Cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả nhất

seminoon seminoon @seminoon

Cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả nhất

19/04/2015 01:04 PM
237


Một khi bạn đã xác định và phân quyền ưu tiên cho tất cả các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, bạn cần giải quyết chúng một cách hệ thống. Lịch làm việc là một phương pháp tốt nhất để bạn sử dụng thời gian một cách có hệ thống.






LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN     


















 
Đó là một văn bản ấn định thời gian cụ thể để hoàn tất các nhiệm vụ. Lịch làm việc cho phép bạn hình dung nguồn thời gian và kế hoạch phân bố công việc của bạn để thấy khung thời gian mà bạn tận tâm hay không tận tâm, xem những việc ưu tiên có bị những việc ít quan trọng đẩy ra ngoài không, có nhiều công cụ để lên lịch làm việc:

• Danh sách việc phải làm

• Lịch hẹn

• Sổ lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần

• Các phần mềm và phần cứng để lên lịch làm việc ( chẳng hạn như lịch trên máy vi tính cá nhân và máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA).

Nhiều ông ty có các công cụ thiết lập lịch làm việc cho phép bạn duy trì lịch trình của mình. Nếu các máy tính trong công ty nối mạng với nhau thì bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp. hãy dùng những công cụ này nếu có, nhưng luôn nhớ rằng việc lên lịch làm việc là vấn đề cá nhân. Nếu những công cụ sẵn có tại công ty bạn không phù hợp với phong cách cá nhân của bạn thì hãy tìm những thứ khác thay thế.

Xây dựng lịch làm việc

Để xây dựng lịch làm việc của bạn, hãy lấy những nhiệm vụ có mức ưu tiên cao nhất và đưa chúng vào những ô thời gian phù hợp cho những ngày, tuần hoặc tháng sắp tới.
Hãy nhớ rằng các ngày làm việc của bạn chắc chắn có những thời điểm sinh lực cao hoặc thấp, chẳng hạn như buổi chiều là thời điểm mà nhiều người giảm sinh lực. Nên xếp lịch cho những việc và hoạt động quan trọng đòi hỏi tính sáng tạo và năng lượng vào buổi sáng – thời điểm mà bạn tỉnh táo và dào sinh lực nhất. Những việc linh tinh hàng ngày nên xếp vào những thời điểm sinh lực thấp.

Hãy xếp lịch làm việc chỉ một phần trong ngày của bạn, để trống một số thời gian để giải quyết khủng hoảng và những điều ngoài mong đợi. Hãy kết hợp các nhiệm vụ có thể. Theo tiến độ hàng tuần, hãy chuyển những nhiệm vụ được ưu tiên nhưng chưa hoàn tất sang những ngày vẫn còn trống của tuần này. Khi lịch làm việc của bạn thay đổi, hãy nhớ ghi lại những gì đã thực sự xảy r

Kế hoạch quản lý thời gian

Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.


Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.
http://vnfreelance.com/forum/images/illustrator/time_management_matrix.jpg
Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấpquan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”

Mục đích của SSC trong kì này là giúp các bạn biết được mình đang sử dụng thời gian như thế nào, nên dành quỹ thời gian cho những công việc gì, những ưu tiên gì để có thể thành công trong kì thi tới nói riêng và trong cả quá trình học tập nói chung, trong khi vẫn giữ được những hoạt động chi phối khác như đi làm thêm, vui chơi cùng bạn bè, thời gian cho gia đình, cho bản thân, …

Tự tạo cho bạn các khoảng thời gian học:Thường thì học trong bao lâu các bạn cảm thấy không cần nghỉ? 20’, 40’ hay 1 tiếg? Một vài người thì thích nhiều khoảng nghỉ giải lao vì nhiều lý do khác nhau và thường thì các bài tập hoặc tài liệu khó thì cần nhiều khoảng thời gian giải lao hơn.
Có tổng kết và updates sau mỗi tuần.
Việc gì quan trọng hơn thì làm trước, việc nào kém quan trọng thì làm sau.
Học ở những nơi mà bạn ít bị phân tán:để có được sự tập trung cao độ.
Có “thời gian chết”?Thời gian chết ở đây là gì? Là thời gian để các bạn có thể F5 refresh não bộ đang hoạt động căng thẳng: Các bạn có thể đi dạo hoặc đi xe đạp trong đôi lát chẳng hạn.
Xem qua các tài liệu và bài đọc trước giờ học.
Xem lại các tài liệu ngay sau giờ học:Nếu trong 24 tiếng mà các bạn không xem qua thì sẽ dễ quên bài nhất.
Sắp xếp thời gian cho các ngày quan trọng: kì thi midterm sắp tới, những ngày phải làm presentation, …

