

Phong cách giao tiếp của người phương Đông thường mở đầu bằng cách chào hỏi, kính thưa, rồi mới vào đề tài chính. Điều đó làm cho đối phương cảm thấy dài dòng, không tập trung, vì vậy bạn cần xác định nội dung chính khi trao đổi. Bạn có thể sử dụng loại 5 câu hỏi quen thuộc mà các nhà báo thường hay dùng để tóm tắt lại nội dung nói chuyện” Ai?, Việc gì?, Ở đâu?, Khi nào?, Tại sao?. Ngoài ra bạn nên tập thói quen kể lại cho đồng nghiệp nghe nội dung chính những cuốn sách, chương trình thực tế, hay nội dung những buổi hội thảo mà đã từng tham gia có liên quan đến công việc của họ vào những giờ rảnh rỗi, phù hợp với hoàn cảnh người nghe. Đó cũng là một cách giúp bạn làm quen với việc đi vào thẳng nội dung chính khi trao đổi, bàn bạc, giao tiếp trong công việc.

Cần biết cách chọn ngôn từ chính xác, dễ hiểu khi giao tiếp trong công việc.

Chắc hẳn bạn đã từng được nói chuyện với một người mà họ luôn cố gắng gây ấn tượng với bạn bằng cách giao tiếp với những từ ngữ khó hiểu, cao siêu, quá chuyên môn. Và bạn chỉ biết đáp lại với thái độ giả vờ như đang lắng nghe như “uh, rồi sao, à, thì….”. Khi đó cảm giác của bạn như thế nào, cảm thấy khó chịu, không ấn tượng gì cả vì khi đó bạn đang suy nghĩ “ vì sao họ lại nói điều đó với mình, cuối cùng buổi nói chuyện này có ý nghĩa gì”

Nhưng sự thật là, việc sử dụng những ngôn từ mạnh mẽ có sức tác động lớn nếu được sử dụng có chọn lọc, đồng thời giúp bạn truyền tải nội dung muốn nó. Thay vì sử dụng những từ ngữ nghe thật kêu, bạn hãy dùng những từ chính xác, sinh động dễ hiểu nhằm giúp người nghe dễ dàng hình dung ra bức tranh toàn cảnh của câu chuyện, có như thế thì người nghe mới  hiểu, nhớ lâu vấn đề bạn nói.
 

Nên dùng những câu ngắn gọn, mạnh mẽ khi giao tiếp công việc với đồng nghiệp.

Bạn đã biết vấn đề chung nếu như trong suốt quá trình giao tiếp, bàn bạc với đồng nghiệp nếu như bạn không đi vào vấn đề chính, dùng từ không chính xác, những câu nói dài dòng, lủng củng sẽ làm ảnh hưởng cũng như gây khó chịu đến đối phương. Thế nên khi giao tiếp với đồng nghiệp bạn cần dùng những câu ngắn gọn như:

Đừng nói: “ Sự thật là chúng đang dẫn đầu về doanh số bán hàng cho thấy rằng….”Nên nói: “ Chúng ta đang dẫn đầu về doanh thu, điều này cho thấy”.

 Đừng nói: “Báo cáo thường niên của chúng ta, tức bản báo cáo đã được phát hành vào tháng trước, đã chỉ ra rằng…..”.Nên nói: “Báo cáo thường niên của chúng ta, đã được phát hành vào tháng trước, đã chỉ ra rằng…..”

Đặc biệt lưu ý: tuyệt đối không được dùng từ làm sai nghĩa, hay thay đổi nghĩa của nó. Vì như thế khi giao tiếp trong công việc bạn không tạo được sự thuyết phục. Ví dụ như thay vì dùng từ “không đúng lắm” bạn nên dùng là “sai”, hoặc là “không tệ lắm” thì nên dùng từ “trung bình”, “không quá đắt” nên được thay thế bằng “rẻ”,  “không thú vị” thì nên dùng bằng từ “chán”, hay là từ “không nhớ rõ” nên thay bằng từ “quên”
 

Đừng ngại bộc lộ thẳng thắn quan điểm của mình trong suốt thời gian giao tiếp trong công việc với đồng nghiệp.

Khi tranh luận hoặc thảo luận một vấn đề gì đó. Có thể vấn đề đó liên quan đến cá nhân, hoặc cũng có thể liên quan đến tập thể. Đừng vì đám đông mà bạn lại ngại đưa ra ý kiến của thẳng thừng của mình, đừng vì sợ mất lòng những người xung quanh, tự ti về bản thân mà bạn lại đưa ra những nhận xét mập mờ đại loại “ý kiến đó trông không tệ lắm”, “ uh, chắc có thể sẽ khá hơn” trong khi thực tế thì hoàn toàn trái ngược “rất tệ”, “đáng thất vọng”
 

Tuyệt đối không dùng những từ ngữ lấp khoảng trống khi giao tiếp trong công việc cùng với đồng nghiệp.

Như thế nào là những từ lấp khoảng trống, từ lấp khoảng trống là những cụm từ liên tục, được dùng đi dùng lại khá nhiều lần, trong cuộc đối thoại của 2 người, chẳng hạn như là “vậy đấy”, “uh”, “thì”, “à há”, “được chứ”, “à…. Cuộc đối thoại mà lập đi lập lại khá nhiều những từ cụm từ vô nghĩa này, thì chắc chắn khi kết thúc cuộc đối thoại, câu trả lời bạn nhận lại từ đối phương cũng sẽ là những cụm từ mang tính chất tương tự “uh”, “à, thì ra là vậy”. Loại bỏ những từ lấp khoảng trống, sẽ giúp cuộc đối thoại, giao tiếp giữa bạn cùng đồng nghiệp rõ ràng hơn, đồng thời thể hiện một tác phong giao tiếp khá chuyên nghiệp.

Kỹ năng giao tiếp trong công sở

Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc:

Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn"

Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ.

Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"!

"Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"?

Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.

Lắng nghe rồi mới đánh giá

Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.

Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được

Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.

Thông tin đơn giản và dễ hiểu

Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp.

Tiếp nhận phản hồi

Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau

Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.

Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp

Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.

20 bí quyết thành công trong giao tiếp

1. Đừng phàn nàn 80% những người phải nghe bạn phàn nàn sẽ không quan tâm. 20% còn lại nghĩ bạn xứng đáng với những gì bạn đạt được! Như vậy, rõ ràng phàn nàn chả đem lại lợi lộc gì, nếu không muốn nói là rất có hại. Đừng phản ứng tiêu cực trước mỗi khó khăn. Thay vào đó, hãy đưa ra cách giải quyết vấn đề. 2. Cười thật nhiều Cách thể hiện của bạn nói với cả thế giới rằng bạn là người thế nào. Nếu bạn luôn tươi cười, vui vẻ, mọi người sẽ thấy cuộc sống của bạn thật dễ chịu, và họ tin rằng bạn luôn thành công. Nếu bạn luôn cười, bạn cũng luôn nhận được những nụ cười đáp lại. 3. Hãy lắng nghe thật sự và chân tình Khi còn đi học, ông tôi thường nói với tôi: “Con lắng nghe nhưng không chú ý!”. Ông nói đúng, tôi có thể lặp lại như vẹt những gì ông nói, nhưng tôi không hiểu lắm. Khi bạn giao tiếp làm ăn, chỉ cần đối tác phát hiện ra bạn đang vờ nghe họ nói, mọi nỗ lực kinh doanh của bạn với người đó sẽ thất bại. 4. Hãy khiến họ nghĩ họ quan trọng Ai cũng yêu quý bản thân mình, vì vậy, nếu bạn cũng tỏ ra yêu quý họ, cho họ thấy rằng họ đáng quý biết chừng nào, thì họ sẽ rất ưng làm ăn với bạn. 5. Thể hiện lòng biết ơn của bạn Có một cách rất dễ để làm cho đối tác, sếp và đồng nghiệp vui vẻ, đó là thể hiện lòng biết ơn của bạn đối với họ. Hãy cho họ thấy rằng, không có họ, bạn khó có được thành công này. Hãy cảm ơn cả người phục dịch văn phòng vì hàng ngày họ đã rửa chén, đổ rác cho bạn. Cảm ơn chị lễ tân vì hàng ngày chị vẫn chuyển điện thoại cho bạn,… 6. Hãy nói về sở thích của họ Cái TÔI khiến mọi người thích nói về bản thân mình. Vì vậy, bên cạnh việc nói về mình, hãy lắng nghe người khác nói về họ. Khi thấy ai đó đang mặc chiếc áo in hình một ngôi sao ca nhạc, hãy nói về ngôi sao đó. Nếu người kia hưởng ứng nghĩa là bạn đã tạo được một sự thân thiện trong câu chuyện của bạn với người đó. Nếu thấy đối tác không phản ứng, tức là họ còn đang dè chừng hoặc họ quá khó tính, chỉ thích nói đến công việc thôi. 7. Hãy ghi nhớ từng cái tên Một vài người có khả năng nhớ tên đến kì lạ. Nếu bạn không có khả năng đó, hãy tìm cách khác: “Chào bạn… Ồ, xin chào anh bạn thân. Chào mừng anh đến đây… Chính anh là người đã giúp tôi hoàn thành dự án đó. Tôi không bao giờ quên…”. Cái tên là từ ngữ ngọt ngào nhất mà người ta muốn nghe. Nếu bạn trót quên nó, hãy thay bằng những từ ngọt ngào khác. 8. Hy sinh vì họ Hy sinh vì mọi người tức là cách để người khác nhớ ơn bạn, và sẵn sàng giúp đỡ bạn khi bạn gặp khó khăn. Hãy tốt bụng, đừng chờ đợi người khác làm tốt cho mình trước. 9. Dùng những câu bông đùa tự làm giảm giá trị bản thân Đừng ngại tự chọc quê mình. Trong một thế giới mọi người luôn nghĩ mình quan trọng thì những câu bông đùa tự làm giảm giá trị của bạn có thể ngay tức thì khiến bạn trở nên thu hút. Chế nhạo những khuyết điểm của mình là cách thừa nhận nó nhẹ nhàng nhất nhưng không làm ai bị sốc. Và sếp cũng chẳng mấy quan tâm tới những lời tự trào đó của nhân viên. 10. Tạo sự tương đồng Nếu giữa bạn và đối tác có những điểm tương đồng, tự khắc mối quan hệ giữa hai người trở nên khăng khít hơn, cuộc đàm phán làm ăn cũng nhờ thế đi theo chiều hướng tốt đẹp hơn. Chẳng hạn cùng quê, cùng có con nhỏ, cùng sở thích, cùng quan tâm tới chính trị,… 11. Tạo “sự thư giãn thân mật” Khi cuộc nói chuyện có vẻ căng thẳng, mời họ một ly trà nóng, khéo léo gợi những câu chuyện vui vẻ, đó là cách để “hạ hoả” đối tác, giúp họ nhìn nhận bạn gần gũi hơn. 12. Hãy nói về lỗi của chính mình trước khi đề cập đến lỗi của người khác Nhận lỗi về mình trước là một hành vi văn minh, dễ khiến người khác tha thứ nhất. 13. Đừng bảo thủ Khi bạn đã chấp nhận nhận lỗi về mình, thì có lý do gì để bạn phải bảo thủ, khăng khăng mình đúng. Hầu hết mọi người đều ghét làm việc với người luôn cho rằng ý kiến của mình là “tối cao”. 14. Xin lỗi “Tôi sai rồi. Tôi xin lỗi” hoặc “Hãy bỏ qua cho tôi nhé” là những câu không quá khó nói. Đừng dại dột nợ ai một lời xin lỗi, người ta sẽ đánh giá bạn không biết các cư xử và không muốn làm ăn chung. 15. Không nói chuyện phiếm khi bàn công việc Đó là cách để bạn ngầm khẳng định rằng: Tôi là một người chuyên nghiệp, làm ra làm, chơi ra chơi. 16. Đừng ngắt lời người khác và cũng không bao giờ cắt đứt suy nghĩ của họ Hành động đó làm nhiều người tức giận. Nếu bạn đã từng có hành vi bất lịch sự đó, hãy đọc lại lời khuyên thứ 3 nhé. 17. Không bao giờ nói “Bạn sai rồi” Có nhiều cách để nói về lỗi của một người, nhưng một câu phủ nhận thẳng tưng như thế thật không hay chút nào. 18. Đừng trò chuyện khi đang giận Lúc giận, hầu hết chúng ta khó làm chủ được lời nói và trình bày quan điểm của mình. Tương tự như vậy, đừng đến và làm phiền mọi người khi họ đang không vui. 19. Hãy tự kiểm tra thói quen Tôi có dùng những kỹ năng này hàng ngày không? Tôi có thể trau dồi chúng ở đâu? Kỹ năng nào hoạt động, kỹ năng nào không? Cũng như bất cứ quá trình tự trau dồi nào, bạn cần thường xuyên ghi nhận sự tiến hộ hay thụt lùi của mình. Hãy suy nghĩ lại về cách bạn đối xử với người khác và tìm cách cải thiện những điểm yếu. 20. Tập luyện những bài thực hành này Kỹ năng đối nhân xử thế giống như các kỹ năng khác. Càng sử dụng nhiều bạn càng thông thạo. Sẽ không có con đường tắt đâu bạn à, chỉ có tập luyện con người mới trở nên hoàn hảo. Chúc các bạn ngày càng thành công trong sự nghiệp.

Bí quyết để tự tin trong giao tiếp
Nguyên tắc trong kỹ năng giao tiếp
Cách giao tiếp trong bán hàng
Nghệ thuật trong giao tiếp kinh doanh
Nghệ thuật trong giao tiếp hàng ngày
Cách giao tiếp của người nhật bản nhiều điều nên học hỏi
Cách giao tiếp với cấp trên thông minh



(ST)