Cách thiết kế email marketing chuyên nghiệp

Bạn vẫn thường thấy trên một website nào đó vài cái pop-up mời chào kiểu “Hãy click vào đây để nhận được quà đặc biệt qua email”. Khách hàng thường liệt những email chào mời kiểu đó vào hàng spam chính hiệu. Không ai muốn email của họ lọt vào danh sách đối tượng tiềm năng để các công ty thả sức spam.

Cách chọn phần mềm Email Marketing tốt

Điều đầu tiên khi chọn phần mềm cho chương trình email marketing, bạn nên định hướng trước là bạn sẽ tự làm một mình hay là giao cho một bộ phận chuyên trách. Bạn có thể thực hiện cả hai cách trên bởi vì điều đó hoàn toàn có thể, nhưng khi chọn một cách bạn phải chắc chắn là nó sẽ hiệu quả.

Bạn không hề muốn thử lần lượt từng chiến lược marketing nếu ở trên để rồi phát hiện ra rằng nó không hiệu quả, bởi vì làm như vậy chỉ gây tốn thời gian và tiền của.

Trong trường hợp bạn được giao phó những công việc quan trọng hơn việc thực hiện một chiến dịch quảng cáo qua email, thì tốt nhất bạn nên đánh cược bằng cách giao công việc quan trọng này cho một bên thứ ba. Hãy chắc chắn rằng bên thứ ba mà bạn giao phó có đủ sự thành thạo, kinh nghiệm và chuyên môn đối với loại công việc như thế này.

Tự thực hiện chiến dịch và lựa chọn phần mềm email marketing có thể mang lại cho bạn nhiều lợi ích. Đầu tiên là bạn có thể kiểm soát toàn bộ công việc của mình và cách thực hiện nó. Bạn có thể phát hiện ra và làm theo cách mà bạn thấy tốt nhất bởi vì không ai hiểu rõ công việc bằng chính bạn. Đồng thời khi tự thực hiện, bạn còn có thể linh hoạt lựa chọn những gì đúng đắn nhất cho công việc của mình. Nếu bạn thực hiện trực tiếp bạn sẽ khám phá ra rằng nó rẻ hơn là khi giao cho một bên thứ ba.

Bởi vì có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm trong lĩnh vực kinh doanh, cho nên để tìm ra được một phần mềm thích hợp thì cũng phải mất một khoảng thời gian.

Sau đây mà một vài thủ thuật cơ bản để bạn có thể tìm ra được phần mềm thích hợp cho mình:

1. Bạn có thể sử dụng các phần mềm miễn phí, và cho dù là phần mềm miễn phí hay phần mềm thương mại thì khi chọn lựa bạn cũng phải chắc chắn là nó đáp ứng được yêu cầu chuyên môn của công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng các phần mềm có thật nhiều chức năng trong cùng một mảng công việc, nhưng hãy cẩn thận và kiểm tra kỹ càng bởi vì chưa chắc nó đã là công cụ tốt nhất khi sử dụng vào công việc của bạn một cách chi tiết. Hơn nữa phần mềm có nhiều chức năng thường rất khó sử dụng.

Email marketing được chia ra làm nhiều khâu: thu thập địa chỉ email, quản lý chúng, viết/gửi email và kiểm tra kết quả. Vì vậy tốt nhất là hãy chọn một phần mềm chỉ tập trung vào email marketing.

2. Chọn phần mềm mà có thể sử dụng kết hợp với các phần mềm và dịch vụ email marketing khác.

3. Chọn phần mềm trực tuyến thì tốt hơn cho bạn. Vì có thể dễ dàng sử dụng trên máy tính hiện thời của bạn cũng như hầu hết các máy tính khác, lý do đơn giản là bạn không hề biết khi nào bạn sẽ phải đổi máy tính. Hãy chắc chắn rằng bạn không cần bất cứ một chương trình hay phần cứng hỗ trợ nào khác để phần mềm của bạn có thể chạy ổn định.

4. Một phần mềm khi sử dụng cho chiến dịch email marketing được đánh giá là tốt khi nó cho phép bạn tạm dừng hoặc ngừng kết nối với chương trình. Có thể trong lần thực hiện đầu tiên bạn sẽ nghĩ rằng điều này không quan trọng, nhưng khi chiến dịch marketing của bạn phát triển, bạn sẽ nhận ra chức năng này quan trọng tới mức nào.

5. Email marketing thì không ngừng phát triển và mở rộng, cho nên phần mềm mà bạn lựa chọn phải có khả năng bắt kịp sự phát triển đi lên không ngừng đó. Đây cũng chính là lý do tại sao bạn nên mua phần mềm từ những công ty chuyên về lĩnh vực email-marketing như vinaContact, constantContact, mailermailer,...

Nếu một công ty phần mềm cho bạn dùng thử sản phẩm của họ thì bạn hãy dùng thử. Thời gian dùng thử này sẽ giúp bạn làm quen và xác định xem có phù hợp với bạn không. Bên cạnh đó, đọc những bài đánh giá về nhiều phần mềm khác nhau sẽ giúp bạn có được dấu hiệu để tìm ra phần mềm thích hợp mà bạn muốn.

Hướng dẫn soạn Email và chọn mẫu Email Marketing

Sau khi bạn đã có tài khoản để gửi thư và một danh sách người nhận Email, công đoạn sau đó là Soạn nội dung mail để gửi đi. Việc soạn mail thì rất đơn giản nhưng để người đọc chú ý đến bức mail của bạn cũng như để bức mail của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn nên soạn ra một mẫu mail có bố cục đẹp mắt, sử dụng hình ảnh và các hiệu ứng nền. Điều đó sẽ dễ dàng nếu bạn biết một chút kiến thức về HTML, Photoshop. Tuy nhiên nếu bạn không biết gì về design vẫn có thể dễ dàng lựa chọn lấy một mẫu trong các mẫu email marketing được design sẵn của chúng tôi.

Sau đây là các bước hướng dẫn soạn nội dung mail để gửi đi :

B1. Bấm 'Soạn mail mới'
Ở cửa sổ chính của phần mềm, bấm nút 'Soạn mail mới' trên thanh công cụ.

B2. Bấm 'Lựa chọn Template'
Bấm lựa chọn mẫu mail. Nếu bạn không cần lựa chọn mẫu mail có thể soạn mail bình thường và bỏ qua bước này.

B3. Chọn mẫu email marketing và bấm 'Lựa chọn'
Bạn lựa chọn mẫu mail ưa thích tùy vào mục đích của bạn và bấm 'Lựa chọn'. Ví dụ bạn cần chưng bày nhiều sản phẩm, bạn có thể chọn mẫu MuaChung hoặc CungMua.

B4. Sửa lại nội dung theo ý thích rồi bấm 'Thêm vào danh sách'
Bạn sửa lại nội dung bức mail theo ý thích :

- Bạn có thể chèn thêm tên người nhận vào bức mail bằng cách bấm vào ô Tùy biến trên thanh công cụ và chọn cú pháp ##Tên## hoặc gõ trực tiếp cú pháp ##Tên## vào bât kì đâu bạn muốn trên bức mail. Phần mềm sẽ tự động thay thế cú pháp ##Tên## thành tên người nhận mà bạn đã điền vào phần mềm. VD Xin chào ##Tên## => Xin chào CTY ULTRASOFT
- Để thay đổi hoặc chèn thêm hình ảnh, bấm vào nút hình bức tranh trên thanh công cụ.
- Bạn có thể soạn mail ở chế độ HTML bằng cách bấm vào nút [A/a] ở ngoài cùng trên thanh công cụ.
- Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế ngoài như DreamWeaver, Microsoft Fontpage, Microsoft Word, Notepad ++ để sửa / thiết kế mẫu mail rồi dán trực tiếp vào cửa sổ soạn thảo của UltraMailer.

Sau khi soạn xong nội dung bức mail, bấm Thêm vào danh sách. Quá trình soạn mail hoàn tất. Bạn có thể bấm Bắt đầu để bắt đầu gửi thư.

Nếu bạn gặp thắc mắc gì trong quá trình soạn mail, xin vui lòng liên hệ chúng tôi để được trợ giúp. Bộ phận hỗ trợ kĩ thuật luôn hoạt động vào toàn bộ các ngày trong tuần để giải đáp thắc mắc của bạn.

Cách hay để viết Email Marketing thành công

Nếu bạn muốn thông tin và sản phẩm dịch vụ của công ty mình đến tay khách hàng, hãy làm cho họ tin tưởng rằng họ đang được tôn trọng. Để gửi Newsletter hoặc email marketing thành công, bạn có thể tham khảo gợi ý cho từng bước dưới đây.

Lựa chọn tựa đề (subject): Tựa đề mang tính chất thông tin trực tiếp hay gián tiếp đều phải nghiêm túc, ngắn gọn. Tránh sử dụng từ ngữ hay biểu tượng kiểu “free”.

Nội dung đầy đủ thông tin, hình ảnh phù hợp. Thường thì các doanh nghiệp, khi nhận được email marketing thường dị ứng với những thông tin kèm hình ảnh màu mè, trình bày phức tạp. Nên nhớ rằng, thông tin càng dễ hiểu bao nhiêu thì khách hàng càng tiến gần đến bạn bấy nhiêu. Tuy nhiên, đơn giản nhưng không phải là sơ sài.

Chữ ký: Trình bày chữ ký chuyên nghiệp cũng là một cách tự nâng cao mình và công ty của mình. Hơn thế nữa, khi khách hàng nhìn thấy thông tin về bạn, họ sẽ yên tâm hơn khi liên hệ.

Email cùng nội dung chỉ gửi duy nhất một lần. Những thông tin bổ ích từ email marketing hoặc newsletter của bạn sẽ chỉ được khách hàng mở ra và đọc khi họ cảm thấy không phiền phức. Chỉ cần nhìn thấy 2 email mới với cùng một tựa đề xuất hiện trong Inbox, họ sẽ xóa ngay lập tức mà không cần biết trong đó bạn thông tin cho họ những gì. Nếu danh sách khách hàng muốn nhận cùng một thông tin quá dài, bạn hãy gõ địa chỉ email khách hàng vào phần “BCC” và chắc chắn rằng các địa chỉ email đó không bị trùng lặp.

Khuyến khích khách hàng đăng ký địa chỉ email của họ vào danh sách lọc spam. Các ISP (nhà cung cấp dịch vụ Internet) như AOL hay EarthLink cho phép người dùng đăng ký địa chỉ email của họ vào danh sách trắng (white lists). Danh sách những địa chỉ email đặc biệt này sẽ được các ISP lọc spam. Vì thế, cách tốt nhất khiến khách hàng vào tham quan website của bạn quyết định đăng ký nhân thư là chỉ cho họ cách để họ thêm địa chỉ email vào danh sách đó. Dù bạn đang nóng lòng quảng bá thương hiệu hay quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, đừng quên bắt đầu làm hài lòng khách hàng của mình từ chính những cách thức tiếp xúc đầu tiên ấy.

Cách marketing online hiệu quả nhất
Cách làm marketing online hiệu quả nhất
Cách làm bản kế hoạch marketing ưng ý nhất
Cách marketing hiệu quả nhất
Cách viết thư chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất