1
Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền.
Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền
Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức về tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”. Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian, trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy quan trọng.
Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làm đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.
80% dòng tiền đến từ đâu?
Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nói lên một khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếu không muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường, dòng tiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu. Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng - mua hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.
Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty. Thời gian phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Ví dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15 ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho công ty. Nếu bộ phận tài chính chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việc duy trì quá nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.
Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào những khoản mục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với một nhà cung ứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu vào của công ty chẳng hạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng đem lại hiệu quả tích cực. Ngược lại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạo được kết quả tương tự. Liệu điều này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nếu công ty bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họ cũng đâu có thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toán có lợi cho bạn.
Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách hàng mua chịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thu cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụng quy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộ phận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượng khách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rất mạnh. Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ phận tài chính có sự ứng phó phù hợp.
80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.
Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinh doanh thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theo nguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàng đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại. Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền đáng kể.
Linh hoạt là chìa khóa
Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong 20% ít quan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để trở thành 80% chính yếu. Thường gặp nhất là trường hợp công ty quyết định đầu tư tài sản, bao gồm cả tài sản cố định và tài sản tài chính.
Ví dụ, một công ty thương mại trước giờ đầu tư tài sản hằng năm chỉ bao gồm những thiết bị văn phòng, nay quyết định thay văn phòng đang thuê bằng việc mua lại một tòa nhà văn phòng khác. Giá trị khoản đầu tư có khi gần bằng doanh thu cả năm của công ty. Khi đó, thay vì tập trung rà soát các khoản mục lưu động, công ty nên dành nguồn lực để lên kế hoạch dòng tiền chi tiết nhằm đáp ứng hạng mục mới phát sinh này. Ngược lại, nếu chậm trễ trong dự báo, công ty có thể sẽ mắc kẹt trong bẫy thanh khoản. VIệc đầu tư vẫn phải tiến hành, còn tiền thì không đủ. Hoặc Công ty phải chia sẻ nguồn lực, làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh chính
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
Cách Kiểm Soát Đồng Tiền Hữu Hiệu
1. Kế hoạch giảm nợ - tiết kiệm
Bước 1: Luôn thanh toán cho bản thân trước tiên
Mỗi khi được trả lương, điều đầu tiên là bạn phải thanh toán cho bản thân mình. Không phải trả tiền sửa xe trước. Không phải trả tiền ngân hàng hay thuê nhà trước. Hãy dành ra một khoản tiền bạn dự định, và ngay lập tức chuyển nó vào tài khoản tiết kiệm đầu tư riêng. Và đừng đụng vào nó cho đến khi bạn đã sẵn sàng đầu tư vào một cái gì đó.
Bước 2: Cắt giảm những thứ gọi là đồ trang trí
Đó là những thứ mà chúng ta luôn thèm muốn nhưng lại không thật sự cần đến. Có thể là một chiếc xe đẹp, một bữa ăn tối ở một nhà hàng sang trọng hay những bộ quần áo thật bắt mắt. Dù thứ “đồ trang trí” đó của bạn là gì đi nữa, hãy ngừng thói quen mua sắm đó lại. Phải thừa nhận rằng, đây chính là lúc bạn cần đến kỷ luật bản thân và sức mạnh ý chí. Nhưng nếu muốn thoát khỏi nợ nần, bạn phải làm được.
2. Kiểm soát dòng tiền của bạn
- Xem lại kế hoạch tài chính bạn vừa đặt ra
- Xác định vị trí của bạn trong hôm nay, và quyết định 5 năm tới, bạn sẽ như thế nào.
- Thực hiện kế hoạch giảm nợ - tiết kiệm với hai bước như trên.
3. Mẹo để giảm nợ
- Thanh toán các hóa đơn đúng hạn để tránh phát sinh chi phí.
- Sử dụng loại thẻ tín dụng có lãi suất, phí giao dịch thấp, hoặc không tính phí khi giao dịch và phí duy trì hàng năm.
- Không sử dụng thẻ ATM có tính phí sử dụng.
- Tập thói quen sử dụng tiền mặt.
- Mua sắm ở những cửa hàng bán lẻ với giá sỉ, và nhưng cửa hàng giảm giá.
- Tôn trọng ngân quỹ của mình.
- Bắt đầu tìm kiếm một công việc bán thời gian để tăng thu nhập.
- Cắt giảm hóa đơn điện thoại, viễn thông.
