Cách trình bày slide Powerpoint hoàn hảo nhất

seminoon seminoon @seminoon

Cách trình bày slide Powerpoint hoàn hảo nhất

19/04/2015 12:47 PM
12,423
“Thành viên” trong bộ Microsoft Office, Powerpoint là công cụ hữu ích dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy hay ít nhất là cho thuyết trình luận văn tốt nghiệp.






Cách trình bày một báo cáo bằng Powerpoint

1.1. Về thiết kế

- Chọn màu nền sáng, chữ tối hoặc ngược lại để đảm bảo sự tương phản tối đa.

- Tránh dùng hiệu ứng bóng mờ.

1.2. Về font chữ

- Sử dụng font chữ không chân (ví dụ: Arial … ), tránh dùng font chữ lạ.

- Tránh dùng nhiều quá font chữ trong 1 báo cáo.

- Tiêu đề nên để ≥ 36 point;

- Đầu mục lớn nên để ≥ 32 point;

- Các mục còn lại nên để cỡ 24 point;

- Không nên dùng tất cả chữ hoa.

1.3. Về văn bản

- Một chủ đề được trình bày trên một slide.

- Tiêu đề mỗi slide cần được nổi bật.

- Mỗi slide không nên trình bày nhiều chữ ( chỉ khoảng 3 – 5 dòng ).

1.4. Về nội dung

- Nên có slide giới thiệu qua toàn bộ nội dung của báo cáo

- Bố cục các phần của báo cáo nên trình bày hợp lý, các phần không để quá dài hay quá ngắn so với các phần khác trong bài.

- Nội dung nên vắn tắt nhưng rõ ràng.

- Đưa biểu đồ, hình ảnh, clip minh họa phải hợp lý, liên quan đến vấn đề cần nói và giải thích được.

1.5. Về thời gian

- Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút.  Bài báo cáo được thuyết trình trong thời gian 15 - 20 phút.

1.6. Về định dạng tập tin

- Nên lưu báo cáo theo định dạng powerpoint show (đuôi mở rộng là pps)


2. Cách thuyết trình một báo cáo bằng Powerpoint

2.1. Về tư thế

- Không nên chỉ đứng một chỗ để thuyết trình từ đầu đến cuối;

- Lời nói rõ ràng, không nói nhỏ hay to quá, cách xưng hô lễ phép (VD: xưng em);

- Không nên thuyết trình như là đọc;

- Tư thế, cử chỉ thoải mái nhưng hợp lý;

- Luôn tạo cuốn hút cho người nghe vào vấn đề mình đang nói;

- Trong khi nói, nên hướng ánh mắt về phía người nghe và tốt nhất là nhìn thẳng vào mắt một vài người. Làm như vậy bạn sẽ tự tin hơn và người nghe cũng cảm thấy dễ chịu hơn;

- Không nên chỉ nhìn vào slide để đọc, điều đó sẽ gây ra tính thụ động, phụ thuộc vào slide dẫn đến không thể phát triển được ý tưởng và quên những vấn đề mình định nói, điều đó cũng làm mất cảm tình của người theo dõi.

2.2. Về nội dung thuyết trình

Bài nói chuyện dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide tựa đề.  Không có qui ước nào đặt tựa đề bài nói chuyện, nhưng 3 thông tin quan trọng nhất cần phải có là:

  1. Tựa đề bài nói chuyện
  2. Tác giả và nơi làm việc
  3. Tên Cán bộ hướng dẫn

- Lời mở đầu: đây là phần dẫn nhập vào chủ đề của báo báo, có thể tùy theo cách trình bày của mỗi người nhưng chúng ta có thể dẫn nhập bằng tầm quan trọng, đặc điểm hay thuộc tính nổi bật của đối tượng, vấn đề sắp nói đến. Lời dẫn nhập có thể bắt đầu từ một lời giới thiệu, một câu hỏi,…

VD: Với chủ đề là “giới thiệu về Công ty Google” chúng ta có thể dẫn nhập như sau:
o Chúng ta biết đến Google như là một công cụ tìm kiếm trên internet phổ biến nhất hiện nay,…

o Chúng ta thử tưởng tượng nếu thế giới internet hiện nay không có các công cụ tìm kiếm thì sẽ như thế nào?....

o Hỏi thành viên trong lớp “Bạn hay làm gì khi muốn tìm kiếm thông tin trên internet?” và mong nhận được câu trả lời đúng vào vấn đề.

- Nội dung chính.

+ Nên giới thiệu qua toàn bộ nội dung mình sẽ nói (các đầu mục lớn trong bài).

