Các bước chuẩn bị tham gia hội chợ

seminoon seminoon @seminoon

Các bước chuẩn bị tham gia hội chợ

19/04/2015 01:23 PM
2,734
Tham gia hội chợ thương mại đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và tiền bạc vào gian hàng của mình cũng như cần phải thực hiện một số công việc cần thiết và theo từng bước. Trước tiên cần phải xác định mức ngân sách mà bạn dự kiến sẽ dành cho hội chợ là bao nhiêu,  phải nghiên cứu loại hình hội chợ mình dự định tham gia (hội chợ bán buôn hay hội chợ bán lẻ) và hội chợ đó có phù hợp với ngành hàng của mình hay không, sau đó mới quyết định tham gia.



CHUẨN BỊ THAM  GIA HỘI CHỢ

mot_so_dieu_can_biet_khi_tham_du_hoi_cho 











1. Xác định đúng hội chợ mình sẽ tham gia

Đây là một trong những tiền đề cho sự thành công của bạn, bạn phải tham khảo các tài liệu về hội chợ (cataloge, đĩa giới thiệu về hội chợ hoặc trang web chính thức của hội chợ), liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập các số liệu cần thiết của hội chợ vừa được tổ chức gần đây nhất như: số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng, các nước tham gia hội chợ, tổng diện tích trưng bày, doanh số bán hàng tại hội chợ.... và điều quan trọng nhất trong khâu này là xác định mặt hàng mục tiêu của mình sẽ đem đến để giới thiệu và trưng bày tại hội chợ.

2. Xây dựng phương án tham gia hội chợ

Sau khi xác định được hội chợ tham gia, bạn cần phải xây dựng phương án tham gia hội chợ . Đây là việc làm rất quan trọng nó giúp cho các nhà triển lãm có được kế hoạch triển khai công việc một cách hiệu quả nhất. Tuỳ theo từng ngành hàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch riêng cho đơn vị mình, có thể gói gọn trong các bước sau:

+ Liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: Thời điểm liên hệ với ban tổ chức ít nhất là 8 tháng trước khi hội chợ diễn ra, việc này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết. Tuỳ theo từng hội chợ, nếu bạn đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể.

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động: việc xây dựng kế hoạch hoạt động tại hội chợ gồm: trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty. Bạn phải xác định được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì, ví dụ: bạn tập trung giới thiệu sản phẩm mới hay là xúc tiến các sản phẩm sẵn có của công ty?

+ Chuẩn bị hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng.

- Đối với hàng mẫu: Bạn cần nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng của mình ở chỗ nào để xác định được ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định chủng loại hàng hoá mà mình dự tính sẽ mang sang hội chợ, kích cỡ các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trưng bày tại gian hàng của mình. Đặc biệt lưu ý đến thời gian chuẩn bị hàng mẫu, kế hoạch gửi hàng để làm sao kịp với thời gian diễn ra của hội chợ.

- Đối với tài liệu: Bạn cần xác định loại tài liệu nào mà bạn dự định sẽ mang đến hội chợ cataloge, tờ rơi hay đĩa CD, ..., mục đích quảng bá rộng rãi hay chỉ với một số khách hàng ... lưu ý nên mang theo số lượng tài liệu đủ để gửi cho khách hàng tránh tình trạng hết tài liệu khi khách hàng yêu cầu.

- Đối với việc trang trí gian hàng: trang trí gian hàng đẹp, bắt mắt cũng là nhân tố góp phần cho thành công của hội chợ, các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế riêng cho gian hàng của mình và lựa chọn các loại vật liệu trang trí phùn hợp để tiết kiệm chi phí vận chuyển cũng như thời hạn sử dụng rất ngắn của hội chợ.

- Một trong những tài liệu rất quan trọng và không thể thiếu đó là danh thiếp hoặc các quà tặng có ghi tên và địa chỉ giao dịch của công ty để giúp khách hàng dễ dàng giao dịch với bạn khi họ có nhu cầu. Kể cả những khách mà họ không mua hàng của bạn nhưng họ sẽ lưu tâm đến tên tuổi của công ty bạn và có thể giao dịch với bạn trong tương lai.

- Một vấn đề nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng khi bạn có kế hoạch tham gia hội chợ là bạn phải có đủ bút viết cho bạn và cho cả khách hàng để ghi lại các thông tin cần thiết. Ngoài ra bạn phải có sổ ghi chép để ghi chép lại các thông tin của khách hàng như: yêu cầu, mẫu mã, chủng loại hoặc địa chỉ liên hệ để bạn gửi chào giá hoặc tài liệu xúc tiến cho sản phẩm sau khi kết thúc hội chợ.