Tóm lại, bạn phải xem xét xem, liệu mình có thể tiết kiệm được thêm một chút nào nữa không từ tất cả các thói quen hàng ngày, để tiết kiệm và giảm nợ.
| Cách kiểm soát việc chi tiêu hợp lý |
|
1. Tổ chức thật tốt Hãy có một quyển sổ nhỏ, luôn để trong túi xách dùng hàng ngày. Chia sổ làm 2 phần: thu và chi. Với phần thu, cần xác định rõ sẽ có bao nhiêu phần trăm để dành, chi tiêu, đầu tư (nếu có). Ở phần chi, nên phân rõ ràng các khoản cố định hàng ngày (đi chợ, ăn sáng...), hàng tháng (học phí cho con, tiền điện, nước...) hàng quý (trả phí bảo hiểm...) và các khoản không cố định (khám chữa bệnh, mừng đám cưới, sinh nhật...). Với các khoản chi cố định như điện, nước, phí bảo hiểm... nên thanh toán ngay khi nhận được hoá đơn, bạn sẽ tránh được cảm giác "mắc nợ", việc kiểm soát chi tiêu cũng nhẹ nhàng hơn. 2. Chi tiêu hợp lý Nếu đang gặp khó khăn về tài chính, bạn cần hiểu những khoản chi nào đang làm cạn túi tiền của mình. Một khi nhận biết được chúng, bạn sẽ có cách thay đổi phù hợp. Ví dụ: Thay vì đến shop tậu những bộ quần áo đắt tiền, bạn nghiên cứu kiểu trong các tạp chí thời trang, chọn mua vải rồi đặt may ở hiệu gần nhà. Chi phí có thể giảm 50%. 3. Giảm thiểu các khoản vay Giờ đây, việc vay vốn ngân hàng để mua nhà, xe ô tô, cho con đi du học hay để trang trải các khoản chi cho sinh hoạt... đã trở nên phổ biến. Người đi vay không còn mang nỗi mặc cảm vì bị đánh giá là nghèo. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc cẩn thận khi quyết định vay. Đừng vì niềm ham thích sở hữu nhiều tài sản có giá trị mà vay nhiều khoản cùng một lúc. Lãi suất, tuy không quá lớn, nhưng với những khoản vay lớn, cũng sẽ trở nên con số đáng kể. Vì thế, nếu bạn đang vay vốn trong năm năm để mua nhà, hãy chờ hết khoảng thời gian đó mới vay tiếp để mua xe ôtô. 4. Tiết kiệm ít nhất 5% thu nhập Khi tiết kiệm tiền, khả năng kiểm soát tài chính của bạn sẽ trở nên mạnh hơn nhiều. Cách dễ nhất để tiết kiệm là dành lại ít nhất 5% trước khi tiêu xài. Hãy sắp xếp để tách ngay phần tiền đó ra thành khoản tiền tiết kiệm của mình. Đừng nghĩ đó là con số ít ỏi, có đáng bao nhiêu đâu mà để dành! Với 5% mỗi tháng của thu nhập 2 triệu đồng, tức 100 ngàn đồng, sau một năm, bạn đã có 1,2 triệu đồng. Thử nhân con số này cho 5 rồi 10 năm. 5. Làm việc theo mục tiêu Điều đầu tiên để có được những gì bạn muốn là xác định bạn đang muốn gì. Nhận biết, hình dung được mình đang muốn gì là bước đầu tiên để xác định mục tiêu. Suy nghĩ bao quát, nhưng hãy chi tiêu nếu có thể. Ví dụ, thay vì nói: "Tôi muốn mua một ngôi nhà", bạn hãy hình dung cụ thể: Trong 5 năm tới, tôi sẽ sống trong căn hộ trên đường X., có 2 phòng ngủ, cách nơi làm việc 15 phút đi xe máy. Hình dung rõ ràng về một mái ấm giúp bạn có động lực để làm việc và tiết kiệm cật lực hơn để đạt được mục tiêu ấy. Nếu giá trị căn hộ ấy là 400 triệu đồng, bạn hãy xác định chi tiết hơn: sẽ vay 50% của ngân hàng và trả góp trong 5 năm. Như vậy, trước tiên bạn cần có 200 triệu, như vậy trong 5 năm tới, mỗi năm bạn cần có 40 triệu đồng, suy ra mỗi tháng bạn cần tiết kiệm 3,3 triệu đồng... 6. Đừng ước muốn quá nhiều Hãy tận hưởng cuộc sống mà bạn đã đạt được. Nhắc nhở chính mình rằng sự ham muốn nhiều hơn không mang đến sự mãn nguyện, thậm chí còn làm nảy sinh lòng tham. Ví dụ, khi đã có căn hộ, không ai cấm bạn mơ đến ngôi biệt thự. Nhưng nếu vì điều đó mà thắt lưng buộc bụng quá mức thì không nên. Hãy lập một cuốn sổ nhỏ theo dõi chi tiêu hàng tháng Tại một cuộc trao đổi về tư vấn cách kiểm soát chi tiêu mới đây trên một mạng trực tuyến, chị H.N.L ở Bình Dương hỏi: “Xin tư vấn cách giúp tôi kiểm soát được chi tiêu hàng tháng khi mà giá cả ngày càng leo thang như hiện nay?” Các chuyên gia đã tư vấn cho chị L như sau: Một cuốn sổ nhỏ theo dõi chi tiêu hàng tháng và kiểm soát dòng tiền đi ra từ những khoản mục trong sự "phân phối thu nhập" sẽ giúp bạn rất nhiều. Bạn hãy bắt đầu ghi lại chi tiết những khoản rút ví trong vòng một đến hai tháng, gắn cho những chi phí đó một cái tên để tiện theo dõi như: chi phí hóa đơn hàng tháng, tiền chợ, tiền trường, chi phí giải trí... Bạn cần phân chia chi phí hàng tháng thành chi phí cố định và chi phí phát sinh có kiểm soát. Chi phí cố định có thể bao gồm chi phí tiền nhà, tiền trả khoản vay, chi phí hóa đơn hàng tháng, tiền sung vào quỹ tiết kiệm. Chi phí phát sinh là những khoản chi cho việc giải trí, mua sắm quần áo… Bạn nên kiểm soát chi phí phát sinh, tự cho phép mình được "tung tẩy" trong một giới hạn và nên xem xét những khoản nào có thể cắt giảm được trong thời buổi khó khăn. Bạn hãy tập thói quen quyết định những thứ bạn cần thay vì những thứ bạn muốn. Nhiều người nắm "tay hòm chìa khóa" trong gia đình thường cố giấu những vấn đề tài chính với người thân trong gia đình. Họ tự xoay sở với "cơm áo gạo tiền" leo thang hàng ngày và lâu lâu "đá thúng đụng nia" những thành viên khác trong những bữa ăn. Bạn hãy chia sẻ với người thân trong gia đình những khó khăn trong thời buổi bão giá và kêu gọi mọi người cùng gánh vác trách nhiệm với mình. Bạn hãy thảo luận những món chi tiêu nào cần thiết phải giữ, những hành vi tiêu xài nào cần phải tiết giảm hoặc cắt bỏ, ví như việc thay đổi địa điểm du lịch trong tháng tới để phù hợp với ngân sách của cả gia đình. Kiểm soát chi tiêu có thể bắt đầu bằng việc chia nhỏ thu nhập vào từng phong bì - một cách thức thủ công nhưng không kém phần hiệu quả. Bạn bỏ từng khoản tiền vào một phong bì, ví dụ phong bì chi trả các khoản hóa đơn hàng tháng, phong bì tiền chợ cho cả tháng, phong bì tiết kiệm… Cách thức này dành cho những ai sử dụng tiền mặt hoàn toàn. Làm thế nào để cắt giảm kế hoạch chi tiêu hàng tháng một cách phù hợp cũng được nhiều người quan tâm, nhất là các bà nội trợ. Về câu hỏi này, các chuyên gia đã đưa ra 5 hướng giải quyết: Thứ nhất, chuyển sang sử dụng nhãn hàng riêng của nhà phân phối: Nhãn hàng riêng - dòng sản phẩm do chính nhà phân phối tổ chức sản xuất với thương hiệu riêng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được 25-50% tiền chợ mỗi tuần. Thứ hai, lên danh mục hàng cần mua sắm: Bạn tập thói quen đi mua sắm với một danh sách những sản phẩm cần mua và bạn phải tuân thủ nguyên tắc chỉ chọn những thứ trong danh mục cần mua. Thứ ba, triệt để khai thác hết sản phẩm cũ trước khi mua mới: Trước khi mua những vật dụng mới, hãy kiểm tra căn nhà một lần để xem liệu bạn còn món nào đang sử dụng dở dang, hoặc lâu chưa dùng đến. Cách này sẽ giúp bạn cắt bớt chi tiêu và cũng dọn bớt những đồ vẫn còn thừa trong nhà. Thứ tư, trả giá khi mua hàng: Hãy thử thách bản thân với kỹ năng thương thảo và mua được món hàng mình thích, bạn sẽ thấy mình có một niềm vui nho nhỏ, món hàng có giá trị thêm một chút mà ví bạn lại bớt vơi đi một chút. Để có kế hoạch tài chính hoàn hảo Còn chị T.T.T.H ở Biên Hòa (Đồng Nai) nhờ tư vấn: “Tôi là công nhân, ở trọ cùng em gái. Thu nhập hàng tháng khoảng 3,5 triệu đồng. Xin tư vấn giúp tôi cách lập một kế hoạch tài chính phù hợp?” Các chuyên gia đã hướng dẫn chị H thực hiện các bước sau để có một kế hoạch tài chính hoàn hảo. Bước 1: Xác định cho mình một mục tiêu ngắn - trung hoặc dài hạn. Ví dụ, một năm nữa mua xe mới, hai năm nữa lập gia đình hoặc mười năm nữa mua nhà... và từ đó, đặt ra tiêu chí tiết kiệm cơ bản để mỗi tháng sẽ dành ra một khoản thu nhập của mình cho tiết kiệm. Đây được xem là chi phí cố định mỗi tháng. Bước 2: Xác định tổng thu nhập mỗi tháng. Bước 3: Thống kê các khoản chi tiêu mỗi tháng bao gồm các khoản chi phí cố định (tiền nhà, tiền điện nước...) và chi phí không cố định (thăm nhà, vui chơi với bạn bè...). Bước 4: Lập ngân sách để đạt được tự do về mặt tài chính. Lúc này, bạn đã biết được mình sẽ được tự do chi tiêu trong một định mức cố định hàng ngày. Hôm nay xài nhiều thì ngày mai sẽ phải bớt lại. |
