Hướng dẫn học Excel 2003 cơ bản

Chương 1: GIỚI THIỆU
1.1 Giới thiệu:
Bảng tính điện tử Excel là một phần mền chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows với các đặt tính và ứng dụng tiểu biểu sau :
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế tóan ...
- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới
- Có kèm theo các biểu đồ và hình vẽ minh họa ...
1.2 Làm quen với Microsoft Excel
1.2.1 Khởi động
- Cách 1: Click nút Microsoft Excel trên thanh Shortcut của Microsoft Office

- Cách 2: Chọn Start - Programs - Microsoft Excel
1.2.2 Màn hình giao tiếp của Microsoft Excel
a. Các thành phần của màn hình Excel
- Thanh tiêu đề (Title Bar): dòng chứa tên file văn bản
- Thanh Menu ngang (Menu Bar): chứa các chức menu chức năng (Menu PopUp) của ExcelĐể kích họat thanh menu, ta thực hiện như sau :
• Cách sử dụng chuột :
+ Click chức năng cần chọn trên thanh menu ngang, Menu PopUp tương ứng xuất hiện
+ Click chức năng cần thực hiện trên Menu PopUp tương ứng
• Cách sử dụng bàn phím
+ Nhấn F10
+ Dùng phím Left (ß) hoặc Right (à) để di chuyển giữa các chức năng trên thanh menu ngang
+ Nhấn Enter hoặc Down (â) trên chức năng cần chọn. Menu PopUp tương ứng xuất hiện
+ Dùng phím Up (á) hoặc Down (â) để di chuyển giữa các chức năng trên Menu PopUp tương ứng
+ Nhấn Enter tại chức năng cần thực hiện
- Các thanh công cụ (Tool Bar): Gồm các thanh chứa các nút tương ứng với những chức năng thường sử dụng. Để bật/tắt cácthanh công cụ này, chọn View - Tools bar - tên thanh công cụ cần chọn.
- Thanh công thức (Formular Bar): dùng để đưa dữ liệu và công thức vào. Để bật/tắt thanh công cụ này, chọn View-Formular bar,
- Thanh trạng thái (Status Bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt dộng của Excel:
+ Read: đang sẵn sàng làm việc.
+ Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức
+ Pointer: đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ
+ Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
- Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs: là dòng ngay trên thanh Trạng thái hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng chưa được đặt tên tại đây ghi sheet1, Sheet2,…, Sheet 16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính
- Các thanh cuốn (Scroll Bar) : Dùng để xem các vùng khác còn bị che khuất.
- Cửa sổ bảng tính (Wookbook Window) : là cửa sổ chứa nội dung file. Tên file mặc định là Book#.
+ Đường viền ngang (Column): Ghi ác ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A .. Z. Độ rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (tuy nhiên có thể thay đổi giá trị này từ 0 .. 25) và có tổng cộng 256 cột.
+ Đường viền dọc (Row Border): Ghi số thứ tự dòng từ trên xuống từ 1.. 16384
+ Ô (Cell): là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ (ví dụ: A4). Ô có đường viền quanh là ô hiện hành
+ Bảng tính (Sheet): mỗi bảng tính bao gồm 256 cột và 16384 dòng. Tên của bảng tính là Sheet#. Mặc định mỗi Wookbook có 16 Sheet (giá trị này có thể thay đổi từ 1 .. 255)

b. Các khái niệm và định nghĩa thường dùng trong Bảng tính
v Dịch chuyển con trỏ : Theo một trong các cách sau:
- Trỏ chuột vào ô cần chuyển tớ, bấm nút trái
- Ấn các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận
• PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình
• Home : về ô A1
• Tab : sang phải một màn hình
• Shift+Tab : sang trái một màn hình
• End+Home : đến ô cuối cùng của bảng tính
- F5, địa chỉ ô, : về ô chỉ định, ví dụ để về nhanh ô h20 ta ấn nút f5 gõ H22 rồi ấn
Chú ý: các thao tác có dấu . chỉ thực hiện được khi chọn lện Tools/Option, Transition điền dấu v ở tuỳ chon Transition Navigation Keys
v Vùng : là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục. Để xác định một khối, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải. (ví dụ : A4 : C6)
- Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn
- Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột
- Chọn một dòng : Kích chuột tại số thứ tự dòng
- Chọn một vùng :
§ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím di chuyển con trỏ đến cuối vùng.
§ Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, nhấn nút trái rồi rê đến ô cuối vùng
§ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift và kích chuột tại ô cuối vùng
- Chọn nhiểu vùng : Kết hợp phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo
- Chọn tòan bộ bảng tính : Ấn Ctrl+Shift+Spacebar
- Để xóa chọn vùng, kích chuột tại mộüt vị trí bất kỳ trong Workbook.
v Công thức và các toán tử sử dụng trong công thức
- Công thức : có dạng như sau
=[]
Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức
- Các toán tử số học : +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm)
- Các toán tử logic : =, <> (khác), >=,<=, >, <
1.3 Ra khỏi Excel: theo một trong các cách sau
- Chọn File, Exit hoặc
- Ấn Alt+F4
- Nháy đúp vào dấu trên cùng ở góc phải của màn hình để trở về Window

Chương 2: CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

1. Tạo mới một bảng tính (Ctrl+N)
- Click nút New trên thanh Standard Tool (hoặc File- New), hộp hội thoại New xuất hiện
- Chọn General và Workbook
- Chọn OK
2. Mở một Workbook đã có (Ctrl+O)
- Click nút Open trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File - Open), hộp hội thọai Open xuất hiện
- Chọn thư mục (Folder) chứa file tài liệu cần mở trong mục look in
- Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK
- Ngoài ra Excel còn có cách mở bảng tính khác: chọn mục File xuất hiện Menu dọc với danh sách 4 bảng tính mới làm gần nhất ở phía dưới. Ta sẽ chọn tên tệp cần mở từ danh sách này.
3. Lưu trữ Bảng tính (CTRL+S)
- Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File - Save). Nếu đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính trong ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS.
- Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó nữa
- Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As và đặt tên mới cho nó.
4. Chèn thêm 1 bảng tính
- Insert/ Wooksheet hoặc
- Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (quy ước ta gọi thao tác này là “Menu tắt”), chọn Insert Wooksheet
5. Xoá bớt 1 bảng tính
- Edit, Delete Sheer hoặc
- [Menu tắt], Delete Sheet
6. Đổi tên bảng tính
- Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy ước gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên hoặc Format/Sheet/Rename hoặc [Menu tắt]/Rename
- Gõ vào tên mới, hoặc OK
7. Sao chép/ Chuyển bảng tính
- Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thẻ thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển.
- Cách 2: Edit/Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào Create a Copy, excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó
- Lưu ý: chúng ta chỉ nên dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được)



8. Tách bảng tính
Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính
Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách
Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Split. Sau đó để tách chọn Window/Remove Split
Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Freeze Panes. Sau đó để bỏ tách chọn Window/Unfreeze Panes
9. Ẩn và hiện lại 1 bảng tính
Chọn Format/Sheet/Hide để ẩn bảng tính
Để hiện lại bảng tính Format/Sheet/Unhide
10. Bảo vệ bảng tính
Để những thiết lập bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng , cần bảo vệ bảng tính. Cách làm như sau;
- Tool/Protection
- Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính.
- Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Passwork, 2 lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường.
- Để bỏ tình trạng bảo vệ; chọn Tool/Protection/Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập nhật được bảng tính.
11. Chọn nhiều bảng tính
a. Liền kề: nháy chuột vào thẻ tên đầu. giữ Shift trong khi nhay chuột vào thẻ cuối
b. Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt nhay chuột vào các thẻ tên
c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào: giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đó.

CHƯƠNG 3: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1. Các Kiểu dữ liệu:
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau:
a. Dạng chuổi (Text)
- Bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z
- Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v…v khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá tính toán.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô
b. Dạng số (Number)
Bắt đầu bởi: - Các số từ 0 đến 9
- Các dấu +, -, (, *, $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows).
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô


c. Dạng công thức (Formulas)
Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Trong một số trường hợp ta có một số kết quả như sau:
Kết quả Nguyên nhân
##### Cột quá hẹp
#Div/0! Chia cho O
#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả)
#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách
#VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng)

d. Dạng Ngày (Date), giờ (Time)
Ta có các quy ước sau:
- DD là 2 con số chỉ Ngày
- MM là 2 con số chỉ Tháng
- YY là 2 con số chỉ Năm
Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 0/27/04. Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi ( căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán
Có thể nhập ngày bằng cách:
- Nhập hàm = DATE(YY,MM,DD) đây là cách nhập ngày tốt nhất
- Sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải
- Đặc biêt: CTRL+; cho Ngày hệ thống. CTRL+Shift+; cho Giờ hệ thống.
Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô
2. Các toán tử trong công thức
a. Toán tử số
+ : cộng
- : trừ
* : nhân (ví dụ = 2*10 cho kết quả là 20)
/ : chia = 12/4.............................. 3
^ : luỹ thừa =5^2................................ 25
% : phần trăm =50%*600...................... 300
- Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.
- Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
- Ví dụ: các ô A1, B1, C1 chưa các số 2, 3,4,
+Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14
+Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20
b. Toán tử nối chuổi: ký hiệu &
Ví dụ : chuỗi s1=’tin”
chuối s2=’hoc ’
chuỗi s2=s1&s2 cho kết quả s3=’tin hoc’
c. Toán tử so sánh
> : lớn hơn >= lớn hơn hoặc bằng <> khác
< : nhỏ hơn <= nhỏ hơn hoặc bằng
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (đúng) hoặc False (sai). Ví dụ trong ô A1 đang có số 26, ô B1 có số là –125. Nếu tại C1 gõ vào công thức
= A1>B1 kết quả là TRUE
= A1<=B1 sẽ nhận được kết quả là FALSE
3. Nhập liệu
a. Dữ liệu bất kỳ
- Đưa con trỏ về ô cần thiết
- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức
- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:
o Ấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới
o Ấn một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ ấn phím à sẽ đưa con trỏ ô sang bên phải
o Chọn nút (màu xanh lá cây)trên thanh công thức
o Trỏ chuột vào ô cần tới, ấn nút trái
- Nhập dữ liệu sử dụng miền nhập dữ liệu
o Đánh dấu khối miền cần nhập dữ liệu (sau này quy định gọi là miền nhập dữ liệu)
o Để nhập dữ liệu theo từng hàng ấn phím Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào
o Để nhập theo từng cột ấn phím sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô
b. Dữ liệu trong các ô giống nhau:
- Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu
- Gõ vào dữ liệu
- Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl+Tab
c. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật
- Chuỗi số với bước nhảy là 1:
o Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu. Ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1
o Trỏ chuột vào mốc điền để xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo và thả chuột tại ô của miền (thao tác này gọi là điền tự động). Kết quả ta được chuỗi số 1,2,3….
- Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:
o Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó
o Về ô dưới (hoặc bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo ví dụ 4
o Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, kéo và thả chuộ tại ô cuối của miền
- Điền một danh sách tự tạo
Þ Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách
o Tools/Option/Custom List
o Trong khung List Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách hết mỗi giá trị bấm enter để xuống dong. Ví dụ : Thứ hai Thứ ba .
o Nhấn OK
Þ Để sử dụng danh sách vừa tạo ra ta thực hiện;
o Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu
o Điền tự động tới ô cuối miền
4. Sửa, xoá dữ liệu
a. Xoá
- Đưa con trỏ ô về ô hoặc chọn miền cần thiết
- Ấn phím Delete
b. Sửa: thực hiện một trong hai cách sau
- Nhay đúp chuột tại ô (hoặc ấn phím f2) nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ bàn phím về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên bấm chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong chọn ký hiệu (hoặc ấn emter) để ghi lại, chọn (hoặc ấn Esc) để huỷ bỏ mọi sửa đổi.
- Nhập dữ liệu mới cho ô, sau đó nhấn phím enter
5. Các thao tác với khối
Khối là một miền chữ nhật trên bảng tính
a. Đánh dấu (chọn) khối
- Trỏ chuột vào một góc của khối, bấm nút trái đồng thời kéo chuột về góc đối diện theo đường chéo. Hoặc
- Đưa con trỏ ô về một góc của khối, giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để đưa con trỏ ô về góc đối diện theo đường chéo
- Chú ý: sau khi được chọn toàn bộ khối trừ ở góc xuất phát sẽ được đổi màu
- Một số cách chọn khối đặc biệt:
+ Khối là miền liên tục
§ Chọn một cột: ấn nút trái chuột tại tên cột đó (các chữ A, B,…) hoặc ấn Ctrl+Dấu cách
§ Chọn một hàng: ấn nút trái chuột tại số thứ tự của hàng đó (các chữ 1,2,…) hoặc ấn Shift+Dấu cách
§ Chọn toàn bộ bảng tính: ấn nút trái chuột tai nút chọn toàn bộ bảng tính (bên trái cột A phía trên hàng 1) hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+dấu cách
+ Chọn các ô rời rạc: đưa con trỏ tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl và bấm nút trái chuột tai các ô định chọn tiếp theo
+ Khối là các miền rời rạc: chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl bấm nút trái và rê chuột tại các miền khác.
Ví dụ: để chọn được các miền như hình dưới đây, ta làm theo các bước sau:

- Chọn miền liên tục B2:C3
- Ấn giữ phím Ctrl và chọn miền liên tục E4:G7
- Giữ nguyên phím Ctrl và chọn miền liên tục C9:F11

b. Copy, xoá,dán khối dùng bộ nhớ đệm (thướng dùng khi miền đích và miền nguồn cách nhau hoặc để dán một khối vào nhiều chổ khác nhau). Trước khi thực hiện các thao tác sau, ta phải chọn khối cần thiết
- COPY: chọn biểu tượng copy, hoặc ấn Ctrl+C hoặc chọn Edit/Copy
- Xoá: chọn biểu tượng Cut, hoặc ấn Ctrl+X, hoặc chọn mục Edit/Cut
- Lấy khối từ bộ nhớ đếm ra dán vào bảng tính
§ Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích
§ Chọn biểu tượng Paste hoặc ấn Ctrl+V hoặc chọn mục Edit/Paste
c. Copy, chuyển khối dùng chuột
- Chọn khối cần thiết
- Trỏ chuột vào biên của khối sao cho xuất hiện . Sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:
§ Giữ Ctrl đồng thời kéo và thả khối tại vị trí đích để Copy khối. Nếu trong bước này không dùng phím Ctrl thì khối sẽ được chuyển tới vị trí đích hoặc
§ Bấm giữ nút phải chuột, kéo và thả khối tại vị trí đích… Xuất hiện menu cho phép chọn một trong các phương án
o Copy : copy toàn bộ, bao gồm cả dữ liệu và khuôn dạng
o Move :chuyển dữ liệu
o Copy value : chỉ copy dữ liệu
o Copy Format :chỉ copy khuôn dạng
Chú ý: khi copy dữ liệu
- Nếu miền nguồn chứa dữ liệu số hoặc chuỗi, kết quả miền đích sẽ giống miền nguồn
- Nếu miền nguồn chứa công thức, kết quả miền đích sẽ thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức trong miền nguồn tham chiếu đến địa chỉ tương đối hay địa chỉ tuyệt đối
6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính
a. Thay đổi kích thước cột, hàng
P Một cột / một hàng
- Cột: trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải của cột sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới
- Hàng: trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới
P Nhiều cột/ nhiều hàng
- Cột:
+ Chọn một số ô của các cột
+ Format/Colum/Width
+ Gõ vào độ rộng mới cho các cột
+ Ok hoặc Enter
- Hàng
+ Chọn một số ô của các hàng
+ Format/Row/Height
+ Gõ vào chiều cao mới cho các hàng
+ Ok hoặc Enter
b. Chèn thêm cột , hàng, ô
P Cột:
- Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,..) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.
- Chọn Inserrt/Columns. Excel sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải
P Hàng :
- Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1,2,..) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu
- Chọn Inserrt/Rows. Excel sẽ chèn thêm các hàng trống và đầy các được chọn xuống dưới
P Ô
- Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn (như các ví dụ dưới đây là các ô C3:D4), cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu
- Chọn Insert/Cells xuất hiện hộp thoại Insert

Chọn Tác dụng
Shift Cells Right đầy các ô được chọn sang phải
Shift Cells Left đẩy các ô được chọn xuống dưới
Ok hoặc Enter thực hiện lênh
c. Xoá cột, hàng, ô
P Cột:
- Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,…) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu
- Chọn Edit, Delete
P Hàng
- Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1,2,…) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu
- Chọn Edit/Delete
P Ô
- Chọn khối là các ô cần xoá
- chọn Edit/Delete.
Xuất hiện hộp thoại Delete


Chọn Tác dụng
Shift Cells Left Chuyển dữ liệu của các ô bên phải sang vùng bị xoá
Shift Cells Up chuyển dữ liệu của các ô phía dưới lên vùng bị xóa
Entire Row Xoá toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn
Entire Column Xoá toàn bộ các cột chứa vùng được chọn

Ok hoặc Enter Thực hiện lệnh

d. Chuyển hàng thành cột và ngược lại
Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:F3, ta làm như sau:

- Chọn các ô muốn cho đổi chổ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)
- Chọn biểu tượng Copy hoặc Ctrl+C
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đầu (C3)
- [Menu tắt] hoặc chọn mục Edit, past special, đánh dấu chọn ô Transpose
- OK
Lưu ý: miền nguồn và miền dán không được giao nhau (không được có ô chung). Số lượng ô tại miền nguồn phải bằng số lượng ô tai miền dán.
e. Ẩn/ hiện cột hàng
Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính nhất là các bảng tính lớn người ta thường cho ẩn các cột (hoặc hàng) không cần thiết. Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại. Cách làm như sau:
- Chọn các cột (hoặc các hàng) cần ẩn đi.
- Chọn Format, Column (hoặc Row)
- Chọn Hide
Tại vị trí các cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc (hoặc ngang) đậm, các cột hoặc hàng bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dụng để tính toán). Để cho chúng hiện trở lại, ta làm như sau:
- Chọn các cột hoặc các hàng liền kề với chúng. Ví dụ cần cho các cột C,D,E hiện trở lại ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng: B, C. Cần cho các hàng 4,5,6 hiện trờ lại ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng 3,7
- Chọn Format, Column hoặc Row, Unhide.
f. Cố định cột, hàng tiêu đề
Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu để cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột trái nhất rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu , cách làm như sau:
- Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định. Ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ cần cố định các cột A, B và các hàng 1,2 ta đưa con trỏ về ô C3
- Chọn Window, Freeze Pane. Tại ô chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang
- Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, chọn Window, Unfreeze Pane
7. Định dạng dữ liệu
a. Định dạng ký tự: tương tự như trong Word
b. Định dạng số: chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh định dạng
Số Dùng biểu tượng Đổi thành
123 Currency Style ( Điền dấu tiền tệ) $123.000
123456 CommStyle (Dấu tách nghìn, triệu, tỷ) 123,456.00
0.156 PercentStyle (Nhân với 100 và điền dấu %) 15.6%
12.346 Increase decimal (lấy thêm 1 số thập phân) 12.3460
12.346 Decrease Decimal (giảm đi 1 số thập phân) 12.35
Trong các ví dụ trên, các thông số quốc tế (dấu tiền tệ, dấu tách nghìn, triệu, tỷ; dấu thập phân) là kiểu Mỹ (ngầm định). Có thể đặt lại các thông số này cho phù hợp..
Để ẩn (che đi) các số không (0)
- Chọn các ô cần thiết
- Chọn Format Cells
- Chọn Number
- Trong ô Code gõ vào 0;0;
- Ok
c. Canh biên (dóng hàng)
- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên
- Format/cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cell
- Chọn Aligument. Các thông số trong ô bao gồm
+ Horizontal: theo chiều ngang

o General: ký tự được căn về bên trái, số được căn sang phải, các giá trị logic và lỗi được căn vào giữa
o Left, Center, Right: căn sang trái, vào giữa, sang phải
o Fill : tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ 1 nhóm ký tự sau đó chọn mục này, Excel sẽ điền đầy miền bằng nhóm này)
o Justiffy: cân thẳng 2 bên. Trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trog nó, Excel tự động tăng chiều cao của hàng.
o Center Across: căn vào giứa miền đã chọn (tương tự việc chọn biểu tượng )
+ Orientation: hướng phân bố
+ Wrap Text: nếu chọn sẽ cho xuống dòng trong các ô khi nội dung vượt quá chiều ngang ô (như cột trung bình)
d. Kẻ khung
- Chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung
- Dùng chuột:
+ Chọn biểu tượg Border
+ Chọn tiếp loai đường kẻ cần thiết
- Dùng Menu
+ Chọn Format, Cells, Boders
+ Chọn tiếp đường cần kẻ trong khung Border


Outline : viền xung quanh khối ô
Left, Right, Top, Bottom : viền trái, phải, trên, dưới mỗi ô
Color : màu của đường kẻ
+ Chọn kiểu đường kẻ trong khung Style
e. Tô màu
- Format, Cell, Patterns
- Chọn Color để đặt màu tô
f. Đinh dạng tự động
Excel có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng. Các bước như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạnh
- Format, AutoFormat
- Chọn kiểu tạo khuôn trong danh sách Table Format
- Nút Option cho phép thực hiện việc tạo khuôn tự động hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định.
8. Đặt tên cho ô
Đặt tên cho ô hay nhóm ô có tác dụng sau:
- Tên dễ đọc, dễ nhớ.
- Khi ta gán tên có thể tham chiếu tới ô hay nhóm ô bằng tên.
- Việc chuyển về một ô (hay miền) đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
a. Đặt tên cho ô hay nhóm ô bằng tay
Sau khi chọn ô hay nhóm ô cần đặt tên làm theo một trong hai cách sau:
- Cách 1:
+ Nháy chuột tại của hộp Tên trên thanh công thức, địa chỉ của ô đổi sang màu xanh.
+ Xoá địa chỉ đó đi, gõ vào tên rồi ấn
- Cách 2:
+ Chọn mục Insert, Name, Define (hoặc ấn Ctrl+F3)
+ Trong khung Name in Workbook gõ vào tên cho ô hay nhóm ô
+ OK

b. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)
Các bước như sau:
- Chọn ô hay nhóm ô cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng
- Chọn Insert, Name, Create (hoặc Ctrl+Shift+F3)
- Ý nghĩa các mục trong hộp Create Năm như sau
+ TopRow: Lấy ô ở hàng đầu (của khối đã chọn) làm tên.
+ Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối (của khối đã chọn) làm tên
+ Left Column: lấy ô ở cột bên trái (của khối đã chọn) làm tên
+ Right Column: lấy ô ở cột bên phải (của khối đã chọn) làm tên
- OK
c. Dán tên vào công thức
Khi nhập hay sửa công thức, thay vì điền vào địa chỉ của ô (hay miền) đã được đặt tên ta
- Ấn F3 (hoặc nháy chuột tại của hộp tên trên thanh công thức, hoặc chọn mục Insert, Name, Paste)
- Chọn tên cần thiết từ danh sách rồi OK
d. Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên
Có thể đưa con trỏ về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên bằng một trong hai cách sau:
Cách 1: nháy chuột tại của hộp tên trên thanh công thức và chọn tên cần thiết từ danh dách (hoặc gõ địa chỉ của ô)
Cách 2: Ấn F5. Chọn tên cần thiết từ danh sách.OK
Đây cũng là phương pháp kiểm tra xem Tên đã được đạt cho một ô hay miền nào.
e. Xoá tên
- Chọn Insert, Name, Define
- Chọn tên cần xoá từ danh sách
- Chọn delete
- Chọn OK hoặc Close
f. Chú ý
- Nếu muốn lấy tên của nhóm ô này để đặt cho nhóm ô khác, trước hết phải xoá tên đó đi
9. Ghi chú cho ô
Có thể thêm phần ghi chú cho từng ô riêng rẻ. Nhưng ghi chú này giúp ta giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn

a. Tạo ghi chú
- Về ô cần tạo ghi chú
- Mở hộp thoại CellNote theo một trong hai cách sau:
+ Cách 1: Shift+F2
+ Cách 2: Chọn mục Insert/ Note
- Gõ vào lời ghi chú trong khung TextNote
- OK để đóng hộp thoại
Một chấm vuông màu đỏ ở góc phải trên của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú. Nếu không thấy chấm vuông này hãy làm như sau:
- Tools/Options/View
- Đánh dấu chọn vào ô Note Indicator
b. Xem/ Sửa. Xoá các ghi chú
- Nếu cần xem ghi chú của một ô: chỉ việc rà chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú xuất hiện. Để tắt khung này: rà chuột sang ô khác
- Để sửa hay xoá một ghi chú: mở hộp thoại Note In Sheet
- Tiến hành sửa nội dung của ghi chú trong khung Text Note. Để xóa ghi chú chọn Delete
10 Bảo vệ ô
Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác vv hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách làm như sau:
- Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ
- Chọn mục Format/Cells/Protection
- Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào
+ Locked : để khoá không cho sửa đổi
+ Hidden: để che dấu công thức
- OK
Sau đó cần phải bảo vệ bảng tính thì những thiết lập trên mới có tác dụng (xem phần bảo vệ bảng tính)


Chương IV. HÀM TRONG EXCEL

Hàm được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi. Excel có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm
1. Quy tắc sử dụng hàm
- Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM (Các tham biến). Ví dụ
TODAY() : cho kết quả là ngày hiện tại trong máy (hàm không tham biến)
LEN (“Excel 5.0”) : cho kết quả độ dài của chuỗi là 9 (hàm 1 tham chiếu)
AVERAGE (A1,B5,D8): cho kết quả là trung bình cộng các số trong các ô A1, B5, D5 (hàm nhiều tham biến)
- Tên hàm có thể viết thường hay hoa hoặc vừa viết thường vừa biết hoa đều được
- Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu () và cách nhau bởi dấu phẩy, chấm phẩy hoặc một dấu ngăn cách nào khác tuỳ theo cách đặt các thông số quốc tế. Trong 1 hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự
- Trong hàm không được có dấu cách
- Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính. Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàn khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu = trước tên hàm đó. Ví dụ: các ô A1, B1 chứa các số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức =SQRT (SUM(A1^2,B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền
Ở đây, SQRT là hàm khai căn bậc 2, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu = vì nó được dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT
2. Nhập hàm vào bảng tính
Có 3 cách nhập hàm vào bảng tính:
- Gõ vào từ bàn phím
- Dùng biểu tượng (Function Winzard)
- Dùng menu
Để nhập hàm: đưa con trỏ ô về ô cần thiết rồi chọn một trong các cách sau:
a. Gõ từ bàn phím
- Gõ dấu =
- Gõ vào tên hàm, dấu (, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu)
b. Dùng biểu tượng Function Winzard. Các bước như sau:
Bước 1
- Chọn biểu tượng trên thanh công cụ. Xuất hiện hộp thoại Function Winzard như sau
Ý nghĩa của các nhóm hàm trong khung Function Category như sau:
- Most Recently Used : các hàm sử dụng gần đây nhất
- All : Tất cả các hàm
- Financial : hàm tài chính
- Date & Time : Hàm Ngày và Giờ
- Math & Trig : Hàm toán và lượng giác
- Statistical : Hàm thống kê
- Lookup & Reference : hàm tìm kiếm và tham chiếu
- Database : hàm cơ sở dữ liệu
- Text : hàm xử lý ký tự
- Logical : hàm Logic
- Information : các hàm thông tin về ô, về bảng tính vv
Bước 2 :Chọn nhóm hàm trong khung Function Category. Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Excel sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function Name.
Bước 3: chọn nhóm hàm trong khung Function Name
Bước 4: chọn OK. Xuất hiện hộp thoại Function WinZard liệt kê công dụng, khung các tham biến cần nhập, khung chứa giá trị kết quả của hàm.
Điền các tham biến của hàm bằng cách ấn nút chuột vào khung cần thiết, sau đó nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu.
Bước 5: Chọn OK. Excel tắt hộp thoại và ghi kết quả của hàm vào ô
Lưu ý: khi con trỏ ô ở tại ô đang chưa hàm, nếu chọn Function Winzard Excel sẽ chuyển sang việc chỉnh sửa hàm
c. Dùng menu
- Chọn mục Insert, Function. Xuất hiện hộp thoại Function Winzard
- Các bước còn lại giống như khi chọn biểu tượng
3. Một số hàm thường dùng
3.1 Hàm ngày tháng
a. DATE (year, month, day)
Chỉ ra ngày dạn số ứng với ngày tháng năm
Ví dụ: =DATE(05, 09, 09) trả về 09-09-2005
b. DAY (date)
Số ngày trong tháng của biến ngày tháng date
Ví dụ: = DAY (09-09-2005) trả về 09
c. MONTH (date)
Số tháng trong năm của biến ngày tháng date
Ví dụ: = MONTH (09-09-2005) trả về 09
d. TIME (hour, minute, second)
Chỉ ra thời gian dạng số
Ví dụ: =TIME (19,5,14) trả về 19:05:14 hoặc 7:05 PM
e. WEEKDAY (date)
Chỉ ra số thứ tự của ngày trong tuần của biến ngày tháng date (thứ hai là ngày thứ 1, thứ Ba là ngày thứ 2,.., chủ nhật là ngày thứ 7)

f. YEAR(date): số năm của biến ngày tháng date
3.2 Hàm ký tự
a. EXACT (text1, text2)
Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi Text1, Text2 có giống hệt nhay nhay không
b. FIND (find_text,text, atnum)
Vị trí của chuỗi con Find_text trong chuỗi lớn Text bắt đầu từ vị trí atmun, nếu bỏ qua atnum nó được cho bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA và THƯỜNG
c. FIXED (number, decimal, no_commas)
Chuyển số number thành chuỗi dạng cố định với decimal số thập phân. Nếu không ghi decimal sẽ cho 2 số thập phân. Nếu no_commas là FALSE (hoặc không ghi), chuỗi in ra sẽ có dấu ngân cách nghìn triệu
d. LEFT (text, number)
Lấy number ký tự bên trái của text
e. LEN (text)
Độ dài của chuổi ký tự text
f. LOWER (text)
Chuyển text thành chữ thường
g. MID (text, numstart, numchar)
Trả lại numchar ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart
h. PROPER(text)
Chuyển các chữ cái đầu của text thành chữ viết hoa
Nếu text là tiếng việt hàm này sẽ cho kết sai
i. REPLACE (oldtext, numstart, numchar, newtext)
Thay newtext vào oldtext bắt đầu từ vị trí numstart và có độ dài numchar
j. REPT(text,number)
Lập lại text liên tiếp number lần
k. RIGHT (text, number)
Lấy number ký tự bên phải của text
l. SEARCH (find_text, text, atnum)
Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ hoa hay thường
m. SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance)
Thay thế newtext vào vị trid oldtext trong text ở lần xuất hiện Instance (nếu không có đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí)
Ví dụ:
= SUBSTITUDE (“Hãy xem xem”,”xem”,”nhìn”,1) trả vể Hãy nhìn xem
=SUBSTITUDE((“Hãy xem xem”,”xem”,”đây”,2) trả về Hãy xem đây
n. TRIM (text)
Cắt bỏ các ký tự trống vô nghĩa trong text
o. UPPER (text)
Chuyển text thành chữ in hoa toàn bộ
p. VALUE (text)
Chuyển text sang số

3.3 Hàm toán học
- ABS (x) : giá trị tuyệt đối của số x
- ACOS(x) : hàm arccos của x, x nằmg trong khoảng từ -1 đến 1. Giá trị góc trả về théo radian từ 0 đến p. Nếu muốn chuyển kết quả sang độ, nhân nó với 180/PI().
- ASIN(x) : Hàm arcsin của x, x nằm trong khoảng từ -1 đến 1. Giá trị trả về theo radian từ -p/2 đến p/2.
- ATAN(x) : hàm arctangent của x. Tương tự như ASIN(x)
- COS(x) : Hàm cos của góc x, x là góc theo radian, nếu là độ phải nhân nó với PT()/180
- COUTIF (range, criteria): đếm số ô không thoả tiêu chẩn cho trước
+ Range : là tập hợp các ô mà ta muốn đếm
+ Criteria : tiêu chuẩn có thể là số, chữ hoặc biểu thức, xác định xem sẽ đếm ô nào
+ Hàm COUTIF chỉ đếm theo 1 điều kiện, ví dụ chỉ đến số Nữ hoặc chỉ đếm số tuổi từ 30 trở lê. Nếu cần đếm số nữ có độ tuổi từ 30 trở lên (kết hợp 2 điều kiện) phải dùng hàm khác
- ROUND(x,n): làm tròn số x với độ chính xác đến con số thứ n
+ Nếu n<0 thì x được làm tròn đến chữ số thập phân thứ n
+ Nếu n>0 thì x được làm tròn đến chữ số bên trái thứ n của dấu (chấm) thập phân
- SQRT(x) : hàm căn bậc hai của x
- SUM(n1,n2,…): tổng của các số n1, n2
- SUMIF(range, criteria, sum_range): cộng những ô thoả mãn điều kiện nào đó
+ Range : là vùng ô để so sánh với Criteria
+ Criteria : là điều kiện cộng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức. Quyết định ô nào trong vùng Sum_range sẽ được cộng.
+ Sum_range : là vùng ô sẽ được cộng. Các ô trong Sum_range chỉ được cộng nếu các ô tưng ứng với nó trong Range thoả mãn Criteria
3.4 Hàm logic
- AND (Logic1, Logic2,…)
Nhận giá trị TRUE nếu tất cả các biểu thức logic1, logic2,… đều là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu có ít nhất một đối số là FALSE
- FALSE : cho giá logic FALSE
- IF (logical_test, value_if_true, value-if_false)
Trả lại giá trị ghi trong value_if_true nếu logical_test là TRUE và giá trị ghi trong value-if_false nếu trong trường hợp ngược lại. Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
- NOT (logic): hàm phủ định
Ví dụ: =NOT(1+1>2) trả về TRUE
=NOT(1+1=2) trả về FALSE
- OR (logic1, logic2,…)
Nhận giá trị True nếu một trong các biểu thức logic1, logic2,… là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức là FALSE
- TRUE () nhận giá trị logic TRUE
3.5 Hàm thống kê
- AVERAGE (num1, num2,…): tính trung bình cộng của số num1, num2,…
- COUNT (address): tính số các ô dữ liệu kiểu số trong miền Address

- COUNTA (Addr): tính số các ô không rỗng trong vùng Addr
Ví dụ: =COUTA (A1:E5) trả về 23 (có 2 ô rỗng là A5 và D5)
- MAX (num1,num2,…) giá trị lớn nhất của các số num1, num2,…
- MIN (num1, num2,…) giá trị nhỏ nhất của các số num1, num2,…
- RANK (số, danh sách, tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuổi các số trong danh sách, tức là xem số đó đứng thứ mấy trong chuỗi số
+ Sắp xếp giảm dần nếu không có tuỳ chọn hoặc tuỳ chọn bằng 0
+ Sắp xếp tăng dần nếu tuỳ chọn là một số lớn hơn 0
+ địa chỉ của danh sách phải là tuyệt đối



3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu
a. VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).
- Lookup_value : giá trị đươc tìm kiếm trên cột bên trái của Table_array.
- Table_array : vùng tìm kiếm hay còn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nên đặt tên cho vùng này
- Col_index_num : số thứ tự cột trong table_array, nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về
- Range_lookup : giá trị logic xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng, nếu là
o TRUE hay 1: Cột đầu tiên phải được sắp xếp tăng dần (khi đó có thể bỏ qua tham số thứ 4 này). Khi không thấy sẽ lấy kết quả gần đúng vì thế còn gọi là dò tìm không chính xác
o FALSE hay 0 : cột đầu tiên không sắp xếp. Tính chính xác, trả về #N/A nếu không thấy
- Ví dụ : bảng sau là kết quả thi của học sinh, dựa vào thang điểm Trung bình hãy xếp loai học sinh theo thang điểm
Để dùng hàm VLOOKUP ta thự hiện các bước sau:
o Trong miền C15:D19 gõ vào thang điểm trên dưới dạng cột. Vì đây là cách dò tìm không chính xác (trong một khoảng) nên ta chỉ gõ vào cận dưới (theo chiều tăng)của mỗi loại. Như vậy:
§ Lookup_value: là E3 điểm trung bình của học sinh thứ nhất
§ Table_array : là miền $C$1:$D$19 (miền địa chỉ tuyệt đối không đưa hàng tiêu đề C14:D4 vào) c
§ Col_index_num : là 2 vì cần lấy giá trị của cột Loại, cột này có số thứ tự là hai trong miền $C$14:D$19
o Tại ô G3 gõ vào công thức = VLOOKUP (E3, $C$14:D$19 ,2) ta nhận được Trung bình
o Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn lại
b. HLOOKUP (lookup_value, table_ array,row_index_num, range_lookup)
Hàm này hoạt động giống hàm VLOOKUP, điểm khác là
- Lookup-value: giá trị được tìm kiếm trên hàng dầu tiên của Table_array
- Table_array: vùng tìm kiếm viết thành hàng
- Row_index_num : số thứ tự hàng trong table_array, nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị về
Ví dụ: để thực hiện việc xếp loại cho học sinh ở ví dụ trên ta thực hiện như sau
o Trong miền A21:F22 ta gõ vào thang điểm ở ví dụ trên dưới dạng hàng, chú ý gõ vào cận dưới (theo chiều tăng) của mỗi loại. Như vậy:
§ Lookup-value: là E3 (điểm trung bình của học sinh thứ 1)
§ Table_array : là miền $B$21:$F$22
§ Row_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của hàng Loại, hàng này có số thứ tự là 2 trong miền B21:F22
o Tại ô F3 điền vào công thức = HLOOKUP (E3, $B$21:$F$22,2) ta nhận được Trung bình
o Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho các học sinh còn lại