To-Do list- Danh sách những việc cần làm:Ghi ra giấy những điều bạn cần làm, rồi quyết định việc nào sẽ làm bây giờ, việc nào để sau, hay nhờ ai làm, hoặc hoãn việc nào sau một thời gian dài.
Một quyển lịch sắp xếp công việc theo tuần/ tháng:Đánh dấu các buổi hẹn, đi học, họp trong một cuốn sổ tay chia ô thời gian hoặc bảng biểuNếu bạn là người thiên về sử dụng giác quan (nếu nhìn sẽ khiến bạn học vào đầu nhanh hơn), bạn có thể sơ đồ hóa thời gian biểu. Điều đầu tiên làm lúc sáng dậy, đó là xem hôm nay phải làm những gì. Còn trước khi đi ngủ thì xem mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai chưa.
Lịch ghi kế hoạch lâu dàiSử dụng một bảng cho mỗi tháng để bạn có thể lên kế hoạch trước.Những lịch ghi kế hoạch lâu dài như thế này sẽ nhắc nhở để bạn sử dụng tốt quỹ thời gian của mình.

To Do List – Danh sách những việc cần làm.

Vậy, To Do List có những gì, tại sao phải lên danh sách này và làm sao lên được danh sách này?

Có những gì?

  • Danh sách từ 3 đến 5 việc phải làm, danh sách này sẽ giúp các bạn xác định và nhóm được các việc cần làm vào một chỗ cho dễ tham khảo. Sau đó các bạn sẽ phát triển và rút ngắn khi các bạn làm việc bằng các đề mục.
  • Dán lên một bảng tin, tủ lạnh hay góc trống dễ nhìn nào đó trong nhà các việc cần làm và thời gian phải làm (deadline)
  • Tổ chức:Dùng một công cụ tổ chức để lên kế hoạch ví dụ như lịch điện tử, giấy note chiến lược, thư, tin vắn, tin nhắn và các dịch vụ truyền thông khác.
  • Tiến độ thực hiện công việc và các việc phụ để hoàn thành công việc.

Tại sao nên có To do list?

  • Giảm căng thẳng

Các bạn có thể giảm được phần nào căng thẳng bằng cách cụ thể hóa và ưu tiên các việc cần làm và có thời gian thảnh thơi hơn.

  • Giúp nhắc nhở bản thân:Một danh sách có mặt ở nơi nào đáng chú ý sẽ nhắc nhở các bạn việc quan trọng phải làm.
  • Giúp hoàn thành chiến lược:Khi được nhắc nhở, bạn sẽ nghĩ đến cả việc phải làm lẫn nguyên nhân, chiến lược và cách để hoàn thành nhiệm vụ
  • Đó có thể là một niềm vui:Đùa nghịch với danh sách có thể khuyến khích bạn nghĩ đến điều gì đó bên ngoài vấn đề để tìm ra cách giải quyết. Các bạn có thể thêm vào các hình ảnh và các bức tranh để tạo hứng thú và để mọi thứ được diễn giải một cách chính xác.

Làm một To Do list như thế nào:

  • Xác định các nhiệm vụ ưu tiên để từ đó thiết lập kết quả hành động.
  • Điền các mục vào lịch bàn, lịch điện tử, giấy note, hòm thư, tin nhắn và các dịch vụ truyền thông khác.
  • Chia sẻ với bạn bè, gia đình để tìm kiếm những lời khuyên.
  • Khi nhiệm vụ đã được hoàn thành, các bạn hãy gạch bỏ và tổ chức ăn mừng hoặc tự thưởng cho bản thân.
  • Đưa danh sách các việc cần làm vào cuộc sống hằng ngày

SSC hi vọng những chia sẻ về cách thức cũng như công cụ quản lý thời gian này sẽ giúp các bạn vững bước trong kì thi sắp tới cũng như việc  học tập sau này! Vậy  còn chần chừ gì mà chúng ta không bắt tay vào việc quản lý thời gian ngay từ hôm nay nào? Let’s Go!

Thời khóa biểu cho một tuần làm việc

Dậy sớm hơn trong ngày đầu tuần

Tâm trạng mệt mỏi, chán nản, hay quên hay thiếu tập trung đã trở nên quen thuộc với đa số dân văn phòng. Một cuộc điều tra ở Đức cho thấy, 80% số người được hỏi có tâm trạng xuống dốc thảm hại trong ngày đầu tuần. Áp lực giao thoa của việc cần quyết định và kế hoạch cho tuần làm việc mới đều diễn ra trong ngày càng gia tăng mức độ căng thẳng. Các chuyên gia đưa ra lời khuyên, để bản thân tránh khỏi cảm giác chốn việc, dậy sớm đóng vai trò khá quan trọng. Bởi sự căng thẳng có mối quan hệ chặt chẽ với thời gian. Một buổi sáng được chuẩn bị kỹ lưỡng dẽ giúp bạn giảm thiếu sự mệt mỏi, có thời gian cho bữa sáng và vận động nhẹ nhàng! Một bữa sáng dinh dưỡng cung cấp năng lượng cho ngày làm việc tất bật và chút âm nhạc sau khi đến cơ quan giúp tâm trạng bạn thoải mái hơn nhiều!

