Hướng dẫn học Word và Excel 2003

MS Excel 2013 phần 1: Các tác vụ cơ bản trong Excel 2013

Excel là công cụ vô cùng mạnh mẽ để xử lý các lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên Excel cũng hoạt động thực sự tốt đối với các phép tính toán đơn giản và theo dõi hầu như bất kỳ loại thông tin nào. Điểm mấu chốt để giải phóng tất cả những tiềm năng đó là mạng lưới các ô. Các ô có thể chứa số, văn bản hay công thức. Bạn nhập dữ liệu vào ô và phân nhóm trong các hàng và cột. Điều đó cho phép bạn cộng tổng dữ liệu, sắp xếp và lọc dữ liệu, cho vào bảng và tạo các biểu đồ đẹp mắt. Hãy tìm hiểu các bước cơ bản để bạn có thể bắt đầu.

 MẸO:  Để tham gia khóa đào tạo giúp bạn tạo sổ làm việc đầu tiên của bạn, hãy xem Tạo sổ làm việc Excel 2013 đầu tiên của bạn. Để tìm hiểu thêm về các tính năng mới, hãy xem Có gì mới trong Exel 2013.

Tạo một sổ làm việc mới

Các tài liệu Excel được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc có các trang tính, thường được gọi là bảng tính. Bạn có thể thêm bao nhiêu trang tính tùy thích vào sổ làm việc hoặc có thể tạo sổ làm việc mới để tách biệt dữ liệu của mình.

1. Bấm File > New.
2. Trong phần New, hãy bấm Blank Workbook.

Nhập dữ liệu của bạn

1. Hãy bấm vào ô trống. Ví dụ: ô A1 trên trang tính mới.

Các ô được tham chiếu theo vị trí của ô trong hàng và cột trên trang tính, như vậy ô A1 nằm ở hàng đầu tiên của cột A.

1. Nhập chữ hoặc số vào ô.
2. Nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang ô tiếp theo.

Tìm hiểu thêm về các cách nhập dữ liệu thủ công vào các ô trang tính.

Sử dụng Tự động tính tổng để thêm dữ liệu

Khi bạn đã nhập số vào trang tính, bạn có thể muốn cộng tổng các số đó. Cách nhanh nhất để thực hiện điều này đó là dùng Tự động tính tổng.

1. Chọn ô bên phải hoặc bên dưới các số mà bạn muốn thêm.
2. Bấm Trang đầu > Tự động tính tổng hoặc nhấn Alt+=.

Tự động tính tổng cộng tổng các số và hiện kết quả ở ô bạn đã chọn.

Tạo một công thức đơn giản

Cộng tổng các số chỉ là một trong những điều bạn có thể làm, tuy nhiên Excel cũng có thể làm các phép toán khác. Hãy thử một số công thức đơn giản để cộng, trừ, nhân hay chia các con số của bạn.

1. Hãy chọn ô và nhập dấu bằng (=). Điều đó cho Excel biết rằng ô này sẽ chứa công thức.
2. Nhập tổ hợp các số và toán tử tính toán, giống như dấu cộng (+) để làm phép cộng, dấu trừ (-) để làm phép trừ, dấu hoa thị (*) để làm phép nhân hoặc dấu gạch chéo (/) để làm phép chia.

Ví dụ: nhập =2+4, =4-2, =2*4 hoặc =4/2.

1. Nhấn Enter. Việc tính toán được tiến hành như vậy.

Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Enter nếu muốn con trỏ nằm ở ô hiện hoạt.

Tìm hiểu thêm về cách tạo một công thức đơn giản.

Áp dụng định dạng số

Để phân biệt giữa các loại số khác nhau, hãy thêm định dạng, giống như tiền tệ, phần trăm hay ngày tháng.

1. Chọn ô có các số bạn muốn định dạng.
2. Bấm Trang đầu > Mũi tên cạnh Chung.

1. Chọn định dạng số.

Nếu bạn không nhìn thấy định dạng số mà bạn đang tìm kiếm, hãy bấm Thêm Định dạng Số.

Tìm hiểu thêm về các cách định dạng số.

Hãy cho dữ liệu của bạn vào bảng

Cách đơn giản để sử dụng nhiều sức mạnh của Excel đó là cho dữ liệu của bạn vào bảng. Điều đó cho phép bạn nhanh chóng lọc hoặc sắp xếp dữ liệu cho người mới bắt đầu.

1. Hãy chọn dữ liệu của bạn bằng cách bấm ô đầu tiên và thả xuống ô cuối cùng trong dữ liệu của bạn.

Để dùng bàn phím, hãy nhấn giữ Shift trong khi nhấn phím mũi tên để chọn dữ liệu.

1. Hãy bấm nút Phân tích Nhanh  ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn.

1. Hãy bấm Bảng, di chuyển con trỏ tới nút Bảng để bạn có thể xem dữ liệu của mình trông sẽ như thế nào. Nếu bạn thích những gì mình thấy, hãy bấm nút đó.

1. Bây giờ bạn có thể làm việc với dữ liệu của mình: Lọc để chỉ xem dữ liệu bạn muốn hoặc sắp xếp dữ liệu để bắt đầu từ đó, ví dụ như từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Hãy bấm mũi tên  ở đầu trang bảng của cột.
2. Để lọc dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp Chọn Tất cả để xóa tất cả các dấu kiểm rồi chọn các hộp dữ liệu bạn muốn hiện trong bảng.

1. Để sắp xếp dữ liệu, hãy bấm Sắp xếp từ A đến Z hoặc Sắp xếp từ Z đến A.

Hiện tổng cho các số của bạn

Các công cụ Phân tích Nhanh cho phép bạn cộng tổng các số nhanh chóng. Dù đó là tổng, trung bình hay phép đếm bạn muốn, Excel hiện các kết quả tính toán ngay bên dưới hoặc bên cạnh các con số.

1. Hãy chọn ô chứa các số bạn muốn cộng hoặc đếm.
2. Hãy bấm nút Phân tích Nhanh  ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn.
3. Hãy bấm Tổng cộng, di chuyển con trỏ qua các nút để xem các kết quả tính toán cho dữ liệu của bạn rồi bấm nút đó để áp dụng tổng cộng.

Thêm ý nghĩa vào dữ liệu của bạn

Định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ có thể tô sáng các dữ liệu quan trọng nhất hoặc hiện xu hướng dữ liệu. Hãy dùng công cụ Phân tích Nhanh dành cho Xem trước Trực tiếp để thử.

1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra kỹ hơn.
2. Bấm nút Phân tích Nhanh  xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải vùng chọn của bạn.
3. Tìm hiểu các tùy chọn trên các tab Định dạng và Biểu đồ thu nhỏ để xem chúng ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn như thế nào.

Ví dụ: chọn thang màu trong bộ sưu tập Định dạng để phân biệt nhiệt độ cao, trung bình và thấp.

1. Nếu bạn thích cách trình bày dữ liệu đang xem, hãy bấm vào tùy chọn đó.

Hiện dữ liệu của bạn trong biểu đồ

Công cụ Phân tích Nhanh đề xuất biểu đồ phù hợp cho dữ liệu của bạn và cho bạn bản trình bày trực quan chỉ sau vài lần bấm.

1. Hãy chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn hiện trong biểu đồ.
2. Hãy bấm nút Phân tích Nhanh  xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải vùng chọn của bạn.
3. Hãy bấm Biểu đồ, di chuyển qua các biểu đồ được đề xuất để xem biểu đồ nào trông phù hợp nhất đối với dữ liệu của bạn rồi bấm biểu đồ bạn muốn.

 GHI CHÚ    Excel hiện các biểu đồ khác nhau trong bộ sưu tập này, tùy thuộc vào biểu đồ nào được đề xuất cho dữ liệu của bạn.

Tìm hiểu thêm các cách khác để tạo biểu đồ.

Lưu tài liệu của bạn

1. Bấm nút Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn Ctrl+S.

Nếu trước đó bạn đã lưu tài liệu của mình thì bạn đã thực hiện xong.

1. Nếu đây là lần đầu tiên, hãy tiếp tục để hoàn thành các bước tiếp theo:
   1. Bên dưới Lưu Như, hãy chọn vị trí lưu sổ làm việc rồi duyệt tới thư mục.
   2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho sổ làm việc.
   3. Bấm Lưu để kết thúc.

In

1. Bấm Tệp > In hoặc nhấn Ctrl+P.
2. Xem trước các trang bằng cách bấm các mũi tên Trang Tiếp theo và Trang Trước.

Cửa sổ xem trước hiển thị các trang ở dạng đen trắng hoặc có màu, tùy thuộc vào thiết lập máy in của bạn.

Nếu bạn không thích cách thức in trang hiện tại, bạn có thể thay đổi lề trang hoặc thêm dấu ngắt trang.

1. Bấm vào In.

Chúc các bạn thành công.

Ngoài các chức năng cho phép thay đổi kích thước của các dòng và cột, gộp chung và phân chia các ô trong bảng, MS Word còn có một số chức năng cơ bản khác giúp người sử dụng có thể trình bày nội dung trong bảng theo nhiều kiểu khác nhau như thay đổi hướng chữ, định vị bảng, tự động điều chỉnh kích thước của dòng và cột đều nhau,...

Cách tạo bảng có chiều cao của các dòng bằng nhau

• Sau khi chèn bảng vào nội dung, bạn hãy dùng chuột kéo đường ngang nằm cuối của bảng xuống phía dưới đến khi bảng có được chiều cao như ý muốn.

• Dùng chuột chọn các dòng muốn làm đều nhau sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong bảng và chọn Distribute Rows Evenly.

• Các dòng được chọn sẽ có chiều cao bằng nhau.

Cách tạo bảng có chiều rộng của các cột bằng nhau

• Sau khi chèn bảng vào nội dung, bạn hãy dùng chuột kéo đường nét dọc đầu tiên (bên trái) hoặc đường nét dọc cuối cùng (bên phải) của bảng để có được chiều rộng như ý muốn.

• Dùng chuột chọn các cột muốn làm đều nhau sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong bảng và chọn Distribute Columns Evenly.

• Các cột được chọn sẽ có chiều rộng bằng nhau.

Thay đổi hướng chữ của các ô trong bảng

• Khi muốn thay đổi hướng chữ của các ô trong bảng, bạn hãy đặt dấu nháy chuột vào một ô hoặc có thể chọn nhiều ô muốn thay đổi sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong ô hoặc các ô đang chọn và chọn Text Direction.

• Trong hộp thoại Text Direction bạn có 3 lựa chọn để thay đổi hướng chữ, hãy nhấn nút trái chuột vào kiểu nào bạn thích và nhấn Ok để đồng ý.

Canh lề chữ của các ô trong bảng

• Khi muốn canh lề chữ của các ô trong bảng, bạn hãy đặt dấu nháy chuột vàomột ô hoặc có thể chọn nhiều ô muốn canh lề sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong ô hoặc các ô đang chọn và chọn Cell Alignment. Nhấn nút trái chuột vào một trong các kiểu canh lề trong danh sách xổ ra để chọn.

Định vị bảng trong trang văn bản

• Mặc định bảng sẽ nằm bên trái trong trang văn bản, bạn có thể thay đổi cho bảng nằm ở vị trí giữa hay bên phải bằng cách nhấn nút phải chuột bên trong bảng và chọn Table Properties.

• Trong bảng Table, phần Alignment bạn có các lựa chọn vị trí: Left (bên trái), Center (ở giữa) và Right (bên phải).

• Trong phần Text Wrapping cho phép chọn kiểu hiển thị văn bản xung quanh bảng với các lựa chọn: None (bảng nằm riêng) hoặc Around (văn bản nằm xung quanh bảng).

• Nếu chọn Around, bạn có thể nhấn vào nút Positioning để chọn thêm các tùy chọn về khoảng cách khác để trình bày theo ý thích của mình.

Canh lề (Margin) là tạo khoảng cách giữa các cạnh của trang giấy và các dòng chữ bên trong, nó sẽ giúp cho phần trình bày trang được đẹp và không bị mất chữ khi in. Word cho phép thay đổi kích thước lề giấy rất đa dạng, có thể thiết lập cho từng trang khác nhau trong cùng một tập tin văn bản.

Định khoảng cách lề cho văn bản

Truy cập vào Menu File và chọn Page Setup

Trong Page Setup, chọn tab Margins sau đó thiết lập khoảng cách lề trong mục Margins như sau:

• Top: Lề phía trên, khoảng cách từ cạnh giấy phía trên đến dòng chữ đầu tiên.
• Bottom: Lề phía dưới, khoảng cách từ cạnh giấy phía dưới đến dòng chữ cuối cùng.
• Left: Lề bên trái, khoảng cách từ cạnh giấy bên trái đến chữ đầu tiên bên trái.
• Right: Lề bên phải, khoảng cách từ cạnh giấy bên phải đến chữ cuối cùng bên phải.
• Gutter: Là phần gáy sách, phần này thường chỉ dùng khi cần đóng sách.

Sau khi thực hiện xong nhấn Ok để đồng ý.

Thiết lập kích thước lề mặc định chon văn bản

• Nếu muốn sử dụng khoảng cách lề giấy này làm chuẩn mặc định trong tất cả các văn bản từ nay về sau thì cũng thực hiện các bước như trên nhưng sau khi thực hiện xong thì nhấn vào nút Default. Khi xuất hiện hộp thông báo thì nhấn Yes để đồng ý.

Text Box là một khung văn bản thường được chèn vào nội dung khi cần trình bày văn bản theo dạng nhóm, khối, sơ đồ,... Text Box có thể giúp trình bày nội dung văn bản rất đa dạng, dễ dàng khi di chuyển và nhất là khi muốn sắp xếp một hoặc nhiều khối văn bản ở những vị trí nào đó bất kỳ.

Chèn Text Box vào nội dung văn bản

• Khi muốn chèn Text Box vào nội dung văn bản, bạn hãy truy cập vào trình đơn Insert và chọn Text Box.

• Một khung vẽ (Drawing Canvas) sẽ hiện ra, khung vẽ này giúp cố định các Text Box với nhau, bạn hãy chèn Text Box bên trong khung vẽ này bằng cách nhấn và giữ nút trái chuột sau đó tiếp tục kéo chuột về phía dưới và sang bên trái để vẽ một khung Text Box đến khi nào vừa ý thì thả nút chuột ra.

• Bây giờ bạn có thể nhấp chuột vào khung Text Box để nhập văn bản vào đó.

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ khung vẽ và Text Box bằng cách chọn chúng sau đó nhấn và giữ nút chuột vào một trong các nút nằm tại bốn góc của chúng rồi kéo vào trong để thu nhỏ hoặc kéo ra ngoài để phóng to.

Định dạng Text Box

• Theo mặc định ban đầu thì khung vẽ không có đường nét và màu sắc bên trong và các Text Box sẽ có đường nét (Line) màu đen và bên trong (Fill) là màu trắng (nếu là hình cơ bản), bạn có thể thay đổi màu sắc bằng cách chọn khung vẽ hoặc Text Box và truy cập vào trình đơn Format và chọn Drawing Canvas (khung vẽ) hoặc Text Box.

• Trong bảng Colors and Lines của hộp thoại Format Text Box, bạn sẽ được thay đổi màu sắc bên trong (Fill Color) và độ trong suốt (Transparency), màu của đường nét (Line Color), kiểu đường nét (Style), thay đổi nét liền hay nét đứt (Dashed) và độ dày của đường nét (Weight).

• Ngoài ra bạn còn có thể thay đổi kích thước của Text Box trong bảng Size và kiểu trình bày của Text Box trong bảng Layout.
• Bạn cũng có thể định dạng văn bản trong Text Box, cách thực hiện giống như khi định dạng văn bản thông thường.

Liên kết các Text Box với nhau

MS Word cho phép bạn liên kết các Text Box với nhau. Chức năng liên kết Text Box sẽ cho phép bạn trình bày văn bản liên tục trong các Text Box với nhau. Thí dụ bạn nhập văn bản vào Text Box đầu tiên, khi hết chỗ thì văn bản sẽ tự động chuyển sang Text Box thứ hai,...

• Muốn liên kết Text Box trước hết bạn cần phải chèn ít nhất 2 khung Text Box, sau đó nhấp chuột để chọn khung Text Box thứ nhất và nhấn vào nút Create Text Box Link trên thanh công cụ Text box, thanh công cụ này sẽ tự động hiện ra khi bạn chọn Text Box.

• Lúc này biểu tượng của con trỏ chuột sẽ chuyển sang hình một ca nước, bạn hãy di cuyển biểu tượng này vào khung Text Box thứ hai và nhấn nút trái chuột để liên kết hai Text Box với nhau.

• Bạn có thể tiếp tục liên kết Text box thứ hai với Text Box thứ ba nếu muốn.
• Bạn có thể chuyển giữa các Text Box bằng cách nhấn vào nút Previous Tex box và Next Text Box.

Ngắt liên kết giữa các Text Box với nhau

• Khi muốn ngắt liên kết Text Box, bạn hạy chọn Text Box đầu tiên và nhấn vào nút Break Forward Link.

• Sau khi ngắt liên kết Text Box, văn bản trong khung Text Box thứ hai sẽ trở về lại trong khung Text Box thứ nhất.

Thay đổi chiều văn bản trong Text Box

Một trong những chức năng rất hay của Text Box là cho phép thay đổi chiều văn bản (Change Text Direction).

• Khi muốn đổi chiều văn bản trong Text Box, bạn hãy chọn Text Box và nhấn vào nút Change Text Direction.