1
Tranh luận là một phần tất yếu và cần thiết trong làm việc nhóm. Tuy nhiên, nó chỉ phát huy tính hữu ích khi đó là cuộc tranh luận trong hòa bình và tất cả xoay quanh vấn đề của công việc chung. Trong thực tế, những sự tranh cãi dễ bị vượt ra khỏi tầm kiểm soát và gây ảnh hưởng xấu đến công việc và mối quan hệ của nhóm.
CÁCH GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM HIỆU QUẢ
Sau đây là một số cách để bạn giải quyết những xung đột có thể xảy ra giữa các thành viên trong nhóm của mình.
1.Yêu cầu những người phản đối giải thích cho những bất bình của họ đồng thời tạo cơ hội cho họ nghe ý kiến của những người khác. Điều này sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn nếu thực sự mọi người đều có thiện ý.
2.Cố gắng dàn xếp để có sự ổn thỏa. Tìm nguyên nhân của của những xung đột này, tiến hành thương lượng với các nhân vật chính trong xung đột, thuyết phục họ mỗi người “chịu” một ít và cuối cùng đưa ra một giải pháp có thể trung hòa một cách tương đối cho các bất đồng của những nhân vật này.
3.Để nghị mỗi thành viên đưa ra một danh sách những việc “bên kia” cần làm để họ có thể chấp nhận . Trao đổi danh sách này giữa các thành viên trong nhóm với nhau để ai cũng có thể hiểu được mong muốn và quan điểm của người khác. Sau đó chọn những ý kiến phù hợp nhất với mục tiêu chung của nhóm, cũng như những ý kiến đạt được sự đồng thuận cao nhất của tất cả các thành viên để đưa ra một giải pháp cuối cùng.
4.Mỗi bên nên viết ra 10 câu hỏi cho “đối thủ” của mình. Điều này sẽ cho phép họ có cơ sở để biết về mối bận tâm của người khác. Và những câu trả lời này sẽ dẫn đường cho mọi người đạt đến một sự thỏa thuận cần thiết.
5.Thuyết phục những thành viên trong nhóm là đôi khi họ nên thừa nhận là mình đang sai (nếu thực sự họ sai). Và bạn cũng cần phải giúp họ giữ được thể diện của mình bằng những lời nói khéo léo, tránh để họ phải “quê” trước mọi người.
6.Tôn trọng ý kiến của các chuyên gia, các bậc “tiền bối” của nhóm. Đây là những người mà tiếng nói của họ có “trọng lượng” nhất trong nhóm, họ đóng một vai trò quan trọng trong những hoạt động, những kế hoạch chung của cả nhóm. Họ cũng là người có kinh nghiệm và có được sự tôn trọng, kính nể của hầu hết mọi thành viên trong nhóm. Vì vậy, khi mâu thuẫn chưa được giải quyết, xung đột vẫn còn... Hãy tham khảo ý kiến của những người này. Chắc chắn, bằng kinh nghiệm, bằng sự từng trải cũng như bằng vai trò của mình, họ sẽ đưa ra được những giải pháp tối ưu để làm dịu đi những “cái đầu nóng” đang chực bốc hỏa kia.
Giải quyết các xung đột và mâu thuẫn trong nhóm
Đối với những mâu thuẫn mà sự tồn tại của nó như trở lực cho sự phát triển của tập thể thì những người quản lý và tập thể phải tìm được phương pháp giải quyết kịp thời và thích hợp, sự hiện diện của các mâu thuẫn này ảnh hưởng có tính tiêu cực rất lớn cho tổ chức. Khi mâu thuẫn được giải quyết, công việc sẽ tiến triển tốt đẹp Khi thừa nhận sự tồn tại của mâu thuẫn và xung đột trong tổ chức là tất yếu khách quan và ở mức độ cao, thường xuyên thì xung đột là trở ngại cho sự phát triển của tổ chức thì chúng ta cần tìm ra được những biện pháp giải quyết mâu thuẫn, xung đột của tổ chức. Trong nghiên cứu hoạt động của nhóm và những mâu thuẫn của nó, chúng tôi đã tổng kết lại và đưa ra ba biện pháp thường được áp dụng để giải quyết các mâu thuẫn của nhóm. Đó là các biện pháp : Áp chế, thoả hiệp, thống nhất. Biện pháp áp chế Đây là phương pháp giành thắng lợi cho một phía - phái đa số dùng sức mạnh của mình để áp đảo phái thiểu số. Đây là biện pháp dễ dàng nhất, nhưng ít làm cho người ta thoả mãn. Do vậy, về lâu dài nếu chỉ áp dụng biện pháp này sẽ không