Cách lập kế hoạch tháng giúp bạn chiến thắng bản thân mình

 

Kế hoạch sinh ra là để thực hiện

Nói về kinh nghiệm học tập nhiều bạn quả không thiếu, bất kì ai cũng có thể dễ dàng có được qua bạn bè, thầy cô giáo, qua sách báo, mạng Internet nhưng làm theo kinh nghiệm lại là chuyện khác. Nào thú nhận đi! Có phải những con sâu lười biếng vẫn đang gặm nhấm quyết tâm của bạn?

Để bắt tay vào “công cuộc” học tập, bạn cần có một kế hoạch cụ thể? Bạn đã có kế hoạch chưa? Nếu chưa, tham khảo “6 bí quyết để học tập hiệu quả” để biết cách lên kế hoạch và sắp xếp công việc.

Nếu bạn đã có kế hoạch học tập cụ thể, đừng để nó nằm trên giấy nữa, bạn phải thực hiện nó bằng tất cả lòng quyết tâm ngay bây giờ! Tiếp tục nhé, mọi việc trơn tru đúng như kế hoạch? Woa! Xin chúc mừng! Nhưng… nếu núi bài tập vẫn khiến bạn bù đầu, cơn buồn ngủ và trăm thứ “hầm bà lằng” thì sẵn sàng kéo suy nghĩ của bạn đi xa tít tắp khỏi cái bàn học, có thể bạn cần 4 bí kíp sau.

Bố trí thời gian hợp lí

Sau khi bài viết 6 bí quyết để học tập hiệu quả được đưa lên, Hocmai.vn đã nhận được rất nhiều comment của các thành viên. Và một trong những vấn đề của nhiều bạn là lúng túng trong việc phân bổ thời gian.

Một người bạn từ địa chỉ hoamimatuoc@yahoo.com.vn chia sẻ: “Vào năm học mới, lịch học dày đặc khiến mình mệt mỏi. 3h sáng dậy học bài tới 6h, đi học luôn đến 12h trưa mới về, nghỉ được 20 phút lại đi học thêm, 7h30 tối mới về nhà. Buổi tối, lại bắt đầu học bài từ 8h đến 11h đêm nhưng vẫn không kịp.” 

Người viết bài này thực sự choáng về thời gian biểu của bạn. Bạn hãy tự hỏi mình xem, liệu những giờ học đó mang lại cho bạn những gì, việc học thêm có thực sự hiệu quả hay không? Nếu bạn không thấy hiệu quả, hãy mạnh dạn bỏ bớt đi 1-2 khóa học thêm mà bạn cho là ít hiệu quả nhất.

Và thay vì phung phí thời gian, tiền bạc, sức lực ở các lớp học thêm mà không hiệu quả, bạn hãy dành thời gian cho việc nghiên cứu bài trước và chăm chú nghe giảng trên lớp. Ngoài ra bạn cần phân bố thời gian phù hợp giữa chương trình học trên lớp và lịch học ở nhà. Tham khảo lịch học sau đây nhé, có thể nó sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong việc bố trí thời gian hợp lí.

VD: Thời khóa biểu ở trường của bạn như sau:

Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6	Thứ 7
Chào cờ  Lí  Văn  Văn  Toán  Toán	Sinh  Sử  Toán  Toán  Kỹ thuật	Văn  Văn  Địa  Lí  GDCD	Hóa  Sinh  Anh  Địa  Sinh	Anh  Toán  Toán  Sinh	Văn  Văn  Anh  Sinh hoạt

Thời khóa biểu ở lớp sẽ là một cơ sở để bạn lên lịch học ở nhà, với thời khóa biểu như trên, bạn có thể lên lịch học ở nhà như sau:

Buổi chiều

Thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6	Thứ 7
1h - 2h  2h - 4h	Lí  Toán	Sử   Toán	Địa   Văn	Anh  Hóa, Sinh	Anh  Toán	Anh  Văn
15 phút nghỉ giải lao
4h15 – 6h15	Văn	Sinh	Lí	Sử, Địa	Anh	Hóa

Buổi tối, từ 8h – 11h là thời gian để ôn tập lại các môn học đã học buổi chiều. Nếu bạn thấy môn học nào cần phải tập trung nhiều thời gian hơn, hãy dành trọn cả buổi tối cho môn học ấy. Hoặc có thể dành trọn thời gian buổi tối của tất cả các ngành trong tuần cho việc ôn luyện các môn thuộc khối thi của bạn.

Trước khi lên dường đi ngủ hãy chắc chắn là mình đã nắm vững bài học rồi bạn nhé!

Luyện khả năng tập trung khi học

Bạn đã thực sự tập trung khi ngồi vào bàn học chưa? Bạn đã biết dung hòa những biến cố trong cuộc sống để nó không làm ảnh hưởng đến học tập? Hãy nhớ rằng lo âu không giúp cho tình hình tốt đẹp hơn, ngược lại nó sẽ khiến bạn mệt mỏi hơn mà thôi.

Ở bài viết trước, Hocmai.vn đã “mách” cho bạn 3 bí quyết để luyện khả năng tập trung khi học. Bạn nào chưa kịp cập nhật thông tin thì bấm vào đây nè!