Tưởng tượng trong ngày thứ ba

Nếu cho thứ hai là ngày quá độ giữa công việc và nghỉ ngơi thì bạn cần đối diện với hiện thực vào ngày thứ ba, hãy để tinh thần hoàn toàn tập trung cho công việc. Một nghiên cứu mới đây cho thấy, 10h sáng ngày thứ ba là thời điểm áp lực công việc lớn nhất, khiến mọi dây thần kinh đều phải căng lên cho công việc. Đa số đều từ bỏ giờ nghỉ trưa để tranh thủ làm việc vào ngày này. Chuyên gia kiến nghị, vào giờ cao điểm khoảng 10h sáng bạn có thể tiến hành một bài rèn luyện tâm lý nhỏ, tìm một chỗ yên tĩnh, nhắm mắt lại, hít sâu 10-20 lần.

Mỉm cười vào thứ tư

Mỗi đến ngày thứ tư trong tuần, Hải nhân viên công ty tin học mang một trạng thái thất thểu. Cuối tuần vừa có buổi dã ngoại vui vẻ với bạn gái nhanh chóng cho vào lãng quên bởi nhịp độ công việc đến chóng mặt, dù cách ngày nghỉ có 2 ngày nhưng với anh thật xa xăm. Chuyên gia cho hay, thứ tư là ngày phải tiếp nhận nhiều thông tin nhất, gánh nặng về công việc cũng gia tăng khiến tâm trạng chán nản không thể khá hơn. Vì vậy, giữ nụ cười là điều rất quan trọng trong ngày này. Hãy để điều phiền toái biến mất trong những nụ cười và những câu chuyện tiếu với đồng nghiệp. Ở thời điểm này, hướng về ý nghĩa mục tiêu cuộc sống sẽ là động lực giúp bạn bước khỏi tâm trạng chán chường và tăng cường sự tự tin cho chính mình.

Để ánh sáng thoải mái vào thứ năm

Nhiều người cho thứ năm là đêm tối trước bình minh bởi đây là khoảng thời gian khiến con người cảm thấy mệt mỏi, phiền phức nhất và hiệu quả công việc thấp nhất. Mọi sự tích lũy căng thẳng trong tuần dường như bùng phát trong ngày thứ năm. Chuyên gia kiến nghị, bạn nên để toàn bộ đèn trong văn phòng được bật sáng bởi chúng có thể giúp tâm trạng được bình tĩnh vui vẻ hơn. Hơn nữa, sự mệt mỏi trong ngày thứ năm có quan hệ mật thiết đến sự thiếu dưỡng khí, hãy đặt ở phòng làm việc cây xương rồng xinh xắn, chúng sẽ cung cấp lượng không khí cần thiết là giảm thiểu cảm giác mệt mỏi!

Coi thứ sáu là thứ hai đầu tuần

Trải qua bốn ngày làm việc căng thẳng, tâm trạng dường như thoải mái hơn rất nhiều trong ngày thứ sáu. Dù là ngày không mấy tâm trạng làm việc nhưng kết quả điều tra cho thấy hiệu quả công việc của ngày thứ sáu cao hơn nhiều các ngày còn lại trong tuần. Chính tâm lý thoải mái, sức tập trung và xử lý công việc nhanh chóng đã nâng cao hiệu quả công việc. Chuyên gia kiến nghị, tốt nhất bạn nên coi thứ năm là ngày thứ hai, nếu sự thư giãn thả lỏng quá mức khiến bạn khó tránh khỏi tâm lý căng thẳng vào thứ hai.

Cuối tuần: Dành 1 tiếng để lên kế hoạch công việc tuần kế tiếp

Sau một tuần làm việc với nhiều biến động, nhiều người lựa chọn các cuộc họp mặt nhậu nhẹt để quên đi một tuần căng thẳng. Nhưng đây là nguyên nhân khiến bạn bị mất ngủ, tạo áp lực cho ngày nghỉ còn lại. Để giải quyết vấn đề này, tốt nhất hãy tận hưởng thời gian nghỉ ngơi và dành một giờ đồng hồ để lên kế hoạch công việc cho tuần kế tiếp, điều này giúp tâm lý thoải mái mà không mất đi không khí nghỉ ngơi ngày cuối tuần!

Quản lý thời gian - lập kế hoạch

Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.


Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.



http://vnfreelance.com/forum/images/illustrator/time_management_matrix.jpg
 

Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấpquan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “
Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”



Kế hoạch kinh doanh ở thời điểm khó khăn
Kế hoạch kinh doanh cửa hàng thời trang cực hữu ích
Lên kế hoạch bán hàng hoàn hảo đón chờ thành công
Lên kế hoạch bán hàng hoàn hảo đón chờ thành công
Cách trình bày kế hoạch kinh doanh tốt nhất



(ST)
Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý