Cách kiểm soát chi phí tốt nhất

Việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay. Và dù chọn phương án nào, các DN vẫn không tránh khỏi sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh, vì họ cũng có những lợi thế cạnh tranh tương tự

 

Làm gì để kiểm soát chi phí ?

Ông Nguyễn Thế Lộc, giảng viên của Trường Business Edge cho biết, hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí; duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.

Là một Việt kiều Pháp hiện làm chủ một mỹ viện nổi tiếng tại TP.HCM mang tên Tứ Hồng, bà Hồng Phước Minh đang gặp phải những khó khăn lớn trong việc kiểm soát chi phí ở nhân viên. Bà Minh cho biết, mặc dù đã có kinh nghiệp làm quản lý nhiều năm ở Pháp, nhưng không hiểu sao, để kiểm soát được chi phí của mấy chục nhân viên tại mỹ viện của bà ở TP.HCM lại khó khăn đến thế.

Tương tự, đại diện Công ty Thai Vina cho biết, là đơn vị chuyên phân phối các sản phẩm Thái Lan đến người tiêu dùng Việt Nam và các nhà phân phối trên thị trường cả nước, do vậy, công nhân của công ty chủ yếu là nhân viên giao hàng. Tuy nhiên, điều khó nhất của Thai Vina hiện nay là cách quản lý thời gian của nhân viên giao hàng. Mặc dù công ty đã áp dụng rất nhiều biện pháp để quản lý cũng như hạn chế sự lãng phí thời gian của nhân viên, nhưng kết quả vẫn xem ra không mấy hiệu quả. Công nhân vẫn lãng phí thời gian, chỉ làm việc một cách đối phó và thiếu tinh thần trách nhiệm.

Theo ông Nguyễn Quang Trung, Phó giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank), chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây:

-Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN. Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty.

-Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể.

-Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên.

Trong một DN, giám đốc là người có thể kiểm soát tất cả các chi phí. Tuy nhiên, xét từng vị trí, mỗi nhân viên cũng có thể kiểm soát các chi phí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Điều quan trọng là, giám đốc phải là người làm gương đầu tiên mới có thể khuyến khích nhân viên tham gia. Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập.

Cách kiểm soát việc chi tiêu hợp lý

Giá cả hàng hóa và dịch vụ leo thang không chỉ là vấn đề của Nhà nước - xã hội, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống từng gia đình và cá nhân. Tình hình đó đòi hỏi bạn phải biết cách kiểm soát việc chi tiêu của mình. Sau đây là một số gợi ý để bạn đọc tham khảo. Hãy lập một cuốn sổ nhỏ theo dõi chi tiêu hàng tháng Tại một cuộc trao đổi về tư vấn cách kiểm soát chi tiêu mới đây trên một mạng trực tuyến, chị H.N.L ở Bình Dương hỏi: “Xin tư vấn cách giúp tôi kiểm soát được chi tiêu hàng tháng khi mà giá cả ngày càng leo thang như hiện nay?” Các chuyên gia đã tư vấn cho chị L như sau: Một cuốn sổ nhỏ theo dõi chi tiêu hàng tháng và kiểm soát dòng tiền đi ra từ những khoản mục trong sự "phân phối thu nhập" sẽ giúp bạn rất nhiều. Bạn hãy bắt đầu ghi lại chi tiết những khoản rút ví trong vòng một đến hai tháng, gắn cho những chi phí đó một cái tên để tiện theo dõi như: chi phí hóa đơn hàng tháng, tiền chợ, tiền trường, chi phí giải trí... Bạn cần phân chia chi phí hàng tháng thành chi phí cố định và chi phí phát sinh có kiểm soát. Chi phí cố định có thể bao gồm chi phí tiền nhà, tiền trả khoản vay, chi phí hóa đơn hàng tháng, tiền sung vào quỹ tiết kiệm. Chi phí phát sinh là những khoản chi cho việc giải trí, mua sắm quần áo… Bạn nên kiểm soát chi phí phát sinh, tự cho phép mình được "tung tẩy" trong một giới hạn và nên xem xét những khoản nào có thể cắt giảm được trong thời buổi khó khăn. Bạn hãy tập thói quen quyết định những thứ bạn cần thay vì những thứ bạn muốn. Nhiều người nắm "tay hòm chìa khóa" trong gia đình thường cố giấu những vấn đề tài chính với người thân trong gia đình. Họ tự xoay sở với "cơm áo gạo tiền" leo thang hàng ngày và lâu lâu "đá thúng đụng nia" những thành viên khác trong những bữa ăn. Bạn hãy chia sẻ với người thân trong gia đình những khó khăn trong thời buổi bão giá và kêu gọi mọi người cùng gánh vác trách nhiệm với mình. Bạn hãy thảo luận những món chi tiêu nào cần thiết phải giữ, những hành vi tiêu xài nào cần phải tiết giảm hoặc cắt bỏ, ví như việc thay đổi địa điểm du lịch trong tháng tới để phù hợp với ngân sách của cả gia đình. Kiểm soát chi tiêu có thể bắt đầu bằng việc chia nhỏ thu nhập vào từng phong bì - một cách thức thủ công nhưng không kém phần hiệu quả. Bạn bỏ từng khoản tiền vào một phong bì, ví dụ phong bì chi trả các khoản hóa đơn hàng tháng, phong bì tiền chợ cho cả tháng, phong bì tiết kiệm… Cách thức này dành cho những ai sử dụng tiền mặt hoàn toàn. Làm thế nào để cắt giảm kế hoạch chi tiêu hàng tháng một cách phù hợp cũng được nhiều người quan tâm, nhất là các bà nội trợ. Về câu hỏi này, các chuyên gia đã đưa ra 5 hướng giải quyết: Thứ nhất, chuyển sang sử dụng nhãn hàng riêng của nhà phân phối: Nhãn hàng riêng - dòng sản phẩm do chính nhà phân phối tổ chức sản xuất với thương hiệu riêng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được 25-50% tiền chợ mỗi tuần. Thứ hai, lên danh mục hàng cần mua sắm: Bạn tập thói quen đi mua sắm với một danh sách những sản phẩm cần mua và bạn phải tuân thủ nguyên tắc chỉ chọn những thứ trong danh mục cần mua. Thứ ba, triệt để khai thác hết sản phẩm cũ trước khi mua mới: Trước khi mua những vật dụng mới, hãy kiểm tra căn nhà một lần để xem liệu bạn còn món nào đang sử dụng dở dang, hoặc lâu chưa dùng đến. Cách này sẽ giúp bạn cắt bớt chi tiêu và cũng dọn bớt những đồ vẫn còn thừa trong nhà. Thứ tư, trả giá khi mua hàng: Hãy thử thách bản thân với kỹ năng thương thảo và mua được món hàng mình thích, bạn sẽ thấy mình có một niềm vui nho nhỏ, món hàng có giá trị thêm một chút mà ví bạn lại bớt vơi đi một chút. Để có kế hoạch tài chính hoàn hảo Còn chị T.T.T.H ở Biên Hòa (Đồng Nai) nhờ tư vấn: “Tôi là công nhân, ở trọ cùng em gái. Thu nhập hàng tháng khoảng 3,5 triệu đồng. Xin tư vấn giúp tôi cách lập một kế hoạch tài chính phù hợp?” Các chuyên gia đã hướng dẫn chị H thực hiện các bước sau để có một kế hoạch tài chính hoàn hảo. Bước 1: Xác định cho mình một mục tiêu ngắn - trung hoặc dài hạn. Ví dụ, một năm nữa mua xe mới, hai năm nữa lập gia đình hoặc mười năm nữa mua nhà... và từ đó, đặt ra tiêu chí tiết kiệm cơ bản để mỗi tháng sẽ dành ra một khoản thu nhập của mình cho tiết kiệm. Đây được xem là chi phí cố định mỗi tháng. Bước 2: Xác định tổng thu nhập mỗi tháng. Bước 3: Thống kê các khoản chi tiêu mỗi tháng bao gồm các khoản chi phí cố định (tiền nhà, tiền điện nước...) và chi phí không cố định (thăm nhà, vui chơi với bạn bè...). Bước 4: Lập ngân sách để đạt được tự do về mặt tài chính. Lúc này, bạn đã biết được mình sẽ được tự do chi tiêu trong một định mức cố định hàng ngày. Hôm nay xài nhiều thì ngày mai sẽ phải bớt lại.

Cách kiểm soát ngân quỹ thông minh

Tháng Giêng là tháng khó khăn khi nói đến tài chính. Sự căng thẳng với những khoản chi tiêu cho lễ tết và các hóa đơn thẻ tín dụng cần phải được thanh toán là áp lực với không ít người... Để giúp giảm bớt áp lực về tiền bạc, một vài lời khuyên sau hy vọng sẽ giúp bạn bắt đầu năm mới ổn định hơn.
 

Bạn cần tạo ra một khoản ngân quỹ cố định. Ảnh: internet

Đưa ra những giải pháp ít tốn kém

Không phải tất cả mọi nhu cầu (dù đó là của bạn, bọn trẻ hay chồng của bạn) cần phải chi phí tiền bạc. Hãy suy nghĩ về những cách vui vẻ, sáng tạo để thể hiện với các thành viên trong gia đình tình yêu thương của bạn (mà vẫn thỏa mãn bản thân). Bạn có thể nướng bánh hoặc làm món gì đó mà bọn trẻ thích, tổ chức một chuyến đi chơi đến công viên hoặc tham quan viện bảo tàng trong khoảng thời gian được khuyến mại.

Tạo một khoản ngân quỹ cố định

Bước quan trọng nhất mà bạn có thể hướng tới một năm tài chính an toàn hơn là để tạo ra một khoản ngân sách và sau đó cố gắng để duy trì và phát triển nguồn tài chính ấy. Hãy bắt đầu bằng việc xem toàn bộ các khoản tiêu dùng hàng tháng của bạn như tiền thuê nhà, vay thế chấp, chi tiêu hàng ngày, các khoản thanh toán điện, nước, Internet... Cộng tổng các khoản trên và đó là số tiền bạn hoàn toàn phải trả, có nghĩa là một món cố định không được phân bổ bất cứ nơi nào khác.

Từ đó, bạn có thể quyết định một số tiền hợp lý để chi tiêu cho các nhu cầu khác như thực phẩm, thức ăn vật nuôi, mua sắm trang phục… Đó có thể là một khoản ngân sách hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào bạn. Một khi nó đã biến mất, mọi thứ sẽ bị liên lụy. Vì thế, bạn nên chi tiêu một cách khôn ngoan.
 

Tiết kiệm cho một cái cái gì đó quan trọng. Ảnh: internet

Giới hạn tiêu bằng thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng rất thuận tiện và hữu ích khi bạn cần một thứ gì đó quan trọng nhưng không có tiền mặt trong tay. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào thẻ (và sử dụng nó cho tất cả mọi thứ) có thể khiến bạn “trượt dốc” theo những khoản nợ nần. Khi bạn có một khoản ngân sách chi tiêu hàng tháng, hãy sử dụng thẻ tín dụng một cách có tính toán.

Trong năm nay, bạn nên đưa ra một giới hạn chi tiêu qua thẻ tín dụng. Trừ khi có việc bất ngờ xảy ra và buộc phải sử dụng nó, bạn mới nên phá vỡ giới hạn đã đặt ra. Giới hạn càng thấp càng tốt và cố gắng không sử dụng thẻ nếu bạn có thể. Giới hạn không có nghĩa là phải vượt qua nếu bạn có thể chi tiêu dưới mức ấy - đó là một phương châm. Càng tiêu ít bao nhiêu, bạn càng dễ dàng chi trả hơn bấy nhiêu.

Tiết kiệm cho một cái gì đó quan trọng

Thay vì chi tiêu cho việc mua sắm theo sở thích hoặc những thứ không cần, bạn nên chọn những thứ cần thiết để chi tiêu. Nếu bạn có một mục tiêu nhất định như một chiếc xe mới, một chuyến du lịch cho cả nhà, bạn sẽ tiết kiệm nhiều hơn chứ không phải chi tiêu vào những thứ phù phiếm. Hai vợ chồng nên thảo luận đưa ra quyết định những gì cần nhất và cùng nhau cố gắng đạt mục tiêu.

Sử dụng danh sách khi bạn mua sắm

Điều này có vẻ là lời khuyên thích hợp cho những người hay quên, nhưng nó có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi mua sắm cho dù phải di chuyển qua nhiều cửa hàng. Điều này cũng có nghĩa rằng nếu bạn muốn mua sắm thêm đồ đạc mới cho căn nhà vào dịp Tết nhưng ngân sách không đủ đáp ứng tất cả, bạn có thể gạn lọc lại từ danh sách đã liệt kê và chi tiêu trong khả năng cho phép.

Tối ưu hóa các chức năng trong ngân sách

Quản lý tiền mặt

Quản lý tiền mặt là việc sử dụng tốt nhất lượng tiền sẵn có. Có thể phải xem xét đến các chi phí cơ hội và những cân nhắc khi lựa chọn. Ví dụ, số dư tiền mặt thặng dư có thể được đầu tư vào các chứng khoán dễ bán trong ngắn hạn, hoặc số dư tiền mặt có thể được giữ lại để tận dụng khoản chiết khấu tiền mặt cho việc thanh toán sớm cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp cũng có thể có cơ hội để mở rộng hay tăng trưởng và những việc này đòi hỏi lượng tiền mặt lớn. Những cân nhắc và tính toán này sẽ khác nhau với các doanh nghiệp khác nhau.

Tính hệ trọng của chức năng quản lý tiền mặt cũng khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau. Một doanh nghiệp nhỏ có thể hoạt động chỉ với một tài khoản ngân hàng, trong khi đó một doanh nghiệp lớn có thể có một số tài khoản, bao gồm tài khoản tiền lương tách biệt, tài khoản thu nợ, và tài khoản thanh toán. Nếu có nhiều hơn một cơ sở tham gia, thì doanh nghiệp có thể cần có các tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi cơ sở. Trong trường hợp này, việc lấy số dư từ các tài khoản khác nhau rồi hợp nhất chúng vào một tài khoản trung tâm để đầu tư các khoản tiền gửi qua đêm hoặc các khoản đầu tư ngắn hạn khác có thể là rất hữu ích.

Tuy nhiên, về mặt kiểm soát hay cắt giảm chi phí, điều quan trọng nhất là phải tính toán khả năng thanh khoản - tức là doanh nghiệp có đủ lượng tiền mặt sẵn có để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và giữ cho doanh nghiệp có khả năng thanh toán. Sau đây là một số cách để quản lý tiền mặt:

• Đóng các tài khoản không hoạt động hoặc hợp nhất các tài khoản ít hoạt động. Việc làm này sẽ loại bỏ những chi phí ngân hàng không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát nội bộ tốt để tránh việc sử dụng không đúng một tài khoản ngân hàng.
• Thương lượng với các ngân hàng các điều kiện tốt nhất có thể về lệ phí và lãi trên tài khoản séc, lệ phí đối với các khoản thấu chi, và lãi tín dụng.
• Làm việc với các tài khoản ngân hàng một cách chặt chẽ, giám sát các giao dịch và số dư ngân hàng.
• Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
• Tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng cách sử dụng điều kiện tín dụng và lập lịch trình thanh toán đúng hạn (ví dụ 30 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn).
• Hãy tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm (ví dụ 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày). Đây có thể được coi là một trong những cân nhắc lựa chọn đã được đề cập ở trên.

Quản lý công nợ

Nợ là một phần trong công việc kinh doanh, và trong hình thức đòn bẩy tài chính nó có thể có ích và thậm chí là cần thiết. Nhưng nợ lại mang chi phí - tiền lãi - nên nó phải được quản lý một cách cẩn thận. Giải pháp thay thế các khoản nợ là phương tiện tài chính mà doanh nghiệp nên xem xét:

• Tăng vốn chủ các doanh nghiệp tư nhân có thể cần phải đầu tư thêm vào các nguồn lực cá nhân của mình trong doanh nghiệp. Các thành viên phải tăng các khoản đóng góp của mình trong các công ty hợp danh. Công ty cổ phần có thể cần phải phát hành thêm cổ phiếu.
• Sử dụng dòng tiền được tạo ra từ doanh nghiệp trong hoạt động đầu tư. Việc làm này đòi hỏi phải lập kế hoạch và dự báo dòng tiền một cách cẩn thận.
• Đi thuê có thể là một biện pháp thay thế cho việc vay mượn khi mua hàng hóa vốn.

Các loại nợ phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc bao gồm:

• Quay vòng tín dụng khi cần thiết để có thể có chi phí thấp hơn so với khoản vay với một số tiền cố định.
• Các khoản vay có bảo đảm có thể có mức lãi suất thấp hơn các khoản vay không có bảo đảm.
• Thương lượng chi phí nợ - lãi suất, phí lập hồ sơ, và các chi phí khác.

Tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động

Giảm chi phí bán hàng

Hiệu quả là một khía cạnh quan trọng của kiểm soát chi phí bán hàng. Trong một thị trường đầy cạnh tranh, nhà sản xuất hiệu quả nhất sẽ có được lợi thế. Kiểm soát chất lượng và dịch vụ khách hàng phải được đảm bảo trong khi vẫn quản lý và kiểm soát được chi phí.

• Thương lượng các điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp tốt nhất có thể và xác minh ngày đáo hạn trên hoá đơn để giám sát sự tuân thủ trong việc thanh toán.
• Trao đổi sự kỳ vọng với nhà cung cấp và làm việc với họ để đảm bảo có sự kiểm soát chất lượng tại cơ sở của nhà cung cấp.
• Gửi kế hoạch dự báo về nhu cầu mua hàng cho nhà cung cấp để tránh tồn đọng và giảm thời gian giao hàng.
• Đào tạo nhân sự sử dụng các thiết bị và nguyên vật liệu một cách hợp lý để tránh thiệt hại và chi phí sửa chữa hoặc thay thế.
• Đánh giá chất lượng nguyên vật liệu, thiết kế sản phẩm, và quy trình sản xuất; cải tiến sản xuất để có thể đạt được tính hiệu quả và gia tăng giá trị.
• Tối ưu hóa khâu đóng gói trên nguyên tắc mang lại giá trị cho khách hàng.
• Tính phí chi phí vận chuyển cho khách hàng, nếu có thể.
• Tối ưu hóa các kiện hàng - kết hợp giao hàng, các tuyến lịch trình, và sử dụng năng lực sẵn có.
• Giảm thiểu các lô hàng khẩn cấp bằng cách lập kế hoạch trước và lên kế hoạch giao hàng bằng các phương tiện có hiệu quả về mặt chi phí nhất.

Tối ưu hóa chi phí nhân sự

Những nhân tố quan trọng trong tối ưu hoa chi phí nhân sự bao gồm lựa chọn nhân sự, đào tạo, và thúc đẩy nhân viên làm việc. Dùng đúng người có kiến thức, có năng lực, có sự chuẩn bị tốt, và muốn làm việc sẽ là yếu tố căn bản cho sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào.

Một số gợi ý để tối ưu hóa chi phí nhân sự bao gồm:

• Xác định rõ trách nhiệm và sự kỳ vọng, và cùng nhau thống nhất mục tiêu.
• Tiến hành đánh giá kết quả hoạt động trên cơ sở thường xuyên và cung cấp chương trình đào tạo bổ sung khi cần thiết.
• Tăng lương dựa trên năng suất hoặc sự hoàn thành các mục tiêu.
• Cung cấp những ưu đãi, như chia sẻ lợi nhuận, cho phép nhân viên có phần trong các kết quả kinh doanh.
• Giao trách nhiệm để đảm bảo rằng những người tiếp cận gần nhất với hoạt động hoặc trung tâm chi phí có thể ra quyết định hoặc đề xuất.
• Chỉ bao gồm các vị trí cần thiết - tránh các trách nhiệm trùng lặp và dư thừa.
• Tiến hành phân tích thời gian để theo dõi năng suất và giữ việc làm thêm giờ ở mức tối thiểu.
• Phân tích lý do nghỉ việc của nhân viên. Xem xét hệ thống một cách linh hoạt, quy định số ngày nghỉ ốm hay nghỉ việc với lý do cá nhân khác. Thay đổi nhân sự nếu cần thiết.
• Chuẩn bị trước các cuộc họp - phát nội dung cuộc họp trước cho nhân viên.
• Tránh những cuộc họp không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những cuộc họp cá nhân là quan trọng và có thể làm tăng thêm giá trị đáng kể nếu được thực hiện phù hợp.
• Cử đi công tác chỉ khi cần thiết.
• Kiểm soát chi phí đi lại. Kết hợp đi du lịch với đi công tác nếu có thể, khảo giá vé máy bay giá và khách sạn, sử dụng các phương tiện giao thông công cộng khi có thể.
• Nhận bản báo giá từ các công ty bảo hiểm hay các nhà cung cấp lao động khác nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên. Hợp đồng khấu trừ hợp lý và cùng thanh toán bảo hiểm y tế. Nói chung, doanh nghiệp phải mang lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên với chi phí hợp lý.

Giảm chi phí chung và các chi phí khác

Chi phí chung tồn tại trong mọi doanh nghiệp, từ một cơ sở kinh doanh gia đình nhỏ lẻ cho đến một cơ sở sản xuất lớn, và một số quan điểm về kiểm soát chi phí sau đây có thể được áp dụng cho tất cả loại hình doanh nghiệp:

• Tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng. Hệ thống tắt đèn tự động có thể là một lựa chọn hữu ích.
• Duy trì nhiệt độ thích hợp - không quá lạnh trong mùa hè, không quá nóng vào mùa đông.
• Kiểm soát việc sử dụng các thiết bị văn phòng. Để ở nơi an toàn và có trật tự, và giao trách nhiệm quản lý. Lưu hàng trong kho ở mức vừa đủ.
• Kiểm soát việc sử dụng điện thoại. Chọn kế hoạch gọi điện phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp và tránh dư thừa.
• Sử dụng máy fax khi cần thiết, khi đó hình thức giao tiếp hiệu quả nhất.
• Sử dụng e-mail hiệu quả và thận trọng. Vì chi phí cho việc sử dụng email có thể là tối thiểu, nhưng chi phí về năng suất có thể là khá lớn.
• Chọn mức bưu phí hay chuyển phát nhanh hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu. Có thể không cần thiết phải gửi mọi thứ qua đêm.
• Thực hiện phạm vị bảo hiểm đầy đủ có bao gồm những rủi ro. Những khoản khấu trừ cao hơn cho những sự cố với rủi ro xảy ra thấp có thể làm giảm phí bảo hiểm.
• Nếu có thể, hãy cố gắng thương lượng phí thuê nhà hay hợp đồng cho thuê.
• Thiết kế, và thực hiện chương trình kiểm soát nội bộ để bảo vệ tất cả tài sản.

Chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản

Tài sản cố định

Với một doanh nghiệp mới thành lập không có đủ quỹ và các khoản đầu tư sẵn có cho các tài sản cố định với chi phí đáng kể như máy móc, thiết bị cho quá trình sản xuất, thì doanh nghiệp đó có thể ký hợp đồng phụ với một doanh nghiệp khác mà đã có sẵn các máy móc và thiết bị cần thiết cho một phần của quá trình sản xuất.

Nếu một số thiết bị chỉ thỉnh thoảng mới dùng chứ không phải thường xuyên, thì doanh nghiệp nên tiến hành thuê thiết bị đó khi cần thiết thay vì mua nó, việc làm này sẽ hiệu quả về mặt kinh tế hơn. Thuê chứ không mua cũng có thể là một phương án mà doanh nghiệp có thể xem xét.

Giảm hàng lưu kho

Lượng hàng tồn kho cần được lưu trữ trong kho phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, hàng tồn kho không được thấp đến mức ảnh hưởng bất lợi đến doanh thu. Một số chiến lược có thể được sử dụng để đạt được mức cân bằng thích hợp, có thể giữ mức hàng tồn kho thấp nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng như.

• Tăng tần suất lưu kho thay vì lưu một số lượng lớn trong thời gian dài. Lên kế hoạch trước dựa trên doanh số bán và dự báo sản xuất.
• Bàn với các nhà cung cấp để quyết định thời hạn lưu kho và giao hàng dựa vào thời gian quay vòng ngắn.
• Giảm số lượng sản phẩm hay các thành phần nguyên liệu. Có thể loại bỏ những mặt hàng tiêu thụ chậm hoặc có lợi nhuận thấp, mà không ảnh hưởng bất lợi đáng kể đến thu nhập.
• Bổ sung hàng lưu kho khi có nhiều đơn mua hàng.
• Hợp nhất và phối hợp giữa các chức năng mua hàng, sản xuất, hàng lưu kho, và doanh số bán.
• Thanh lý những mặt hàng giảm chất lượng hoặc lỗi thời.

Giảm số dư các khoản phải thu

Về mặt hiệu quả chung, chức năng lập hóa đơn phải được sắp xếp một cách hợp lý và an toàn. Cần có kiểm soát nội bộ đầy đủ để đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng hay công việc đều được lập hoá đơn sớm nhất có thể ngay sau khi bán hàng hoặc khi công việc được hoàn thành.

Giảm thời gian giữa đợn đặt hàng và giao hàng, hoặc giữa các yêu cầu công việc và bắt đầu công việc.
Giảm thời gian giữa giao hàng và xuất hóa đơn - xuất hoá đơn ngay khi giao hàng hoặc khi hoàn thành công việc, nếu có thể.

Điều khoản tín dụng cấp cho khách hàng có thể là một phần quan trọng của doanh thu và chiến lược Marketing của doanh nghiệp, trong trường hợp này, danh nghiệp có thể tiến hành cân đối tài khoản phải thu nhưng cần phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ.

Lựa chọn khách hàng một cách cẩn thận - phát triển, thực hiện và theo đến cùng chính sách tín dụng. Đánh giá khách hàng tiềm năng và khả năng thanh toán của họ. Lấy tham chiếu tín dụng.
Hợp nhất hệ thống quản lý tín dụng với các hệ thống khác, chẳng hạn như mua hàng, hàng lưu kho, phân phối, sản xuất và quản lý tiền mặt.
Xem lại các phương tiện, điều kiện và điều khoản thanh toán - sử dụng tiền gửi trực tiếp, phương thức thanh toán điện tử, cung cấp khoản chiết khấu tiền mặt cho những thanh toán sớm hoặc đàm phán lại các điều khoản thanh toán.
Giám sát sự tuân thủ các giai đoạn chiết khấu cho những thanh toán sớm.
Thông báo trước cho khách hàng về ngày đáo hạn trên hoá đơn.
Phối hợp các nhân viên bán hàng vào quá trình thu thập bằng cách trả tiền hoa hồng cho kết quả thu thập.
Xem xét việc mua bán các khoản phải thu - bán các khoản phải thu với mức chiết khấu để tăng dòng tiền.



Giảm chi phí đám cưới
Cách giảm chi phí đám cưới
Cách tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả nhất