Chống lại cơn buồn ngủ

Bạn cần phải ngủ đủ giấc vào ban đêm, một giấc ngủ từ 7 đến 8 tiếng/đêm là hoàn toàn tốt cho sức khoẻ của bạn. Giấc ngủ ban đêm giúp bạn bù đắp lại và nạp lại năng lượng cho cơ thể bạn vào ngày hôm sau. Có như vậy đến giờ học mới tỉnh táo và tập trung được. Trong giai đoạn nước rút trước mùa thi bạn có thể tăng thời gian học lên nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian cho giấc ngủ không dưới 6 tiếng, bạn nhé!

Ăn nhiều rau quả đảm bảo cho lượng đường trong cơ thể ổn định suốt cả ngày. Đường giúp bạn có thêm nhiều năng lượng và tỉnh táo hơn khi làm việc. Khi lượng đường trong máu vừa đủ, bạn sẽ không cảm thấy hoa mặt chóng mày, làm giảm thiểu nguy cơ buồn ngủ khi học bài.

Thay vì ăn quá nhiều vào bữa trưa, hãy ăn những bữa ăn nhanh trong ngày, và có một bữa trưa nhỏ vào khoảng 2 giờ chiều. Bạn có thể ăn hoa quả như táo, lê hay cà rốt vào những bữa ăn nhanh này. Uống nước lọc thay vì nước hoa quả có đường hoặc nước sô đa, hạn chế dùng đồ uống có chứa cafein.

 Các loại rau quả giúp ổn định lượng đường trong cơ thể, giảm thiểu nguy cơ buồn ngủ 

Khi không thể cưỡng lại cơn buồn ngủ, bạn có thể rời bàn học, ra ngoài hít thở không khí trong lành, thở thật sâu sẽ giúp bạn lấy lại năng lượng cho cơ thể, nó giúp bạn không còn cảm thấy buồn ngủ và mệt mỏi.

Bạn có thể đi rửa mặt, đi bộ một chút dọc hành lang hoặc tập một bài thể dục nhẹ nhàng. Ví dụ, bạn có thể tập thể dục bằng cách ngồi xổm, cho hai tay qua đầu. Sau đó, giữ nguyên tư thế, đứng lên và ngồi xuống. Làm lại động tác này trong vài lần, bạn sẽ cảm thấy cơ thể thoải mái và dễ chịu hơn rất nhiều. Nó sẽ giúp bạn giải toả cơn buồn ngủ khi học bài.

Bạn nào còn có cách nào hay giúp chúng mình chống lại cơn buồn ngủ khi học bài hãy cùng chia sẻ nhé!

Hiểu để yêu hơn các môn học

Không cần đế ý bạn cũng thấy, nếu ta ghét một ai đó, thì như một phản ứng ngược lại người ta cũng sẽ không hài lòng về bạn một tẹo nào. Tương tự, với việc học cũng vậy. Nếu bạn ghét cay, ghét đắng môn Lịch sử vì nó nhiều con số quá, nhiều sự kiện quá, nhiều ngày phải nhớ quá, chúng làm bạn đau đầu. Thì ngay lập tức, nó cũng sẽ ghét lại bạn, những con số sẽ không thèm chui vào đầu bạn, bài kiểm tra trên lớp thì thấp tè tè và bạn lại càng ghét nó hơn. Phù! Thật không hay một chút nào! Hãy tập hiểu nó, bạn sẽ phát hiện ở mỗi môn học có thật nhiều điều lí thú và thấy yêu nó hơn.

Hãy bắt đầu việc này ngay từ khi năm học mới bắt đầu. Đọc sách, tham khảo tài liệu và dành thời gian để làm bài tập nhiều hơn sẽ giúp bạn vượt qua tâm lí lo lắng “không biết phải học gì bây giờ”. Nào! bây giờ thì cùng… ngồi vào bàn học thôi!

 
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG CÔNG VIỆC

Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty

1. Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

2. Ý nghĩa

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

3.2 Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

3.4 Xác định phương pháp 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

3.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.

a. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng.

4. Phân loại

- Hoạch định chiến lược.
- Hoạch định tác nghiệp.
- Hoạch định dự án.
- Mục tiêu.
- Hoạch định năm.
- Hoạch định tháng.
- Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

- Thời hạn: vài năm
- Khuôn khổ: rộng
- Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

- Nhận thức được cơ hội
- Xác định các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề
- Xác định các phương án lựa chọn
- Đánh giá các phương án.
- Lựa chọn phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Đặc điểm

- Thời hạn: ngày, tuần, tháng
- Khuôn khổ: hẹp
- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
- Các loại sổ tay, cẩm nang.
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án

- Xác định các yêu cầu của dự án.
- Xác định các quy trình cơ bản.
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:

(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)

- Phân loại mục tiêu
- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục tiêu

- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân

- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.

a/Specific – cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b/Measurable – đo lường được

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable – vừa sức.

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d/Realistics – thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

e/Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng

- Các công việc trong kế hoạch năm.
- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN

- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).