Cách làm việc nhóm hiệu quả

Đối với người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm, luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung của nhóm và cho từng cá nhân trong nhóm. Đó là những phương cách nào, hãy thao khảo những điều sau đây.

Thay đổi tư duy để làm việc nhóm hiệu quả

Một nghiên cứu đăng trên Thời báo kinh tế Việt Nam mới đây cho thấy, tinh thần hợp tác của nhân viên Việt Nam trong một nhóm còn kém. Có nhiều nguyên nhân như người quản lý chưa biết cách phê bình, để tình cảm xen vào công việc, nhân viên có tác phong chưa chuyên nghiệp... Nhiều công ty vẫn chưa tạo được một chuẩn mực nhất định trong khi làm việc nhóm cho nhân viên. Làm thế nào để làm việc nhóm có hiệu quả luôn là bài toán khó cho chúng ta, dù một thực tế rằng trong số quốc gia châu Á, chỉ số thông minh của người Việt Nam có phần nhỉnh hơn!

Nhìn nhận điểm yếu kém trong làm việc nhóm

Một câu chuyện ngụ ngôn kinh điển mà các chuyên gia huấn luyện kỹ năng vẫn chia sẻ với nhau có thể chỉ ra rõ điểm yếu kém nhất của người Việt khi làm việc theo nhóm. Câu chuyện kể về một ông lão ngồi câu cua bên bờ biển. Ông lão để bên cạnh mình hai chiếc giỏ, một chiếc đậy nắp, một chiếc không. Người ta quan sát thấy ông bắt được khá nhiều cua, nhưng có con ông bỏ trong chiếc giỏ có nắp, có con lại bỏ vào giỏ không nắp. Người ta hỏi ông lão, không lẽ không sợ những con cua trong giỏ không nắp sẽ bò hết ra ngoài? Ông trả lời : những con cua tôi bỏ trong giỏ có nắp là cua "ngoại", còn những con bỏ trong giỏ không nắp là cua "nội".

Người ta lại càng thắc mắc hơn. Ông mới giải thích rất ý nhị : Những con cua "ngoại" biết cách nâng đỡ nhau, khi tôi càng bỏ vào nhiều cua, thì chúng sẽ dễ dàng xếp chồng lên nhau, ngày một cao lên và dễ dàng bỏ ra ngoài. Thế nên tôi phải đậy nắp. Còn những con cua "nội" thì chỉ cần một con cố gắng ngoi lên, những con khác sẽ lập tức dùng càng kéo ngược con đó xuống, để giành quyền bò lên trước, vì thế chẳng bao giờ chúng bò ra khỏi miệng giỏ nổi.

Vâng, những con cua "nội" ở đây ám chỉ một số nhóm những nhân viên Việt Nam, với cái tôi quá lớn, luôn gây ra trở ngại trong quá trình làm việc nhóm, so với tác phong làm việc có tính hợp tác cao của người nước ngoài.

Từ đây, có thể liệt kê ra một số điểm cần phải hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của nhiều nhân viên:

- Thái độ và quan điểm về sự hợp tác. Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý : tôi luôn đúng, chỉ có tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là "tài sản quý giá" của nhóm.

- Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đúng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn.

- Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm. Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp... Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.

Thay đổi tư duy nhân viên để làm việc nhóm hiệu quả

Với những điểm còn tồn tại trên, chúng ta phải nhìn nhận được bản chất của quá trình làm việc nhóm. Theo Thạc sỹ Marketing Mai Hiền Lê (Holcim VietNam), thì một nhóm chính thức được hình thành theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1 : Phụ thuộc

Đây là giai đoạn hình thành của một nhóm. Khi đó các cá thể là một đám đông xa lạ, chịu sự điều động, sắp xếp của tổ chức, của người đứng đầu, thế nên gọi là phụ thuộc. Những hoạt động kết hợp nhau chỉ theo quy tắc giao tiếp cơ bản, mà chưa có sự hiểu biết tường tận về nhau.

Giai đoạn 2 : Độc lập

Đây là giai đoạn dễ dẫn đến sự xung đột nhất của nhóm làm việc. Các cá nhân đã bắt đầu có ý thức thể hiện bản thân, mong muốn được tập thể công nhận. Nhiều người không thể vượt qua cái tôi cá nhân để đi theo ý kiến của tập thể, cũng là do giai đoạn này, họ không được định hướng để dung hòa bản thân, nhìn thấy rõ vai trò của mình trong tập thể.

Giai đoạn 3 : Hợp tác

Đây là thời điểm mà các cá nhân trong nhóm bắt đầu có sự tương tác mạnh hơn, có sự thấu hiểu về nhau. Lúc này việc chấp nhận "những kẻ khác" trong kế hoạch làm việc của mình đã trở nên bình thường hóa với mỗi cá nhân. Giai đoạn này, ý thức nhóm đã bắt đầu hình thành, và phát triển cao lên ở giai đoạn tín nhiệm.

Giai đoạn 4 : Tín nhiệm

Còn gọi là giai đoạn vận hành. Lúc này, tất cả mọi thành viên đã hiểu thấu được điểm mạnh - yếu của từng thành viên trong nhóm, và sẵn sàng tin tưởng giao phó trách nhiệm phù hợp với họ trong từng kế hoạch cụ thể. Tinh thần hợp tác của một đội lúc này là cao nhất.

Như vậy, nhiều người thường bị mắc kẹt lại ở giai đoạn thứ hai, chứng tỏ bản thân. Nhiều nhà tư vấn chiến lược thường nhắc đến họ như những "nhân vật đặc biệt", hay nói rõ hơn là những người tài cứng đầu. Họ rất tự tin vào khả năng của mình, đến nỗi có thể coi thường tất cả những thành viên khác. Tai hại hơn nếu họ là những người được tín nhiệm bởi mối quan hệ cá nhân với người đứng đầu, thì sẽ càng dễ áp đặt quan điểm của mình lên các đồng sự.

Lúc này, tập thể nên có những sự phản ứng để làm cho đối tượng trên hiểu ra một chân lý rằng : không có nhà vô địch duy nhất nào trong một tập thể thua cuộc. Hoặc, nhà lãnh đạo phải chủ động nhắc nhở, điều chỉnh hành vi này thay đổi để phù hợp hơn với tác phong làm việc của nhóm.

Thực ra, xét trên góc độ nhân sự, các cá nhân này chính là những mắt xích yếu, chứ không hoàn toàn là điểm mạnh của doanh nghiệp. Bởi một lẽ, những cá nhân với thái độ tiêu cực như trên sẽ dễ gây những xung đột ngầm trong nhóm, trong doanh nghiệp khiến cho bộ máy làm việc bị trì trệ, hoặc kết cấu nhân sự tan vỡ.

Trong trường hợp này, người lãnh đạo nên khéo léo có sự khen thưởng, động viên thích hợp với những thành tích vượt trội của các "nhân vật đặc biệt" này. Cố gắng động viên công khai trước mặt tập thể, từ đó "dẫn dụ" lòng tự cao của họ trở thành trách nhiệm gắn kết với tập thể, khiến họ đảm nhận vai trò đầu tàu trách nhiệm cho cả nhóm. Từ đây, người lãnh đạo gò họ vào những khuôn phép nhất định của "người đi đầu" như trách nhiệm, bình tĩnh, khiêm tốn... giúp họ dần biến đổi thói quen tự tung tự tác trong công việc nhóm của mình.

Kết lại, khi áp lực công việc ngày càng cao, đòi hỏi ta phải liên kết với những cá nhân khác thì làm việc nhóm đã trở thành một kỹ năng sống còn trong bối cảnh hiện nay. Chỉ có thay đổi bản thân, thích ứng với mục tiêu chung của doanh nghiệp thì chúng ta mới đạt được thành tích chung. Hãy biến sự xuất sắc của mình thành tinh thần giúp đỡ cho những thành viên khác trong nhóm. Như câu nói : Ba cây chụm lại, nên hòn núi cao.

kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả qua 10 phương cách

1. Làm rõ sự trông đợi. Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.

2. Bối cảnh. Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức?

3. Sự giao phó. Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm? Làm thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến.

4. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành viên của nhóm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh.

5. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo.

7. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quan tòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết mọi vấn đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.

8. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào.

9. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổi. Hãy để nhân viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới.

10. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công nhận được đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng.

Học nhóm - cách học cần đoàn kết mới đạt hiệu quả

Một trong những cách khắc phục điểm yếu cá nhân và tăng hiệu suất học tập đó chính là học theo nhóm. Nhóm là một tập hợp nhỏ những học sinh, sinh viên đang học cùng một môn học hoặc cùng theo đuổi một mục đích học tập chung. 

1. Xác định mục đích rõ ràng

Một nhóm hoạt động tốt luôn có những mục đích rõ ràng. Mỗi thành viên trong nhóm cộng tác, liên kết với người khác để cùng theo đuổi một mục đích chung. Mục đích đó có thể là cùng nhau hoàn thành một đề tài đã được giao, ôn tập để vượt qua kì thi cuối kì, giúp đỡ học sinh yếu trong lớp nâng cao thành tích,…Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhóm của bạn đi đúng hướng và không bị phân tán trong quá trình học tập. Vì vậy, các thành viên trong nhóm cần cùng nhau bàn bạc, thảo luận, thống nhất một mục đích chung thật cụ thể và rõ ràng.

2. Chọn người chỉ huy

Nhóm là tập hợp những cá thể khác nhau, có sự phân biệt rõ ràng về tính cách và nhận thức. Để nhóm đạt được sự thống nhất và hoạt động suôn sẻ trên hành trình dẫn đến mục tiêu luôn cần một người chỉ huy tốt. Đó có thể là người thông minh nhất trong nhóm, người có nhiều ý tưởng nhất,…Người đó phải có tiếng nói và có khả năng thuyết phục, thống nhất tất cả các thành viên còn lại. Tốt nhất hãy để cả nhóm cùng bàn bạc và chọn ra một người chỉ huy. Một khi đã chọn ra người đứng đầu, thì tất cả các thành viên còn lại trong nhóm hãy lắng nghe và tuân theo sự chỉ huy của họ.

 

 

3. Sự cộng tác giúp đỡ lẫn nhau

Người chỉ huy có trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên và công bố mục đích chung, cũng như kết quả của của mọi công việc. Người chỉ huy cần phải biết điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để bố trí công việc thật hợp lí. VD: Bạn A chăm chỉ và cẩn thận có thể giao cho việc ghi chép lịch học, chuẩn bị tài liệu cho cả nhóm, bạn B học tốt nhất thì đảm nhận giảng giải những vẫn đề khó cho nhóm,…Mỗi người mỗi việc, tùy theo năng lực mà phân công để nhóm hoạt động với hiệu quả cao nhất.

Là một thành viên trong nhóm, bạn chia sẻ những gì bạn biết và không biết với các thành viên còn lại. Bạn giúp họ hiểu vấn đề đồng thời nhận lại sự hỗ trợ từ phía họ. Kiến thức bạn cho đi không hề mất, đồng thời bạn được nhận lại nhiều kiến thức khác. Bạn phải mở rộng bản thân để học nhiều thứ từ những thành viên khác. Bạn phải đánh giá những gì họ nói, kiểm tra, kết luận. Bạn cần tích cực tham gia, đưa nhiều ý tưởng và giúp đỡ mọi người.

4. Cùng thảo luận và trao đổi 

Hãy cùng nhau đọc tài liệu, thảo luận và trao đổi về các bài viết, thuyết trình để đưa ra những nhận định đúng về vấn đề cần giải quyết. Mục đích không phải để cả nhóm viết lại bài viết, bài thuyết trình mà là để mọi người cùng quan tâm đến một vấn đề và thu thập thật nhiều ý tưởng xung quanh vấn đề đó. Tinh thần tập thể chính là điểm mạnh của việc học tập theo nhóm.

5. Tranh luận nhưng đừng căng thẳng

Một sự thật hiển nhiên đó là chúng ta luôn khác nhau và luôn cho rằng bản thân mình đúng, điều đó làm nổ ra các cuộc tranh luận. Tuy nhiên, nếu cùng ở trong một nhóm học tập, bạn cần thông cảm với những điểm chưa hoàn hảo của người khác, và họ cũng sẽ bỏ qua những thiếu sót của bạn. Tranh luận nhưng đừng cãi vã. Tranh luận căng thẳng sẽ khiến nhóm của bạn mất đoàn kết. 

Hãy cộng tác với nhau để việc học tập trở nên dễ dàng hơn. Tất cả những gánh nặng của mọi người đều trở nên nhẹ đi nếu xác định được mục đích rõ ràng, chọn được người chỉ huy phù hợp, cộng tác và giúp đỡ lẫn nhau, cùng thảo luận và trao đổi, tranh luận nhưng không căng thẳng. Tuân thủ những chỉ dẫn trên, chắc chắn nhóm của bạn sẽ hoàn thành mục đích một cách xuất sắc.


Nguyên nhân làm việc nhóm kém hiệu quả
Bí quyết làm việc theo nhóm
Kỹ năng làm việc theo nhóm
Quá trình làm việc theo nhóm để đi đến thành công
Cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm hiệu ..

(ST)