mang lại hiệu quả cao và bền vững. Biện pháp thoả hiệp Ở đây, mỗi bên từ bỏ, nhân nhượng cái gì đó để đem lại “bình yên” trong tổ chức. Biện pháp này thường được sử dụng khi trong tổ chức mâu thuẫn nẩy sinh do bất đồng về lợi ích. Các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty của nước ngoài hay áp dụng cách giải quyết này. Trong chính trị, biện pháp này cũng hay được áp dụng. Biện pháp thống nhất Mỗi bên đặt vấn đề xuống bàn thương lượng, đối mặt với các vấn đề thực tế và bóc trần mâu thuẫn. Đây là phương pháp tốt nhất, làm vừa lòng các phía liên quan. Muốn thống nhất thì trước hết cần đem những khác biệt ra công khai, khắc phục trở lực để đi đến sự thống nhất và thói quen của tính áp chế. Để tạo ra sự thống nhất trong giải quyết mâu thuẫn, mỗi người phải có sự nhạy cảm đặc biệt, phải có trí thông minh và óc suy xét sắc sảo trên tất cả các vấn đề. Trong khi giải quyết mâu thuẫn, xung đột trong tổ chức người lãnh đạo cần chú ý: Nguyên nhân dẫn tới các mâu thuẫn rất đa dạng, song có một nguyên nhân hàng đầu dẫn tới mâu thuẫn, xung đột là bất đồng về lợi ích. Do vậy, dù áp dụng biện pháp nào chăng nữa, nếu vấn đề lợi ích không được giải quyết thoả đáng thì khi đó mâu thuẫn, xung đột tổ chức thể vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để.
Đối với những mâu thuẫn mà sự tồn tại của nó như trở lực cho sự phát triển của tập thể thì những người quản lý và tập thể phải tìm được phương pháp giải quyết kịp thời và thích hợp, sự hiện diện của các mâu thuẫn này ảnh hưởng có tính tiêu cực rất lớn cho tổ chức. Khi mâu thuẫn được giải quyết, công việc sẽ tiến triển tốt đẹp Khi thừa nhận sự tồn tại của mâu thuẫn và xung đột trong tổ chức là tất yếu khách quan và ở mức độ cao, thường xuyên thì xung đột là trở ngại cho sự phát triển của tổ chức thì chúng ta cần tìm ra được những biện pháp giải quyết mâu thuẫn, xung đột của tổ chức. Trong nghiên cứu hoạt động của nhóm và những mâu thuẫn của nó, chúng tôi đã tổng kết lại và đưa ra ba biện pháp thường được áp dụng để giải quyết các mâu thuẫn của nhóm. Đó là các biện pháp : Áp chế, thoả hiệp, thống nhất. Biện pháp áp chế Đây là phương pháp giành thắng lợi cho một phía - phái đa số dùng sức mạnh của mình để áp đảo phái thiểu số. Đây là biện pháp dễ dàng nhất, nhưng ít làm cho người ta thoả mãn. Do vậy, về lâu dài nếu chỉ áp dụng biện pháp này sẽ không mang lại hiệu quả cao và bền vững. Biện pháp thoả hiệp Ở đây, mỗi bên từ bỏ, nhân nhượng cái gì đó để đem lại “bình yên” trong tổ chức. Biện pháp này thường được sử dụng khi trong tổ chức mâu thuẫn nẩy sinh do bất đồng về lợi ích. Các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty của nước ngoài hay áp dụng cách giải quyết này. Trong chính trị, biện pháp này cũng hay được áp dụng. Biện pháp thống nhất Mỗi bên đặt vấn đề xuống bàn thương lượng, đối mặt với các vấn đề thực tế và bóc trần mâu thuẫn. Đây là phương pháp tốt nhất, làm vừa lòng các phía liên quan. Muốn thống nhất thì trước hết cần đem những khác biệt ra công khai, khắc phục trở lực để đi đến sự thống nhất và thói quen của tính áp chế. Để tạo ra sự thống nhất trong giải quyết mâu thuẫn, mỗi người phải có sự nhạy cảm đặc biệt, phải có trí thông minh và óc suy xét sắc sảo trên tất cả các vấn đề. Trong khi giải quyết mâu thuẫn, xung đột trong tổ chức người lãnh đạo cần chú ý: Nguyên nhân dẫn tới các mâu thuẫn rất đa dạng, song có một nguyên nhân hàng đầu dẫn tới mâu thuẫn, xung đột là bất đồng về lợi ích. Do vậy, dù áp dụng biện pháp nào chăng nữa, nếu vấn đề lợi ích không được giải quyết thoả đáng thì khi đó mâu thuẫn, xung đột tổ chức thể vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để.
Cách bước giải quyết xung đột trong nhóm
Bài viết dưới đây xin được đề cập đến quy trình xử lý một cuộc xung đột đã trở nên gay gắt trong làm việc nhóm.
Bước 1: Thiết lập phần nền.
Hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu rằng xung đột là vấn đề liên quan đến cả 2 bên, chỉ có thể giải quyết thực sự thông qua thảo luận và đàm phán chứ không phải là bằng sự lấn át thiếu công bằng của một bên nào.
Nếu bạn là người có liên quan đến vụ xung đột, hãy nhấn mạnh rằng bạn đang thể hiện rằng mình thấu hiểu vấn đề. Sử dụng kỹ năng lắng nghe để biểu hiện cho đối phương hiểu bạn sẵn sàng nghe và hiểu những quan điểm và lập trường khác.
Và nhớ rằng bạn hãy nói với thái độ đúng mực nhưng quyết đoán chứ không phải là nhún nhường thái quá hay là hung hăng lấn át họ.
Bước 2: Thu thập thông tin.
Bây giờ bạn đang cố gắng tìm hiểu những ý thích, nhu cầu, mối quan tâm cơ bản của đối phương. Hãy hỏi quan điểm của người khác và chắc chắn rằng bạn tôn trọng quan điểm và tinh thần hợp tác của họ để giải quyết vấn đề.
Hãy cố hiểu động lực và mục đích của họ, và nghĩ xem những hành động, lời nói của bạn có ảnh hưởng đến 2 thứ đó hay không? Và nếu có thì như thế nào?
Đồng thời, cố gắng hiểu sự xung đột một cách khách quan: nó có ảnh hưởng đến kết quả công việc của cả nhóm không? Phá vỡ teamwork? Gây tác động xấu đến việc ra quyết định? …
Hãy luôn tập trung vào vấn đề chính và mục đích của công việc, hãy để các vấn đề và phản ứng theo tính cách cá nhân bên ngoài công việc.
Lắng nghe với sự đồng cảm và nhìn nhận sự xung đột từ quan điểm của đối phương.
Nhận thức vấn đề rõ ràng và súc tích.
Thể hiện cái tôi khách quan.
Giữ sự linh hoạt.
Gạt bỏ những cảm giác cá nhân bên lề và những suy nghĩ nhỏ nhặt.
Bước 3: Nhận thức đúng bản chất vấn đề.
Đây là một bước tất yếu, tuy nhiên các ý thích, nhu cầu và mục đích khác nhau khiến cho người ta nhận thức vấn đề rất khác nhau. Bạn cần phải thực sự nắm được bản chất vấn đề phải xử lý trước khi tìm ra được một giải pháp cả 2 bên cùng chấp nhận được.
Nếu bạn không đạt đến được một sự nhìn nhận thích hợp đối với vấn đề đó, thì ít nhất , bạn cần hiểu người khác nhìn nhận vấn đề như thế nào.
Bước 4: Vạch ra những giải pháp có thể.
Cùng các thành viên vạch ra các giải pháp có thể được, và hãy cởi mở đón nhận mọi ý kiến, kể cả những ý tưởng bạn chưa từng nghĩ đến.
Bước 5: Thỏa thuận một giải pháp chung.
Đến bước này, xung đột có lẽ đã hết: cả 2 bên có thể hiểu quan điểm của đối phương tốt hơn, và dễ dàng có được một giải pháp khiến cả 2 đều hài lòng.
Để hạ nhiệt những tình huống tranh cãi, bạn cần sử dụng phương pháp thích hợp để giải quyết xung đột, khi mà các thành viên phải nhã nhặn và không có tâm ý đối đầu nhau, và tập trung vào vấn đề chung hơn là vào cá nhân các thành viên. Nếu thực hiện được điều này, và các thành viên lắng nghe nhau, tìm hiểu bản chất thực tế của vấn đề thì xung đột có thể được giải quyết thấu đáo và triệt để.
Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp mà quan điểm của hai bên là trái ngược và không thể dung hòa. Đây là trường hợp mà kỹ năng “đàm phán cả 2 cùng thắng” thể hiện sự hữu ích, hoặc ít nhất là phần nào làm hài lòng được mọi người.
Bước 1: Thiết lập phần nền.
Hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu rằng xung đột là vấn đề liên quan đến cả 2 bên, chỉ có thể giải quyết thực sự thông qua thảo luận và đàm phán chứ không phải là bằng sự lấn át thiếu công bằng của một bên nào.
Nếu bạn là người có liên quan đến vụ xung đột, hãy nhấn mạnh rằng bạn đang thể hiện rằng mình thấu hiểu vấn đề. Sử dụng kỹ năng lắng nghe để biểu hiện cho đối phương hiểu bạn sẵn sàng nghe và hiểu những quan điểm và lập trường khác.
Và nhớ rằng bạn hãy nói với thái độ đúng mực nhưng quyết đoán chứ không phải là nhún nhường thái quá hay là hung hăng lấn át họ.
Bước 2: Thu thập thông tin.
Bây giờ bạn đang cố gắng tìm hiểu những ý thích, nhu cầu, mối quan tâm cơ bản của đối phương. Hãy hỏi quan điểm của người khác và chắc chắn rằng bạn tôn trọng quan điểm và tinh thần hợp tác của họ để giải quyết vấn đề.
Hãy cố hiểu động lực và mục đích của họ, và nghĩ xem những hành động, lời nói của bạn có ảnh hưởng đến 2 thứ đó hay không? Và nếu có thì như thế nào?
Đồng thời, cố gắng hiểu sự xung đột một cách khách quan: nó có ảnh hưởng đến kết quả công việc của cả nhóm không? Phá vỡ teamwork? Gây tác động xấu đến việc ra quyết định? …
Hãy luôn tập trung vào vấn đề chính và mục đích của công việc, hãy để các vấn đề và phản ứng theo tính cách cá nhân bên ngoài công việc.
Lắng nghe với sự đồng cảm và nhìn nhận sự xung đột từ quan điểm của đối phương.
Nhận thức vấn đề rõ ràng và súc tích.
Thể hiện cái tôi khách quan.
Giữ sự linh hoạt.
Gạt bỏ những cảm giác cá nhân bên lề và những suy nghĩ nhỏ nhặt.
Bước 3: Nhận thức đúng bản chất vấn đề.
Đây là một bước tất yếu, tuy nhiên các ý thích, nhu cầu và mục đích khác nhau khiến cho người ta nhận thức vấn đề rất khác nhau. Bạn cần phải thực sự nắm được bản chất vấn đề phải xử lý trước khi tìm ra được một giải pháp cả 2 bên cùng chấp nhận được.
Nếu bạn không đạt đến được một sự nhìn nhận thích hợp đối với vấn đề đó, thì ít nhất , bạn cần hiểu người khác nhìn nhận vấn đề như thế nào.
Bước 4: Vạch ra những giải pháp có thể.
Cùng các thành viên vạch ra các giải pháp có thể được, và hãy cởi mở đón nhận mọi ý kiến, kể cả những ý tưởng bạn chưa từng nghĩ đến.
Bước 5: Thỏa thuận một giải pháp chung.
Đến bước này, xung đột có lẽ đã hết: cả 2 bên có thể hiểu quan điểm của đối phương tốt hơn, và dễ dàng có được một giải pháp khiến cả 2 đều hài lòng.
Để hạ nhiệt những tình huống tranh cãi, bạn cần sử dụng phương pháp thích hợp để giải quyết xung đột, khi mà các thành viên phải nhã nhặn và không có tâm ý đối đầu nhau, và tập trung vào vấn đề chung hơn là vào cá nhân các thành viên. Nếu thực hiện được điều này, và các thành viên lắng nghe nhau, tìm hiểu bản chất thực tế của vấn đề thì xung đột có thể được giải quyết thấu đáo và triệt để.
Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp mà quan điểm của hai bên là trái ngược và không thể dung hòa. Đây là trường hợp mà kỹ năng “đàm phán cả 2 cùng thắng” thể hiện sự hữu ích, hoặc ít nhất là phần nào làm hài lòng được mọi người.
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
6 cách để tránh xung đột với đồng nghiệp
Thật khó để không mâu thuẫn với đồng nghiệp khi đi làm. Tuy nhiên, có vài mẹo giúp cho bạn tránh được xung đột lớn khi có điều không hài lòng với đồng nghiệp -(Ảnh minh họa)
Đừng lên giọng
Trong bất cứ tình huống nào, bạn cũng nên giữ bình tĩnh và giọng điệu bình thường, đừng để lộ sự bất bình, giận giữ với đồng nghiệp. Cùng một nội dung nhưng ngữ điệu khác nhau sẽ dẫn đến những cách hiểu khác nhau. Khi không bằng lòng với đồng nghiệp, tốt nhất bạn hãy hít một hơi thật sâu, giọdùngng điệu nhẹ nhàng để trao đổi lại. Chỉ cần bạn lớn tiếng, mọi việc nhiều khi có thể đi xa hơn bạn nghĩ.
Hạn chế xưng "tôi" với đồng nghiệp
Nhiều người cho rằng, xưng tôi là cách nói đúng mực nơi công sở, có thể dùng với cả người bằng tuổi, người kém tuổi hay lớn tuổi hơn. Tuy vậy, đại từ nhân xưng ở ngôi thứ nhất này lại đem đến cảm giác không gần gũi.Thông thường, các đồng nghiệp vẫn xưng hô với nhau một cách thân tình, chị - em, cậu tớ, anh - em... và chỉ xưng tôi khi thực sự có vấn đề. Khi bạn xưng tôi sẽ tạo cho mọi người cảm giác khó chịu như kiểu bạn đang cáu giận hay phản ứng gay gắt với một vấn đề nào đó.
Đừng to tiếng với đồng nghiệp khi tranh luận. Bạn sẽ đẩy mọi việc không hay đi xa hơn đấy -(Ảnh minh họa)
Đừng phán xét người khác
Bạn và các đồng nghiệp khác đều là những người làm công ăn lương. Mỗi người mỗi việc nhưng cần có sự trao đổi, hợp tác để tạo thành cỗ máy, đưa mọi việc vận hành suôn sẻ. Có lúc đồng nghiệp phạm sai lầm cũng như bạn đôi khi không tránh khỏi bị mắc lỗi. Bởi vậy, hãy có cái nhìn thiện cảm hơn với mọi người, đừng dùng con mắt "cú vọ" để phán xét mọi hành động của họ. Thói quen phán xét chỉ khiến đồng nghiệp khó chịu và xung đột xảy ra chỉ là vấn đề thời gian mà thôi.
Xác định rõ những tin đồn không hay
Khi bạn nghe thấy có những tin đồn không hay liên quan đến bạn, dù là trong công việc hay cuộc sống cá nhân, bạn cũng đừng vội nổi nóng với người đưa tin. Thay vào đó, bạn nên bớt chút thời gian tìm hiểu xuất xứ, nguyên nhân của những tin đồn thất thiệt đó. Một khi đã xác định rõ, bạn nên ngồi lại nói chuyện với kẻ tung tin để làm rõ vấn đề. Sự cáu giận nhiều khi dễ khiến bạn mất khôn, gây nên những mâu thuẫn với đồng nghiệp một cách không đáng có.
Không bàn tán về đời tư người khác
Đây cũng là một vấn đề dễ khiến đồng nghiệp nổi đóa bởi chẳng ai thích có kẻ đứng ngoài chọc ngoáy vào cuộc sống cá nhân của gia đình họ. Đừng bao giờ tạo cho mình thói quen lấy câu chuyện làm quà, buôn chuyện của người khác với đồng nghiệp cùng cơ quan. Điều đó chỉ khiến mối quan hệ của bạn với các đồng nghiệp xấu đi, thậm chí nhiều khi còn phải đối diện với những mâu thuẫn không đáng có.
Soi mói, bàn tán về đời tư của người khác là một thói quen không tốt nơi công sở -(Ảnh minh họa)
Đừng phớt lờ ý kiến của đồng nghiệp vì sự mâu thuẫn trước đó
Trong một cuộc họp bạn đóng vai trò chủ chốt, muốn tham khảo ý kiến mọi người, bạn lại bỏ qua chia sẻ của một đồng nghiệp vì mâu thuẫn cá nhân trước đó. Điều này hoàn toàn không nên bởi nó chỉ khiến mẫu thuẫn thêm trầm trọng khi đồng nghiệp cảm thấy bạn thiếu tôn trọng họ, chưa kể bạn có thể bỏ qua một đóng góp hữu ích. Bởi vậy, đừng để chuyện cũ làm hỏng việc mới, hãy gạt sang một bên mâu thuẫn cũ, bắt tay nhau thực hiện tốt nhiệm vụ trước mắt và càng không nên đẩy mâu thuẫn đi xa hơn.
Nguyên nhân làm việc nhóm kém hiệu quả
Quá trình làm việc theo nhóm để đi đến thành công
Cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm hiệu quả
Xung đột công sở
Bí quyết làm việc theo nhóm
(ST)