3. Lựa chọn nhân sự đứng gian hàng

Lựa chọn nhân viên nam hay nữ trực tại gian hàng giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chiến lược quảng bá và giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, nhân sự lựa chọn phải đảm bảo được các tiêu chí: có kiến thức về sản phẩm,  kiến thức về công ty mình, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục được khách hàng, ngoại hình ưa nhìn... Có thể phải đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và kiến thức về thị trường trước khi tham gia hội chợ. Lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công thậm chí uy tín của công ty bị giảm đi khi tham gia hội chợ. Theo khảo sát của Trung tâm nghiên cứu hội chợ (CEIR.org) thì 85% thành công của hội chợ là phụ thuộc vào nhân sự đứng tại gian hàng, các yếu tố khác như tài liệu xúc tiến chỉ đứng ở vị trí thứ hai.

4. Thực hiện giao dịch sau hội chợ (follow-up) với khách hàng

Ngoài các hội chợ bán buôn, hội chợ bán lẻ sẽ liên quan đến khâu thanh toán ngay tại gian hàng, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện thanh toán của khách hàng: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, quy đổi tỷ giá các loại ngoại tệ. Bạn nên mang theo máy tính cần thiết để phục vụ công việc và tìm hiểu rõ về các loại thuế sẽ áp dụng tại hội chợ (nếu có).

Theo khảo sát của CEIR.org cho thấy 79% sự thành công khi tham gia hội chợ là các giao dịch sau khi kết thúc hội chợ. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thu thập thông tin và phản hồi của bạn với các khách hàng tham quan tại hội chợ, khách nào sẽ ưu tiên giao dịch trước và loại thông tin nào sẽ cung cấp cho khách hàng sau khi kết thúc hội chợ.

Tóm lại: một hội chợ thương mại yêu cầu các công tác chuẩn bị rất kỹ từ trước khi tham gia đến khi kết thúc hội chợ và đặc biệt là khâu liên hệ với khách hàng sau khi kết thúc hội chợ. Đây là một khâu quan trọng để thu nhận lại kết quả và đơn hàng trong suốt quá trình đầu tư của bạn.

Để việc tham dự hội chợ triển lãm thực sự hiệu quả cho doanh nghiệp, đem lại những đơn hàng tốt nhất, quảng bá được hình ảnh công ty tới đông đảo khách thăm quan, doanh nghiệp nên lưu ý những điểm dưới đây trong quá trình chuẩn bị tham gia hội chợ:

Đăng ký mặt bằng gian hàng: vị trí gian hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng. Việc đăng ký mặt bằng sớm với Ban tổ chức là ưu tiên số 1 trong quá trình chuẩn bị, thông thường là trước 1 năm để đảm bảo có được vị trí tốt

Đối với những hội chợ lớn uy tín trên thế giới, việc đăng ký mặt bằng không phải do đơn vị triển lãm chọn lựa mà là do Ban Tổ Chức hội chợ chỉ định, căn cứ vào lịch sử tham gia các lần hội chợ của công ty. Bên cạnh đó, việc đăng ký chỉ có giá trị khi kèm theo tiền đặt chỗ (deposit), thông thường khoảng 30%.

Thiết kế gian hàng: Gian hàng phải toát lên được hình ảnh của công ty (và cả quốc gia). Do đó, cần đầu tư, nghiên cứu trong việc đưa ra thông tin và bố cục. Đôi khi sự đầu tư quá tốn kém không phải luôn luôn mang lại hiệu quả. Để thu hút được sự chú ý của khách tham quan, một gian hàng cần:

- Thiết kế hài hoà với hình ảnh nổi bật

- Chuyển tải tốt thông tin đồng thời nêu bật được đặc tính riêng biệt của ngành hàng với văn hoá đặc trưng của quốc gia kết hợp với thị hiếu thẩm mỹ của thị trường tiêu thụ

- Tránh rườm rà, nhiều màu sắc với quá nhiều hình ảnh

- Nên chọn đơn vị thiết kế địa phương có kinh nghiệm với thị trường vì họ có thể đưa ra lời khuyên rất bổ ích, và quan trọng hơn, họ hiểu rõ tính thẩm mỹ của khách hàng địa phương.

- Nên dành ít nhất 4 -6 tháng (tùy thuộc vào qui mô gian hàng) để xây dựng ý tưởng thiết kế, tìm đối tác và đi đến thống nhất về thiết kế.

Chọn lựa sản phẩm trưng bày: Phải nghiên cứu đặc tính từng thị trường, tính chất của từng hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,v.v.... Cần lưu ý một số yếu tố sau khi chọn sản phẩm trưng bày:

- Sản phẩm nào là sản phẩm cạnh tranh của công ty ?

- Những sản phẩm của công ty có phù hợp với khuynh hướng tiêu thụ và chất lượng của thị trường không?

- Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?

- Diện tích trưng bày sản phẩm hợp lý chưa?

- Cân nhắc xem cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như kệ đặc biệt, thiết bị nấu thử sản phẩm,v.v...

Đăng ký khách sạn: Trong thời gian diễn ra hội chợ, số lượng khách tập trung rất lớn nên đăng ký trước khách sạn sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí đáng kể. Có thể liên lạc với Ban tổ chức để đăng ký những dịch vụ này vì mỗi hội chợ, Ban tổ chức đều kết hợp với các công ty du lịch để tạo điều kiện cho khách dễ dàng đặt khách sạn, phương tiện đi lại...
Xin visa: Đây là bước rất quan trọng cần phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Theo qui định của EU, hồ sơ xin visa phải được nộp trước thời gian khởi hành 1 tháng với khá nhiều giấy tờ liên quan, do đó, doanh nghiệp nên dành 2 tháng trước khi đoàn lên đường cho việc xin visa.


MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Những kỹ năng cơ bản khi tham gia hội chợ

"Không phải đi hội chợ tốt lần đầu tiên là có hợp đồng lớn hay khách mua hàng – để có được điều đó đỏi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu, chuẩn bị, thực hiện chuyên nghiệp, thúc đẩy theo dõi và tham dự hội chợ nhiều lần"

A. Đánh giá hội chợ

Tìm thông tin hội chợ thông qua mạng internet

- Các hội chợ của Đức và các hội chợ trên thế giới www.auma.de

- Các hội chợ trên thế giới

o www.expocentral.com

o www.expodatabase.com

o www.expoworld.net

- Các hội chợ tại Đông Nam Á: www.allworldexhibitions.com

Các tiêu chí đánh giá hội chợ phù hợp

- Thể lọai hội chợ có phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp hay không

o Hội chợ dành cho khách thương mại (trade fair): thường mở cửa trong ngày làm việc và không mở cửa khuya (sau 18h00), chương trình phần hội chỉ có hội thảo, hội nghị, các hoạt động liên quan.

o Hội chợ dành cho công chúng: mở cửa cả ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) mở cửa khuya, chương trình phần hội gồm gồm có ca nhạc, biểu diễn.

- Tính chất chuyên ngành: khách hàng thương mại thích hội chợ chuyên ngành sâu, hội chợ công chúng thích đa ngành hơn;

- Cơ cấu khách hàng tham quan: hội chợ tốt phải có thông tin về cơ cấu khách tham quan (visitors): từ đâu tới?, là loại gì?...

- Số lượng và xu hướng của khách hàng: cần xem xu hướng liên quan đến số lượng khách hàng trong 3 năm gần nhất, tăng hay giảm. Có thể dùng chỉ số lượng khách tham quan(visitors)/số lượng doanh nghiệp trưng bày (exhibitors) để so sánh giữa nhiều hội chợ. Tuy nhiên cần quan tâm số lượng khách tham quan phải phù hợp với khách hàng của doanh nghiệp;

- Đây là hội chợ lần thứ mấy? Các hội chợ lần đầu tiên hay mới bắt đầu được vài năm thường rất khó đóan trước được kết quả;

- Nhà tổ chức có tiếng hay không: thường thì mỗi nhà tổ chức hội chợ lớn trên thường chỉ chuyên về một số lãnh vực nào đó và h�� có xu hướng mở rộng lãnh vực của mình tại một số các quốc gia khác.

- Có nhiều đối thủ cạnh tranh hay không? Nên quan tâm đến tỉ trọng của các công ty trưng bày Trung Quốc (exhibitors). Nếu quá đông các công ty Trung Quốc tham gia triển lãm thì cần xem xét lại khả năng có nên tham dự hay không?

- Cần tham khảo các doanh nghiệp trong ngành đã từng đi hội chợ này;

- Nếu hội chợ không thể cung cấp các thông tin đầy đủ về lượng khách, cơ cấu khách hàng, cơ cấu của công ty trưng bày thì có thể sơ bộ cho rằng tính chuyên nghiệp của ban tổ chức chưa cao.

Các nội dung cần chuẩn bị

- Thông tin và đăng ký thông tin (trước từ 12-8 tháng): hội chợ càng nổi tiếng, thì thời gian đăng ký trước đòi hỏi càng lâu đặc biệt đối với các doanh nghiệp tham dự lần đầu tiên. Do vậy, cần phải tìm hiểu thấu đáo và xin thông tin đăng ký;

- Ngân sách sơ bộ (dự kiến trước từ 12-8 tháng): gồm các khoản chính: thuê đất trống; dàn dựng gian hàng, chi phí hàng hóa; chi phí gửi hàng; chi phí người đi (ăn ở, đi lại); chi phí cho các vật dụng quảng bá (posters, brochures, catalogue...), chi phí xúc tiến (thăm hỏi khách hàng);

- Đăng ký chính thức cho Ban tổ chức Hội chợ (trước từ 11-7 tháng): cần chú ý mọi thông tin nhỏ trong 1 rừng thông tin của ban tổ chức gửi cho doanh nghiệp. Cần quan tâm các chi phí nào là bắt buộc, chi phí nào là lựa chọn. Ngoài ra cần chú ý đăng ký vào khu vực gian hàng phù hợp với hàng của mình trong các hội chợ lớn có nhiều khu vực gian hàng (halls);

- Định hướng chuẩn bị hàng hóa cho hội chợ (trước từ 11-7 tháng): cần định hướng thiết kế chuẩn bị cho hội chợ;

- Chỉ định nhân viên theo dõi (trước từ 10-6 tháng): phải chỉ định nhân viên phụ trách theo dõi và chuẩn bị;

- Xác nhận của ban tổ chức (trước từ 8 -5 tháng): xác nhận chính thức của ban tổ chức về việc đăng ký và gian hàng, có thể xin điều chỉnh khu vực gian hàng cho phù hợp;

- Chuẩn bị kế hoạch sản xuất hàng hóa cho hội chợ (trước từ 7-5 tháng);

- Yêu cầu thiết kế và báo giá gian hàng (trước từ 7-5 tháng): trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng gian hàng riêng của mình cần phải có báo giá sớm để so sánh chi phí tự dựng hoặc thuê đơn vị được ủy quyền của ban tổ chức hội chợ. Các nguyên tắc thiết kế cần lưu ý gồm:

o Về mặt hình thức và màu sắc phải phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp, không quá nhiều thay đổi giữa các lần tham dự vì sẽ làm khách hàng hiểu lầ hoặc nhầm lẫn;

o Tận dụng tối đa các mặt tiền và khi thiết kế xem xét đến hướng khách hàng đi tới (tùy thuộc theo sơ đồ bố trí gian hàng (floor plan) của hội chợ)

o Khi thiết kế luôn luôn kiểm tra 3 phần của một gian hàng: (1) nơi tiếp khách (2) nơi trưng bày và (3) kho hàng và cất giữ vật dụng khác

- Lập ngân sách chi tiết (trứơc 7-5 tháng): trong suốt thời gian này có nhiều thông tin của hội chợ và gian hàng có thể lập dự toán ngân sách chi tiết để chuẩn bị;

- Đặt phòng khách sạn (trước 5 tháng): đối với các hội chợ lớn nên đặt phòng khách sạn trứơc (giá sẽ thấp hơn và ở gần hội chợ hơn);

- Chuẩn bị danh sách khách mời (trước 5 tháng): không dựa chỉ vào khách của hội chợ mà nên có danh sách khách mời riêng thông qua: danh sách khách hàng cũ, mua danh sách khách hàng cũ của hội chợ hoặc mua các niên giám về nhà nhập khẩu (importer directory);

- Yêu cầu hãng tầu báo giá vận chuyển (trước 4 tháng): Nếu sử dụng đơn vị vận chuyển được ủy quyền của ban tổ chức hội chợ và sử dụng dịch vụ Door-to-Door, nên liên kết với nhiều doanh nghiệp đi cùng hội chợ để thuê nguyên container sẽ rẻ hơn là đi hàng lẻ;

- Đăng ký vào catalogue của hội chợ (trước 4 tháng)

- Chuẩn bị brochure, catalogue, website cập nhật, pricelist và phiếu tiếp khách

o Thông tin trên webiste, catalogue phải thống nhất

o Pricelist gồm: giá cả, thông tin về thành phần, quy cách sản phẩm, đóng gói, số lượng/container, thời gian giao hàng (lead time), P&A...

o Phiếu tiếp khách (ghi chép mỗi khi tiếp khách, có thể gồm 2 bản để đưa cho khách: 1 bản nhằm xác nhận thông tin đã bàn thảo với khách hàng): thông tin khách hàng, yêu cầu của khách, và cam kết của doanh nghiệp, các công việc kế tiếp doanh nghiệp cần phải làm đối với khách này...

- Bổ nhiệm nhân sự cho hội chợ (trước 4 tháng): để chuẩn bị thông tin

- Đặt tour hoặc vé máy bay...(trước 4 tháng)

- Chuẩn bị phiên dịch hoặc nhân viên bản địa (trước 3 tháng)

- Yêu cầu với ban tổ chức cấp giấy phép, vé ra vào hội chợ (trước 3 tháng), thư mời của ban tổ chức;

- Đăng ký các phương tiện quảng bá tại hội chợ (trước 3 tháng ) nếu có;

- Kết thúc danh sách gửi thư và gửi thư mời khách lần 1 (trước 2 tháng) gửi thư, email với số lượng lớn

- Chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển (trước 1 tháng) đối với các hội chợ tại Châu Âu, Hoa Kỳ và trứơc 1 tháng 30 ngày đối với các quốc gia Châu Phi, và ngắn hơn đối với các hội chợ gần hơn;

- Gửi thư mời lần 2 (trước 1 tháng), gởi email và gọi điện thoại hỏi thăm đến 1 số lượng khách hàng tập trung;

- Xin visa (trứơc 1 tháng) nêu rõ mục đích và thể hiện đầy đủ khả năng trong việc tham dự hội chợ, nêu rõ ngày đi và ngày về (vé máy bay có giữ chỗ cho chuyến về);

- Gọi điện thọai xác nhận khách hàng (trước 2 tuần): gọi điện thoại xác nhận với khách hàng trước 2 tuần xem liệu họ có thể tới thăm gian hàng của mình hay không, thông báo cụ thể vị trí gian hàng của doanh nghiệp mình;

- Nhân viên nên có mặt tại nơi triển lãm trước 3-4 ngày: kiểm tra gian hàng, điều chỉnh gian hàng nếu cần thiết;

- Trưng bày hàng hóa (trước 1 ngày), nguyên tắc trưng bày là

o Chỉ trưng bày tập trung vào 1 hoặc 2 hàng hóa cụ thể, thể hiện điểm mạnh khác biệt của doanh nghiệp.

o Nếu không thể hiện được bằng sản phẩm, màu sắc ... có thể viết ra một thông điệp rõ ràng hoặc phóng to sản phẩm bằng hình ảnh hoặc mô hình.

o Xem xét áp dụng các kỹ thuật trưng bày gồm: dùng mầu tương phản giữa sản phẩm và nền, không để các sản phẩm trên cùng một mặt phẳng, sắp xếp các nhóm mầu lại với nhau,...

Bước 3: Trong thời gian triển lãm

- Tiếp khách: sử dụng phiếu tiếp khách, price list... và chỉ hứa những gì mình sẽ làm và làm những gì mình hứa.

- Quan sát đối thủ cạnh tranh: quan sát đối thủ cạnh tranh, đánh giá nguyên nhân thành công và thất bại

- Tìm và thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh và khuynh hướng chung của thị trường, so sánh sản phẩm cạnh tranh với sản phẩm của mình.

- Đánh giá: vào cuối ngày đánh giá kết quả từng ngày về số lượng khách tham quan, số lượng khách hàng tiềm năng và các nhận xét hoặc yêu cầu của khách hàng, điểm lại những hứa hẹn của doanh nghiệp đối với khách hàng, nếu trả lời được thì trả lời ngay.

Bước 4: Kết thúc tham dự

- Dọn dẹp hàng hóa và gian hàng: nên bán vào cuối kỳ hàng hóa và gian hàng (nếu là gian tự dụng) trừ trường hợp hàng hóa nhẹ nhỏ và quý giá – tuy nhiên cần quan tâm tới yếu tố bị ăn cắp mẫu.

- Thực hiện việc viếng thăm khách hàng (theo kế hoạch hoặc đã hứa tại hội chợ).

- Đánh giá kết quả

- Viết thư cám ơn (cho tất cả khách hàng) trong đó có ghi rõ "sẽ thông báo cho khách hàng những thông tin mới về sản phẩm, về giá..." để giữ liên lạc đối với các khách hàng chưa tạo lập được quan hệ làm ăn ngay trước mắt.

-Thực hiện các cam kết khi tiếp khách (cho một số khách hàng đã cam kết)

- Theo dõi các cam kết khi tiếp khách

- Thông báo cho khách hàng những thông tin cập nhập về doanh nghiệp và sản phẩm của mình.




Kế hoạch quảng bá du lịch
Hội chợ tình dục ở Trung Quốc
Chợ tình vùng cao



(ST)


Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý