Hướng dẫn học PivotTable

Cơ bản về PivotTable

PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi.

Loạt bài này viết cho Excel 2007. Nếu các bạn đã sử dụng PivotTable các phiên bản trước (Excel 2003, Excel XP, ...), bạn sẽ thấy có nhiều thay đổi. Các bảng và các biểu đồ thì không có thay đổi bao nhiêu, nhưng phương pháp để tạo ra và làm việc với một PivotTable thì nhanh gọn và đơn giản hơn nhiều.

Chương 1. Giới thiệu PivotTable và PivotChart

Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:

Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thống kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region) trong một tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005). Cột D là số khách hàng của từng loại dụng cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi tiết của từng mặt hàng.

Đây là một số câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:

•Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ?

•Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất?

•Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán được nhiều nhất?

•Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất?

Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo ra một PivotTable để thấy được tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền.

Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang chọn một ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon:

Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây: Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã được nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu như các nút tùy chọn được chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại này.

Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông giống như hình sau đây:

Người ta gọi đây là cái vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ thấy: Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên PivotTable, và cách sắp xếp của chúng. Tôi sẽ trình bày với bạn chi tiết về cái PivotTable Field List này trong một bài khác. Còn bây giờ bạn cứ tiếp tục đã.

Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nhấn vào mục Region để chọn nó (hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ thấy mục Region này tự động xuất hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng tự động hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong cột A:

Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong vùng Values ở phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với mỗi miền.

Cuối cùng, bạn nhấn vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong khung Values, chọn Value Field Settingstrong danh sách mở ra.

Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Nhấn vào cái nút Number Format. Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong nhấn OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ giống như sau hình say. Nếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn nhấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region: Hy vọng rằng bạn sẽ thấy việc tạo ra một PivotTable dễ như thế nào. Vâng, nó rất đơn giản, và nếu có những yêu cầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:

Khi một PivotTable được kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xuất hiện. Những Field được chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có một dấu kiểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dưới của PivotTable Field List, cho chúng ta biết vai trò của chúng trong PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn nhấn vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable. Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nhấn ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính.

Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên xổ xuống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tương tự chức năng AutoFilter. Nhấn vào đó, bạn có thể lựa chọn những mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem tất cả). Ví dụ, bạn chỉ muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại của riêng miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào nút này, nhấn vào mục (Select All) để tắt nó đi, rồi nhấn vào mục Midwest, bạn sẽ có kết quả như hình sau:

Trong bài này, bạn đã học các bước cơ bản để tạo ra một PivotTable. Trong bài tới, chúng ta sẽ tạo một PivotTable với nhiều cột hơn. Hẹn gặp lại.

Hướng dẫn sử dụng PivotTable trong tổng hợp, báo cáo

PivotTable là công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel, ta có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. Trước khi sử dụng PivotTable bạn cần lưu ý: thứ nhất, dòng tiêu đề và vùng chứa dữ liệu tất cả các Cell không được nhập (Merge and center), nếu bất kỳ một chỗ nào bị nhập thì không thể tạo được PivotTable, thứ hai, các dòng tổng cộng phải xóa bỏ nếu không số liệu sẽ tổng hợp 2 lần.

- Sử dụng PivotTable trong Excel 2007:
Để tạo Pivot Table bạn chọn cả vùng tiêu đề và vùng dữ liệu xong click chọn Insert của thanh Ribbon nhấn nút PivotTable nằm phía trên bên trái màn hình làm xuất hiện cửa sổ Create PivotTable, đánh dấu chọn vào Select Table or Rage và New worksheet xong nhấn nút OK, sẽ tạo ra 1 sheet mới phía bên trái sheet dữ liệu của bạn, bạn sẽ thấy 1 vùng dữ liệu và bên phải màn hình là hộp thoại PivotTable Field List, để tạo PivotTable hãy đánh dấu chọn vào mục cần để chọn nó, bạn sẽ thấy mục vừa chọn này tự động xuất hiện trong PivotTable.

- Sử dụng PivotTable trong Excel 2003:
Để tạo Pivot Table bạn chọn cả vùng tiêu đề và vùng dữ liệu, từ menu bạn chọn Data, chọn PivotTable and PivotChar Report...làm xuất hiện hộp PivotTable and PivotChar Wizard – Step 1 of 3 bạn nhấn nút Next, làm xuất hiện hộp PivotTable and PivotChar Wizard – Step 2 of 3 bạn nhấn nút Next, làm xuất hiện hộp PivotTable and PivotChar Wizard – Step 3 of 3 bạn click chọn vào mục New worksheet (tạo một sheet mới) xong bạn nhấn nút Finish để kết thúc, đến đây là bạn đã lấy dữ liệu và tạo xong PivotTable.

Tiếp theo bạn chỉ cần click vào 1 loại nào đó trong hộp thoại PivotTable Field List rê và thả vào Drop Column hoặc Drop Rơ trong bảng là được kết quả.
Để sử dụng hàm ta click vào nơi giao giữa cột và hàng trên cùng bên trái của PivotTable có chữ "Sum of..." và click đúp chuột vào nó sẽ xuất hiện cửa sổ PivotTable Field, trong khung Sumarize by ta click chọn 1 loại hàm cần sử dụng và nhấn nút OK ta sẽ được kết quả.


Định dạng cho chữ "Sum of..." nằm gọn và thẩm mỹ thì bạn thực hiện giống như định dạng tiêu đề 01 bảng tính thôi, lưu ý là bạn phải tạo phía trước "Sum of..." một cột trống và bạn chọn vào cell trống giữ chuột trái và bạn rê vào những mục nào bạn cần định dạng là được, xong từ menu bạn chọn Format, chọn cells.., làm xuất hiện cửa sổ Format cells, bạn chọn thẻ Alignment, mục Horizontal chọn center, mục Vertical chọn center, mục Text control bạn đánh dấu chọn vào Wrap text xong nhấn nút OK là nó nằm gọn trong vào liền.
Còn định dạng trong ruột nó thì muốn định dạng ở nội dung nào thì bạn cứ chọn cả cột hoặc cả dòng thì vẫn định dạng bình thường.