+ Khi trình bày một mục nào thì cũng nên có phần dẫn nhập và khi chuyển sang nói phần khác thì cũng cần có phần chuyển tiếp. Một câu chuyển tiếp có thể vừa là để kết thúc đoạn trên, vừa để mở đầu đoạn tiếp theo. Nó có thể là một nhận định, một câu hỏi cho một vấn đề và để làm sáng tỏ nhận định hay trả lời câu hỏi đó thì chúng ta sẽ cần tìm hiểu vấn đề sẽ nói tiếp sau đây…Chẳng hạn là như vậy. Chúng ta có thể kết hợp với các từ nối, từ chuyển như “tiếp theo”, “vậy thì”,…

+ Bài thuyết trình có hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu minh họa thì cần phải giải thích qua.

- Phần kết thúc: cũng rất quan trọng, phần này sẽ có thể nói lại những vấn đề quan trọng nhất, những vấn đề mình quên chưa nói trong khi thuyết trình và câu kết thúc bài thuyết trình, hướng phát triển đề tài. Điều này sẽ làm bài thuyết trình được đánh giá tốt hơn.


Cách làm bản thuyết trình bằng Powerpoint
 

Đây một phần mềm thông dụng nhất hiện nay đối với không chỉ riêng các cán bộ quản lý, hay giáo viên mà còn cho cả những sinh viên.

Khởi động PowerPoint

Để bắt đầu quá trình khởi tạo một tài liệu thuyết trình (slideshow), cần bật ứng dụng này lên. Nhấn chuột vào Start menu rồi mở trình đơn Programs, tìm đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint.
 

Cách làm bản thuyết trình bằng Powerpoint - 1


Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại cho lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slideshow theo ý muốn của người sử dụng.

- Nếu lựa chọn Template, sẽ cho một số mẫu nền sẵn có cho slideshow của bạn.

- Nếu Blank Presentation sẽ cho một slideshow với nền trắng để có thể tuỳ biến dễ dàng.

Nên dùng một Blank Page. Sau khi đã có một slideshow nền trắng trên màn hình, cần chọn màu cho nó bằng cách nhấn chuột phải vào đó và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects cho màu nền có độ sâu.

Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện cho phép chọn màu ưng ý. Chọn xong màu rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK.

Cần lưu ý sử dụng màu sắc cho slideshow rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm.

Màu và kích cỡ cho Font chữ

Chọn phông chữ nên là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times. Nên chọn màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam. Kích cỡ nên trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).

Tạo trang kế tiếp

Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M.

Để tạo màu nền mới: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp Apply cho một hoặc Apply to All cho tất cả các slideshow.

Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp Drawing, sau đó vẽ lên slideshow của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. Biểu tượng Textbox để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng Free rotate tool, hoặc vào Draw/rotate/flip và chọn các kiểu xoay phù hợp. Tiếp theo bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn Format/font.

Bổ sung hiệu ứng đặc biệt

Nhắp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh.

Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt.

Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn muốn.

Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra.

Việc tạo hiệu ứng cho slideshow sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Tuy nhiên cần chú ý tới tính hợp lý cho từng mục đích của buổi thuyết trình. Đối với các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị nên sử dụng nhiều hiệu ứng mạnh gây ấn tượng. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường không dài, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.

Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung slideshow thì vào menu Slide Show/Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử.

Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show/Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.

Trình diễn sản phẩm

Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào View/slide show hoặc nhắp biểu tượng Slide show bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt.

Khi trình diễn, các đối tượng của slideshow hoặc từng slideshow sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi.

Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color" và chọn màu thích hợp.

Muốn kết thúc, chọn End Show.


Cách tạo nền cho bài trình chiếu powerpoint



        













Bạn thấy các slide desing của bài Powerpoint sấu hoặc không hợp với bài trình chiếu Powperpoint của bạn. Bạn muốn tạo
hình nền cho một hay tất cả các slide của bài trình chiếu powerpoint thì bạn làm theo cách sau:



- Bước 1: chon slide muốn chènhình nền ( Bằng cách click chuột vào slide đó)
- Bước 2: vào Format – Background


Photobucket


- Bước 3: trong phần ô nhỏ phí dưới (ô có mũi tên hướng suống) click chuột vào ô đó chọn Fill Effects…



Photobucket


- Bước 4: chọn thẻ Picture
- Bước 5: chọn Select Picture


Photobucket
- Bước 6: tại hộp thoại chỉ đường dẫn tới file ảnh muốn chèn làm hình nền sau đó chọn Insert – chọn tiếp Ok
Photobucket
Photobucket


- Bước 6: tại hộp thoại Backgroumd ticks dấu kiểm vào ô Omit background graphics from master
- Bước 7: Chọn Apply để áp dụng cho 1 slide hoặc Apply to All để áp dụng cho tất cả các slide



Photobucket

Và đây là kết quả:


Photobucket






Cách chọn theme cho powerpoint thêm sinh động
Cách chọn phông nền cho slide đẹp và chuyên nghiệp
Cách trang trí slide powerpoimt ấn tượng
Hướng dẫn làm trò chơi ô chữ trên Powerpoint
Cách trình bày slide bảo vệ luận văn khoa học nhất
Cách trình bày slide đồ án tốt nghiệp thành công nhất



(ST)
Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý